1.4. організаційно-методичні основи створення та функціонування інформаційних систем і технологій обліку

Автоматизовані інформаційні системи створюються для удосконалення облікового й управлінського процесу та забезпечують нерозривний зв'язок між інформацією і управлінням. Створення інформаційних систем - складна проблема, оскільки навіть для дрібних організацій воно припускає розробку ряду підсистем.

Істотний вплив на розроблювальну інформаційну модель чинить стратегія (система поглядів) щодо організації системи. На практиці застосовуються різноманітні поєднання типових стратегій, наведені нижче [16]:

Підхід від організаційної структури.

Застосовується у системі, що базується на існуючих межах організації та її структурі. Інформаційна система грунтується на функціональних областях діяльності (фінанси, виробництво продукції, персонал, участь у ринку і замо­влення). Основний недолік такого підходу полягає в тому, що може бути втрачена можливість вдосконалення організації. Цей підхід дозволяє одержа­ти дуже мало інформації, що виходить за межі підсистем.

Підхід із відкладеною інтеграцією.

Підсистеми автоматизованих інформаційних систем у цьому випадку роз­виваються тільки тоді, коли в них відчувається потреба. Цей підхід доціль­ний, якщо не існує цілком ясного уявлення про те, як буде розвиватися авто­матизована інформаційна система в організації. Труднощі застосування дано­го підходу полягають в тому, що незалежні підсистеми можуть розвиватися у великі системи і подальша інтеграція, якщо вона буде можлива, може вияви­тися складною і дороговартісною.

Підхід, що базується на зборі даних.

На першому етапі проектування автоматизованої інформаційної системи особливе значення надається збору всіх даних, що можуть бути використані в системі. Дані класифікуються, що полегшує їхнє використання на наступних стадіях. При недосконалій класифікації велика кількість потенційної інфор­мації губиться.

Підхід, заснований на використанні баз даних.

Припускає здійснення збору, збереження і підтримки великої кількості даних. Відповідна база даних використовується всіма підсистемами й абоне­нтами, що у міру необхідності здійснюють доступ до неї. Бази даних підтри­муються достатньо розвинутим програмним забезпеченням - системами управління базами даних. Таке програмне забезпечення є дуже великим і до­роговартісним.

Такий підхід у майбутньому заслужить ще більше визнання з двох при­чин: 1) за рахунок незалежності даних спроститься розвиток системи; 2) при такому підході забезпечується можливість за допомогою мови запитів надати користувачам безпосередній доступ до інформації.

Підхід "зверху вниз".

Передбачає визначення інформаційних потреб для всієї послідовності рів­нів управління, починаючи від оцінки потреб обліку, управління та загальних цілей всього бізнесу. Наприклад, якщо управлінський апарат вищого рівня одержить відомості про загальне число службовців із платіжної відомості, то дані будуть точні, а засіб їх одержання дешевий. Якщо ж для цієї цілі буде використовуватися окрема система, в якій загальне число службовців підра­ховується на основі персональних карток, то засіб одержання даних може виявитися більш дорогим, а результат - менш коректним, більш важким у змісті встановлення, достовірності.

Загальносистемний підхід.

Ґрунтується на припущенні, що ще до реалізації системи ми можемо роз­пізнати взаємозв'язки між частинами її базової інформації. Процеси збору, збереження й опрацювання даних проектуються і реалізуються в рамках усієї системи в цілому. Хоча цей підхід є ідеальним, його застосування в повному обсязі може виявитися дуже важким через практичні, політичні і соціальні проблеми.

Підхід, керований подіями (вводом).

Організацію можна охарактеризувати через ресурси, якими вона маніпу­лює. Очевидні ресурси (грошові кошти, запаси і засоби виробництва) легко ідентифікувати. Застосовуючи цей підхід, можна одержати всю необхідну інформацію з документів організації, що відображають події, які відбувають­ся. Документи (замовлення, рахунки-фактури, заявки на роботу, податкові накладні, квитанції, чеки і т.і.) надають всю суттєву інформацію.

Процес створення автоматизованої інформаційної системи може проходи­ти певні стадії та етапи.

На першому етапі моделювання інформаційної системи розробляється концептуальна схема. Вона складається з даних звітів, форм та іншої докуме­нтації, що містить вхідні форми, відомості про обсяги, граничних наванта­женнях та інших характеристик даних. Ці відомості описують ту частину організації, що відповідає інформаційній системі.

Наступний етап - формалізація концептуальної схеми. Формалізована мо­дель називається логічною схемою. Вона складається з набору таблиць, що описують різноманітні взаємозв'язки, що існують між даними, а також еле­менти даних. У процесі формалізації концептуальної схеми розробляється словник даних. Логічна схема повинна точно відбивати інформацію, подану в концептуальній схемі. Вона не може бути сформована довільно.

На третьому етапі модель реалізується як база даних, що відображає пот­реби організації в даних. Для підтримки інформаційної системи потрібні роз­винуті апаратні засоби та програмне забезпечення.

Інформація, що надається автоматизованою інформаційною системою, повинна мати необхідний формат, бути точною і надходити за потребою різ­ним користувачам. Вона повинна також відображати поточну ситуацію в ре­альному часі. Все це передбачає необхідність використання обчислювальних систем, що працюють у реальному масштабі часу, із залученими до них тер­міналами й пристроями з великою ємністю пам'яті. Для цього може застосо­вуватися система управління базою даних, тому що вона може структуризу-вати дані відповідно до вимог багатьох користувачів, що мають доступ до них.