Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

3.3. основні принципи роботи з довідковою інформацією

Під час виконання своїх службових обов'язків бухгалтеру доводиться працювати з довідковою інформацією. Так, наприклад, при виписці податко­вої накладної необхідно вказувати ідентифікаційні номери постачальника та покупця, їх номери реєстрації платників ПДВ тощо, при виписці платіжних

39

доручень - банківських реквізитів платника та одержувача коштів. При робо­ті з програмою відпадає необхідність кожного разу при створенні документів або операцій вносити довідкову інформацію. Її достатньо один раз зареєстру­вати у відповідному довіднику та, при потребі, використовувати в подальшо­му.

В системі "1С: Підприємство" довідкова інформація поділяється на змін­ну та умовно постійну. Деякі дані можуть змінюватись, а отже, додаватись користувачем досить часто. Наприклад, інформація про партнерів, співробіт­ників, товарно-матеріальні цінності може доповнюватись новими записами у випадку, коли з'являються нові контрагенти, приймаються на роботу співро­бітники, розпочинається освоєння діяльності з новими матеріальними цінно­стями. Такі дані містяться в довідниках програми.

Деякі довідкові дані можуть змінюватись рідко. Наприклад, назва власної організації, її коди реєстрації, банківські реквізити, параметри облікової полі­тики, система оподаткування тощо. Така інформація відноситься в програмі до констант. Але користувачу дозволяється її змінювати, оскільки іноді може виникнути необхідність коригування умовно-постійної інформації. Напри­клад, власна фірма перейшла на спрощену систему оподаткування та зміни­лись деякі коди реєстрації, відбувся перехід на обслуговування поточного рахунку в інший банк, переглянута облікова політика організації тощо.

Дещо специфічним розділом системи є план рахунків. Його структура по­дібна до довідників, але часті модифікації в ньому не допускаються. Взагалі, користувач, як правило не змінює план рахунків, оскільки він затверджується Кабінетом Міністрів України і однаковий для всіх підприємств.

 

3.3.1. Константи

Перегляд та коригування констант може здійснюватись після вибору пун­кту "Константы..." головного меню "Операции". При цьому на екрані з'являється «вікно», що містить перелік констант та їх значення (рис. 3.9).

Список констант містить усі константи, що визначені розробниками та використовуються в програмі. Значення констант впливає на обробку інфор­мації системою. Кожна константа має три параметри:

код, що дозволяє посилатися на неї з інших елементів програми;

найменування, що є коментарем до константи;

значення константи, що є фіксованим типом (рядок, число, дата тощо). При роботі зі списком користувач може відредагувати значення констан­ти, переглянути історію змін констант або перейти до опису константи.

Для констант із встановленою ознакою "Періодична" підтримується істо­рія змін значення константи.

Конфігурація "Бухгалтерський облік для України" містить інструмент зручного налагодження констант, який представлений помічником заповнен­ня констант і викликається шляхом вибору пункту "Помощник заполнения

констант" основного меню "Помощь" або натиском відповідної кнопки па­нелі інструментів головного вікна.

 

Список констант (21.03.05)

■ -"її

\%І0

 

Код

Наименование

Значение *|

Кто обычно отпускает товарь

кто обычно отгружает товары

Дмитренко 1. Й.

Поставщик по умолчанию

Поставщик по умолчанию

МП "САЛЮТ"

Фирма по умолчанию

Фирма по умолчанию

ПФ "Ведіс"

Контрагент по умолчанию дл?

Контрагент, частное лицо, по умолчаї

Кінцевий споживач

Валовые доходы по бартернь

Валовые докоды по бартерным опер;

Продаж (придбання) товарів [робіт, послуг]

Валовые расходы по бартери

Валовые расходы по бартерным опе[

Інші доходи та витрати

Валовые доходы по переоцен

Вид валовык доходов по переоценке

Інші доходи та витрати

Валовые докоды по задолжег

Вид валовык донодов по переоценке

Інші докоди та витрати

Валовые расходы по переоце

Вид валовых расходов по переоценке

Інші доходи та витрати

Валовые расходы по задолже

Вид валовых расходов по переоценке

Інші доходи та витрати

Статья ВР по модернизации [

Статья валовых расходов по модерні

Витрати на поліпшення основних Фондів

Вид затрат по неоперационнс

Вид затрат по неоперационной курсо

Неоперационная курсовая разница

Вид затрат по операционной і

Вид затрат по операционной курсово

Операционная курсовая разница

Вид затрат по себест. реализ

Вид затрат по себестоимости реалиг

Себест. реализов. валюты

Вид затрат по себест. реализ

Вид затрат по себестоимости реалии

Себест. реализов. произв. запасов

Выделять авансы

Использовать ли для учета предвари

Да

Дата запрета редактировани

Дата запрета редактирования

01.01.30

Запрашивать количество

Запрашивать количество при подбор

Да

 

Использовать обеспечение отпусков

Н ет ,

 

 

 

 

Рис. 3.9. Список констант

Користувач може вказати необхідність відкриття помічника кожного разу при запуску програми. Для цього необхідно встановити позначку в полі "По­казывать при запуске" вікна помічника (рис. 3.10).

