Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

3.5. принципи роботи з журналами

 

Всі зареєстровані в програмі документи, операції, проведення зберігають­ся у відповідних журналах.

Конфігурація "Бухгалтерський облік для України" містить наступні жур­нали:

Документів;

Операцій (журнал операцій);

Кореспонденцій рахунків бухгалтерського обліку (журнал прове­день);

Повний журнал.

Відкрити журнали можна наступними шляхами:

С - договорів;

Н - рахунків-фактур;

"І" - прибуткових накладних;

- документів роздрібної торгівлі;

- складських документів;

Використовуючи пункт головного меню "Журналы".

Використовуючи пункти "Журнал операций", "Журнал проводок", "Жур­налы документов" головного меню "Операции". При виборі останнього на екрані з'являється вікно для вибору журналу документів (рис. 3.22).

Використовуючи кнопки панелі інструментів головного вікна, які забез­печують відкриття журналів:

 

Выбор журнала

 

[Авансовые отчеты [Авансовые отчеты]

 

і

 

Банк (Журнал документов по банку) I Валютные операции (Валютные операции)

Ввод остатков (Ввод остатков) I Возвраты (Все виды возвратов ТМЦ) I Доверенности I Договора (Договора)

Закрытия налоговых периодов

Зарплата (Журнал документов по зарплате)

Касса (Журнал документов по кассе) I Книга приобретения (Книга приобретения)

Книга продаж (Книга продаж)

 

Рис. 3.22. Вікно вибору журналів документів.

^ - документів виробництва готової продукції; В - книги придбання; ^ - книги продаж;

банківських документів; ^ - касових документів;

документів із заробітної плати; ^ - операцій;

кореспонденцій рахунків бухгалтерського обліку (проведень);

повний журнал.

 

3.5.1. Журнали документів

Журнали різних документів мають подібний вигляд і містять інформацію про зареєстровані документи. Наприклад, журнал "Банк" - дані про банківсь­кі документи (рис. 3.23).

Журнал документів складається із:

заголовного рядку, який відображає назву журналу та часовий інтервал відображення даних;

панелі інструментів;

табличної частини, в якій відображаються загальні дані про документи;

кнопок поза табличною частиною, які дозволяють отримувати дерево, реєстр документів та сформованих проведень.

Документи в журналі мають піктограми, які позначають:

Й - проведені документи;

О - зареєстровані, але не проведені документи;

ЕІІЗ - документи, позначені на видалення.

Працюючи з журналами документів, можна виконувати наступні дії:

Додавати нові документи.

Виправляти зареєстровані документи.

Переглядати реквізити документів.

Копіювати документи.

Вводити документи інших типів.

Позначати на видалення зареєстровані документи.

Відміняти проведення документів.

Виправляти час реєстрації документів.

Встановлювати інтервал перегляду документів в журналі.

Здійснювати пошук документів.

Переглядати операції та кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, що створені документами.

Відкривати журнали операцій та проведень.

Отримувати дерево документів - взаємозв'язок документів різних типів, які відносяться до однієї господарської операції.

Отримувати реєстр документів.

Отримувати дані про рух засобів на рахунках бухгалтерського обліку, що викликаний документами й ручними операціями.

Зазначені дії можна виконуються типовими шляхами (див. розділ 3.3.2). Для додавання нового документу використовують кнопку панелі інстру­ментів Ш або пункт "Новий" головного меню "Действия"', або аналогічний

пункт контекстного меню, або клавішу Insert клавіатури. У випадку, якщо журнал містить дані одного документу, на екрані з'явиться вікно для реєст­рації його реквізитів. Якщо журнал відображає дані декількох типів докумен­тів, то при додаванні нового рядка на екрані спочатку з'явиться перелік до­кументів, які можуть бути зареєстровані в журналі, а після вибору необхідно­го - вікно для реєстрації його реквізитів.

Для виправлення зареєстрованого документу необхідно зробити активним рядок, що відображає його реквізити, та вибрати кнопку панелі інструментів Ш або пункт "Открыть" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню, або комбінацію клавіш Shift+Enter клавіатури, або натиснути два рази мишкою, після чого на екран буде виведене вікно для редагування реквізитів документа.

