Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

Тема 2. створення документа 2.1. структура документа

Документи  на підприємстві можуть перебувати  в двох формах — на паперовому  носії й у електронній формі.

Атомарним елементом документа є реквізит. Сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності, являє  собою формуляр. Кожний  вид документів  повинен  мати формуляр- зразок, тобто відповідну модель побудови однотипних доку- ментів.

Група реквізитів та їх постійні  частини, відтворені  як єди- ний блок, являють  собою штамп. Державні  стандарти  передба- чають  кутове  і поздовжнє  розміщення штампа  (див.  Додаток

1–4).  Кутове розміщення дозволяє на вільному місці розмісти- ти реквізити:  “адресат”, “гриф обмеження  доступу до докумен- та”, “гриф  затвердження”, “резолюція”.  У свою чергу і кутове розміщення, і розміщення по довжині аркуша можуть бути:

Š   фланговим — кожний  ряд починається від лівого краю

робочої площі;

Š   центрованим — початок  і кожний  ряд однаково  відда-

лені від краю відведеної робочої площі.

Бланк являє собою аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Бланки виготовляються двох форматів: А4 (210 × 297 мм), А5 (148 ×210 мм). Допускається використання бланків форма- ту А3 і А6.

Документи  виготовляються на бланках.

Кожний  аркуш  документа  повинен  мати  поля  не менше, мм (відповідно  до Держстандарту 6.38-90): 20 — ліве; 8 — пра- ве; 10 — верхнє; 8 — нижнє.

Бланки документів  варто  виготовляти на  білому  папері або папері світлих тонів. Допускається виготовлення типо- графським  способом,   за  допомогою   засобів   оперативної

поліграфії  або відтворення за допомогою засобів обчислю- вальної техніки безпосередньо  при виготовленні конкретного документа. Виняток складають бланки організацій із зобра- женням Державного  герба України.

Для організації, її структурного  підрозділу, посадової осо- би встановлюють наступні  види бланків  документів  (див. До- даток 5):

Š   загальний  бланк;

Š   бланк аркуша;

Š   бланк конкретного виду документа, крім листа.

Загальний бланк використовують для виготовлення будь- яких видів документів, крім листа. Бланки структурного підрозділу  організації  або посадової особи проектують  у тому випадку, якщо керівник  підрозділу  або посадова особа мають право підпису.

Допускаються виготовлення документів  на друкарській машинці або за допомогою друкувальних пристроїв  засобів обчислювальної техніки.

Окремі внутрішні документи, авторами яких є посадові особи, допускається писати від руки (заява,  пояснювальна за- писка і т.д.).

Допускається друкування документів  з використанням зворотного боку аркуша.

При  виготовленні документів  на двох і більше  сторінках друга і наступна  сторінки  повинні бути пронумеровані. Якщо текст друкується з одного боку, то нумерація  ведеться посере- дині верхнього поля аркуша арабськими  цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Якщо текст друкується з двох боків, то непарні  сторінки  друкуються в правому  верхньому  куті, а парні — у лівому верхньому куті.

Тільки  перша сторінка  друкується на бланку,  друга і на- ступні — на чистих аркушах паперу.

При підготовці й оформленні документів використовують такі реквізити:

Š   Державний герб України;

Š   емблема організації або товарний знак (знак обслугову- вання);

Š   код організації (згідно ОКПО);

Š   код форми документа (згідно ДКУД);

Š   назва організації;

Š   довідкові дані про організації;

Š   назва виду документа;

Š   дата документа;

Š   реєстраційний номер документа;

Š   посилання на реєстраційний номер і дату документа;

Š   місце складання або видання документа;

Š   гриф обмеження  доступу до документа;

Š   адресат;

Š   гриф затвердження документа;

Š   резолюція;

Š   заголовок  до тексту;

Š   відмітка про контроль;

Š   текст документа;

Š   відмітка про наявність  додатка;

Š   підпис;

Š   гриф узгодження  документа;

Š   візи узгодження  документа;

Š   печатка;

Š   відмітка про завірення  копії;

Š   відмітка про виконавця;

Š   відмітка про виконання документа і направлення його в

справу;

Š   відмітка про надходження документа в організацію;

Š   ідентифікатор електронної копії документа.

Зображення Державного герба на бланках з кутовим розміщенням і розміщенням по довжині розміщується у верх- ньому куті бланка в середині реквізиту.  Зображення повинне вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи  бланки  документів,  за  емблему підприємств (реквізит) використовують товарний  знак (знак обслуговування),  зареєстрований  у  визначеному  порядку.