 

 

 

 

Шляхом натиску кнопки "Дальше" вікна помічника будуть послідовно ві­дкриватись його розділи:

"Значения по умолчанию" - містить параметри, які вважаються актуаль­ними та автоматично підставляються у відповідні реквізити документів, операцій, звітів та інших елементів програми (наприклад, назва власної організації, вид ПДВ);

"Учетная политика" - включає параметри, що відповідають обліковій політиці власної організації та визначають правила ведення обліку (на­приклад, методика обліку ТМЦ, використання забезпечення відпусток);

"Служебные параметры" - містить параметри, що забезпечують подат­ковий облік доходів і витрат;

"Параметры, определяющие интерфейс пользователя" - включає пара­метри, що визначають можливості користувача при роботі з програмою;

"Периодические значения" - містить інформацію про дату періодичних значень.

Список констант змінюється розробниками в залежності від змін законо­давчої бази України. Реліз конфігурації "Бухгалтерський облік для України" 7.70.261 має наступні константи:

"Авансовий платеж" - має значення елементу довідника "Номенклату­ра" і відображає товар, який буде підставлятись в табличну частину по­даткової накладної при виписці її у випадку отримання часткового аван­сового платежу.

"Автоматическое создание налоговых накладных (при проведении доку­ментов)" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення конста­нти "Да", то при реєстрації документів, за якими виникають податкові зобов'язання з ПДВ, програма автоматично створює податкову накладну.

"Статья валовых затрат по умолчанию" - має значення елементу дові­дника "Валовые доходы /расходы" і відображає вид валових витрат, який буде автоматично підставлятись програмою в документах.

"Статья валовых доходов по умолчанию" - аналогічна попередній конс­танті, тільки стосується валових доходів.

"Вид взаиморасчетов по умолчанию" - може мати значення "в розрізі договорів" або "в розрізі рахунків/накладних" і відображає вибраний вид взаємних розрахунків з партнерами.

"Вид деятельности по умолчанию" - має значення елементу довідника "Виды деятельности" і вказує на основний вид діяльності організації.

"Кто обычно выписывает налоговые накладные" - має значення елемен­ту довідника "Сотрудники" і відображає працівника, який виписує пода­ткові накладні.

"Единица измерения по умолчанию" - має значення елементу довідника "Одиниці виміру" і вказує на одиницю виміру, в якій найчастіше вимі­рюються ТМЦ організацією.

"НДС по умолчанию" - має значення елементу довідника "Налоги и от­числения" і відображає ставку ПДВ, яка найчастіше використовується ор­ганізацією.

"Кто обычно отпускает товары" - має значення елементу довідника "Сотрудники" і відображає працівника, який відпускає ТМЦ.

"Поставщик по умолчанию" - має значення елементу довідника "Контр­агенты" і вказує постачальника, з яким організація працює найчастіше.

"Фирма по умолчанию" - має значення елементу довідника "Фирмы" і відображає фірму, облік діяльності якої ведеться у конфігурації.

"Контрагент по умолчанию для розничных продаж" - має значення еле­менту довідника "Контрагенты" і вказує особу, назва якої буде автома­тично підставлятись при реєстрації документів з роздрібної реалізації.

"Валовые доходы по бартерным операциям" - має значення елементу довідника "Валовые доходы / расходы" і відображає вид валових доходів, який буде автоматично підставлятись програмою в документах по барте­рних операціях.

"Валовые расходы по бартерным операциям" - аналогічна попередній константі, тільки стосується валових витрат.

"Валовые доходы при переоценке валюты" - має значення елементу дові­дника "Валовые доходы / расходы" і відображає вид валових доходів, який буде автоматично підставлятись програмою в документах з перео­цінки валюти.

"Валовые расходы при переоценке валюты" - аналогічна попередній кон­станті, тільки стосується валових витрат.

"Валовые доходы по задолженностям" - має значення елементу довід­ника "Валовые доходы / расходы" і відображає вид валових доходів, який буде автоматично підставлятись програмою при переоцінці валютної за­боргованості.

"Валовые расходы по задолженностям в валюте" - аналогічна поперед­ній константі, тільки стосується валових витрат.

"Статья ВР при модернизации ОС" - має значення елементу довідника "Валовые доходы / расходы" і відображає вид валових витрат, який буде автоматично підставлятись програмою при реєстрації документів з моде­рнізації основних засобів.