Перегляд реквізитів документу здійснюють за допомогою кнопки панелі інструментів .Ш або пункту "Просмотр" головного меню "Действия", або аналогічного пункту контекстного меню. У разі виконання цієї дії на екран виводиться вікно перегляду реквізитів документа.

Для копіювання реквізитів документу необхідно встановити курсор на ря­док, що відображає його реквізити, та вибрати кнопку панелі інструментів + або пункт "Копировать" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню, або клавішу F2 клавіатури. У цьому випадку на екран виводиться вікно з реквізитами документу, що копіювався, в якому можна виправити відмінні дані нового документу.

У конфігурації "Бухгалтерський облік для України" існує можливість створення документів одних типів на підставі документів інших типів. При цьому, в новий документ автоматично переносяться реквізити того докумен­ту, який був документом-підставою. Наприклад, на підставі накладної можна створити податкову накладну. Для виконання цієї дії виділяють документ в журналі та вибирають кнопку панелі інструментів або пункт "Ввести на основании" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню, або комбінацію клавіш Alt+F9 клавіатури. Система виводить вікно для вибору необхідного типу документу. Слід відмітити, що документи, введені на підставі інших документів, будуть взаємопов' язані між собою і відобража­тимуться при отриманні дерева документів.

Особливістю конфігурації "Бухгалтерський облік для України" є те, що документи не можуть бути видалені з журналу. Вони спочатку повинні бути позначеними на видалення. Для цього використовується кнопка панелі ін­струментів Щ( або пункт "Пометить на удаление" головного меню "Дейст­вия", або відповідний пункт контекстного меню, або клавіша Delete клавіату­ри. Аналогічно здійснюється відміна позначення документу на видалення.

Виправлення реквізитів більшості документів можлива у випадку відміни їх проведення. Для виконання цієї дії призначений пункт "Сделать документ не проведенным" головного меню "Действия", або аналогічний пункт кон­текстного меню.

Для непроведеного документу можна змінити час його реєстрації. Для цього використовується пункт "Изменить время документа" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню. Програма надасть можливість вказати новий час реєстрації документу.

Кожний журнал характеризується інтервалом відображення інформації. Для налагодження зручного для користувача інтервалу застосовується кнопка панелі інструментів Н"Н або пункт "Интервал" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню. Користувач може вказати потріб­ний інтервал журналу.

Перегляд операцій або кореспонденцій рахунків бухгалтерського обліку, що створені при проведенні документу, здійснюється відповідно за допомо­гою кнопок панелі інструментів або чи пунктів "Открыть операцию", або "Открыть проводки" головного меню "Действия", чи аналогічних пунк­тів контекстного меню. Програма відкриває лише ті операції та проведення, що створені поточним документом.

Виконувати перехід в журнал операцій або проведень, працюючи з жур­налом документів, можна за допомогою кнопок панелі інструментів відпові­дно і "П^ або пунктів "Перейти в журнал операций" і "Перейти в журнал проводок" головного меню "Действия", або аналогічних пунктів контекстно­го меню. Програма відкриває журнал операцій або журнал проведень, в яких активною буде операція або проведення, що створені поточним документом.

Працюючи з журналом документів можна здійснювати пошук необхідної інформації за допомогою пункту "Поиск" головного меню "Действия". Мож­на проводити пошук за наступними ознаками:

реквізитом (пункт "Искать");

датою (пункти "Следующая дата", "Предыдущая дата");

номером (пункт "Найти по номеру").

Пошук документу за реквізитом аналогічний пошуку в довідниках, при виконанні якого необхідно задати умови (рис. 3.16). Принципи швидкого пошуку також не відрізняються від довідників.

У випадку виконання пошуку за датою документу програма автоматично встановлює маркер на запис з наступною або попередньою датою.

Для виконання пошуку за номером документу призначена кнопка Й пане­лі інструментів або пункт "Поиск" — "Найти по номеру" головного меню "Действия". У разі приведення цієї дії необхідно вказати точний номер у вік­ні умов пошуку та натиснути кнопку "Найти" вікна (рис. 3.24).

