Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

6.3. довідники

Довідники програми „Парус-Підприємство" призначені для збереження нормативно-довідкових даних, зразків документів, операцій, шаблонів, пра­вил обробки інформації та забезпечення аналітичного обліку. Довідники про­грами відкриваються шляхом вибору основного меню „Словники". У системі існують довідники, що можуть відкриватись при роботі, як з модулем „Бух­галтерія", так і з модулем „Реалізація і склад", а також довідники, що розта­шовуються тільки в одному з модулів. Всі довідники мають однотипну стру­ктуру та дозволяють виконувати над даними однакові дії. Так, наприклад, при відкритті довідника "Номенклатор" на екрані з'являється вікно (рис. 6.2), яке має наступні складові частини:

дерево каталогів - представляє склад каталогів довідника;

основну таблицю - відображає основні реквізити записів довідника;

дочірню таблицю - показує додаткові реквізити запису довідника, що виділений в основній таблиці.

Для відкриття каталогу довідника натискають мишкою на його назві в де­реві каталогів. Каталог довідника може мати довільну кількість підкаталогів, на розсуд користувача.

Кожна структурна одиниця довідника має унікальний код, який в деяких довідниках називається „Мнемокод". В межах одного довідника програма не дозволяє створювати два записи з однаковими мнемокодами. Максимальна довжина коду визначається розробниками та залежить від призначення дові­дника.

Для кожного елемента довідника реєструються однотипні реквізити. У табличній частині відображаються тільки ті з них, які є основними. Коди і назви записів висвітлюються у всіх довідниках програми. Це дає можливість звертатись до елементів довідників з інших розділів програми.

Працюючи з довідниками, можна виконувати наступні дії:

створювати нові каталоги та записи;

редагувати та переглядати внесену інформацію;

створювати нові записи шляхом копіювання даних, внесених раніше;

видаляти інформацію довідника;

переносити записи з одного каталогу в інший;

сортувати дані довідника;

отримувати друковані форми за даними довідника;

використовувати додаткові функції.

Перераховані вище типові дії можуть виконуватись шляхами, описаними в розділі 6.1, а для виконання нетипових дій використовується контекстне меню, що викликається при натисканні правої клавіші мишки в табличній частині довідника (6.7).

 

Відібрати,,,

Р6

Додати...

ІП5

Виправити...

 

Розмножити...

ОтІ+РЗ

Вилучити

Реї

Перемістити,,,

Звіти,,,

аи+к

Функції',,,

аи+р

 

Рис. 6.7. Контекстне меню вікна довідника.

 

Для створення нового каталогу виконують дію додавання у дереві катало­гів довідника.

Для створення нового рядка (запису) довідника відкривають каталог, в який буде додаватись запис, та виконують дію додавання в основній таблиці. Для реєстрації додаткових реквізитів запису довідника виділяють рядок в основній таблиці та виконують дію додавання в дочірній таблиці.

Редагування та перегляд внесених даних здійснюється шляхом виконання дії виправлення або подвійного натиску мишкою на записі, що підлягає реда­гуванню чи перегляду.

Для створення нових записів шляхом копіювання даних, внесених раніше виділяють запис, що буде копіюватись та виконують дію копіювання.

Для видалення інформації довідника виділяють запис чи каталог, що під­лягає видаленню та виконують дію видалення. Слід звернути увагу, що при вилученні записів довідника програма перевіряє наявність зв' язків даних, що видаляються з іншими розділами системи. У випадку виявлення таких вилу­чити об' єкт буде не можливо.

Для перенесення записів з одного каталогу в інший виділяють рядок, що буде переміщуватись, та обирають пункт контекстного меню „Перемісти­ти...".

Програма дозволяє сортувати дані довідника за реквізитами, назви яких виділені курсивом в заголовках граф таблиць. Для сортування записів за об­раною ознакою натискають мишкою на назві графи довідника.

