3.6. отримання звітних документів

Будь-яка інформаційна система цінується можливостями отримання уза­гальнених даних про господарські операції та побудовою звітних документів.

Конфігурація "Бухгалтерський облік для України" дозволяє отримувати різноманітні форми звітності, що відображають дані синтетичного та аналі­тичного обліку. Отримання звітів в програмі може здійснюватись наступни­ми шляхами:

За допомогою пункту головного меню "Отчеты", який має розділи спа­дного меню, що відповідають назвам звітів.

За допомогою пункту "Отчеты..." головного меню "Операции", у разі вибору якого з' являється вікно списку звітів, які можуть формуватись.

За допомогою кнопок панелі інструментів головного вікна можна отри­мати звіти, що використовуються найчастіше.

Всі звіти, програми поділяються на стандартні, спеціалізовані, регламен­товані. Для отримання будь-якого стандартного звіту в програмі необхідно спочатку заповнити параметри його формування, які залежать від виду доку­менту, що буде створюватись. Наприклад, для отримання оборотно-сальдової відомості на екран виводиться вікно параметрів її формування (рис. 3.31)

У вікні параметрів оборотно-сальдової відомості вказують період, за який буде формуватись звіт.

У разі потреби виводити дані в оборотно-сальдовій відомості в розрізі су­брахунків, валют і розгорнутого сальдо встановлюють, прапорці у відповід­них полях "Данные по субсчетам", "Данные по валютам", "Развернутое са­льдо". У випадку вибору параметру "Развернутое сальдо" в діалоговій формі оборотно-сальдової відомості (рис. 3.31) з'являється закладка "Развернутое сальдо", на який вказуються рахунки, для яких потрібно виводити дані в роз­горнутому вигляді: окремо по дебету та кредиту (рис. 3.32).

Для налагодження параметрів виводу розгорнутого сальдо використову­ються кнопки, які дозволяють:

■ додавати новий рядок;

І - здійснювати заміну зареєстрованих рядків на інші (якщо курсор встановлений у стовпці "Счет") або спричиняти появу чи зникнення видів субконто (якщо курсор встановлений в полях "Ан.І", "Ан.2", "Ан.З");

ЛІ-

вилучати рядок.

Панель інструментів вікна параметрів оборотно-сальдової відомості міс­тить кнопки, які дозволяють:

на - відкрити попередньо збережене налагодження звіту; - зберегти налагодження звіту.

Працюючи з вікном параметрів оборотно-сальдової відомості, можна збе­рігати їх для можливого наступного використання. Для звіту може бути декі­лька видів налагоджень, які збережені під різними іменами. Збереження на­лагоджень оборотно-сальдової відомості є зручним у випадку потреби часто­го використання звіту зі складними списком параметрів.

Для виводу оборотно-сальдової відомості на екран використовуються кнопки "Сформировать" або "ОК". У разі натиснення на кнопку "Сформи­ровать" буде відкриватись вікно перегляду звіту, після закриття якого на екрані буде залишатись вікно його параметрів. У випадку натиснення на кно­пку "ОК" оборотно-сальдова відомість створюється аналогічно, але після її закриття вікна параметрів на екрані не буде.

Вікно перегляду оборотно-сальдової відомості (рис. 3.33) подібне вікну перегляду документів.

Працюючи із звітом, можна відкрити параметри його формування. Це до­сягається за допомогою подвійного натиснення мишкою на кнопці "На­стройка" у верхній частині вікна перегляду. Якщо вносились зміни у журнал операцій, а форма оборотно-сальдової' відомості не закривалась, то оновити дані звіту можна шляхом подвійного натиснення мишкою на кнопці "Обно­вить". Програма дозволяє деталізувати інформацію оборотно-сальдової ві­домості. Для цього встановлюють курсор на рядку, що відповідає рахунку, для якого будуть виводитись дані та натискають два рази мишкою. У разі виконання таких дій у вікні перегляду оборотно-сальдової відомості з'являється контекстне меню (рис. 3.33), що відображає назви стандартних звітів, які можуть бути сформовані. Обраний звіт буде представляти дані ви­діленого рахунку за той період, за який формувалась оборотно-сальдова ві­домість.

Оборотно-сальдова відомість містить для кожного рахунка інформацію про залишки на початок і на кінець періоду й оборотах по дебету і кредиту за встановлений період.