"Вид затрат по неоперационной курсовой разнице" - має значення еле­менту довідника "Виды затрат" і відображає вид витрат, на який буде автоматично відноситись програмою неопераційна курсова різниця.

"Вид затрат по операционной курсовой разнице" - аналогічна поперед­ній константі, тільки стосується операційної курсової різниці.

"Вид затрат по себестоимости реализованной валюты" - має значення елементу довідника "Виды затрат" і відображає вид витрат, на який бу­де автоматично відноситись собівартість реалізованої валюти.

"Вид затрат по себестоимости реализованных производственных запа­сов" - аналогічна попередній константі тільки стосується виробничих за­пасів.

"Выделять авансы" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо зна­чення константи "так", то при відображенні попередньої оплати, форму­ються проведення з використанням рахунків обліку авансів.

"Дата запрета редактирования" - має значення дати, раніше якої забо­ронене редагування документів.

"Запрашивать количество" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення константи "так", то при виборі ТМЦ в специфікацію докумен­тів, програма буде виводити запит про введення кількості.

"Использовать обеспечение отпусков" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення константи "Да", то при нарахування відпускних програма використовує рахунок обліку забезпечення відпусток.

"Использовать скидку" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення константи "так", то в документах з реалізації ТМЦ, надання по­слуг і повернення ТМЦ покупцями буде можливість встановлення зни­жок.

"Использовать специальные счета по НДС" - може мати значення "Да" або "Нет". Указом Президента України № 259 від 01.03.2004 було пе­редбачене здійснення розрахунків з ПДВ на окремих банківських рахун­ках платників податку. Якщо значення константи "Да", то програма до­зволить автоматизувати такі операції. На даний час ця норма законодав­ства України не діє, але розробники не видаляють константи для можли­вості її використання в майбутньому.

"Оформлять отдельные платежные поручения для специальных счетов по НДС" - може мати значення "Да" або "Нет" і визначає необхідність виписувати окремі платіжні доручення для спеціальних рахунків з ПДВ згідно Указу Президента України, який згаданий в попередній константі.

"Использовать список корректных проводок" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення константи "Да", то при виборі кореспондую­чого рахунку відкривається перелік допустимих рахунків із списку коре­ктних проведень.

"Использовать счета затрат" - може мати значення "Только 8 класс", "Только 9 класс" або "8 и 9 классы". Ця константа визначає, які рахунки витрат будуть використовуватись при веденні обліку в програмі.

"Метод партионного учета" - може мати значення "По партиям", "По средневзвешенной цене", "FIFO" або "LIFO". Ця константа визначає ме­тод списання партій ТМЦ.

"Налоги с оборота на себестоимость" - має значення елементу довід­ника "Виды затрат" і відображає вид витрат, на який будуть автоматич­но відноситись програмою податки та відрахування, що включаються в собівартість продукції.

"Проводку по НДС делать по налоговой накладной (при покупке)" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення константи "так", то при

проведенні документів, що відображають першу подію, формується про­ведення з використанням рахунку 6442 "Не отримані податкові наклад­ні", який буде закриватись при отриманні податкової накладної.

" Не доход, не расход" - має значення елементу довідника "Валовые до­ходы/ расходы". Якщо при реєстрації документів або операцій в якості статті валових доходів / витрат буде вказаний цей елемент, то проведення з валових доходів (витрат) формуватись не будуть.

" Номер реліза конфігурации" - відображає номер релізу встановленої конфігурації.

"Основная валюта" - має значення елементу довідника "Валюты" і відо­бражає валюту, в якій ведеться облік в конфігурації.

"Показывать мастер при старте" - може мати значення "Да" або "Нет" і визначає необхідність відображення помічника заповнення конс­тант при запуску системи.

"Показывать остатке ТМЦ в документах" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення константи "так", то видаткові документи бу­дуть містити графу, в якій відображатимуться залишки ТМЦ.

"Проверять ли дубли строк" - може мати значення "Да" або "Нет". Як­що значення константи "Да", то в рахунках і накладних буде проводи­тись перевірка наявності в них рядків з однаковими ТМЦ і партіями.

"Проводки по кассе только кассовыми ордерами" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення константи "Да", то програма буде фор­мувати проведення по касі тільки на підставі касових документів.

"Разрешать ли отрицательные остатки" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення константи "Да", то програма буде дозволяти від' ємні залишки ТМЦ на складі, коштів на рахунках в банку і касі.

"Сворачивать по партиям при печати" - може мати значення "Да" або "Нет". Якщо значення константи "Да", то програма при друку видатко­вих і податкових накладних рядки, в яких ТМЦ і ціни однакові, а партії ТМЦ різні, буде виводити одним рядком.