Отримання друкованих форм за даними довідника здійснюється шляхом вибору контекстного меню „Звіти..." в табличній частині та обранням відпо­відної друкованої форми.

Використання додаткових функцій стає можливим після вибору контекст­ного меню „Функції..." в табличній частині та обрання відповідної функції. Перелік додаткових функцій встановлюється розробниками програми та за­лежить від довідника.

Особливістю довідників „Парус-Підприємство" є можливість налаго­дження їх користувачем в залежності від потреб фірми. Реєструвати операції можна лише з тими об' єктами, реквізити яких зберігаються у довідниках. Модуль "Бухгалтерія" має наступні довідники:

1.   „План рахунків" - відображає перелік рахунків бухгалтерського обліку. Для кожного синтетичного рахунка можна задати необмежену кількість аналітичних рахунків (рис. 6.8), причому за п'ятьма різними ознаками (рівнями). Наприклад, витрати можна класифікувати за їх типом, за під­розділами, за напрямками діяльності, за черговістю оплати т. і. Користувачеві дозволяється виправляти дані довідника „План рахунків" в залежності від потреб власної фірми. При реєстрації синтетичного рахунку задають його номер, найменування, вказують, чи є він валютним, балансовий чи забалансовим, обирають типову форму аналітичного обліку, яка визначає особливості аналітичного обліку на рахунку (рис. 6.9). Типові форми аналі­тичного обліку, що використовуються в системі:

„Основні засоби" - на рахунку ведеться інвентарний облік матеріальних цінностей, здійснюється нарахування амортизації, формується оборотна ві­домість з руху матеріальних цінностей (рахунки основних засобів, нематеріа­льні активи).

„Товарні запаси МНА" - на рахунку ведеться облік малоцінних необорот­них активів.

 

„Матеріали, товари (облікові ціни)" - на рахунку ведеться груповий облік матеріальних цінностей (МЦ), формується оборотна відомість руху МЦ, для автоматичного розрахунку ціни списання МЦ при реєстрації господарських операцій використовується метод ідентифікованої собівартості.

„Матеріали, товари (середні ціни)" - для автоматичного розрахунку ціни списання використовується метод середньозваженої собівартості.

„Матеріали, товари (ФІФО)" - для автоматичного розрахунку ціни спи­сання використовується метод ФІФО.

„Матеріали, товари (ЛІФО)" - для автоматичного розрахунку ціни спи­сання використовується метод ЛІФО.

„Матеріали, товари (партіонний облік)" - для автоматичного розрахунку ціни списання використовується метод ідентифікованої собівартості.

„Матеріали, товари (облік по даті надходження)" - для автоматичного розрахунку ціни списання використовується метод ідентифікованої собівар­тості з урахуванням дати надходження.

„Витрати" - на рахунку ведеться аналітичний облік у розрізі об'єктів і статей витрат.

„„Реалізація" - на рахунку ведеться аналітичний облік реалізації ТМЦ, рух засобів на рахунках відображається в оборотних відомостях руху МЦ.

„Кошти" - аналітичний облік на рахунку ведеться в хронологічному по­рядку здійснення операцій.

„Підзвітні особи" - аналітичний облік на рахунку ведеться в розрізі кож­ної підзвітної особи за виданими, утриманими, відшкодованими сумами та сумами представлених авансових звітів.

„Постачальники" - на рахунку ведеться аналітичний облік в розрізі пос­тачальників за сумами перерахованими та отриманих товарних документів.

„Дебітори/кредитори" - аналітичний облік ведеться в розрізі дебіторів і кредиторів за сумами перерахованими (отриманими) та представлених (вида­них) документів.

„Покупці" - аналітичний облік ведеться в розрізі покупців за сумами отри­маними та переданих товарних документів.