Кнопки "Реестр", "Дерево" і "Печать движений" журналу документів використовуються для отримання відповідно реєстру, дерева документів, та друку операцій, поточного документу журналу.

У програмі існує можливість виконання певних дій одночасно з групою документів. У цьому випадку користувач може виконати наступні операції:

виключити проведення, сформовані документами;

включити проведення, що формують документи;

позначити документи на видалення;

відмінити позначення документів на видалення;

зробити документи не проведеними;

провести документи.

Поиск документа по номеру

 

Номер документа: БВ-0000019

 

Виды документов для поиска:

 

 

 

Рис. 3.24. Умови пошуку документу за номером.

Виконання цих дій одночасно з групою документів можливе у разі вибору пункту "Обработка документів" головного меню "Сервис". Програмою ви­водиться вікно, в якому задаються параметри опрацювання документів (рис. 3.25)

 

3.5.2. Журнал операцій

Журнал операцій представлений двома таблицями: операцій і проведень (рис. 3.26). У верхній таблиці відображаються загальні реквізити операції, у нижній - кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку поточної операції.

Кожна операція в журналі має піктограму, яка означає: Ш - операція створена проведеним документом; Е - операція створена не проведеним документом; Ш - операція, створена "вручну" або за допомогою типової; ЕЙ - операція, в якій відключені проведення; їй - операція, створена документом і позначена на видалення; @ - операція, створена "вручну" або за допомогою типової, і позначена на видалення.

Працюючи з журналом операцій, можна виконувати наступні дії:

Додавати нові операції "вручну" або за допомогою типових.

Додавати документи.

Відкривати операції та документи, що створили операції.

Копіювати операції.

Переглядати реквізити операцій та документів, що створили операції.

Вводити документи інших типів на підставі зареєстрованих операцій.

Позначати на видалення зареєстровані операції.

Відключати проведення в операціях.

Виправляти час реєстрації операцій.

Встановлювати інтервал перегляду операцій в журналі.

Здійснювати пошук і відбір операцій.

Відкривати журнал проведень.

Зазначені дії виконуються типовими шляхами (див. розділ 3.3.1).

Додавання нової операції здійснюється з використанням кнопки панелі ін­струментів Ш або пункту "Новая" головного меню "Действия", або аналогі­чного пункту контекстного меню, або клавіші Insert клавіатури. Всі реквізити такої операції заповнюються користувачем у відповідному вікні (рис. 3.27)

Номер операції встановлюється програмою автоматично, дата приймаєть­ся згідно робочої дати в параметрах системи, але може бути змінена, зміст вказується користувачем. Операція може мати одне або декілька проведень, які реєструються в табличній частині вікна операції (рис. 3.27).

Проведення операції мають наступні параметри, які реєструються у від­повідних графах таблиці:

номер - порядковий номер проведення;

рахунок дебету;

субконто дебету - об'єкти аналітичного обліку дебету;

рахунок кредиту;

субконто кредиту - об' єкти аналітичного обліку кредиту;

валюта проведення;

курс валюти по відношенню до гривні;

кількість - кількість ТМЦ (вказується у випадку присутності в прове­денні рахунків обліку ТМЦ);

валютна сума - сума проведення у валюті (вказується у випадку присут­ності в проведенні валютних рахунків);

сума - сума проведення;

коментар - коментар до проведення;

фірма - фірма, діяльність якої відображає проведення;

-           № журналу - номер журналу, в якому буде розміщуватись проведення. При роботі з табличною частиною вікна операції можна виконувати на­ступні дії:

додавати нове проведення або нову кореспонденцію;

виправляти проведення;

копіювати проведення;

видаляти кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;

переміщуватись в журнал операцій та проведень;

-           змінювати порядок розташування проведень. Зазначені дії можуть бути виконані типовими шляхами. Кнопки панелі інструментів вікна операції дозволяють:

И і Н - додавати нові проведення або кореспонденцію рахунків;

Ш - виправляти зареєстровані проведення;

ЕІП+ - копіювати проведення; - видаляти проведення;

ІНІ)" і ~ІШ. переміщуватись в журнали операцій та проведень;

^ і ї - змінювати порядковий номер проведень.