"Служебный ТМЦ" - має значення елементу довідника "Номенклатура". Ця константа використовується для коректної обробки одиниць виміру в прибуткових документах для елементів довідника "Необоротные акти­вы".

"ТМЦ - бланки строгой отчетности" - має значення елементу довідника "Номенклатура", який призначений для обліку бланків суворої звітності.

"Товары в ассортименте" - має значення елементу довідника "Номенк­латура", який використовується для обліку товарів в роздрібній торгівлі за умови ведення обліку в магазині за вартістю.

"Виводить ФИО сотрудников полностью" - може мати значення "Да" або "Нет" і встановлює спосіб відображення співробітників в друкова­них формах.

"Флаг защиты таблиц" - може мати значення "1" або "0" і визначає не­обхідність захисту друкованих форм від змін, копіювання, збереження у файл.

"Формы на украинском" - може мати значення "Да" або "Нет" і встано­влює необхідність виводу друкованих форм на українській мові.

"Частичная отгрузка" - має значення елементу довідника "Номенкла­тура", який використовується в табличній частині податкової накладної, у випадках, коли виникає невизначеність її заповнення.

"Списывать при вводе в эксплуатацию балансовую стоимость ОС, что учитываются как запасы" - може мати значення "Да" або "Нет" і ви­значає спосіб списання в податковому обліку необоротних активів, що обліковуються як запаси.

" Дата последнего обновления валют" - відображає дату, на яку оновлю­вались курси валют за допомогою обробки "Загрузка курсов валют".

"Использовать коррекцию НДС при возврате в рознице" - може мати значення "Да" або "Нет" і дозволяє проводити коригування ПДВ при проведенні операцій повернення товарів в роздрібній торгівлі.

" Номенклатура для итоговых налоговых накладных по рознице" - має значення елементу довідника "Номенклатура" і відображає назву ТМЦ, що буде підставлятись в табличну частину підсумкової податкової на­кладної при реалізації товарів в роздрібній торгівлі.

„Использовать аналитику «ТМЦ» на счетах доходов и себестоимости реализации" - може мати значення "Да" або "Нет". В разі встановлення значення "Да" в кореспонденціях рахунків бухгалтерського обліку, що створюються при проведенні товарних документів рахунки 70 та 90 ма­ють аналітику ТМЦ.

 

3.3.2. Довідники

Довідники дозволяють організувати різнотипну інформацію, зберігати та використовувати її при роботі з програмою. Вони являють собою список да­них про різноманітні об'єкти. Всі довідники програми мають однотипну структуру: записи з однаковими реквізитами. Кожний запис відповідає пев­ному субконто - елементу аналітичного обліку. Отже, довідники забезпечу­ють організацію аналітичного обліку в програмі.

Довідники можуть бути відкриті наступними шляхами:

З використанням пункту "Справочники..." основного меню "Операции" або відповідну кнопку панелі інструментів головного вікна, після чого відкривається вікно для вибору довідника (рис. 3.11).

Вибравши пункт головного меню "Справочники", через який розгорта­ється спадне меню для вибору довідника.

Використовуючи кнопку панелі інструментів головного вікна. Цей спосіб дозволяє відкрити лише ті довідники, що позначені піктограмами в спад­ному меню, тобто ті, що використовуються найчастіше.

Всі довідники мають однотипну структуру, панелі інструментів і дозво­ляють виконувати над даними однакові дії. При відкритті довідника "Номен­клатура" на екрані з'являється вікно (рис. 3.12).

Вікно довідника складається з заголовного рядка, який відображає назву довідника та робочу дату, на яку актуальні дані, панелі інструментів та спис­ку елементів довідника. Більшість довідників програми мають деревоподібну структуру, яка представлена переліком груп у лівій частині вікна довідника і таблицею в правій. Переміщуватись у групах довідника можна як у правій частині, так і в лівій. При цьому використовують мишку або клавіші Т, -І клавіатури. Для відкриття групи у лівій частині довідника натискають два рази мишкою або клавішу Enter клавіатури. Вміст відкритого розділу відо­бразиться в табличній частині. Розділ довідника, який має знак "+" у лівій частині, містить підрозділи, відкрити які можна натиснувши на "+". Після цього знак "+" зміниться на натиснувши на який можна закрити список підрозділів.

Об'єкти правої частини мають наступні позначення: [£| - група активного рівня;

- активна група (відкрита); Н - елемент довідника активної групи; "кА - елемент довідника позначений на видалення.

