Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

8.4. автоматизація операцій реалізації виробничих запасів (товарів) з гуртового складу

Для відображення у програмі операцій реалізації виробничих запасів (то­варів) повинні виконуватись наступні умови:

1.         ТМЦ, що реалізуються, повинні бути в наявності на складі в достатній кількості.

2.         На ТМЦ, що реалізуються, повинні бути зареєстровані ціни реалізації. Інформація про наявність виробничих запасів і товарів на складах в моду- лі „Реалізація і склад" формується автоматично на підставі даних відпрацьо- ваних прибуткових ордерів.

Внесення цін реалізації ТМЦ відбувається у реєстрі „Ціни реалізації" мо­дуля „Реалізація і склад", який, крім цін реалізації, зберігає історію їх змін (рис. 8.7).

За даними цього реєстру, використовуючи пункт головного меню „Звіти", система дозволяє отримати прайс-лист, який може формуватись з наступни­ми параметрами:

на задану дату;

в розрізі валют цін реалізації або по цінам, що перераховані в задану валюту прайс-листа;

з можливістю відбору за товарами, каталогами цін реалізації, тари­фами, складами.

Внесення ціни реалізації ТМЦ здійснюється з використанням даних дові­дника „Тарифи".

Реєстрація операцій реалізації ТМЦ у системі здійснюється з використан­ням документів модуля „Реалізація і склад":

„Замовлення клієнтів";

"Вихідний рахунок на сплату";

"Накладна на відпуск";

"Вихідна податкова накладна".

Черговість реєстрації документів залежить від першої події: відвантажен­ня ТМЦ (рис. 8.8) або отримання коштів у якості передоплати за ТМЦ (рис. 8.9).

У випадку готівкових розрахунків при реалізації виробничих запасів і то­варів черговість реєстрації документів аналогічна, за виключенням того, що програма дозволяє, використовуючи дані вихідного рахунку на сплату або платежу у журналі платежів, створювати прибутковий касовий ордер. Його в свою чергу можна відпрацьовувати у господарському обліку.

Принципи роботи з документами при реалізації запасів і товарів з гурто­вого складу аналогічні реєстрації отримання виробничих запасів і товарів від постачальника (див. розділ 8.3).

Документ „Замовлення клієнтів" призначений для реєстрації періодичних та разових замовлень клієнтів, а також може застосовуватись для збереження переліку робіт чи послуг згідно з договором. Реєстрація в програмі замовлень клієнтів не обов'язкова.

Замовлення клієнтів створюють в модулі „Реалізація і склад" в реєстрі „Замовлення клієнтів" (пункт меню „Документи"). Вони можуть реєструва­тись типовими шляхами:

Реквізити замовлення клієнта реєструються у відповідних полях вікна до­кументу (рис.8.10):

На закладці „Документ":

 

тип, номер, дата замовлення (поля групи „Документ");

тип, номер, дата документу, що є підставою для реєстрації замовлен­ня (поля групи „Підстава");

стан виконання замовлення заповнюється програмою автоматично (поля групи „Виконання").

На закладці „Контрагенти":

реквізити власної організації (поля групи „Від кого");

реквізити покупця (поля групи „Кому").

На закладці „Параметри" (рис.8.10):

параметри замовлення;

параметри відпуску ТМЦ згідно з замовленням.

На закладці „Відмітки" є можливість встановити позначки, коментарі т.і.

В табличній частині вікна реквізитів документу шляхом додавання запи­сів з використанням реєстрів „Товарні запаси" та „Ціни реалізації" вказу­ється перелік ТМЦ, що включені в замовлення, їх кількість, ціни, суми.

Замовлення клієнта в програмі може знаходитись у двох станах: затвер­джене чи не затверджене. Кожне щойно створене замовлення знаходиться у незатвердженому стані, у документ можуть вноситись зміни. Для затвер­дження замовлення використовують контекстне меню „Затвердити". За­тверджений документ змінювати не дозволяється, але на підставі такого за­мовлення можна створювати документи: „Вихідний рахунок на сплату", „На­кладна на відпуск". Зареєстровані таким чином вихідні рахунки на сплату та накладні на відпуск відповідають реквізитам замовлення, на підставі якого вони створювались.

У реєстрі „Замовлення клієнтів" окрім типових можна виконувати насту­пні дії:

Затверджувати та відміняти затвердження зареєстрованих документів.

Реєструвати вихідні рахунки на сплату та документи на відпуск, викори­стовуючи дані замовлення.

Переглядати вихідні рахунки на сплату та документи на відпуск, що створені з використанням даних документу.

4.         Виконувати додаткові функції: експорт та імпорт документів Документ „Вихідний рахунок на сплату" відображає дані рахунку, випи- саного покупцю, на оплату запасів, товарів. Реєстрація у програмі вихідного рахунку на сплату обов' язкова, навіть у випадку відсутності його паперового аналогу.

Вихідні рахунки на сплату створюють у модулі „Реалізація і склад" у ре­єстрі „Вихідні рахунки на сплату" (пункт меню „Документи"). Окрім типових шляхів, вони можуть реєструватись наступними способами:

На підставі раніше зареєстрованого документу „Замовлення клієнтів".

