Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

6.6. облікові регістри

У модулі „Бухгалтерія" можна отримати оборотні відомості та відомості взаємних розрахунків з дебіторами / кредиторами.

Оборотні відомості використовуються як засіб оперативного контролю фінансового стану організації, а також як зручний інструмент для пошуку і виправлення помилок у бухгалтерському обліку.

Оборотні відомості не зберігаються в базі даних, а створюються кожний раз на підставі регістрів залишків і даних журналу господарських операцій. Оборотні відомості формуються за будь-який період часу.

Особливість оборотних відомостей полягає в тому, що програма дозволяє переглядати господарські операції, дані яких враховані при розрахунку пото­чного рядка відомості, а також видалити або зареєструвати нові операції.

У програмі є чотири оборотні відомості (пункт меню „Функції"):

по рахунках;

по аналітичних рахунках;

по матеріальних цінностях;

по коштах.

Оборотна відомість по рахунках призначена для контролю руху коштів на синтетичних рахунках. Для кожного рахунку формується по одному рядку на кожен вид валюти, залишки й обороти якої зареєстровані в період формуван­ня відомості. Відомість містить залишки коштів та дебетові й кредитові обо­роти рахунків за період формування.

Якщо рахунок має форму аналітичного обліку "Підзвітні особи", "Поста­чальники", "Дебітори-кредитори" і "Покупці", то залишки можна одержати в розгорнутому вигляді (окремо по дебету та кредиту рахунка).

Оборотна відомість по аналітичних рахунках призначена для контролю руху коштів по аналітичних субрахунках. Кожен її рядок формується для си­нтетичного рахунку, набору аналітичних субрахунків і валюти.

Оборотна відомість по матеріальним цінностям призначена для контролю руху МЦ і відображає залишки й обороти рахунків обліку МЦ в розрізі валю­ти, матеріально-відповідальної особи, найменування МЦ. Дані відомості роз­раховуються в натуральному та вартісному виразі.

При роботі з відомістю руху МЦ можна використовувати додаткові функ­ції, які дозволяють:

переглядати й коригувати залишки ТМЦ на початок поточного пері­оду обліку по рядку відомості;

переглядати й коригувати дані інвентарних об'єктів та малоцінних необоротних активів, інформація з яких врахована при розрахунку рядка відомості;

переглядати та реєструвати внутрішні документи;

перераховувати ціни списання ТМЦ для операцій, дані яких відобра­жені в рядках відомості;

реєструвати господарські операції за даними рядка відомості;

-           отримувати відомості руху ТМЦ в розрізі партій за рядком відомості. Оборотна відомість по коштах призначена для формування й аналізу да­них по рахунках з типовою формою аналітичного обліку "Грошові кошти" в розрізі синтетичних рахунків і валюти. Кількість рядків відомості відповідає кількості днів, у яких зареєстровані обороти по рахунку. Для валютних раху­нків рядки формуються окремо для кожної валюти.

Відомості взаємних розрахунків з дебіторами/кредиторами служать для оперативного контролю за станом взаєморозрахунків, а також для правильно­го відпрацювання складних операцій (наприклад, взаємозаліків). Кожна ві­домість формується на один місяць і відображає взаєморозрахунки з дебіто­рами / кредиторами в одній валюті по одному з синтетичних рахунків, що мають типову форму аналітичного обліку "Підзвітні особи", "Постачальни­ки", "Дебітори-кредитори" або "Покупці". Відомості формуються на підставі початкових залишків та з урахуванням даних журналу господарських опера­цій.

При роботі з відомістю взаємних розрахунків з дебіторами/кредиторами можна використовувати додаткові функції, які дозволяють:

додавати, розмножувати, виправляти характеристики та видаляти ря­дки відомості доцільно тільки у випадку, коли необхідно вручну втручатись у складання відомості, але такі дії розривають зв'язок ві­домості з господарськими операціями;

реєструвати погашення дебіторської/кредиторської заборгованості;

відпрацьовувати взаємозалік дебіторської та кредиторської заборго­ваності.

