Інформаційні системи підприємств малого бізнесу - Навчальний посібник (А. П. Сиротинська, І. Д.Лазаришина)

8.3. автоматизація операцій отримання запасів

Для збереження даних про запаси та послуги призначений довідник "Но-менклатор". Програма дозволяє зареєструвати операції лише з тими ТМЦ і послугами, інформація про які зберігається в цьому довіднику. При реєстра­ції реквізитів запасів і послуг у довіднику "Номенклатор" вказуються насту­пні дані (рис. 6.4):

коротке найменування ТМЦ або послуги;

повне найменування ТМЦ або послуги;

вид податкової групи, яка буде використовуватись для розрахунку сум податків при реєстрації операцій з ТМЦ та послугами;

номенклатурна група, до якої відноситься ТМЦ;

одиниця виміру;

країна, яка виготовляє ТМЦ.

Крім цих реквізитів, у довіднику „Номенклатор" можна реєструвати об­лікові ціни, за якими ТМЦ оприбутковуються. Слід звернути увагу на те, що програма зберігає історію змін облікових цін (рис. 6.3).

При реєстрації операцій надходження запасів у програмі „Парус-Підприємство" можна використовувати наступні документи модуля „Реаліза­ція і склад":

"Вхіднийрахунок на сплату";

"Прибутковий ордер";

"Вхідна податкова накладна".

Черговість реєстрації документів залежить від першої події: оприбутку­вання ТМЦ (рис. 8.3) або перерахування коштів в якості передоплати за ТМЦ

(рис. 8.4).

 

Модуль "Реалізація і склад"

1

 

І

Вхідний рахунок на сплату —* Прибутковий ордер —* Відпрацювання

 

Платіж у журналі платежів

7.

* Відпрацювання у господарському обліку

 

Платіжне доручення

Вхідна податкова накладна

 

Відпрацювання у    Відпрацювання у

[господарському обліку господарському обліку    Модуль "Бухгалтерія"

Рис. 8.3. Черговість реєстрації документів при отриманні запасів за умови першої події оприбуткування ТМЦ.

 

і

Модуль "Реалізація! склад"

І

Вхідний рахунок на сплату —»Платіж у журналі платежів

 

Ж

Прибутковий ордер ТІ

1

іВідпрацювання

Платіжне доручення

5

 

Східна, податкова накладна\   Відпрацювання у |

господарському обліку.

Відпрацювання у

бі

Відпрацювання у

^оспо^р^к^}^бтку_го^п^а^сь^0}^'ойінр_ _М°дуль бухгалтерія^ ^

Рис. 8.4. Черговість реєстрації документів при отриманні запасів за умови першої події передоплати за ТМЦ.

У випадку готівкових розрахунків при надходженні запасів черговість ре­єстрації документів аналогічна за виключенням того, що платіжне доручення заміняється видатковим касовим ордером.

Документ „Вхідний рахунок на сплату" відображає дані рахунку постача­льника на оплату запасів. Реєстрація у програмі вхідного рахунку на сплату обов'язкова, навіть у випадку відсутності його паперового аналогу.

Вхідні рахунки на сплату створюють у модулі „Реалізація і склад" у ре­єстрі „Вхідні рахунки на сплату" (пункт меню „Документи") типовими шля­хами. Реквізити вхідного рахунку на сплату реєструються у відповідних по­лях вікна документу (рис.8.5):

На закладці „Документ":

 

тип, номер, дата рахунку (поля групи „Документ");

тип, номер, дата документу, що є підставою для реєстрації вхідного рахунку на сплату (поля групи „Підстава");

термін сплати рахунку;

необхідність внесення цін з врахуванням податків (поле „Ціни вклю­чають податки").

На закладці „Контрагенти":

 

реквізити постачальника (поля групи „Від кого");

реквізити власної організації (поля групи „Кому").

На закладці „Суми" програма автоматично відображає дані про суми: рахунку, сплачені постачальнику та оприбуткованих ТМЦ.

На закладці „Відмітки" є можливість встановити позначки, коментарі тощо.

5. У табличній частині вікна реквізитів документу шляхом додавання запи­сів з використанням довідника „Номенклатор" вказується перелік ТМЦ, що включені в рахунок, їх кількість, ціни, суми.

У реєстрі „Вхідні рахунки на сплату" окрім типових передбачено викону­вати наступні дії:

Відображати факт оплати рахунку шляхом створення записів про плате­жі в журналі платежів, використовуючи дані зареєстрованих документів.

