4.1. підготовка програми до роботи

Перш ніж вести бухгалтерський облік за допомогою програми "1С: Підп­риємство", конфігурації "Бухгалтерський облік для України", необхідно під­готувати її для використання. Цей комплекс робіт може виконуватись за на­ступними етапами.

І. Встановлення параметрів системи за допомогою пункту "Парамет­ры. " головного меню "Сервис", при виборі якого відкривається вікно пара­метрів (рис. 4.1.)

Вікно параметрів системи має декілька закладок, на яких вказуються на­ступні реквізити:

Закладка "Общие" - відповідає за настроювання загальних параметрів і забезпечує зміну робочої дати, використання калькулятора і роздільників тріад у числах.

Робоча дата - дата, яка вважається актуальною та автоматично підставля­ється у відповідні реквізити документів й операцій.

Закладка "Текст" керує налагодженням параметрів редактора текстів, що використовується при редагуванні текстових документів.

Закладка "Интерфейс" дозволяє настроїти шрифти, що використовують­ся, і показ піктограм у меню.

Закладка "Журналы" призначена для встановлення інтервалу видимості записів у журналах. Тут вказуються границі інтервалу видимості записів у журналах (початок і кінець). Зазначений інтервал буде використовуватися при першому відкритті журналів в поточному сеансі роботи користувача.

Можна встановити, що для перегляду документів буде використовуватися один журнал підлеглих документів, інформація в якому буде поновлюватись щоразу при виборі нового документу.

Є можливість встановлення параметрів розміщення курсору при відкритті журналів.

Закладка "Бухгалтерия" впливає на роботу з планами рахунків і інші спе­цифічні настроювання. Якщо в конфігурації передбачено кілька планів раху­нків, то можна вибрати основний. Є можливість встановлення параметрів кодів рахунків і субрахунків, запиту часу при реєстрації документів і опера­цій, відкриття документів за операціями, швидкого пошуку у списках.

Закладка "Операция" дозволяє налагодити введення і редагування ручних бухгалтерських операцій та необхідність перевірки проведень при запису операції згідно списку коректних проведень.

Закладка "Бухгалтерские итоги" (рис. 4.1) забезпечує встановлення осно­вного періоду одержання бухгалтерських підсумків. Дана установка, як пра­вило, використовується при отриманні звітів як період "за замовчуванням", хоча він може бути змінений при побудові конкретного звіту. Цей період встановлюється при відкритті табло рахунків, однак теж може бути змінений в процесі роботи.

Закладка "Монитор" дозволяє настроїти параметри роботи монітора ко­ристувачів і умови перегляду журналу реєстрації.

II.        Ознайомлення з планом рахунків та добавлення, при необхідності но- вих рахунків, субрахунків.

III.       Ознайомлення та заповнення основних довідників: "Номенклатура" - містить дані про товарно-матеріальні цінності (ТМЦ)

та послуги, що використовуються фірмою в господарській діяльності. Для зручності ТМЦ в довіднику можна поєднувати в групи і підгрупи. Інформа­ція про кожен елемент довідника розділена на двох закладках "Цены" і "До-поднительно" (рис. 4.2).

Кожний елемент довідника має коротке і повне найменування. Коротке відображається в екранних формах, а повне - відображається в друкованих формах документів. При реєстрації ТМЦ і послуг в довіднику необхідно вка­зувати їх вид, в залежності від якого програма буде встановлювати рахунок

Можуть бути вказані ціни придбання, продажу (оптові й роздрібні) та одиниця виміру, які будуть використовуватись системою при реєстрації до­кументів й операцій.

На закладці "Дополнительно" для ТМЦ вказують рахунок витрат і вид ви­трат. Ця інформація буде використовуватися при формуванні проводок по списанню ТМЦ. Для продукції є можливість вказати витрати, з яких склада­ється виготовлення одиниці готової продукції (кнопка "Состав"). Для цього відкривається підлеглий довідник "Состав продукции".