Для рахунків з типовою формою аналітичного обліку „Постачальники", „Дебітори/кредитори", „Покупці" на закладці „Параметри" форми редагу­вання реквізитів рахунку (рис. 6.9) задаються параметри налагодження відо­мостей взаємних розрахунків. Для рахунків з типовою формою аналітичного обліку „Матеріали, товари (партіонний облік)", „Матеріали, товари (облік по даті надходження)" на закладці „Параметри" встановлюються параметри автоматичного підбору партій МЦ при формуванні господарської операції зі списання МЦ.

„Найменування і курси валют " - зберігає дані про валюти та історію змі­ни їх курсів. Дані про курси валют використовуються при реєстрації ва­лютних операцій та переоцінці валютних активів і пасивів.

„Номенклатурні групи" - містить перелік груп ТМЦ, що мають однакові характеристики. Характеристики ТМЦ, що задаються в довіднику, ви­значаються методами обліку, що зареєстровані розробниками програми -за партіями, за термінами придатності, за сортами. 4. „Податкові групи" - дозволяє проводити поділ товарів за типами оподат­кування і використовується для розрахунку сум документів, при обробці яких потрібний облік податків. В основній таблиці довідника реєстру­ються податкові групи, в дочірній - перелік податків, що включені в гру­пу (рис. 6.10)

V Податкові групи —

„ Номенклатор" -зберігає інформацію про ТМЦ та послуги. Для кожного запису у довіднику зберігаються код, найменування, одиниця виміру, податкова та номенклатурна група, країна - виробник ТМЦ (рис. 6.4). Крім цих даних довідник зберігає історію зміни облікової ціни ТМЦ чи послуг.

„Податкове зобов'язання" - містить перелік типів податкових зо­бов' язань, які використовуються при формуванні документів. Інформація в довідник внесена розробниками програми.

„Контрагенти" - зберігає дані про контрагентів: організації, матеріаль­но-відповідальних і підзвітних осіб. Для юридичних осіб у словнику збе­рігаються їх найменування, банківські реквізити, поштові адреси т. і. Для фізичних осіб - їх посади, прізвища, імена, по-батькові, паспортні дані та інша інформація.

„Країни та регіони" - містить перелік країн та регіонів. Інформація в довідник внесена розробниками програми.

„Балансові одиниці" - зберігає дані про балансові одиниці, які дозволя­ють вести облік в розрізах окремих підрозділів фірми, джерел фінансу­вання тощо. При формуванні Головної книги дані всіх балансових оди­ниць можуть консолідуватись. Рахунок в плані рахунків може бути від­несений до певної балансової одиниці. При формуванні проведень про­грама контролює приналежність обох рахунків до однієї балансової оди­ниці.

„Типи документів" - містить перелік типів документів, що можуть реєст­руватись в програмі. Інформація в довідник внесена розробниками про­грами, але користувач може її коригувати.

„Шаблони документів" - містить перелік шаблонів документів, що мо­жуть друкуватись в програмі. Шаблони представлені файлами Microsoft Excel. Інформація в довідник внесена розробниками програми, але кори­стувач може додавати власні шаблони документів.

„Фінансові операції" - містить список допустимих фінансових операцій, що відносяться до типу надходження чи витрат коштів.

„Одиниці виміру" - зберігає перелік одиниць виміру, що можуть викори­стовуватись в програмі.

„Особливі відмітки" - містить перелік особливих відміток, які привлас­нюються об'єктам програми з метою їх подальшого групування. Особли­ва відмітка може вказуватись при реєстрації банківських, касових, внут­рішніх документів, господарських операцій та контрагентів.

„Зразки господарських операцій" - зберігає зразки господарських опера­цій, що представляють собою копії господарських операцій за виклю­ченням тих полів, що індивідуальні для кожної операції. Проведення в зразках операцій можуть містити формули для розрахунку сум та корес­понденцій рахунків, при цьому використовуються функції та константи, розроблені авторами програми (рис. 6.11). Користувач може додавати за­писи в довідник. Зразки використовуються при реєстрації господарських операцій.