У програмі принципи отримання інших звітів аналогічні оборотно-сальдовій відомості, але діалогові форми налагоджень їх параметрів різні.

Шахматка (шахова відомість) має табличне представлення оборотів між рахунками за обраний період. Шахматка часто використовується бухгалтера­ми, тому що дає наочне представлення про рух коштів і зобов'язань фірми.

При налагодженні параметрів оборотно-сальдової відомості по рахунку обов' язково вказується рахунок, для якого буде сформована відомість (рис.3.34).

При налагодженні параметрів оборотно-сальдової відомості по рахунку можуть бути вибрані об' єкти аналітичного обліку, інформацію щодо яких потрібно відобразити в звіті.

Характеристики "Вид субконто 1", "Вид субконто 2", "Вид субконто 3" заповнюються програмою автоматично в залежності від параметрів рахунку, для якого будується звіт. Для деталізації інформації звіту в межах виду суб­конто встановлюють параметр "разворачивать", а прапорець в полі "Группы" задає розподіл субконто за групами з отриманням підсумків по групі. Харак­теристики "Субконто 1", "Субконто 2", "Субконто 3" встановлюються ко­ристувачем шляхом вибору з відповідного довідника і дозволяють вивести інформацію в звіті за обраними значеннями субконто. Для їх очищення приз­начена кнопка ЛІ справа від полів субконто. Якщо не вибрані значення суб­конто, то звіт відображає інформацію по всіх об' єктах аналітичного обліку рахунку. Прапорець в полі "За субсчетами" дозволить отримати звіт за суб­рахунками балансового рахунку.

Оборотно-сальдова відомістю по рахунку призначена для одержання де­талізації залишків і оборотів в розрізі конкретних об'єктів аналітичного облі­ку (субконто) для рахунків, на яких ведеться аналітичний облік. У залежності від встановлених параметрів звіту, користувач може отримувати різноплано­ву інформацію щодо синтетичного рахунку та об' єктів його аналітичного обліку.

Параметри для інших стандартних звітів встановлюються аналогічно. Ко­жний звіт відображає облікові дані з певною ступінню деталізації.

Аналіз рахунка містить обороти рахунка з іншими рахунками за обраний період, а також сальдо на початок і на кінець періоду.

Аналіз рахунка по датах дозволяє одержати обороти і залишки по рахунку на кожну дату визначеного періоду. Це може знадобитися для аналізу зміни в часі коштів або зобов'язань організації, для перевірки відповідності введених в інформаційну базу даних відомостям, зазначеним у банківських виписках і т.і.

Аналіз рахунка по субконто містить підсумкові суми кореспонденцій да­ного рахунка з іншими рахунками за зазначений період, а також залишки по рахунку на початок і на кінець періоду в розрізі об'єктів аналітичного обліку. Цей звіт може бути сформований тільки для рахунків, по яких ведеться ана­літичний облік.

Обороти рахунка (Головна книга) використовується для виводу оборотів і залишків рахунку за кожен місяць. Цей звіт може бути дуже корисний при підведенні підсумків і складанні звітності.

Аналіз субконто містить обороти для кожного субконто обраного виду по всіх рахунках, в яких використовується це субконто, а також розгорнуте і згорнуте сальдо.

Картка субконто дозволяє одержати максимально повну картину операцій по об'єкту аналітичного обліку або групі субконто. Цей звіт містить всі опе­рації з конкретним об'єктом аналітичного обліку у хронологічній послідовно­сті з відображенням реквізитів проведень, залишків по субконто після кожної операції, на початок і кінець періоду.

Картка рахунку включає всі операції з даним рахунком та інформацію про документи, які їх створили, показує залишки на початок і кінець періоду, обороти за період і залишки після кожного проведення.

Звіт обороти між субконто дає можливість проаналізувати обороти між одним або всіма субконто одного виду, і одним або всіма субконто іншого виду. Цей звіт дозволяє довідатися, наприклад, скільки товарів різного виду купив кожен покупець, або, навпаки - для кожного товару отримати сумарні обсяги його закупівель кожним покупцем.

Звіт по проведеннях являє собою вибірку з журналу проведень по деяких заданих критеріях. У залежності від встановлених параметрів звіт може відо­бражати різнопланові дані. У вікні налагодження характеристик звіту (рис. 3.35) в полі "Фильтр" можна встановити параметри, за якими програма буде формувати звіт.