"Необоротные активы" - зберігає дані про необоротні активи організації. Кожен необоротний актив характеризується видом, який визначає рахунок і методику обліку активу. Для кожного активу вводять відомості: найменуван­ня, первісну вартість, шифр, інвентарний номер, дату введення в експлуата­цію, одиницю виміру і рахунок обліку. У довіднику задаються параметри нарахування амортизації необоротних активів в бухгалтерському обліку та згідно з вимогами податкового законодавства (рис. 4.3).

"Контрагенты" - призначений для збереження реквізитів контрагентів. Для кожного партнера підприємства є можливість вказати назву, адресу, дані про директора та головного бухгалтера, реєстраційні коди та банківські рек­візити.

"Сотрудники" - зберігає дані про працівників підприємства. Інформація про співробітника вноситься у вікні реквізитів (рис. 4.4).

На закладці "Общие" вказуються основні дані про співробітника: табель­ний номер (код), прізвище, ім'я, по-батькові, стать, посада. Якщо робота в даній організації є основним місцем роботи для працівника, то включають прапорець "Основной".

На закладці "Данные по з/п" вводяться дані, необхідні для нарахування співробітнику заробітної плати й утримання податку з доходів фізичних осіб (ПДФО):

сума місячного окладу (чи погодинного тарифу);

розмір авансу;

кількість пільг з ПДФО;

кількість дітей, на яких поширюються пільги з ПДФО;

дата збільшення заробітної плати співробітника, яка використовується при визначенні коефіцієнта індексації зарплати співробітника;

стаття витрат, на яку списується сума нарахованої співробітнику заробі­тної плати;

рахунок витрат, на який відноситься сума всіх нарахувань співробітника, (задається у випадку, якщо облік витрат у конфігурації ведеться без ви­користання рахунків класу 8);

прапорець "Пенсионер" указує на те, що з працівника не будуть утриму­ватися суми у фонд соціального страхування на випадок безробіття; прапорець " Член профсоюза" указує на те, що з працівника будуть утри­мувати профспілкові внески за ставкою, яка вказана в довіднику "Налоги и отчисления";

прапорець "Инвалид" указує на те, що на зарплату працівника буде про­водитись нарахування в Пенсійний фонд за ставкою, що відповідає на­рахуванню на фонд оплати праці інвалідів.

Счет затрат: |  [Щ] В

ид затрат:

Г" Пенсионер     |7 Член профсоюза Инвалид -Затраты по заработной плате-Сч.

□ плата труда персонала по сбы Щ|

Вид деятельности: [Основная деятельность

Закрыть

История

Рис. 4.4. Елемент довідника "Співробітники".

На закладці "Паспортные данные" вказуються паспортні дані працівника, а на закладці "Налоговые данные" - індивідуальний ідентифікаційний номер співробітника, назва й адреса податкової інспекції за його місцем проживан­ня.

За допомогою кнопки "История" вікна реквізитів співробітника (рис. 4.4) можна переглянути історію змін значень періодичних реквізитів:

тип співробітника ("1" - працівник основний, "0" - сумісник);

кількість дітей;

кількість пільг;

посада;

оклад;

рахунок витрат;

вид витрат;

вид діяльності.

"Места хранения" - містить перелік місць, де зберігаються ТМЦ. У цьому довіднику реєструються гуртові склади, магазини продажу в роздріб та мате­ріально-відповідальні особи.

"Счета нашей фирмы" - призначений для реєстрації місць зберігання грошових коштів (готівкових і безготівкових) власної організації.

"Фирмы" - зберігає реквізити власної організації, що вносяться у відпові­дному вікні на декількох закладках (рис. 4.5).

На закладці "Основные сведения" вносяться: назва фірми, відповідальні особи, адреса, галузь діяльності та форма власності, й банківські реквізити (рис. 4.5). Закладка "Реєстрація і коди" зберігає дані про реєстрацію фірми

95 державними, податковими органами, фондами та коди організації. На заклад­ці "Дополнительно" вказуються:

гуртовий та роздрібний місця збереження ТМЦ, що будуть використову­ватись програмою за замовчуванням;

префікс номерів документів фірми (бажано встановлювати у відповідно­сті до назви власної організації);

каталог диску, де будуть зберігатись системою регламентовані звіти;

дату зміни доходів працівників фірми для розрахунку індексації зарпла­ти.