„Зразки дозволених проводок" - містить перелік кореспонденцій рахунків бухгалтерського обліку, у відповідності до яких будуть перевірятись за­реєстровані операції, в разі встановлення в параметрах модуля необхід­ності такого контролю.

„Зразки банківських документів" - зберігає зразки банківських докумен­тів.

„Зразки касових документів" - зберігає зразки касових документів.

„Зразки запитів господарських операцій" - зберігає зразки відбору гос­подарських операцій в журналі господарських операцій. Використання зразків не є обов' язковим, але прискорює пошук необхідних даних.

„Групи основних засобів" - містить перелік груп основних засобів.

„Шифри і норми амортизації" - містить перелік методів, які використо-

„Дорогоцінні метали" - містить перелік дорогоцінних металів, облік яких в складі ТМЦ можна вести в програмі.

„Константи" - зберігає значення типу „число", „рядок", „дата". Кожній константі привласнюється ідентифікатор, який може використовуватись складі формул. При розрахунку ідентифікатор замінюється значенням константи.

У модулі „Реалізація і склад" можуть відкриватись наступні довідники модуля „Бухгалтерія": „Номенклатурні групи", „Номенклатор", „Контраге­нти", „Країни і регіони", „Найменування і курси валют", „Типи документів", „Шаблони документів", „Одиниці виміру", „Податкові групи", „Податкові зобов' язання", „Особливі відмітки".

Слід відмітити, що у модулі „Реалізація і склад" при реєстрації запису до­відника „Номенклатор" можна обрати тип: „товар", „послуга", „тара", „ком­плект", „набір", який впливає на обробку інформації в програмі. Для ТМЦ є можливість вказати штрих-код, процент торгівельної націнки та умови приз­начення цін.

Крім цього, модуль „Реалізація і склад" має наступні довідники:

„Нормативні карти наборів" - зберігає характеристики нормативних карт наборів. Набір представляє собою список ТМЦ, послуг, які реалізу­ються як одне ціле. У довіднику задається перелік, кількість позицій, що входять в набір та доля вартості кожної позиції в складі вартості набору.

„Нормативні карти комплектів" - зберігає характеристики нормативних карт комплектів. Комплект - це ТМЦ, що збирається з інших ТМЦ та по­слуг. У нормативній карті комплекту вказуються: перелік позицій, що входять в комплект, та виникають при розукомплектуванні; дані про по­бічну продукцію (кількість, процентна частка вартості); кількість ком­плектів, що отримується.

 

 

„Коди ТН ЗЕД" - містить перелік кодів Товарної номенклатури зовніш­ньоекономічної діяльності.

„Тарифи" - зберігає значення характеристик, що визначають умови при­значення та обчислення ціни реалізації ТМЦ та послуг. Тариф містить властивості (рис.6.12), які можуть бути включені чи ні.

У залежності від встановлених властивостей тарифу налагоджуються його умови (рис. 6.13). Для тарифу можна вказати декілька умов, за яких будуть автоматично призначатись ціни реалізації. Ціна реалізації для кожної умови розраховується як добуток базової ціни та заданого в умові коефіцієнту.

„Групи споживачів" - містить перелік груп споживачів.

„Підрозділи і склади" зберігає інформацію про місця збереження матері­альних цінностей.

„Операції" - зберігає перелік допустимих видів оплати, відвантаження, складських і фінансових операцій, причин переміщення.

„Зразки прибуткових документів" - зберігає зразки документів, які відо­бражають оприбуткування ТМЦ.

„Зразки документів на відпуск" - зберігає зразки документів, які відо­бражають відвантаження ТМЦ.

„ Касові апарати" - містить налагодження для використання касових апаратів: характеристик, операторів, чеків касових апаратів, відділів, в яких вони використовуються, груп товарів і податків для касових апара­тів.