Переміщення у правій частині довідника здійснюється аналогічно лівій. Але, в табличній частині довідника можна відкрити лише групу активного рівня. Для цього необхідно два рази мишкою натиснути на піктограми групи активного рівня JJ або комбінацію клавіш клавіатури Ctrl+-l. Назва відкри­того розділу буде відображатись в заголовному рядку табличної частини до­відника. Вихід з відкритого розділу здійснюється після натиснення два рази мишкою на заголовному рядку або комбінації клавіш клавіатури Ctrl+T.

Кожна структурна одиниця довідника має унікальний код, який привлас­нюється автоматично при її створенні. Максимальна довжина коду задається в конфігураторі. Користувач може змінювати автоматично привласнені про­грамою коди. Система не допускає двох елементів довідника з однаковими кодами. Тому, при реєстрації запису з таким кодом, який вже має інший еле­мент, буде видаватись повідомлення "Код не уникальный" і програма не буде зберігати запис.

Для кожного елемента довідника реєструються однотипні реквізити. У табличній частині будуть відображатись тільки ті з них, які є основними. Ко­ди і назви записів висвітлюються у всіх довідниках програми. Це дає можли­вість звертатись до елементів довідників з інших місць програми.

Деякі довідники системи мають під табличною частиною інформаційні рядки, які відображають певні реквізити записів, наприклад, продажні ціні на товари в довіднику "Номенклатура" (рис. 3.12) або кнопки, що дозволяють виконати додаткові дії чи отримати іншу інформацію про активний елемент. Так, наприклад, для кожного запису довідника система зберігає історію змін періодичних реквізитів, після натиснення кнопки "История" (рис. 3.12) мож­на вивести ці дані на екран.

Працюючи з довідниками, можна виконувати наступні дії:

створювати нові групи та записи;

редагувати внесену інформацію;

переглядати дані довідника;

створювати нові елементи шляхом копіювання даних, внесених раніше;

позначати на видалення інформацію довідника;

переглядати історію зміни періодичних реквізитів елементів;

здійснювати пошук інформації;

переміщувати записи з одного розділу в інший;

відкривати підпорядковані довідники;

сортувати дані довідника.

Перераховані вище дії можуть бути виконані наступними типовими шля­хами:

Використовуючи пункт головного меню "Действия".

Використовуючи кнопки панелі інструментів довідника (рис. 3.13).

 

Рис. 3.13. Панель інструментів вікна довідника.

Використовуючи контекстне меню, яке викликається натиском правої кнопки мишки в табличній частині довідника.

За допомогою комбінації клавіш.

Розглянемо порядок виконання перерахованих вище дій.

Для створення нової групи натискають на кнопку ^2 панелі інструментів або комбінацію клавіш Ctrl+F9, або використовують пункт "Новая группа" головного меню "Дії", або аналогічний пункт контекстного меню. Після чого відкривається вікно для внесення назви групи.

Для створення нового запису довідника використовують кнопку Ш панелі інструментів або клавішу Insert, або пункт "Новый" головного меню "Дії", або аналогічний пункт контекстного меню. Після виконання цієї дії відкрива­ється вікно для внесення реквізитів нового елемента довідника, наприклад в довіднику «Номенклатура». Воно має дві закладки "Цены" та "Дополнитель­но" (рис. 3.14). Слід звернути увагу, що новий рядок буде добавлений в акти­вний розділ.

При заповненні реквізитів нового елемента довідника використовуються кнопки, які призначені для:

заповнення реквізиту шляхом вибору зі списку значень або іншого довідника;

обчислення реквізиту за допомогою калькулятора і внесення значення у відповідне поле.

При редагуванні групи або запису довідника використовують кнопку НЕ панелі інструментів або комбінацію клавіш Shift+Enter, або пункт "Изме­нить" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного ме­ню. У разі застосування цієї дії відкривається вікно для зміни реквізитів, яке аналогічне вікну додавання групи довідника або елемента в залежності від обраного об'єкта редагування. Слід звернути увагу, що буде відкриватись

вікно для коригування реквізитів активної групи або рядка. Програма буде зберігати історію зміни періодичних реквізитів.

Для перегляду інформації розділу або запису довідника призначена кноп­ка панелі інструментів або пункт "Просмотр" головного меню "Дейст­вия", або аналогічний пункт контекстного меню. При перегляді даних відкри­вається вікно для реквізитів аналогічне вікну додавання групи довідника або елемента в залежності від обраного об'єкта перегляду. При перегляді інфор­мації довідника користувач не може внести зміни інформації у вікнах, які відкриваються.

Програма дозволяє копіювати інформацію довідника, внесену раніше, при реєстрації нових даних. Для цього використовується кнопка ^+ панелі ін­струментів або клавіша F9, або пункт "Копировать" головного меню "Дейс­твия", або аналогічний пункт контекстного меню. У випадку виконання цієї дії відкривається вікно з реквізитами того елемента довідника, який був виб­раний для копіювання. Дію копіювання зручно використовувати, коли в дові­днику реєструється декілька елементів з однаковими реквізитами. Тоді при добавленні нових даних шляхом копіювання вже існуючих достатньо змінити лише ті реквізити, що є індивідуальними для нового елемента.