Змінювати назву підприємства і його емблему не можна. Зоб- раження емблеми розміщують з лівого боку аркуша. Фірми, об’єднання, організації, військові частини, що мають державні нагороди (ордена), можуть розміщувати зображення їх на бланках службових документів або включати назви нагород до своїх назв.

Кожному  суб’єкту господарської  діяльності  у встановле- ному порядку  надається  ідентифікаційний код відповідно  до Єдиного  державного  реєстру  підприємств і організацій   Ук- раїни (ЄДРПОУ). Порядок  і умови користування даними Державного реєстра регулюються окремими нормативними документами.  На бланках уніфікованих форм документів ідентифікаційний код ЄДРПОУ наносять  в спеціально визна- чених місцях. Єдиний  Державний реєстр представництв і ор- ганізацій  України  являє  собою автоматизовані системи збору і  нагромадження даних  по підприємствах і організаціях усіх форм власності, а також їх окремих підрозділів  (філій, відділень, представництв). Він призначений для здійснення єдиних принципів ідентифікації суб’єктів господарської діяль- ності і їх державного  обліку в межах інформаційного просто- ру, їх реорганізації  і ліквідації;  забезпечення державних  ор- ганів інформацією щодо суб’єктів господарської  діяльності; організації на основі Державного  реєстру повних і вибіркових статистичних спостережень;  одноразових  пошуків і переза- писів; взаємодії  на єдиних  методологічних способах з базами даних  Національного банку  України  і Державної  податкової адміністрації України. Фонди державної власності, Антимо- нопольного  комітету  та інших центральних органів  виконав- чої влади і міністерств здійснюють забезпечення в межах зако- нодавства, доступності, гласності і відкритості  інформації  про суб’єкти господарської діяльності для зацікавлених користу- вачів, надає додаткові можливості  для оперативного  переходу до міжнародних  систем класифікації і кодування.

До Державного реєстру відносяться дані щодо таких суб’єктів господарської діяльності: юридичні особи, а також їхні філії, відділення, представництва (підрозділи), що розміщені на

 

території  України  і здійснюють свою діяльність  на підставі за- конодавства України; юридичні особи, їхні філії, відділення, представництва, які розміщені  за межами  України,  створені за участю юридичних  осіб України  і діють відповідно  до законо- давств іноземних держав. Код документа позначають згідно з Державним  класифікатором управлінської документації (ДКУД), який призначений для ідентифікації уніфікованих форм документів  (УФД), їх обліку і систематизації; контролю змісту і плану УФД у кожному класі документації; відновлення єдиної системи визначених  документів, що входять до уніфіко- ваної системи документації  (УСД), забезпеченні  автоматизації пошуку  й обробки  інформації  з використанням комп’ютерної техніки  та прогресивних інформаційних технологій.  Держав- ний  класифікатор  встановлює   номенклатурний  набір  назв УФД з кодовими позначеннями. Кожна із затверджених уніфікованих форм може бути закодована згідно з ДКУД — код її позначається як у класифікаторі, так і на самому документі в спеціальній  зоні, встановленій стандартом на УСД.

Назва організації, яка є автором документа, має відповіда- ти найменуванню, визначеному в її установчих документах.

Над назвою організації  вказують  скорочене, а за її відсут- ності — повну назву вищестоящої організації.

Скорочену  назву організації  наводять  у тих випадках,  ко- ли вона закріплена в установчих  документах  організації.  Ско- рочену назву (у дужках)  розміщують  нижче повної.

Назву  іноземною мовою відтворюють  у тих випадках,  ко- ли вона закріплена в статуті (положенні про організацію).  На- зву іноземною мовою розміщують нижче назви державною мовою.

Назва  філії, територіального відділення,  представництва, структурного  підрозділу  організації  вказують  у разі, якщо во- на є автором документа, і розміщують нижче назви організації.

Автором документа може бути посадова особа, яка пред- ставляє  організацію.

Довідкові  дані про організацію  включають: поштову адре- су; номери  телефонів  та інші відомості  на розсуд  організації

(номери  факсів,  рахунків  у банку, адресу електронної пошти та ін.).

Назва виду документа, складеного або виданого ор- ганізацією, регламентується статутом (положенням про ор- ганізацію)  і має відповідати  видам документів,  передбаченим ДКУД  і УФД.

У листі назву виду документа не вказують.

Датою документа  є дата його підписання або затверджен- ня, для протоколу  — дата засідання  (ухвалення рішення),  для акта — дата події. Якщо авторами документа є кілька ор- ганізацій, то датою його є найбільш пізня дата підписання.

