Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

8.5. автоматизація обліку комплектів і наборів матеріальних

цінностей

Модуль „Реалізація і склад" системи „Парус-Підприємство" дозволяє ав­томатизувати облік операцій з комплектами та наборами матеріальних цінно­стей.

Комплектом у програмі називається матеріальна цінність, що збирається з інших ТМЦ чи послуг. З комплектом можуть реєструватись операції надхо­дження, реалізації, внутрішнього переміщення, повернення. Він може бути складовою частиною інші комплектів.

Програма дозволяє відображати операції з тими комплектами, дані про які зберігаються у довіднику „Номенклатор" модуля „Реалізація і склад".

В довіднику „Нормативні карти комплектів" для кожного комплекту ре­єструють характеристики нормативної карти, де вказується (рис. 8.13):

• склад комплекту - перелік і кількість позицій, що входять у комплект і оприбутковуються при його розукомплектуванні, а також процентна частка вартості позицій, що виникають при розукомплектуванні, в об­ліковій ціні комплекту;

список побічної продукції - перелік і кількість позицій, що виникають у процесі зборки комплекту, а також процентна частка їх вартості в складі сумарної облікової вартості позицій, що входять у комплект; кількість комплектів, що одержується із зазначеної кількості вхідних у комплект позицій.

 

До складу комплекту й у список побічної продукції можуть входити будь-які типи позицій довідника „Номенклатор" (окрім наборів). Процентна част­ка вартості відноситься до всієї кількості позицій комплекту. Задані частки вартості побічної продукції використовуються при розрахунку облікової ціни комплекту, що визначається за формулою:

 

к    І       100       1 ^

(8.1)

 

 

де Цк - облікова ціна комплекту; І Чпл - сума процентних часток побі­чної продукції; І Цп - сума облікових цін позицій, що входять у комплект.

 

Для позицій, що входять у комплект, може бути заданий список замін, які будуть використовуватись при формуванні комплекту в разі відсутності не­обхідної кількості основних позицій.

Нормативна карта комплекту діє протягом заданого терміну. Для компле­кту може бути задана довільна кількість нормативних карт із термінами дії, що не перетинаються.

Комплект може знаходитись в одному з трьох станів: „Затверджений", „Не затверджений", „Закритий".

Після реєстрації нової нормативної карти комплект знаходиться у стані „Не затверджений", який допускає виправлення та видалення нормативної карти, але не дозволяє створення актів комплектації. У стані „Затверджений" для комплекту можна створювати акт комплектації, але не допускається ви­правлення і видалення його нормативної карти.

Якщо комплект знаходиться у стані „Закритий", то програма не дозволяє виправляти і видаляти його нормативну карту та створювати акти комплек­тації.

Переведення комплекту з одного стану в інший здійснюється з викорис­танням відповідних пунктів контекстного меню.

Набором в програмі називається список ТМЦ, послуг, що реалізуються як одне ціле. Програма дозволяє відображати операції з тими наборами, дані про які зберігаються в довіднику „Номенклатор" модуля „Реалізація і склад". Набір не може бути складовою частиною інших наборів.

У довіднику „Набори" для кожного набору реєструється нормативна кар­та, у якій задається перелік і кількість позицій, що входять у набір, а також частка вартості кожної позиції у вартості набору (рис.8.14).

Частка вартості ТМЦ чи послуг в наборі може задаватись вручну або роз­раховуватись програмою автоматично на підставі цін реалізації, заданих для складових частин набору.

Нормативна карта набору діє протягом заданого терміну. Для набору мо­же бути задана довільна кількість нормативних карт із термінами дії, що не перетинаються.

Набір може знаходитися в одному з трьох станів: „Затверджений", „Не за­тверджений", „Закритий". Кожний щойно зареєстрований набір знаходиться у стані „Не затверджений", у ньому допускається виправлення і видалення нормативної карти а також перерахування процентного співвідношення вар­тості складових набору. У стані „Затверджений" набір стає доступним для включення у специфікації товарних документів. Виправлення та видалення нормативної карти затвердженого набору та перерахування процентного співвідношення не допускається. Для стану „Закритий" не можна коригувати нормативну карту набору, перераховувати процентне співвідношення, вклю­чати набір у специфікації товарних документів.

Переведення набору з одного стану в інший здійснюється з використан­ням відповідних пунктів контекстного меню.

Набори матеріальних цінностей можуть включатись у специфікації вхід­них і вихідних рахунків на сплату, прибуткових документів, накладних на відпуск, вхідних і вихідних податкових накладних. Принципи реєстрації цих документів аналогічні операціям надходження та реалізації виробничих запа­сів і товарів (див розділи 8.3, 8.4).

У специфікації рахунків набір матеріальних цінностей входить окремим рядком. При цьому ціна реалізації набору визначається за даними реєстру „Ціни реалізації". У специфікаціях прибуткових документів і накладних на відпуск набори представляються у вигляді списку позицій (товарів/послуг), що входять у набір. Вартість окремої позиції обчислюється, виходячи з вар­тості набору та заданої в нормативній карті частки її вартості в наборі.

Облік наборів у реєстрі „Товарні запаси" здійснюється у розрізі позицій матеріальних цінностей, що входять до складу набору.

Оприбуткування комплектів на склад у програмі передбачено здійснюва­ти з використанням актів комплектації або прибуткових документів, які ре­єструються в модулі „Реалізація і склад". Факти отримання комплектів від постачальника відображаються в програмі прибутковими ордерами, принци­пи реєстрації яких аналогічні оприбуткуванню виробничих запасів і товарів (див. розділ 8.3). Акти комплектації використовуються у випадку формуван­ня комплектів матеріальних цінностей власними силами організації.