Перед тим, як видалити дані довідника, вони повинні бути позначені на видалення за допомогою кнопки Щ. панелі інструментів або клавіші Delete, або пункту "Пометить на удаление" головного меню "Действия", або відпо­відного пункту контекстного меню. Аналогічно здійснюється відміна позна­чення об' єктів на видалення.

Для перегляду історії зміни періодичних значень даних довідника призна­чена кнопка 4=) панелі інструментів або клавіша F5, або пункт "История зна­чения" головного меню "Действия", або аналогічний пункт контекстного меню. У разі вибору цієї дії відкриється вікно з інформацією про періодичні значення, дати їх зміни та документи, що стали основою змін (рис. 3.15).

Записи історії змін періодичних значень можуть бути позначені піктогра­мами, які означають:

Ш - запис, відредагований вручну;

Ш - запис-сторно - запис, що з'явився внаслідок розрахунків.

При роботі з довідником є можливість оперативно отримувати інформа­цію про те, до якої групи відноситься активний запис. Для цього використо­вується кнопка В панелі інструментів або пункт "Найти в дереве" головного меню "Действия", або аналогічного пункту контекстного меню. При вико­нанні цієї дії в лівій частині довідника буде виділятися та група, до якої від­носиться активний запис.

Працюючи з довідником, дозволяється переміщувати записи однієї групи в іншу. Для цього в правій частині довідника необхідно розмістити курсор на записі, який буде переноситись, а в лівій частині виділити групу, в яку потрі­бно перенести запис, та вибирати кнопку 1^1 панелі інструментів або комбі­націю клавіш Shіft+F5, або пункт "Перенести в другую группу" головного меню "Дії", або аналогічний пункт контекстного меню.

Якщо довідник має підпорядковані довідники, то відкрити їх можна за допомогою кнопки ^ш] панелі інструментів або пункту "Подчиненный справо­чник" головного меню "Действия", або аналогічний пункту контекстного меню. У випадку одного підпорядкованого довідника на екрані відкривається його вікно. У випадку наявності декількох підпорядкованих довідників з' явиться їх перелік для можливості вибору потрібного.

Інформація довідника може бути відсортована за наступними ознаками:

за кодом;

за найменуванням;

за реквізитом.

Вибір необхідного способу сортування здійснюється за допомогою пунк­ту "Сортировка" головного меню "Действия" або аналогічного пункту кон­текстного меню.

 

 

Працюючи з довідниками, користувач може здійснювати пошук інформа­ції. Для цього призначена кнопка 04 панелі інструментів головного вікна або пункт "Поиск" головного меню "Действия" або аналогічний пункт контекст­ного меню. При їх виборі на екран виводиться вікно умов пошуку (рис. 3.16).

Умови пошуку будуть зберігатись програмою та відображатись у полі справа від кнопки панелі інструментів головного вікна 04, що дозволяє по­вторювати пошук за раніше заданими умовами. Для пошуку вниз за списком даних довідника за вказаними умовами призначена кнопка Й" панелі інстру­ментів головного вікна або комбінація клавіш Бкі/ґ+ЕЗ, а для пошуку вверх за списком даних довідника - кнопка "Й або комбінація клавіш А/М-ілЗ.

У довідниках є можливість швидкого пошуку даних. Для цього роблять активним той реквізит елемента довідника, за яким буде здійснюватись шви­дкий пошук. Далі з клавіатури набирають значення реквізиту, яке потрібно знайти. При цьому під табличною частиною довідника з'являється поле, з відображенням результату набору, а курсор буде встановлюватись на той запис довідника, який має фрагмент набраного значення.

Реєструвати операції можна лише з тими об'єктами, реквізити яких збе­рігаються в довідниках. Реліз конфігурації "Бухгалтерський облік для Украї­ни" 7.70.254 має наступні довідники:

"Номенклатура''" - призначений для збереження і використання даних про товарно-матеріальні цінності (матеріали, товари, готову продукцію, напівфабрикати, запчастини, малоцінні швидкозношувані предмети, па­ливо, тару) та послуги.

"Состав продукции"" - підпорядкований довіднику "Номенклатура"" і містить інформацію про витрати (матеріальні та нематеріальні), з яких складається виробництво продукції. Цей довідник заповнюється лише для тих видів продукції, що зареєстровані в довіднику "Номенклатура"".

"Партии ТМЦ" - підпорядкований довіднику "Номенклатура" і призна­чений для збереження і використання даних про партії ТМЦ. Програма автоматично формує записи в довіднику за даними документів, які відо­бражають оприбуткування ТМЦ.