Рядок "Фильтр" може містити декілька кореспонденцій рахунків і симво­льних рядків. Записами в цьому рядку встановлюються параметри звіту:

а - будуть виводитись проведення, що містять рахунок а в дебеті або кре­диті.

а, б - звіт буде представляти проведення, що містять рахунок а в дебеті, а в кредиті рахунок б.

а; б - будуть виводитись проведення, що містять рахунок а і б в дебеті або кредиті.

*, а - будуть представлені проведення, що містять кредит рахунку а в ко­респонденції з дебетом будь-якого рахунку.

а, * - будуть виводитись проведення, що містять рахунок а в дебеті в ко­респонденції з кредитом будь-якого рахунку.

Значення рядку "Фильтр" можна зберігати. З цією метою використову­ється кнопка " Запомнить". Вилучення значення здійснюється після натиску на кнопку "Удалить" вікна налагодження характеристик звіту (рис. 3.35).

У випадку відсутності записів в рядку "Фильтр" програма буде виводити всі проведення, зареєстровані за період формування звіту.

Список зведених проведень містить обороти між рахунками (суми в дебет одного рахунка з кредиту іншого) за період отримання звіту.

Журнал-ордер по субконто та Розширений аналіз субконто застосовується тільки для рахунків, на яких ведеться аналітичний облік. Для кожного виду субконто представляються дебетові та кредитові обороти, а також розгорнуте і згорнуте сальдо на початок і кінець обраного періоду. При цьому у формі налагодження параметрів звіту можна установити різні режими відбору і сор­тування субконто.

Спеціалізовані звіти в конфігурації представлені документами:

Історія курсів валют - представляє дані про зміни курсів валют на підставі інформації довідника "Валюты".

Касова книга - містить дані про залишки та рух готівки, протягом періоду формування звіту. Крім того, в звіті представляється інформація щодо корес­пондуючих рахунків та документів чи операцій, які викликали рух готівки.

Книга продаж - дозволяє формування книги обліку продаж. У звіт вклю­чається інформація тільки проведених податкових накладних.

Книга придбання - призначена для отримання книги обліку придбання. У звіт включається інформація тільки проведених документів "Запись книги приобретений".

Книги обліку продаж та придбання можна отримати також шляхом вибо­ру відповідних пунктів головного меню "Журналы" або кнопок панелі ін­струментів головного вікна ^ і Іт

Книга доходів та витрат - забезпечує формування книги доходів та витрат суб'єкта малого підприємництва.

Регламентовані звіти - це, насамперед, фінансові, податкові, статистич­ні звіти, звітність у фонди та інші. Форми цих документів можуть змінюва­тись із змінами законодавства, тому вони не входять у саму конфігурацію, а поставляються у вигляді окремих файлів - зовнішніх звітів (що мають роз­ширення БІІТ). Ці файли розташовуються в каталозі БхіРоітш, підлеглому каталогові інформаційної бази. Усі зовнішні звіти згруповані в каталоги для різних звітних періодів. Крім того, у каталозі, що містить групу звітів, розта­шовується текстовий файл ПрІлєіШ, що містить перелік звітів даної групи і відповідні їм імена файлів. При відкритті регламентованих звітів на екрані з'являється вікно вибору (рис. 3.36), в якому обирають потрібний звіт і нати­скають кнопку "Открыть".

Після вибору регламентованого звіту на екран може виводитись вікно па­раметрів звіту або одразу форма документу. У разі відкриття на екрані одразу форми звіту такі документи, як правило, не містять даних. Для налагодження параметрів та розрахунку таких документів призначені кнопки у верхній час­тині вікон перегляду. Наприклад, при отриманні фінансового звіту "Баланс" на екран виводиться його форма (рис. 3.37).

У верхній частині вікна перегляду фінансового звіту "Баланс" розташо­вуються кнопки, які дозволяють: "Закрыть" - закрити звіт;

"Заполнить" - провести розрахунок звіту;

"Раскрыть" - вивести інформацію щодо формул розрахунку певної статті звіту або розділу;

"Действия" - виконати додаткові дії з документом (наприклад, отримати бланк).

У верхній частині вікна перегляду звіту "Баланс" можна встановити пері­од його формування та необхідність його автоматичного розрахунку.