Для збереження операції використовується кнопка "ОК".

Додавати ручну операцію можна ще використовуючи пункт „Операция" головного меню „Документи".

Додавання операції за допомогою типової здійснюється за допомогою кнопки & панелі інструментів вікна журналу операцій або пункту "Ввести типовую" головного меню "Действия", або аналогічного пункту контекстно­го меню, або комбінації клавіш СМ+ клавіатури. Програма дозволяє зареєст­рувати операцію з використанням заздалегідь підготовленого шаблону (типо­вої операції). В конфігурації "Бухгалтерський облік для України" відсутній набір типових операцій. Бухгалтер може самостійно їх зареєструвати в зале­жності від потреб обліку діяльності фірми. Використання типових операцій полегшує реєстрацію тих операцій, які не створюються проведеними докуме­нтами. При реєстрації операції з використанням типової доводиться вказува­ти лише її індивідуальні реквізити (наприклад, номер, дату, суму), інші пере­носяться програмою автоматично з обраного шаблону.

Для додавання документу, який створить операцію, призначена кнопка И панелі інструментів вікна журналу операцій або пункт "Ввести документ" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню, або комбінація клавіш 8кі/ї+Б9 клавіатури. Після виконання цієї дії система за­пропонує вибрати документ, який буде зареєстровано.

Введення документів інших типів можливе лише на підставі операцій, що створені проведеними документами. Виконання цієї дії здійснюється за до­помогою кнопки ^ панелі інструментів вікна журналу операцій або пункту "Ввести на основанииі" головного меню "Действия", або аналогічного пунк­ту контекстного меню, або комбінацію клавіш Ак+Б9 клавіатури. Система запропонує вибрати вид документу, що буде зареєстровано.

Для копіювання операції використовують кнопку ^ панелі інструментів вікна журналу операцій або пункт "Копировать" головного меню "Дейст­вия", або аналогічний пункт контекстного меню, або клавішу Б9 клавіатури. У разі виконання цієї дії буде виведене вікно операції з реквізитами, що ко­піювались, які, при потребі, можна змінити. Слід звернути увагу, на те, що у випадку вибору для копіювання операції, створеної проведеним документом, система запропонує відредагувати реквізити документу, що згенерував опе­рацію, вибрану для копіювання.

Відкриття операції або проведень здійснюється за допомогою кнопок §їі і

панелі інструментів вікна журналу операцій або пунктів "Открыть опе­рацию" і "Проводки операции" головного меню "Действия", або аналогічних пунктів контекстного меню. Відкрити операцію можна за допомогою подвій­ного натиску на ній мишкою. Якщо операція сформована проведеним доку­ментом, то виправити її та проведення неможливо. У разі відкриття ручної операції система дозволяє коригувати її реквізити та інформацію проведень.

Для перегляду операцій призначена кнопка лЙЗ панелі інструментів вікна журналу операцій або пункт "Просмотр" головного меню "Действия", або аналогічного пункту контекстного меню. Редагування реквізитів операції при їх перегляді не доступне. Слід зауважити, що, якщо буде обрана операція, створена проведеним документом, то для перегляду буде відкриватись до­кумент, що згенерував операцію, вибрану для перегляду.

Позначення на видалення операції здійснюється за допомогою кнопки Щ( панелі інструментів вікна журналу операцій або пункту "Пометить на уда­ление" головного меню "Действия", або аналогічного пункту контекстного меню, або клавіші Delete клавіатури. Слід звернути увагу на те, що у випадку обрання операції, створеної проведеним документом, буде позначатись на видалення і операція, і документ, що її згенерував.

Для відкриття документу, що згенерував операцію, використовується кнопка панелі інструментів вікна журналу операцій або пункт "Доку­мент" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного ме­ню, або подвійний натиск мишкою. Слід зауважити, що при виконанні цієї дії за допомогою головного меню "Действия" або контекстного меню програма дозволяє виконати з документом наступні операції, окрім зазначеної:

відмінити проведення документу;

переглянути рух документу;

відкрити підпорядковані документи;

копіювати операцію, що створена документом.

