Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

6.4. основні принципи роботи з документами

Працюючи із системою, можна створювати, реєструвати і друкувати практично будь-які первинні документи. Шаблони для друку більшості стан­дартних платіжних, внутрішніх і товарних документів входять у комплект поставки програми, але користувач може створити новий чи виправити ста­рий шаблон.

Для роботи з документами в „Парус-Підприємство" призначені спеціальні розділи системи - реєстри документів, які відкриваються шляхом вибору від­повідного пункту головного меню "Документи". У модулі „Бухгалтерія" міс­тяться наступні реєстри документів:

„Банківські документи" - забезпечує роботу з банківськими документа­ми.

„Касові документи" - призначений для роботи з касовими документами.

„Внутрішні документи" - забезпечує роботу з документами, що підтвер­джують рух ТМЦ між матеріально-відповідальними особами.

„Авансові звіти" - призначений для роботи зі звітами підзвітних осіб про використання коштів.

„Товарні документи" - забезпечує опрацювання товарних документів, що реєструвались в модулі „Реалізація і склад".

„Документи комплектування" - дозволяє відкрити наступні реєстри:

 

„„Акти комплектації" - призначений для опрацювання актів компле­ктації, що реєструвались в модулі „Реалізація і склад".

„Акти розукомплектації" - дозволяє опрацьовувати акти розукомп­лектування, що реєструвались в модулі „Реалізація і склад".

„Вхідні податкові накладні" - призначений для роботи з податковими накладними, отриманими від зовнішніх контрагентів.

У модулі „Реалізація і склад" містяться наступні реєстри документів:

„Вхідні рахунки на сплату" - забезпечує роботу з рахунками на оплату, отриманими від зовнішніх контрагентів.

„Прихід товару" - призначений для роботи з прибутковими документа­ми, що відображають оприбуткування ТМЦ.

„Замовлення клієнтів" - дозволяє працювати з періодичними чи разови­ми замовленнями клієнтів.

„Вихідні рахунки на сплату" - забезпечує роботу з рахунками на оплату, виписаними власною фірмою для зовнішніх контрагентів.

„Документи на відпуск" - призначений для роботи з документами, що відображають відвантаження ТМЦ.

„Повернення постачальникам" - дозволяє працювати з документами, що відображають повернення ТМЦ постачальникам.

„Повернення від покупців" - призначений для роботи з документами, що відображають повернення ТМЦ від покупців.

„Внутрішнє переміщення" - забезпечує роботу з документами, що відо­бражають переміщення ТМЦ з одного місця збереження в інше або від однієї матеріально-відповідальної особи до іншої.

„Акти списання/оприбуткування" - дозволяє працювати з актами опри­буткування ТМЦ та актами списання ТМЦ.

„Інвентаризаційні відомості" - призначений для роботи з інвентариза­ційними відомостями, що відображають результати інвентаризації ТМЦ.

„Акти комплектації" - забезпечує роботу з актами комплектації, що ві­дображають збирання комплектів, склад яких визначається нормативною картою, зареєстрованою в довіднику „Комплекти".

„Акти комплектації" - дозволяє працювати з актами розукомплектуван­ня, що відображають розбирання раніше зібраних комплектів у відповід­ності з нормативною картою та отриманих від зовнішніх контрагентів.

„Касові документи" - призначений для роботи з касовими документами.

„Вихідні податкові накладні" - забезпечує роботу з податковими наклад-

ними, виписаними власною фірмою зовнішнім контрагентам. У будь-якому реєстрі документів, можна виконувати наступні типові дії:

Реєструвати нові документи.

Виправляти та видаляти зареєстровані документи.

Здійснювати відбір документів за встановленими умовами.

Відпрацьовувати документи та відміняти їх відпрацювання.

Друкувати документи.

Реєструвати документи передбачено наступними типовими шляхами:

Вручну, коли всі реквізити документу вказуються користувачем.

З використанням даних аналогічного документа, зареєстрованого ра­ніше.

„Парус-Підприємство" не вимагає обов'язкової реєстрації первинного до­кумента в електронному вигляді. Достатньо зареєструвати тільки дані, що необхідні для правильного ведення бухгалтерського обліку. Причому вони можуть вводитись безпосередньо в журнал господарських операцій. Але на підставі інформації зареєстрованих у програмі документів можуть створюва­тись господарські операції. Цей процес називається „відпрацювання у госпо­дарському обліку".

Документи з обліку ТМЦ повинні бути „відпрацьовані у модулі «Реаліза­ція і склад»", інакше їх інформація не буде враховуватись у регістрах товар­ного обліку та матеріальних звітів.

Документи, створені у модулі „Реалізація і склад" можуть переглядатись та відпрацьовуватись у господарському обліку у модулі „Бухгалтерія". Для цього відкривають реєстр „Товарні документи" (пункт меню „Документи") і встановлюють відповідні умови відбору.

Працюючи у модулі „Бухгалтерія" з документами, які створювались у мо­дулі „Реалізація і склад", можна, з використанням контекстного меню вико­нувати наступні типові дії:

Переглядати реквізити зареєстрованих документів.

Відпрацьовувати документи у господарському обліку, тобто реєструвати господарські операції, використовуючи дані документів.

Скасовувати відпрацювання документів у господарському обліку.

Отримувати дані про зареєстровані на підставі документів господарські операції.

Відпрацювання документу в господарському обліку здійснюється у моду­лі „Бухгалтерія" шляхом вибору контекстного меню „Відпрацювати в госпо­дарському обліку...". При цьому вибір господарської операції здійснюється з довідника „Зразки господарських операцій". Відпрацювання документу в об­ліку у модулі „Реалізація і склад" відбувається шляхом вибору контекстного меню „Відпрацювати...".

Виправлення і видалення документів можна проводити протягом того ча­су поки документ не відпрацьований. При необхідності виправлення чи вида­лення відпрацьованого документу необхідно спочатку відмінити його відпра­цювання, скориставшись контекстним меню „Зняти відпрацювання у госпо­дарському обліку" чи „Відкотити відпрацювання" (для відміни відпрацюван­ня у модулі „Реалізація і склад").

Документ, зареєстрований у системі, але не відпрацьований в обліку, не буде враховуватись при розрахунку оборотів і залишків рахунків, отриманні звітних документів. Таким чином, реєстри документів відіграють в системі важливу, але допоміжну роль. Їх функції обмежені тільки підготовкою, дру­ком документів і передачею відомостей, що в них містяться у журнал госпо­дарських операцій чи регістри обліку товарів.

Документи можуть реєструватися безпосередньо у відповідних розділах системи (реєстрах документів) або на підставі документів інших видів. Зареє­стровані документи можна друкувати та отримувати звіти, використовуючи їх дані.

Особливістю товарних документів є те, що вони складаються із заголовної частини та специфікації (рис.6.14).

У заголовку вказуються загальні дані документу (тип, номер, дата, дані до-кумента-підстави і документа-підтвердження, про постачальника й одержувача, валюта документа т.і.), які можуть розташовуватись на декількох закладках. У специфікації, шляхом виконання типової дії додавання, реєструється перелік ТМЦ чи послуг. При цьому з довідника „Номенклатор" вибираються позиції специфікації документа та вказується їх кількість за документом.

У реєстрах документів за замовчування відображається інформація за пе­ріод, що вказаний при налагодженні модуля. Для отримання даних за інший період виконують типову дію відбору й встановлюють необхідні умови.