Регістри складського обліку формуються у модулі "Реалізація і склад" (пункт меню „Облік"). Вони призначені для збереження узагальнених даних операцій обліку ТМЦ та забезпечують:

роботу з особовими рахунками контрагентів (регістр „Особові рахун­ки");

облік товарних запасів (регістр „Товарні запаси");

призначення та збереження цін реалізації (регістр „Ціни реалізації");

-           облік платежів і оплати рахунків (регістр „Журнал платежів"). Регістр „Особові рахунки" дозволяє обліковувати стан взаєморозрахунків

з контрагентами. Зміна суми особового рахунка відбувається при відпрацю­ванні товарних документів і при реєстрації платежів.

Регістр „Товарні запаси" забезпечує облік залишків МЦ у розрізі складів, найменувань, модифікацій, партій. Особливістю регістру є те, що система не допускає ручного введення та виправлення записів про товарні запаси. Для виправлення помилок необхідно виконати відміну відпрацювання в товарно­му обліку документів.

Регістр „Ціни реалізації" зберігає історію зміни цін реалізації ТМЦ і пос­луг, причому встановлювати ціну надання послуг можна у грошовому виразі або за допомогою формули.

Регістр „Журнал платежів" призначений для обліку платежів, що надхо­дять від контрагентів або здійснюються власною організацією. Цей регістр доступний для роботи як у модулі „Бухгалтерія", так і у „Реалізація і склад". Платежі, зареєстровані в одному модулі, доступні для опрацювання в іншо­му.

Призначення регістру „Журнал платежів" у модулі „Реалізація і склад":

реєстрація платежів;

облік платежів в особових рахунках контрагентів;

віднесення даних платежу на оплату раніше зареєстрованих рахун­ків;

створення касових ордерів на підставі зареєстрованих платежів;

перегляд касових ордерів, даних про оплати, рахунків на сплату, які пов'язані зі створеними платежами.

Призначення регістру „Журнал платежів" в модулі „Бухгалтерія":

реєстрація платежів;

відпрацювання платежів в господарському обліку, тобто створення господарських операцій, використовуючи дані журналу платежів;

створення банківських і касових документів на підставі зареєстрова­них платежів;

перегляд банківських, касових документів, даних про оплати, госпо­дарських операцій, що пов' язані зі створеними платежами.

6.7. Отримання звітних документів

У програмі можна отримувати звітні документи як у модулі „Бухгалте­рія", так і „Реалізація і склад". Працюючи практично з будь-яким розділом системи, можна створювати звітні документи, використовуючи контекстне меню. Наприклад, при роботі з документами одержують журнал їх реєстрації, а в інвентарній картотеці є можливість отримати інвентарну книгу, відомість нарахування амортизаційних відрахувань, відомість переоцінки та інші звіти. Крім того, у програмі існують розділи, спеціально призначені для підготовки звітних документів (пункт меню „Звіти"). Модуль „Бухгалтерія" дозволяє отримати наведені нижче звітні документи.

Головна книга складається на підставі даних, накопичених в облікових регістрах системи, за довільну кількість місяців у шаблоні Microsoft Excel.

Касова книга відображає за будь-який період залишки й дані операцій од­ного з рахунків з типовою формою аналітичного обліку „Грошові кошти" в шаблоні Microsoft Excel.

Відомості аналітичного обліку представляють зведені аналітичні дані ра­хунків з типовою формою аналітичного обліку „Основні засоби", „Матеріа­ли, товари", „Витрати", „Грошові кошти", „Підзвітні особи", „Постачаль­ники", „Дебітори-кредитори" чи „Покупці". Відомості формуються на підс­таві журналу обліку господарських операцій за будь-який період в шаблоні Microsoft Excel для вибраного рахунку бухгалтерського обліку.

Інвентаризаційну відомість отримують по основним засобам чи ТМЦ, облік яких ведеться у програмі. В інвентаризаційній відомості є можливість співста­вити облікові та фактичні дані.

Картка розрахунків з одним дебітором / кредитором формується на підставі відомостей взаємних розрахунків з дебіторами / кредиторами та відображає дані про взаєморозрахунки з контрагентом за визначений період.

Реєстр отриманих та виданих податкових накладних отримується на підста­ві зареєстрованих в програмі податкових накладних за довільний період в шаб­лоні Microsoft Excel.