На підставі раніше зареєстрованого документу „Накладна на відпуск". Реквізити вихідного рахунку на сплату реєструються у відповідних полях

вікна документу (рис.8.11), які аналогічні документу "Вхідний рахунок до сплати".

Але при створені у програмі вихідного рахунку до сплати можна обирати тариф та його умови, за якими реалізуються ТМЦ, надати знижку покупцю (поле "Знижка, \%").

При заповненні табличної частини "Вихідного рахунку до сплати" рекві­зит "Ціна" встановлюється програмою автоматично на підставі даних про ціну продажу, вказану в реєстрі „Ціни реалізації". Але користувач може змі­нювати ціни вручну.

У реєстрі „Вихідні рахунки на сплату" окрім типових можна виконувати наступні дії:

Відображати факт отримання оплати рахунку шляхом створення записів про платежі в журналі платежів, використовуючи дані зареєстрованих документів.

Реєструвати прибутковий касовий ордер, який відображає отримання готівкової оплати зареєстрованого рахунку.

Реєструвати накладну на відпуск, яка відображає відвантаження запасів, товарів, включених у рахунок.

Проводити й відміняти резервування ТМЦ, включених у рахунок на сплату.

Створювати та вилучати податкову накладну, використовуючи дані вихі­дного рахунку на сплату.

Переглядати записи журналу платежів, касові ордери, документи на від­пуск ТМЦ та податкові накладні, що створені з використанням даних до­кументу.

Отримувати додаткові звіти.

Виконувати додаткові функції:

 

експорт розділу „Вихідні рахунки до сплати";

імпорт розділу „Вихідні рахунки до сплати";

корекція сплати рахунків.

Відображення факту оплати вихідного рахунку до сплати аналогічне оплаті документу "Вхідний рахунок до сплати" (див. розд. 8.3).

Створені у модулі „Реалізація і склад" записи журналу платежів доступні для опрацювання у модулі „Бухгалтерія". В останньому, на підставі зареєст­рованих платежів є можливість реєструвати касові документи, що підтвер­джують факт отримання готівки від покупців, відобразити відпрацювання платежів або касових документів у господарському обліку.

У разі отримання оплати від покупця готівкою, у модулі „Реалізація і склад", використовуючи дані вихідного рахунку до сплати, можна створюва­ти касовий ордер. Зареєстрований таким чином документ буде доступний в модулі „Бухгалтерія" для перегляду та відпрацювання в господарському об­ліку.

Документ „Накладна на відпуск" відображає у програмі відвантаження ТМЦ покупцю та списання їх з обліку і зберігається у реєстрі „Документи на відпуск" модуля „Реалізація і склад". Окрім типових шляхів реєстрації цей документ може створюватись наступними способами:

З використання заздалегідь підготовленого зразка.

На підставі раніше зареєстрованого вихідного рахунку до сплати.

На підставі раніше зареєстрованого замовлення клієнта.

Реквізити накладної на відпуск реєструються у відповідних полях вікна документу (рис.8.12), яке аналогічне вихідному рахунку до сплати.

У реєстрі „Документи на відпуск" модуля „Реалізація і склад" окрім типо­вих можна виконувати наступні дії:

Реєструвати документи на повернення ТМЦ покупцями на підставі на­кладної на відпуск.

Реєструвати вихідні рахунки до сплати та податкові накладні на підставі накладної на відпуск.

Вилучати податкові накладні, створені на підставі накладної на відпуск.

Переглядати вихідні рахунки до сплати, податкові накладні та документи на повернення ТМЦ покупцями, що пов'язані з певною накладною.

Отримувати додаткові звіти.

Виконувати додаткову функцію: експорт документів.

Працюючи з накладними на відпуск у модулі „Бухгалтерія", можна вико­нувати наступні дії:

Переглядати реквізити зареєстрованих документів.

Відпрацьовувати накладні на відпуск в господарському обліку, тобто

реєструвати господарські операції, використовуючи дані документів.

Скасовувати відпрацювання накладних на відпуск в господарському об­ліку.

Створювати прибутковий касовий ордер, що відображає отримання го­тівки в якості оплати за реалізовані ТМЦ.

Отримувати дані про зареєстровані на підставі накладної на відпуск гос­подарські операції.

Документ „Вихідна податкова накладна" відображає у програмі реквізити податкової накладної, що виписується покупцям, та зберігається у реєстрі „Вихідні податкові накладні" модуля „Реалізація і склад". Окрім типових шляхів реєстрації цей документ може створюватись наступними способами:

На підставі раніше зареєстрованого вихідного рахунку на сплату.

На підставі раніше зареєстрованої накладної на відпуск.

Реквізити вихідної податкової накладної реєструються у відповідних по­лях вікна документу, реквізити якого аналогічні вхідній податковій накладній

(рис.8.6).

У реєстрі „Вихідні податкові накладні" окрім типових можна виконувати наступні дії:

Створювати й вилучати доповнення до податкової накладної, що зареєс­трована у реєстрі.

Отримувати Реєстр отриманих та виданих податкових накладних.

Виконувати додаткові функції: експорту та імпорту реєстру вихідних податкових накладних.