Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

6.1. основні відомості про "парус - підприємство" 7.20.

Система «Парус-Підприємство» 7.20 дозволяє автоматизувати бухгалтер­ський, податковий, складський облік товарно - матеріальних цінностей (ТМЦ), необоротних активів та розрахунків для підприємств малого і серед­нього бізнесу, основною діяльністю яких є торгівля, надання послуг, вико­нання робіт. Програма забезпечує автоматизацію всіх стадій облікового про­цесу, починаючи із оформлення первинних документів і закінчуючи побудо­вою звітності. Розробниками запропонований широкий набір звітів, що відо­бражають облікову інформацію про операції з ТМЦ та розрахунків з контра­гентами. Схема обробки інформації в "Парус-Підприємство" 7.20 представ­лена на рис. 6.1.

Факти господарської діяльності підприємства підтверджуються первин­ними документами. У випадку операцій з необоротними активами вносяться зміни в картотеки: малоцінних необоротних активів (МНА) чи інвентарну. В окремих випадках, якщо документи не реєструються у програмі, здійснюють­ся записи про операції безпосередньо в журнал реєстрації господарських операцій. Зареєстровані документи зберігаються у відповідних реєстрах про­грами, а операції - у журналі господарських операцій. Обробка інформації в програмі має циклічний характер. На етапі впровадження системи вносяться залишки на початок періоду, які будуть враховуватись програмою при розра­хунку кінцевого сальдо рахунків. Враховуючи початкові залишки та інфор­мацію журналу господарських операцій програмою в результаті розрахунку визначаються залишки на кінець розрахункового періоду, які приймаються як початкові для наступного періоду. Звітність може бути отримана за період, для якого розраховані кінцеві сальдо рахунків. При реєстрації первинних до­кументів, операцій та звітів використовується нормативно-довідкова інфор­мація.

В основу „Парус-Підприємство" покладені наступні принципи:

Готові рішення та гнучке налагодження. Після установки системи немає необхідності здійснювати суттєві її налагодження. Але, якщо організація об­ліку на підприємстві не відповідає тому, що пропонує „Парус-Підприємство", можна або змінити свою систему обліку, або скористатися засобами гнучкого настроювання, наданими програмою. Можна також налагодити план рахун­ків, довідники, створити бланки первинних документів, зразки їх заповнення та правила відпрацювання в обліку.

Інтеграція з MJcrosoft Office та Seagate Crystal Reports. Розробники сис­теми вирішили інтегрувати програму з Microsoft Word, Microsoft Excel та Seagate Crystal Reports. Друк підготовлених в системі документів, побудова графіків, звітів, проведення масового введення інформації через електронні таблиці відбувається за допомогою відомих кращих у своєму класі програм. Генератор звітів Seagate Crystal Reports фірми Seagate Software дозволяє ко­ристувачу розробляти шаблони будь-яких звітів.

Мультивалютність. Система дозволяє вести облік валютних операцій у валюті та гривневому еквіваленті. На підставі історії курсів переоцінюються валютні активи і пасиви.

Можливість глибокого аналізу облікових даних. Вся інформація, нако­пичена в базі дані системи, може бути отримана у будь-який момент у пов­ному обсязі та формі, що зручна для аналізу. Програма дозволяє до кожного бухгалтерського рахунку відкрити необмежену кількість аналітичних субра­хунків за п'ятьма різними ознаками класифікації.

Розмежування доступу і функцій. В системі велика увага приділена за­хисту інформації. Кожному співробітнику можуть бути призначені індивіду­альні права доступу до розділів та функцій програми. Тільки адміністратор системи має абсолютний доступ до інформації та реєструє користувачів і призначає їм права доступу.

Програма „Парус-Підприємство" - система модульного типу, яка склада­ється з наступних модулів:

"Адміністратор"

"Бухгалтерія"

"Реалізація і Склад"

"Адміністратор" є керуючим модулем, за допомогою якого відкриваються бази даних, реєструються користувачі і призначаються їх права доступу та здійснюється обслуговування системи.

"Бухгалтерія" і "Реалізація і Склад" можуть працювати як самостійні до­датки, але повною мірою достоїнства модулів реалізуються при використанні них в якості єдиного програмного комплексу з загальною базою даних.

Основні можливості, що реалізовані у модулі "Бухгалтерія".

З допомогою цього модуля можна вести облік коштів на рахунках у наці­ональній та іноземних валютах і в гривневому еквіваленті, основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, розрахунків з дебіторами і кредиторами різних категорій. При цьому модуль дозволяє:

деталізувати аналітичний облік по рахунках до п'ятого порядку, а також за рядом допоміжних ознак, за якими можна доповнювати бухгалтерські проведення;

розраховувати амортизаційні відрахування і проводити переоцінку ОЗ;

проводити переоцінку валютних активів і пасивів;

періодично контролювати результати обліку за допомогою оборотних відомостей;

використовувати для оцінки матеріальних цінностей методи ідентифіко­ваної собівартості (у програмі методи „Облікові ціни" та „Облік за парті­ями" та „Облік за датою надходження"), середньозваженої собівартості (в програмі метод „Середні ціни"), собівартості перших за часом надхо­дження запасів (ФІФО), а також вести облік у розрізі складів і матеріаль­но-відповідальних осіб;

обробляти складські операції у бухгалтерському обліку;

реєструвати платіжні та внутрішньогосподарські документи;

вносити нормативно-довідкову інформацію, складати звіти будь-якої форми і змісту.