"Единицы измерения" - підпорядкований довіднику "Номенклатура" і зберігає перелік одиниць виміру ТМЦ. Для одного найменування ТМЦ можуть бути вказані декілька видів одиниць виміру, одна з яких повинна бути базовою та зазначається при реєстрації ТМЦ в довіднику "Номенк­латура". Для кожної одиниці виміру можна вказати коефіцієнт перера­хунку даної одиниці виміру в базову.

"Необоротные активы"" - призначений для збереження і використання даних про необоротні активи (основні засоби, інші необоротні матеріа­льні активи, нематеріальні активи, гудвіл та інші необоротні активи).

"Валюта'" - містить інформацію про валюти, в яких можуть реєструва­тись операції. У довіднику вказують котирувальну одиницю валюти та її курс НБУ. Програма зберігає історію зміни курсів валют.

"Контрагенты'" - зберігає реквізити контрагентів (постачальників, по­купців, державні органи, недержавні фонди та ін.), які приймають участь в операціях власної організації.

"Денежные счета'" - підпорядкований довіднику "Контрагенты'" і при­значений для збереження та використання інформації про банківські рек­візити контрагентів власної організації.

"Фирмы"" - зберігає реквізити власної організації. Якщо в конфігурації встановлений режим ведення обліку діяльності декількох фірм, то в цей довідник можна буде добавити їх реквізити.

"Счета нашей фирмы"" - підпорядкований довіднику "Фирмы"" і призна­чений для збереження та використання даних про місця збереження го­тівкових і безготівкових грошових коштів власної організації. У цьому довіднику реєструються дані про банківські реквізити та касу власної ор­ганізації.

"Места хранения"" - призначений для збереження і використання інфор­мації про місця збереження ТМЦ (оптові та роздрібні) і матеріально-відповідальних осіб власної організації.

"Сотрудники"" - містить дані про співробітників власної організації. Крім загальних реквізитів, в довіднику зберігаються дані, необхідні для розра­хунку заробітної плати працівників. Програма зберігає історію змін пері­одичних реквізитів (посад, окладів, даних про пільги, витрати та ін.) співробітників.

"Валовые доходы /расходы" - використовується при обліку валових до­ходів та витрат і зберігає перелік статей валових доходів та витрат. Від­повідно до цього довідника налагоджений регламентований звіт "Декла­рація з податку на прибуток підприємства". Коригувати записи про статті валових доходів та витрат в довіднику не рекомендується, оскі­льки зміни можуть призвести до невірного розрахунку зазначеного зві­ту.

"Виды затрат" - містить перелік видів витрат. Інформація довідника використовується при веденні обліку на рахунках витрат. Структура цьо­го довідника може змінюватись у залежності від напрямків діяльності та облікової політики власної організації.

"Налоги и отчисления" - призначений для збереження і використання даних про податки, відрахування, збори в державні цільові фонди та ін­формацію про види податків та відрахувань. Довідник містить інформа­цію про ставки амортизаційних відрахувань для податкового обліку на­рахованої амортизації, індекс інфляції, мінімальну зарплату та неоподат­кований мінімум. Кожний запис довідника характеризується кодом, на­йменуванням та ставкою. Коди та найменування коригувати не рекомен­дується, оскільки вони використовуються в алгоритмах конфігурації й зміни можуть призвести до некоректного розрахунку. Змінним парамет­ром є ставка. Для податків та відрахувань можуть бути вказані банківські реквізити, за якими проводиться їх сплата. Програма зберігає історію змін періодичних реквізитів (ставки, шкали) податків та відрахувань.

"Назначения платежей" - зберігає перелік зразків типових призначень платежів, при виборі яких будуть автоматично заповнюватись відповідні реквізити банківських документів.

"Ценные бумаги" - призначений для збереження даних про цінні папери, що належать власній організації.

"Бланки строгой отчетности" - містить список бланків суворої звітнос­ті та використовується при їх обліку.

"Инвестиции" - призначений для забезпечення обліку інвестицій (об' єктів капітального будівництва, вкладень, інвестицій, довгостроко­вих фінансових вкладень тощо).

"Виды деятельности" - містить перелік видів діяльності, що здійсню­ються власною організацією, та забезпечує їх аналітичний облік. Про­грама автоматично визначає фінансові результати в розрізі кожного виду діяльності.

"Доходы будущих периодов" - зберігає список видів доходів, що отрима­ні в поточному звітному періоді, але належать до майбутніх періодів.

"Кредиты" - призначений для збереження і використання інформації про боргові зобов'язання власної організації (кредитів, відкладених пла­тежів до бюджету, інших боргових коштів тощо).