"Налоги и отчисления" - призначений для збереження реквізитів податків та відрахувань. У довіднику для кожного запису можна вказати банківські реквізити, на які будуть перераховуватись обов'язкові платежі та призначен­ня платежу в платіжних дорученнях, що будуть відображати сплату податків та відрахувань (рис. 4.6).

IV.       Перегляд та налагодження констант системи шляхом вибору пун- кту "Константы" головного меню "Операции" або за допомогою "Помощни- ка заполнения констант" головного меню "Помощь".

V.        Внесення початкових залишків у випадку, якщо організація до моме- нту переходу на облік у "1С:Підприємство" вже вела господарську діяль­ність. Залишки варто вводити станом на початок облікового періоду - року (кварталу, місяця).

Слід відмітити, що датою введення початкових залишків повинна бути дата останнього календарного дня попереднього періоду (року, кварталу, місяця).

Залишки по рахункам обліку ТМЦ, взаєморозрахунків з контрагентами, доцільно вводити за допомогою документів "Остатки ТМЦ" і "Остатки взаиморасчетов", які реєструються при виборі пункту "Ввод остатков" го­ловного меню "Документы".

У документі "Остатки ТМЦ" в заголовній частині вказується місце збе­реження ТМЦ, для якого вносяться дані, в табличній - назва ТМЦ, партія, кількість, ціна (рис. 4.7).

Таблична частина документу може заповнюватись автоматично за даними довідника "Номенклатура". Для цього використовують кнопки "Заполнить" або "Подбор" вікна документу "Остатки ТМЦ". Один документ відображає інформацію про залишки ТМЦ в одному місці збереження. При проведенні документ створює операцію, проведення якої по дебету містять рахунки об­ліку ТМЦ, по кредиту позабалансовий рахунок 00.

У документі "Остатки взаиморасчетов" вказують контрагента, рахунки бухгалтерського обліку заборгованості та ПДВ, ставку ПДВ, валюту і суму заборгованості, при необхідності - сальдо ПДВ (рис. 4.8).

Слід зазначити, що сума дебіторської заборгованості вноситься із знаком Один документ відображає залишки заборгованості з одним партнером і при проведенні створює кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку за дебетом позабалансового рахунку 00 та кредитом - рахунку обліку заборго­ваності.

Залишки розрахунків з працівниками по зарплаті потрібно реєструвати за допомогою документу "Начисление ЗП", в якому встановлюється вид випла­ти "Внесение остатков" (рис. 4.9).

При проведенні документ створює кореспонденції рахунків бухгалтерсь­кого обліку за дебетом позабалансового рахунку 00 і кредитом рахунку облі­ку розрахунків з працівниками по заробітній платі на суму, що вказана в гра­фі "Ост. выплатить" окремо для кожного працівника. Реквізит "Ост. вы­платить" відображає заборгованість організації перед співробітником.

Залишки по інших рахунках вводяться ручними операціями, що містять проведення в кореспонденції з допоміжним рахунком 00. Дебетове сальдо рахунку вводяться по дебету даного рахунка і кредиту рахунку 00. Кредитове сальдо рахунку вводяться по кредиту даного рахунка і дебету рахунку 00. Залишки по рахунках, для яких у плані рахунків установлений режим веден­ня аналітичного обліку, вносяться з вказівкою конкретних об'єктів аналітич­ного обліку (субконто). Якщо по рахунку ведеться кількісний облік, зазнача­ють також кількісний залишок. Залишки по валютним рахункам вказуються для кожної валюти окремо.

Для перевірки правильності введення початкових залишків будують обо­ротно-сальдову відомість за період, що включає дату введення початкових залишків. Якщо залишки введені правильно, дебетовий оборот рахунку 00 буде дорівнює кредитовому оборотові.

VI.       Внесення операцій, що мали місце до поточної дати шляхом реєст- рації документів або операцій.

VII.     Перевірити правильність введення даних шляхом отримання звітів "Оборотно-сальдова відомість", "Оборотно-сальдова відомість по рахунку", "Аналіз рахунку по субконто", "Аналіз субконто".