Реєструвати видатковий касовий ордер, який відображає оплату зареєст­рованого рахунку готівкою.

Реєструвати прибутковий ордер, який відображає оприбуткування виро­бничих запасів (товарів) включених у рахунок.

Переглядати записи журналу платежів, касові ордери, прибуткові доку­менти, що створені з використанням даних документу.

Отримувати додаткові звіти.

Факт оплати рахунку постачальника у програмі реєструється шляхом створення платежу в журналі платежів. Відобразити оплату можна, викорис­товуючи дані раніше зареєстрованого вхідного рахунку до сплати. В цьому випадку програма виводить на екран вікно реквізитів платежу, інформація якого відповідає зареєстрованому рахунку. Змінювати дані такого платежу можна до тих пір, поки вони не збережені в журналі платежів програми.

Створені у модулі „Реалізація і склад" записи журналу платежів доступні для опрацювання у модулі „Бухгалтерія". В останньому, на підставі зареєст­рованих платежів є можливість реєструвати банківські чи касові документи, що підтверджують факт проведених оплат рахунків постачальників, а також відображати відпрацювання платежів або платіжних документів у господар­ському обліку.

У разі здійснення оплати постачальнику готівкою, у модулі „Реалізація і склад", використовуючи дані вхідного рахунку до сплати, можна створювати касовий ордер. Зареєстрований таким чином документ буде доступний у мо­дулі „Бухгалтерія" для перегляду та відпрацювання у господарському обліку.

Документ „Прибутковий ордер" відображає у програмі оприбуткування ТМЦ і створюється у реєстрі „Прибуткові документи" модуля „Реалізація і склад", окрім типових, наступними шляхами:

З використанням заздалегідь підготовленого зразка.

На підставі раніше зареєстрованого вхідного рахунку до сплати. Реквізити прибуткового ордеру реєструються у відповідних полях вікна

документу (рис.6.15), структура якого аналогічна вхідному рахунку до спла­ти.

У реєстрі „Прибуткові документи" окрім типових можна виконувати на­ступні дії:

Реєструвати документи на повернення ТМЦ постачальникам на підставі прибуткового ордеру.

Додавати ціну реалізації ТМЦ, що оприбутковуються ордером.

Переглядати вхідні рахунки до сплати та документи на повернення ТМЦ постачальнику, що пов'язані з даним документом.

Отримувати додаткові звіти.

Виконувати додаткові функції:

 

експорт реєстру прибуткових документів;

імпорт реєстру прибуткових документів;

експорт документів;

пошук товарів, що не виставлені на продаж.

Працюючи з прибутковими документами у модулі „Бухгалтерія", окрім типових дій можна реєструвати реквізити податкових накладних, отриманих від постачальників, використовуючи дані прибуткових ордерів.

Реквізити податкової накладної постачальника відображає у програмі до­кумент „Вхідна податкова накладна", який може реєструватись у відповід­ному реєстрі модуля „Бухгалтерія" окрім типових шляхів з використанням даних раніше зареєстрованого прибуткового ордеру.

Реквізити вхідної податкової накладної реєструються у відповідних полях вікна документу (рис.8.6):

тип, номер, дата вхідної податкової накладної (поля групи „Доку­мент");

тип, номер, дата документу, що є підставою для реєстрації вхідної податкової накладної (поля групи „Підстава");

дати відвантаження та оплати ТМЦ;

реквізити постачальника та власної організації (поля групи „Контра­генти");

дані про суми розраховуються на підставі зареєстрованих позицій специфікації.

 

На закладці „Специфікації" шляхом додавання записів з використанням довідника „Номенклатор" вказується перелік ТМЦ, що включені в пода­ткову накладну, їх кількість, ціни, суми.

На закладці „Особливі відмітки" вказується тип податкового зо­бов' язання та форма оплати ТМЦ.

Працюючи з реєстром „Вхідні податкові накладні" модуля „Бухгалтерія", окрім типових можна виконувати наступні дії:

Відпрацьовувати податкові накладні у господарському обліку.

Отримувати дані про господарські операції, що зареєстровані на підставі вхідної податкової накладної.

Отримувати Реєстр отриманих та виданих податкових накладних.

Виконувати додаткові функції:

експорт реєстру вхідних податкових накладних;

імпорт реєстру вхідних податкових накладних.