"Гарантии" - використовується для зберігання переліку гарантій власної організації (як виданих, так і отриманих) і забезпечує їх облік на позаба­лансових рахунках.

"Контрактные обязательства" - містить перелік зобов'язань власної організації за укладеними контрактами та використовується при їх облі­ку на позабалансовому рахунку.

"Животные" - зберігає перелік тварин, які є на балансі власної організа­ції.

"Банки" - призначений для збереження і використання інформації про банківські установи та використовується при реєстрації банківських рек­візитів власної організації, контрагентів і банківських документів.

"Налоговые инспекции" - містить перелік податкових інспекцій та вико­ристовується при реєстрації реквізитів працівників власної організації та при експорті регламентованої звітності в форматі XML. Групи довідника відповідають регіонам, елементи (податкові інспекції) розташовуються у відповідній групі. Програма дає можливість завантажувати або оновлю­вати інформацію довідника.

 

3.3.3. План рахунків

Особливим об'єктом програми є план рахунків. Він представлений спис­ком рахунків бухгалтерського обліку, які визначають структуру бухгалтерсь­кого обліку організації. План рахунків є одним із основних складових елеме­нтів конфігурації. Без плану рахунків неможливе повне функціональне вико­ристання програми. Конфігурація "Бухгалтерський облік для України" міс­тить один план рахунків, який сформований у відповідності до Плану рахун­ків, затвердженого Міністерством фінансів України для використанням підп­риємствами та організаціями в бухгалтерському обліку виробничо-господарської діяльності.

Особливістю системи "1С: Підприємство" є те, що властивості плану ра­хунків використовуються в алгоритмах розрахунку документів та звітів. Тому зміна реквізитів рахунків може призвести до некоректної роботи програми. Налагодження плану рахунків можливе лише в режимі конфігурування. Ко­ристувачу дозволяється додавати нові рахунки та реєструвати субрахунки до вже існуючих.

План рахунків (рис. 3.17) можна вивести на екран, використовуючи пункт "План счетов" основного меню "Операции" або кнопку пг панелі інструмен­тів.

План рахунків представлений таблицею, крайня ліва колонка якої відо­бражає піктограми, які означають:

D - облік на рахунку ведеться в розрізі субрахунків;

Червона позначка на кожній піктограмі свідчить про те, що редагування властивостей рахунків можливе лише в режимі конфігурування. Рахунки мають наступні реквізити:

Код - код рахунку.

Найменування - назва рахунку.

Ознака валютного обліку - для рахунків, на яких обліковуються валютні активи чи пасиви, в колонці "Вал." встановлений знак +.

Ознака кількісного обліку - для рахунків, облік на яких необхідно вести в кількісному виразі, в колонці "Кол." встановлений знак +.

Ознака позабалансовості - для забалансових рахунків в колонці "Зав." встановлений знак +.

Тип рахунку - в колонці "Акт." для активних рахунків вказана літера А, для пасивних - П, для активно-пасивних - АП.

7.         Настроювання аналітичного обліку максимум по трьом субконто. Субконто - параметр, що визначає об'єкти аналітичного обліку по рахун- ку. Наприклад, для рахунку 281 "Товари на складі" налагоджений аналітич- ний облік в розрізі 3-ох видів субконто: 1) місць зберігання, 2) ТМЦ, 3) пар- тій. Отже, програма буде відображати облікову інформацію по рах. 281 за місцями зберігання товарно-матеріальних цінностей, за найменуваннями ТМЦ та за їх партіями. Субконто мають тип відповідних довідників.

Види субконто, що використовуються в конфігурації "Бухгалтерський об­лік для України" релізу 7.70.254:

 

бланки суворої звітності;

валові доходи/витрати;

види діяльності;

види витрат;

гарантії;

доходи майбутніх періодів;

тварини;

замовлення - забезпечує аналітичний облік розрахунків з дебіторами та кредиторами в розрізі документів-замовлень (договорів, рахунків, накла­дних);

інвестиції;

контрагенти;

контрактні зобов' язання;

кредити;

місця зберігання;

місяць нарахування зарплати - має тип "дата" і забезпечує аналітичний облік розрахунків з працівниками із зарплати в розрізі періодів її нараху­вання;

податки та відрахування;

наші грошові рахунки - має тип довідника "Счета нашей фирмы";

необоротні активи;

партії;

співробітники;

ТМЦ;

цінні папери.

У нижній частині вікна плану рахунків розташовуються кнопки, за допо­могою яких можна:

роздрукувати план рахунків (кнопка Печать);

отримати звітні документи для поточного рахунку (кнопка Отчеты);

відкрити довідники, що забезпечують аналітичний облік на рахунку (кнопка Субконто);

закрити вікно плану рахунків (кнопка Закрыть).