Основні можливості, що реалізовані в модулі "Реалізація і Склад".

реєстрація гуртового продажу будь-яких видів запасів і послуг;

можливість реєстрації мультивалютних операцій;

робота з особовими рахунками контрагентів і ведення журналу платежів;

формування цін реалізації;

облік запасів у натуральному та вартісному виразі;

облік запасів за партіями надходження;

ведення регістру товарних запасів та резервування товару;

підтримка комплектування чи розукомплектовування запасів;

одержання повної звітності по складу.

Система надає користувачу можливість вибирати мову інтерфейсу (украї­нську чи російську). При запуску „Парус-Підприємство" відкривається вікно, яке залишається на екрані до завершення роботи системи (рис. 6.2)

Облікові та довідкові дані модуля „Бухгалтерія" розміщені в пунктах го­ловного меню:

"Файл" - призначений для налагодження модуля, відкриття нового сеансу роботи, імпорту даних.

"Правка" - з'являється при відкритті вікна довідника, документа, операції та дозволяє виконати типові дії (додавання, видалення тощо).

"Документи" - забезпечує реєстрацію документів.

"Облік" - дозволяє відкрити дані про залишки, господарські операції, кар­тотеки інвентарних об'єктів і МНА, отримати відомості взаємних розрахун­ків з дебіторами, кредиторами.

"Звіти" - призначений для побудови звітів.

"Функції" - дозволяє виконати розрахунок залишків, переоцінку валютних активів і пасивів, отримати оборотні відомості.

"Словники" - призначений для збереження довідкової інформації. "Вікно" - призначений для впорядкування вікон програми. "?" - забезпечує виклик системи допомоги та відомостей про систему. Облікові та довідкові дані модуля „Реалізація і склад" розміщені в пунк-

тах головного меню:

"Файл" - призначений для налагодження модуля, відкриття нового сеансу роботи, імпорту даних, виклику додаткових функцій.

"Правка" - з'являється при відкритті вікна довідника, документа, операції та дозволяє виконати типові дії (додавання, видалення).

"Документи" - забезпечує реєстрацію документів.

"Облік" - дозволяє відкрити регістри товарного обліку.

"Звіти" - призначений для побудови звітів.

"Словники" - призначений для збереження довідкової інформації.

"Вікно" - призначений для впорядкування вікон програми.

"?" - забезпечує виклик системи допомоги та відомостей про систему.

Кожний пункт головного меню має розділи, що представлені пунктами спадного меню, при виборі одного з яких на робочому столі системи з' являється вікно.

Робота з програмою здійснюється у відповідних вікнах, що відкриваються на екрані комп'ютера. В системі існують наступні типи вікон:

головне вікно модуля - вікно, що відкривається при запуску модуля та залишається на екрані до завершення роботи з ним (рис. 6.2);

вікно розділу - вікно, що відкривається при виборі пункту меню голов­ного вікна (рис. 6.2);

вікно типу „список" - вікно, що відкривається при зверненні до одного розділу програми під час роботи з іншим розділом (рис. 6.3);

-    вікно типу „форма редагування" - вікно, що відкривається для зміни па­раметрів записів у програмі (рис. 6.4).

Всі дії при роботі з програмою можна розділити на типові та нетипові. Нетипові будуть вивчені при ознайомленні із модулями системи.

Типові дії доступні в більшості вікон розділів. Це в основному такі дії, як: виправлення, переміщення, видалення, додавання, розмноження, відбір та інші, які можна виконати наступними шляхами:

за допомогою контекстного меню при натисканні правої клавіші мишки у вікні розділу;

використовуючи клавіатуру;

використовуючи пункт основного меню „Правка";

шляхом натиску кнопки панелі інструментів головного вікна (рис.6.5).

У правого краю деяких полів вікон типу „форма редагування" (рис. 6.6) розташовані кнопки, які означають:

- значення поля визначається деякою послідовністю дій (наприклад,

Подпись: вибір дати з календаря);
2І
У

поле заповнюється з використанням списку можливих значень; поле заповнюється з використанням даних із довідника або іншого

Деякі поля таких вікон можуть бути виділені кольором (рис. 6.6), це озна­чає, що ці поля повинні бути обов'язково заповнені, інакше кнопка ОК вікна не буде доступна, тобто система не збереже внесені у вікні зміни.