Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

5.1. автоматизація обліку фінансово-розрахункових операцій

 

5.1.1. Автоматизація обліку банківських та касових операцій

У конфігурації "Бухгалтерський облік для України" можуть бути зареєст­ровані банківські документи наступних типів:

платіжне доручення;

платіжна вимога;

платіжна вимога-доручення;

банківська виписка;

заява на акредитив;

інкасове доручення.

Документи можуть реєструватись наступними шляхами:

"Вручну" - необхідні реквізити документу заповнюються користувачем. У цьому випадку документ реєструють шляхом вибору відповідного до­кументу пункту "Банк" головного меню "Документы" або шляхом дода­вання нового рядка в журналі банківських документів.

Копіюванням аналогічного документу, що зареєстрований раніше. Для цього в журналі банківських документів встановлюють курсор на рядок, що відповідає документу, який буде копіюватись, і виконують дію копі­ювання.

На основі документів інших типів. Для цього в журналі документів вста­новлюють курсор на рядок, що відповідає потрібному документу та ви­конують дію "Ввести на основании". Банківські документи можна реєст­рувати, використовуючи інформацію наступних документів:

 

платіжне доручення - на основі документів "Заявление на аккреди­тив", "Счет входящий", "Приходная накладная", "Услуги сторонних организаций".

платіжну вимогу - на основі документів "Договор", "Расходная на­кладная", "Оказание услуг".

платіжну вимогу-доручення - на основі документів "Договор", "Рас­ходная накладная", "Оказание услуг", "Счет".

Реквізити платіжного доручення вказуються у відповідних полях вікна документу (рис. 5.1):

"Расчетный счет" - рахунок в банку, з якого будуть перераховуватись кошти;

"Номер платежки" - номер платіжного доручення;

"Оплата налога/отчисления" - встановлюється позначка в разі перера­хування платіжним дорученням податку, відрахування до фонду або обов'язкового платежу, при цьому в документі буде з'являтись додаткове

104 поле для вибору з довідника "Налоги и отчисления" виду податку чи від­рахування, що сплачується; "Счет" - кореспондуючий рахунок; "Контрагент" - одержувач коштів; "Р/счет" - розрахунковий рахунок контрагента;

"Заказ" - реквізити документу, що є підставою для здійснення платежу.

Вікна для реєстрації платіжної вимоги, платіжної вимоги-доручення, інка­сового доручення не відрізняються від вікна реквізитів платіжного доручен­ня. Принципи створення цих документів аналогічні.

Реквізити заяви на акредитив вказуються у відповідних полях вікна реєст­рації документу (рис. 5.2):

"Бенефициар" - контрагент, на користь якого відкривається акредитив.

"Вид аккредитива" визначається вид акредитива.

 

покритий - для здійснення платежів завчасно бронюються кошти платника на рахунку в банку-емітенті чи виконуючому банку;

непокритий - гарантується банком-емітентом за рахунок банківсько­го кредиту у випадку тимчасової відсутності засобів на рахунку пла­тника;

відкличний - може бути змінений чи анульований банком-емітентом без попереднього узгодження з бенефіциаром;

• безвідкличний - може бути змінений чи анульований тільки при зго­ді бенефіциара, на користь якого він був відкритий. "Срок действия" - дата закриття акредитиву в виконуючому банку. "Договор" - договір, яким було передбачено відкриття акредитиву. "Вид доставки условий аккредитива" - вибирається вид доставки умов із списку можливих значень. При виборі параметру "Другим путем" у фор­мі документа з'являється додаткове поле редагування для визначення на­йменування каналу зв'язку.

"С акцептом" - встановлюється позначка у випадку, якщо умовами ак­редитива передбачений акцепт заявника акредитива та вводиться ПІБ і паспортні дані уповноваженої особи покупця у текстовому полі, що з'яв­иться.

 

 

"Список документов" - перелік документів, що додаються до реєстру документів по акредитиву, і надаються після відвантаження продукції (виконання робіт, послуг) підприємством-виконавцем виконуючому бан-

У табличній частині документа перераховуються найменування ТМЦ (ро­біт, послуг), для отримання яких від постачальника був відкритий акредитив.

