7. налагодження та пІдготовка до роботи системи "парус - пІдприЄмство" версІЇ 7.20

На початку роботи з програмою „Парус - Підприємство" необхідно підго­тувати її для використання власною організацією. Цей комплекс робіт може виконуватись за наступними етапами.

І. Налагодження, що проводиться адміністратором виконується у мо­дулі „Адміністратор" за наступним порядком:

Створення бази даних із вказівкою каталогу та паролю адміністратора.

Реєстрація параметрів бази даних (пункт „Параметри" головного меню „Файл"). До параметрів відносяться:

базова валюта - валюта, у якій ведеться облік і формується звітність;

власна організація - контрагент, який в документах, регістрах і звітах буде фігурувати як організація - власниця бази даних;

дата закриття календарного періоду - дата, яка відображає кінець пе­ріоду, в якому заборонена будь-яка зміна облікових даних.

Реєстрація користувачів, які можуть працювати з програмою здійснюєть­ся у розділі „Користувачі" головного меню „Вигляд". При цьому вказу­ється код користувача, його назва та пароль для відкриття програми.

Встановлення прав доступу користувачів до інформації бази даних, ви­користовуючи пункт „Доступ" головного меню „Вигляд" (рис. 7.1).

ІІ. Налагодження, що проводяться в модулі „Бухгалтерія" виконують-

184

ся шляхом вибору пункту „Настройки" головного меню „Файл". Ці налаго­дження призначені для пристосування характеристик модуля до потреб конк­ретного користувача та дозволяють:

Встановити робочу дату шляхом вибору пункту „„Встановлення дати".

Вказати параметри налагодження модуля шляхом вибору пункту „На­стройка системи". При цьому можуть встановлюватись наступні на­стойки:

параметр, що визначає робоче століття;

період, за який будуть автоматично відображатись дані при відкритті головних вікон розділів системи (документів, операцій тощо);

параметри друку документів;

параметри, що відповідають за деякі принципи обробки облікової інформації: перевірку початкових залишків, інвентарний облік та інші;

палітра кольорів полів обов'язкових для заповнення та недоступних для введення даних.

Обрати мову інтерфейсу модуля шляхом вибору пункту „Вибір мови".

Налагодження, що проводяться у модулі „Реалізація і склад" вико­нуються шляхом вибору пункту „Настройки" головного меню „Файл". Ці налагодження дозволяють пристосувати характеристики модуля до потреб конкретного користувача. Налагодження модуля „Реалізація і склад" за своїм змістом аналогічні модулю „Бухгалтерія".

Заповнення основних довідників модуля „Бухгалтерія" та „Реаліза­ція і склад" відбувається в залежності від того, які засоби обліковуються під­приємством.

V.        Внесення залишків на початок періоду у модулі „Бухгалтерія" здій- снюється шляхом вибору головного меню „Облік". У програмі реєструються наступні види залишків на початок періоду:

Залишки засобів по рахунках відображають сальдо рахунків бухгалтер­ського обліку на початок місяця, з якого розпочалось використання про­грами.

Залишки реєструються шляхом додавання записів у розділ „Залишки за­собів по рахунках". Для валютних рахунків сальдо задаються окремим рядком для кожного виду валюти, вказується сума сальдо у валюті та еквіваленту в базовій валюті. Сальдо рахунків, які мають аналітичні субрахунки, вказуєть­ся у розрізі цих субрахунків.

Залишки матеріальних цінностей на рахунках бухгалтерського обліку деталізують дані сальдо рахунків бухгалтерського обліку ТМЦ і реєст­руються на початок місяця шляхом додавання записів у розділ „Залишки матеріальних цінностей". Кожен запис відображає залишки ТМЦ однієї номенклатури, що обліковуються за однією матеріально-відповідальною особою на визначеному рахунку бухгалтерського обліку (рис. 7.2).

Залишки необоротних активів реєструються шляхом додавання карток у картотеки інвентарних об'єктів та МНА у розділах „Інвентарна карто­тека" та „Картотека МИЛ" головного меню „Облік". Після чого відо­бражається введення в експлуатацію інвентарних об' єктів та оприбутку­вання МНА, використовуючи відповідні пункти контекстного меню.

На основі даних, зареєстрованих в картотеках інвентарних об' єктів та МНА шляхом використання контекстного меню „Господарський облік" — „Формування залишків МЦ" здійснюється формування залишків МЦ. Така процедура дозволяє погодити дані картотек і розділу „Залишки матеріальних цінностей".

Залишки дебіторської та кредиторської заборгованості деталізують дані сальдо рахунків обліку заборгованості та реєструються на початок місця шляхом додавання записів у розділ „Дебіторська/кредиторська заборго­ваність".

Кожний запис містить інформацію про дебіторську чи кредиторську забо­ргованість одного контрагента, яка обліковується на одному синтетичному рахунку за одним документом - підставою. Залишки дебіторської та креди­торської заборгованості реєструються для рахунків, що мають типові форми аналітичного обліку „Підзвітні особи", „Постачальники", „Дебітори-кредитори", „Покупці". При внесенні даних сума кредиторської заборговано-

Перевірка правильності внесених залишків здійснюється у розділі „Залишки засобів по рахунках" за наступним порядком:

Перевіряють рівність сум дебетових і кредитових сальдо з використан­ням контекстного меню „Перевірка балансу залишків".

Перевіряють відповідність аналітичних даних залишків ТМЦ, інвентар­них об'єктів, дебіторської і кредиторської заборгованості сальдо відпові­дних синтетичних рахунків. Для цього виділяють рахунки, для яких буде проводитись перевірка та обирають контекстне меню „Перевірка ув 'язування".

Внесення залишків ТМЦ на складах у модулі „Реалізація і склад" здійснюється шляхом реєстрації прибуткових документів (прибуткових орде­рів) у розділі „Прихід товару" головного меню „Документи" та відпрацю­вання їх у модулі „Реалізація і склад".

VIII.    Перевірка правильності внесених залишків ТМЦ на складах у мо- дулі „Реалізація і склад" здійснюється шляхом отримання звіту про товарні запаси і порівняння його даних з інформацією про залишки ТМЦ.