При роботі з журналом операцій можна встановлювати інтервал відобра­ження операцій за допомогою кнопки Н"Н панелі інструментів вікна журналу операцій або пункту "Интервал" головного меню "Действия", або аналогіч­ного пункту контекстного меню.

Для можливості аналізу ситуацій у випадку відсутності або наявності де­яких операцій у програмі є можливість відключати та включати проведення операцій. Виконання цієї дії забезпечується пунктом "Отключить проводки" або "Включить проводки" головного меню "Действия", або аналогічним пун­ктом контекстного меню, або клавіші F8 клавіатури. Відключені проведення відображаються в журналі операцій, але не враховуються програмою при розрахунку підсумків.

Для зміни часу реєстрації операції призначений пункт "Изменить вре­мя..." головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного ме­ню. Змінити можна як час ручної операції, так і сформованої проведеним до­кументом. В останньому випадку спочатку необхідно відмінити проведення документу.

Працюючи з журналом операцій, можна здійснювати пошук необхідної інформації аналогічно роботі з журналом документів.

їй1 - переглянути історію умов відбору.

При виконанні відбору за значенням відкривається вікно для реєстрації його параметрів (рис. 3.28)

 

 

При роботі з журналом операцій можна виконувати відбір операцій, для зазначення умов якого може використовуватись пункт "Отбор по значению" головного меню "Действия" або аналогічний пункт контекстного меню, або кнопки панелі інструментів, які дозволяють:

 

 

Вікно умов відбору дозволяє встановити наступні параметри відбору:

Види відбору - визначає вид відбору.

Значення відбору - визначає значення вибраного виду відбору.

У разі натиснення кнопки "Установить отбор по значению" будуть віді­брані операції в журналі за встановленим значенням.

Існуючі значення - після натиску кнопки "Получить список" відо­бражає значення, що можуть бути відібрані для встановленого виду відбору.

4) 5)

В діапазоні з:... по:... - відображає діапазон можливих значень. В межах значення - дозволяє заповнити список наявних значень від­бору значеннями, що починаються послідовністю символів, означе­ною в полі "Значения отбора".

6)

З інтервалу журналу - дозволяє із списку значень відбору вибирати значення лише з операцій, які містяться в інтервалі журналу. У разі натиснення кнопки "Установить отбор" будуть відібрані операції в журналі за виділеним значенням із списку існуючих.

Поле "Получать по: ... значений" дозволяє встановити кількість значень, що будуть відібрані при заповненні списку наявних значень. Поле "Получать автоматически" вказує на необхідність автоматичного заповнення списку наявних значень без застосування кнопки "Получить список". Кнопка "Отк­лючить отбор" вимикає відбір.

Після встановлених умов відбору в журналі операцій будуть відобража­тись лише дані, що відповідають вказаним умовам. Для їх скасування приз­начена дія відміни встановлених умов відбору.

Відбір за значенням колонки здійснюється лише у стовпці "Документ" журналу операцій і дозволяє відібрати операції, створені документами одного типу, наприклад, прибутковими касовими ордерами. При виконанні відбору за колонкою спочатку необхідно встановити курсор на назву того документу, за яким буде здійснюватись відбір та виконати дії відбору.

Історія відбору призначена для можливості вибору одного із критеріїв останніх відборів.

 

3.5.3. Журнал проведень

Усі проведення, що створюються в програмі, зберігаються в журналі про­ведень (рис. 3.29).

Журнал проведень в системі залишився від версії "1С: Бухгалтерія" 6.0, де він був одним із основних розділів програми. У версії 7.7 системи "1С: Підп­риємство" проведення нерозривно пов' язане із операцією або документом, тому бухгалтер не працює з кореспонденцією рахунків, а має справу з опера­цією або документом, що створив операцію. Не зважаючи на це, журнал про­ведень є частиною програми.