Табличні додатки призначені для формування фінансової, податкової, ста­тистичної та іншої звітності. Табличні додатки служать для організації взає­модії системи з Microsoft Excel при отриманні різного роду графіків та діаг­рам. Задаючи формули у комірках таблиць, можна використовувати не тільки функції Excel, але і бухгалтерські функції системи, визначені розробниками. Табличні додатки мають прямий зв'язок з базою даних програми, тому, після налагодження додатку, розрахунок звіту проводиться програмою автоматич­но. Основні звітні форми входять в комплект поставки системи, але є можли­вість реєструвати нові табличні додатки.

Додаткові звіти зберігаються у вигляді окремих файлів формату Seagate Crystal Reports або Microsoft Excel. Вони можуть бути сформовані при роботі з більшістю розділів програми шляхом використання пункту контекстного

У модулі „Реалізація і склад" шляхом використання пункту основного ме­ню „Звіти" формують звіти, перераховані нижче.

Звіт про рух товарів призначений для контролю за переміщеннями ТМЦ і наданням послуг та формується у розрізі типів документів, контрагентів, складів, підрозділів, найменувань ТМЦ, їх модифікацій, партій, документів, валют.

Звіт про товарні запаси відображає дані про товарні запаси на складах і створюється у розрізі складів, підрозділів, контрагентів, особових рахунків, найменувань ТМЦ, їх модифікацій, партій, документів, валют.

Звіт про резервування товару використовується для контролю за резерву­ванням ТМЦ і формується на підставі зарезервованих рахунків на оплату та не відпрацьованих у товарному обліку документів у розрізі валют, контраге­нтів, найменувань ТМЦ.

Оборотна відомість по складу формується на підставі відпрацьованих то­варних документів і відображає залишки й обороти ТМЦ в розрізі складів, найменувань ТМЦ, їх модифікацій, партій.

Звіт про зборку комплектів містить інформацію про залишки комплектів на складах і кількість комплектів, які можна зібрати з наявних на складах комплектуючих.

Звіт про розрахунки з контрагентами використовується для контролю за залишками та змінами заборгованості контрагентів і формується у розрізі валют, контрагентів, особових рахунків.

Звіт про сплату рахунків використовується для контролю за оплатою ра­хунків, виписаних контрагентам і створюється у розрізі контрагентів, особо­вих рахунків, виписаних документів.

Прайс-лист відображає ціни реалізації МЦ чи послуг у розрізі наймену­вань МЦ чи послуг, валют, тарифів.

Звіт про зміну цін представляє дані про зміну цін реалізації МЦ чи послуг і формується у розрізі найменувань МЦ чи послуг, валют, тарифів.

Звіт про доходи від реалізації представляє дані про доходи від реалізації товарів чи послуг і створюється на підставі зареєстрованих товарних докуме­нтів у розрізі складів, найменувань МЦ чи послуг, валют.

Звіт з продаж дозволяє одержати дані про обсяг реалізації в розрізах конт­рагентів, груп споживачів чи менеджерів, що відповідають за роботу з конт­рагентами.

Звіт про структуру продаж призначений для одержання даних про струк­туру реалізації у розрізі найменувань МЦ, контрагентів, груп споживачів чи менеджерів, що відповідають за роботу з контрагентами.

Звіт про продаж товарів формується на підставі відпрацьованих докумен­тів на відпуск і представляє дані про обсяг та процентну частку реалізації для кожного найменування МЦ. Звіт може додатково представляти результат порівняння обсягу реалізації двох періодів.

Звіт про заборгованість дозволяє одержати дані про заборгованість з пар­тнерами у розрізі контрагентів, груп споживачів чи менеджерів, що відпові­дають за роботу з контрагентами. Заборгованість може представлятись на задану дату або як результат порівняння двох періодів.

Звіт про прибуток та рентабельність відображає дані про прибуток і рен­табельність реалізації МЦ та послуг з деталізацією по їх найменуванням, ко­

нтрагентам. Результати можуть бути представлені за звітний період або як результат порівняння двох періодів.

При роботі з більшістю розділів модуля „Реалізація і склад" можна фор­мувати додаткові звіти, використовуючи контекстне меню „Звіти" (табл. 6.2).

Таблиця 6.2