Акт комплектації можна створювати тільки на підставі нормативних карт комплектів, які діють на дату їх реєстрації. Документ відображає у програмі оприбуткування комплекту матеріальних цінностей і побічної продукції та списання комплектуючих. Він створюється у реєстрі „Акти комплектації" модуля „Реалізація і склад" типовими шляхами.

Реквізити акту комплектації реєструються у відповідних полях вікна до­кументу (рис.8.15):

На закладці „Документ" - номер і дата акту; нормативна карта комплек­ту, для якого створюється акт; склад, на який оприбутковується комплект і побічна продукція.

На закладці „Суми" - кількість комплектів, для яких створюється акт комплектації.

3.         На закладці „Особливі відмітки" - позначки користувача. Специфікація акту комплектації складається з таблиць: „Склад комплек- ту" і „Список побічної продукції", які заповнюються автоматично після вибо- ру нормативної карти. Облікова ціна складових комплекту розраховується автоматично після збереження документу. Виключення становлять позиції специфікації з типом „Послуга", облікову ціну яких вносять вручну.

Вартість та облікова ціна побічної продукції розраховується програмою автоматично з урахуванням суми комплектуючих, частки вартості побічної продукції, що зазначена в нормативній карті, та її фактичної кількості.

Вартість комплектів розраховується на підставі сум побічної продукції, комплектуючих і послуг, а їх облікова ціна залежить від фактичної кількості зібраних комплектів.

У реєстрі „„Акти комплектації" модуля „Реалізація і склад" окрім типових можна виконувати наступні дії:

Формувати акти списання комплектуючих та оприбуткування побічних продуктів, для яких у нормативній карті не встановлена ознака „Списан­ня в момент комплектації" та „Оприбуткувати в момент комплектації".

Переглядати акти списання комплектуючих та оприбуткування побічних продуктів, що пов' язані з певним актом комплектації.

Встановити ціну реалізації комплекту, що сформований в акті.

4.         Виконувати додаткові функції: експорт та імпорт актів комплектації. При реєстрації акта комплектації програма резервує всі комплектуючі на

складі, що вказаний у документі, а при відпрацюванні його в товарному облі­ку здійснюється списання комплектуючих, для яких у нормативній карті встановлена ознака „Списання в момент комплектації" та оприбуткування комплектів і побічної продукції, для якої в нормативній карті встановлена ознака „Оприбуткувати в момент комплектації".

Якщо у нормативній карті комплекту для комплектуючих не встановлена ознака Списання в момент комплектації", а для побічної продукції - ознака „Оприбуткувати в момент комплектації", то на підставі відпрацьованого акту комплектації програма дозволяє зареєструвати акти списання комплек­туючих та оприбуткування побічної продукції. Створені таким чином доку­менти відповідають реквізитам актів комплектації.

При створенні акту комплектації можна автоматично або вручну підібра­ти заміну комплектуючих, які відсутні у необхідній кількості на складі на момент реєстрації акту. При цьому заміни підбираються зі списку, що зада­ється в нормативній карті комплекту. Автоматична заміна здійснюється з використанням кнопки „Замінити" форми редагування акта (рис.8.15), ручна - за допомогою контекстного меню „Замінити...".

Зареєстровані у модулі „Реалізація і склад" акти комплектації доступні для опрацювання у модулі „Бухгалтерія". Для цього відкривають реєстр „Ак­ти комплектації" (пункт меню „Документи") і встановлюють відповідні умови відбору. Працюючи з актами комплектації у модулі „Бухгалтерія", можна з використанням контекстного меню виконувати наступні дії:

Переглядати реквізити зареєстрованих документів.

Відпрацьовувати акти у господарському обліку та скасовувати їх відпра­цювання.

Отримувати дані про зареєстровані на підставі актів комплектації госпо­дарські операції.

Відображення у програмі реалізації наборів здійснюється аналогічно реа­лізації виробничих запасів і товарів (див. розділ 8.4).

Факт розбирання комплектів підтверджується актом розукомплектування. Документ відображає оприбуткування комплектуючих і списання комплекту та зберігається у реєстрі „Актирозкомплектації" модуля „Реалізація і склад". Окрім типових шляхів реєстрації документ може створюватись наступними шляхами:

На підставі нормативної карти.

На підставі акту комплектації.

Реквізити акту розукомплектування реєструються у відповідних полях ві­кна документу (рис.8.16), реквізити якого аналогічні акту комплектації.

У реєстрі „Акти розукомплектації" модуля „Реалізація і склад" окрім ти­пових можна виконувати наступні дії:

Формувати акти оприбуткування комплектуючих, для яких у норматив­ній карті не встановлена ознака „Оприбуткування в момент розукомпле­ктування".

Переглядати акти оприбуткування комплектуючих, що пов' язані з пев­ним актом розукомплектування.

3.         Виконувати додаткові функції: експорт та імпорт актів. Зареєстровані у модулі „Реалізація і склад" акти розукомплектування дос- тупні для опрацювання у модулі „Бухгалтерія". Для цього відкривають реєстр „Акти розукомплектації" (пункт меню „Документи") і встановлюють відпо- відні умови відбору.

Працюючи з актами розукомплектування у модулі „Бухгалтерія", можна, використовуючи контекстне меню виконувати наступні дії:

Переглядати реквізити зареєстрованих документів.

Відпрацьовувати акти в господарському обліку, тобто реєструвати гос­подарські операції, використовуючи дані документів.

Скасовувати відпрацювання актів розукомплектування в господарському обліку.

Отримувати дані про зареєстровані на підставі актів розукомплектування господарські операції.