Кожне проведення в журналі має піктограму, яка означає:

Щ - проведення створене проведеним документом;

Щ - проведення відноситься до операції, для якої відключені проведення; Е - проведення, сформоване при створенні ручної операції. Кожне проведення в журналі має наступні реквізити:

дату;

номер (операції або документу, що створили проведення);

номер проведення в операції;

рахунок дебету;

субконто дебету - об'єкти аналітичного обліку дебету;

рахунок кредиту;

субконто кредиту - об' єкти аналітичного обліку кредиту;

валюта проведення;

курс валюти по відношенню до гривні;

кількість - кількість ТМЦ (вказується у випадку присутності в прове­денні рахунків обліку ТМЦ);

валютна сума - сума проведення у валюті (вказується у випадку присут­ності в проведенні валютних рахунків);

сума - сума проведення;

коментар проведення - коментар до проведення;

зміст операції - зміст операції, до складу якої входить проведення;

№ журналу - номер журналу, в якому буде розміщуватись проведення в разі розділу журналу проведень за номерами.

-           Кожне проведення в журналі займає три рядки. Працюючи із журналом проведень можна виконати наступні дії:

Додавати нові проведення "вручну" або за допомогою типових операцій.

Додавати документи.

Відкривати операції та документи, що створили проведення.

Копіювати проведення.

Переглядати реквізити операцій та документів, що створили проведення.

Вводити документи інших типів на підставі зареєстрованих операцій.

Позначати на видалення зареєстровані проведення.

Відключати проведення в операціях.

Встановлювати інтервал перегляду проведень в журналі.

Здійснювати пошук проведень.

Відкривати журнал операцій.

Усі перераховані дії виконуються аналогічно журналу операцій, однак слід зазначити деякі особливості.

При додаванні проведення на екран виводиться вікно реквізитів ручної

операції (рис. 3.27), оскільки проведення може існувати в програмі тільки в складі операції.

При копіюванні проведення, що створене проведеним документом, про­грамою буде копіюватись документ. У разі копіювання проведення, що вхо­дить до складу ручної операції, програма виведе запит, в якому потрібно ви­брати необхідність копіювання одного проведення чи всієї операції.

При позначенні на видалення проведення зникає з журналу, а документ, що його створив, чи операція, до складу якої воно входить, будуть позначені на видалення. Таким чином, з журналу проведень зникнуть всі проведення, створені даним документом чи операцією. Отже, не слід застосовувати дії позначення на видалення в журналі проведень.

Для зручності роботи журнал проведень може бути розділений за номе­рами, що здійснюється за допомогою встановлення позначки в полі "Розде-лять по номерам журналов" у вікні журналу проведень (рис. 3.29). У разі такого розділення журнал проведень у верхній частині буде мати закладки з позначеннями номерів. Для звернення до них необхідно зробити активною відповідну закладку.

 

3.5.4. Повний журнал

Усі документи, що створені в програмі, та ручні операції зберігаються в повному журналі (рис. 3.30).

Працюючи з повним журналом, можна виконувати наступні дії:

Піктограми документів та операцій в повному журналі аналогічно журна­лам документів та операцій.

Додавати нові документи й операції.

Виправляти зареєстровані документи й ручні операції.

Переглядати реквізити документів й ручних операцій.

Копіювати документи й ручні операції.

Вводити документи інших типів на підставі зареєстрованих в журналі.

Позначати на видалення зареєстровані документи й ручні операції

Відміняти проведення документів.

Виправляти час реєстрації документів.

Встановлювати інтервал перегляду інформації в журналі.

Здійснювати пошук та відбір інформації.

Переглядати операції та кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, що створені документами й ручними операціями.

Відкривати журнали операцій та проведень.

Отримувати дерево документів - взаємозв'язок документів різних типів, які відносяться до однієї господарської операції.

Отримувати реєстр документів.

Отримувати дані про рух засобів на рахунках бухгалтерського обліку, що викликаний документами й ручними операціями.

Виконання всіх перерахованих дій аналогічне розглянутим вище журна­лам, однак слід зазначити деякі особливості.

При додаванні нового рядка в повний журнал необхідно вибрати, який документ чи операція буде реєструватись.