Із всіх перерахованих банківських документів лише банківська виписка створює господарські операції по зарахуванню або списанню безготівкових коштів в бухгалтерському обліку.

Документ "Банковская выписка" складається із заголовної частини і таб­личної (рис. 5.3).

У заголовній частині відображається інформація про рахунок обліку без­готівкових грошових коштів, у табличній - про платежі. Документ може ви­користовуватись для відображення операцій гривневих і валютних рахунків.

Кожний рядок табличної частини відповідає одному платежу, реквізити якого відображаються в наступних полях:

"А" - порядковий номер платежу в банківській виписці;

"+/-" - вид платежу, надходження коштів на рахунок позначається зна­ком "+", витрата - знаком

"№ПП" - номер платіжного доручення, за яким перераховувались кош­ти;

"Счет" - кореспондуючий рахунок.

"Вид НДС" - ставка ПДВ в операції платежу;

"Вид прихода / расхода денег" - вид надходження або списання коштів, який вибирається з переліку запропонованих значень;

"Субконто" - об' єкт аналітичного обліку для кореспондуючого рахунку;

"Заказ" - реквізити документу, що є підставою для здійснення платежу;

"Сумма платежа" - сума коштів, що надходять або перераховуються;

"Сумма +" - сума платежу з податками;

"НДС" - сума ПДВ в складі платежу;

"Д/Р" - віднесення операції надходження або списання коштів до вало­вих доходів чи витрат здійснюється шляхом вибору наступних позна­чень:

"+" - валові доходи;

"-" - валові витрати;

"0" - не відноситься до валових доходів чи витрат.

 

"Субконто Д/Р" - стаття валових доходів чи витрат;

"Обяз. зачисл. НДС" - забалансовий рахунок, на якому накопичуються суми ПДВ, що підлягають обов'язковому зарахування на спеціальний рахунок. Наказом Президента України № 259 від 01.03.04 планувалось передбачити здійснення розрахунків з ПДВ на окремих банківських ра­хунках платників податку. Ця норма так і не була прийнята, але розроб­ники конфігурації не видаляють реквізити щодо обов' язкового зараху­вання ПДВ на спеціальні рахунки, оскільки можливе їх використання в майбутньому.

" Указ. отгр.7" - необхідність вказувати попереднє відвантаження ТМЦ, що відноситься до операції надходження або перерахування коштів;

"Сумма отгр." - сума попередньо відвантажених ТМЦ;

"НДС отгр." - сума ПДВ в сумі попередньо відвантажених ТМЦ;

"Содержание" - коментар до операції надходження або перерахування коштів.

Внесення у банківську виписку даних про платежі, що пов'язані із взаємо-розрахунками, може здійснюватись шляхом підбору за документами, які є підставами для платежів. Для цього призначена кнопка "Подбор по заказам" у вікні виписки.

Інформацію, що стосується платежів власної фірми, можна внести в бан­ківську виписку, використовуючи дані раніше зареєстрованих платіжних до­ручень. Для цього використовується кнопка "Заполнить по платежкам" у формі виписки.

Кнопка "?" у вікні банківської виписки дозволяє отримати інформацію про стан розрахункового рахунку на початок і кінець дня, суми надходження і витрат по виписці.

Набір проведень, що формуються банківською випискою, залежить від виду оформлюваних нею платежів та їх позиції в ланцюжку взаєморозрахун-ків організації з покупцями або постачальниками.

Зареєстровані банківські документи зберігаються програмою в журналі ".Банк".

Принципи роботи з касовими документами аналогічні банківським. У конфігурації "Бухгалтерський облік для України" можуть бути підгото­влені касові документи наступних типів:

прибутковий касовий ордер;

видатковий касовий ордер.

Структура вікна видаткового і прибуткового ордерів подібна (рис. 5.4,

5.5).

 

1.         "Вручну" шляхом вибору відповідного документу пункту "Касса" головного меню "Документы" або шляхом додавання нового рядка в журналі касових документів.

2.         Копіюванням аналогічного документу, що зареєстрований раніше. Видаткові касові ордери можуть реєструватись різними за змістом і по-

різному відображати в обліку операції. Реквізит "Вид операции" форми доку­мента (рис.5.4.) може приймати одне з наступних значень, яке відображає:

"Выдача денег под отчет" - видачу з каси готівки підзвітній особі.

