Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

4.2. типові операції та коректні проведення

Типові операції

Типові операції надають можливість бухгалтеру доповнити конфігурацію для власних потреб. Їх доцільно створювати лише для операцій, що часто повторюються і які не передбачено в програмі реєструвати за допомогою документів. Список наявних типових операцій можна викликати з пункту "Типовые операции" головного меню "Операции". Вони представляють со­бою зразки операцій, в яких заповнені незмінні реквізити (наприклад, корес­понденція рахунків бухгалтерського обліку, зміст, коментар тощо), змінні реквізити операцій у зразках залишаються незаповненими або в них вказу­ються формули. У подальшому, при реєстрації операції з використанням ти­пової ряд даних буде переноситись із зразка, незаповнені реквізити повинні вводитись вручну користувачем або розраховуватись програмою за форму­лами, вказаними в зразку.

При додаванні нової типової операції вводиться її заголовок. Для реєстра­ції параметрів типової операції, потрібно скористатися режимом редагування. При переході до режиму редагування типової операції на екрані з'являється вікно шаблону операції (рис. 4.10).

Шаблон типової операції представляє собою список проведень, опис пра­вил заповнення реквізитів як операції, так і проведень, що її стосуються.

Вікно редагування шаблону операції складається з двох частин. У частині відображається форма операції, у верхній - елементи керування для опису правил заповнення її реквізитів (рис. 4.10).

При редагуванні операції визначають правила заповнення цих реквізитів. У загальному випадку, форма операції містить: дату; номер; суму; зміст, ко­респонденцію рахунків бухгалтерського обліку.

Елементи верхньої частини вікна редагування шаблону відображають на­лагодження для вибраного реквізиту шаблону операції нижньої частини вік­на. Для вибраного реквізиту можна визначити один з двох способів запов­нення у разі використання типової операції:

задати безпосередньо значення реквізиту, яке буде видаватися при вико­ристання типової операції;

описати правила заповнення реквізиту, використовуючи елементи керу­вання верхньої частини вікна редагування шаблону. У цьому випадку значення реквізиту обчислюватиметься за описаними правилами під час заповнення реквізитів операції.

При створенні проведень шаблону операції для кожного реквізиту можна задати один із способів заповнення безпосередньо вводити значення реквізи­ту або визначати правила заповнення реквізиту проведення із застосуванням елементів керування з верхньої частини вікна редагування шаблону.

Для створення нового проведення розміщають курсор у рядку списку про­ведень і виконують дію додавання нового рядка. Новому проведенню авто­матично буде присвоєно наступний порядковий номер. Місце розташування проведення у списку можна змінити за допомогою кнопок панелі інструмен­тів вікна редагування шаблону типової операції ^.

При введенні проведень у шаблон типової операції не обов'язково запов­нювати всі реквізити - їх можна пропускати, натискаючи на клавішу Епґег. Наприклад, якщо для визначеного рахунка дебету чи кредиту ведуть аналіти­чний облік за одним або декількома видами субконто, то примусового запиту на введення конкретних субконто не буде. Не буде запиту про валюту, якщо за одним з рахунків ведуть валютний облік. Це відрізняє реєстрацію шаблону від господарської операції.

Для кожного реквізиту шаблону типової операції можна описати правила автоматичного заповнення або обчислення значень цього реквізиту. З цією метою використовують елементи керування, розташовані у верхній частині вікна редагування шаблону типової операції.

Після вибору реквізиту в нижній частині вікна для редагування правил треба клацнути мишкою на потрібному реквізиті у верхній частині вікна. З однієї частини вікна до іншої можна також переходити за допомогою клавіш

У вибраному реквізиті з'явиться курсор, а реквізит, вибраний для редагу­вання у нижній частині вікна, виокремиться інверсним кольором рамки, що навколо нього.

Призначення елементів керування.

Поле - винятково інформаційний елемент, у ньому відображена назва ре­квізиту, вибраного у нижній частині вікна редагування шаблону типової опе­рації.

Активізація - задає для реквізиту, що редагується, порядок перемикання його в режим редагування під час уведення операції. Для елемента "Активі­зація" можна вибрати одне з таких значень:

"Авто" - реквізит буде активізованим залежно від результатів редагуван­ня попередніх реквізитів операції;

"Активізувати" - реквізит буде активізованим завжди, незалежно від то­го, задане його значення чи ні;

"Пропускати" - реквізит буде пропущеним, незалежно від того, задане його значення чи ні;

"Не змінювати" - у випадку введення типової операції реквізит не буде змінюватися.

Копіювання - дає змогу задати для реквізиту типової операції спосіб ко­піювання з інших реквізитів. Тобто значення такого реквізиту буде збігатися зі значенням іншого реквізиту, наприклад, у розміщених вище проведеннях, і може бути заповнене автоматично. Такий режим звичайно використовують у випадку, коли в типовій операції є декілька проведень, у яких повинно бути застосоване одне і те ж значення субконто. Елемент "Копіювання" - це поле зі списком, з якого потрібно вибрати режим копіювання або назву реквізиту -зразка для копіювання.

Формула - у цьому полі можна ввести формулу для обчислення значень реквізиту під час уведення типової операції.

Використання формул є найпотужнішим способом автоматичного запов­нення реквізитів типової операції. У формулі можна посилатися на значення реквізитів поточної операції та її проведень, а також звертатися до бухгалтер­ських підсумків для визначення сум проведень на підставі поточних значень підсумків, наприклад, для автоматичного закриття рахунків.

Коректні проведення

Програма має спеціальний механізм "Коректні проведення" (пункт голов­ного меню "Операции"), що призначений для контролю правильності запов­нення операцій з точки зору методології ведення бухгалтерського обліку.

Відповідність проведень прийнятим нормативам методології обліку зале­жить і від поточного законодавства, типу підприємства та індивідуального досвіду бухгалтера. Механізм "Коректні проведення" може бути задіяним за бажанням користувача і дозволяє йому самому визначити список допустимих (коректних) проведень на рівні синтетичних рахунків, а надалі використову­вати цей список для контролю операцій, що вводяться. У списку коректних проводок вказуються рахунки, що мають субрахунки. Це дозволяє допускати в проведеннях операцій використання будь-яких субрахунків зазначеного рахунка. Формування списку коректних кореспонденцій рахунків бухгалтер­ського обліку може виконуватись особою, відповідальною за методологію ведення обліку на підприємстві, а введення проводок може здійснюватися іншими співробітниками, дії яких будуть перевірятися системою.

Слід звернути увагу, що проведення, відсутні в списку, будуть вважатися програмою некоректними.

У конфігурації при визначенні прав користувачів в режимі конфігуратора окремим категоріям користувачів може бути заборонено вводити операції без використання контролю проводок. У цьому випадку механізм коректних про­ведень буде забезпечувати захист від запису в систему операцій не відповід­них прийнятій обліковій політиці.

Список коректних проведень являє собою набір рядків, кожний з яких описує допустиму кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку і містить реквізити "Дебет", "Кредит" і "Комментарий".

Працюючи з коректними проведеннями, можна виконувати наступні дії: додавати, копіювати, змінювати, видаляти, проводити пошук.

Слід звернути увагу на те, що програма буде перевіряти зареєстровані операції відповідно до коректних проведень лише у випадку встановлення в параметрах системи (пункт "Параметры" головного меню "Сервис") рекві­зиту "перевіряти проведення при запису операції" (закладка "Операция").