"Оплата заказа поставщика" - виплату готівки постачальнику за вже отриманий товар, послуги або передоплату згідно рахунку-фактури.

"Сдача денег в банк" - здача готівки на рахунок фірми в банку.

-           "Прочие операции" - видаток грошей з каси на будь-які інші потреби. Реквізит "Вид операции" форми прибуткового касового ордеру (рис. 5.5)

може приймати одне з наступних значень, яке відображає:

"Приход денег из подотчета" - отримання готівки від підзвітної особи.

"Оплата заказа покупателем" - надходження готівки від покупця за від­вантажений товар, надані послуги або як передоплату.

"Поступление денег из банка" - отримання готівки з рахунку в банку.

-           "Прочие операции" - надходження готівки з будь-якого іншого джерела. При реєстрації касового ордеру за допомогою кнопки Ш можна перегля­нути поточний залишок готівки в касі.

При проведенні касові ордери формують господарські операції. Але в де­яких випадках можна відмовитись від створення бухгалтерських проведень. Наприклад, якщо вони створені іншими документами. Для цього призначе­ний прапорець "Только зарегистрировать" форми касового ордеру. У разі його встановлення проведений касовий ордер не буде створювати кореспон­денцій рахунків бухгалтерського обліку.

Після закінчення реєстрації касовий ордер може бути роздрукований. Для цього використовується кнопка "Печать" вікна реєстрації реквізитів касово­го ордеру (рис. 5.4, 5.5).

Зареєстровані касові документи зберігаються у журналі "Касса".

 

5.1.2. Автоматизація розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами можуть бути тільки співробітники організації. Для зберігання даних про співробітників організації призначений довідник "Со­трудники".

Операції видачі готівки з каси та повернення невикористаних сум у касу підзвітними особами проводяться за допомогою касових ордерів. Окрім цих документів в конфігурації можна формувати звіти про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт. Документ "Авансовый отчет" є багато­функціональним документом, за допомогою якого можна оформити операції розрахунків з підзвітною особою та оприбуткування товарно-матеріальних цінностей, об'єктів основних засобів, інших матеріальних і нематеріальних активів за національну валюту від підзвітної особи.

У програмі звіт складається із заголовної частини і табличної (рис. 5.6).

У заголовній частині реєструється загальна інформація документу: підзві­тна особа, місце оприбуткування ТМЦ, ставка ПДВ, вид діяльності, до якої належать витрати тощо. У табличній - інформація про витрати, що здійснені підзвітною особою, інформація про які вказується у відповідних полях:

"А" - порядковий номер рядка таблиці;

"С", "По" - період, за який відбулись витрати;

"Счет" - витратний рахунок, на якому обліковуються витрати підзвітної особи, а у випадку придбання ТМЦ - рахунок їх обліку;

"Затрата" - вид витрат або назва ТМЦ, придбаних підзвітною особою;

"К-во" - кількість придбаних ТМЦ;

"Цена +", "Цена -" - відповідно ціна з податками і без податків;

"Сумма + ", "Сумма -" - відповідно сума з податками і без податків;

"ЯДС" - сума ПДВ;

"Проводить?" - необхідність створення проведення, використовуючи інформацію рядка табличної частини документу;

"Валовые расходы" - необхідність віднесення витрат підзвітної особи до валових;

"Субконто валовых расходов" - стаття валових витрат, до якої відносять­ся витрати підзвітної особи.

При проведенні документ "Авансовый отчет" створює набір бухгалтер­ських проведень, що відображають факт затвердження витрат підзвітної осо­би, оприбуткування ТМЦ, інших об'єктів через підзвітну особу, ПДВ і валові витрати.

Зареєстровані документи зберігаються програмою в журналі "Авансовые отчеты". Використовуючи дані зареєстрованого авансового звіту за допомо­гою дії „Ввести на основании" можна створити акт введення в експлуатацію необоротного активу, запис книги придбання, видатковий касовий ордер, реквізити яких будуть відповідати реквізитам авансового звіту.