Дата  документа   оформляється  арабськими   цифрами  у такій  послідовності:  день  місяця,  місяць,  рік.  День  місяця  і місяць оформляються двома парами арабських цифр, розділе- ними  крапкою;  рік — чотирма  арабськими  цифрами.  Напри- клад, дату 19 листопада 2004 р. слід оформляти так: 19.11.2004.

Допускається словесно-числовий спосіб оформлення да- ти, наприклад: 19 листопада  2004 р., а також оформлення дати в  такій  послідовності:   рік,  місяць,  день  місяця,  наприклад:

2004.11.19.

Для  датування фінансово-облікових документів  застосо- вується  тільки словесно-числовий спосіб.

Реєстраційний номер документа складається з його поряд- кового номера, який можна доповнювати  на розсуд організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента,  виконавців та ін.

Реєстраційний номер документа, складеного  спільно  дво- ма і більше організаціями, складається з реєстраційних но- мерів документа кожної з цих організацій, що проставляються через косу лінію в порядку зазначення авторів у документі.

Посилання на реєстраційний номер і дату документа включає   реєстраційний  номер  і  дату  документа,   на  який дається відповідь.

Місце складання або видання  документа  вказують  у разі, якщо важко визначити його за реквізитами “Назва організації” і “Довідкові дані про організацію”. Місце складання або видан-

 

ня вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-тери- торіального поділу, і воно включає тільки загальноприйняті скорочення.

Гриф обмеження  доступу до документа (секретно, конфіденційно та ін.) проставляють без лапок на першій сторінці документа. Його можна доповнювати даними, перед- баченими  законодавством про інформацію,  віднесену  до дер- жавної таємниці  і конфіденційної інформації.

Адресатом можуть бути організації, їх структурні підрозділи,  посадові  або фізичні  особи.  При  адресації  доку- мента посадовій або фізичній  особі ініціали  вказуються  перед прізвищем. Назву організації та її структурного  підрозділу вказують у називному  відмінку.

Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально виданим документом. При затверд- женні документа посадовою особою гриф затвердження має складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок),  назви поса- ди особи, яка затверджує,  її підпису, ініціалів, прізвища і дати затвердження, наприклад:

Затверджую Генеральний директор ВАТ “Місяць”

Особистий підпис І.В. Сергеєв

11.09.2001.

Допускається центрувати  елементи  відносно  найдовшого рядка, наприклад:

Затверджую Генеральний директор ЗАТ “Буратіно”

Підпис            І.В.Сергеєв

11.09.2001

При затвердженні документа кількома посадовими  особа- ми їхні підписи розташовують на одному рівні.

При затвердженні документа постановою, рішенням, нака- зом, протоколом гриф затвердження складається зі слова “За- тверджений”  (“Затверджена”, “Затверджені” або “Затвердже- но”), назви підтверджуючого документа  в орудному  відмінку, його дати, номера.

Наприклад:

 

або

Затверджений

Рішенням загальних зборів акціонерів від 01.09.2004 № 14

Затверджено Наказом Голови Правління банку

від 01.09.2004 № 82

 

Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому куті документа.

Резолюція пишеться на документі відповідною посадовою особою  і  включає   прізвища   виконавців,   зміст  доручення, термін виконання, підпис і дату, наприклад:

А.В.Зайцевій

П.С. Нікітіну

Прошу підготувати проект генеральної угоди

з фірмою “ХІТЕК” до 31.12.2004

Особистий підпис 01.12.2004

Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші. Заголовок до тексту  включає  короткий  зміст документа.  Він узгоджується з назвою  виду  документа  і відповідає  на запи- тання:

Š   про  що (про  кого)?,  наприклад:  Наказ  про  створення

атестаційної  комісії;

Š   чого (кого)?,  наприклад:  Посадова  інструкція секрета- ря-референта.

До  тексту  документів,  оформлених на бланках  формату

А5, заголовок  можна не складати.

Відмітка про контроль — це відмітка про контроль за вико- нанням  документа,  що позначають  буквою “К”, словом  або штампом “Контроль”.

Текстом  управлінського документа  є відображення засо- бами ділової мови змісту управлінських дій.

Текст документа повинен містити достовірну й аргументо- вану  інформацію,   викладену   ясно,  переконливо,   коротко. Зміст  має бути узгоджений з раніше виданими  по даному пи- танню документами.

Текст  документа  складають,  як  правило,  державною  мо- вою.

Він може бути представлений у формі суцільного  тексту, анкети, таблиці або їх поєднання.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично  і лексично  узгоджену  інформацію  про управлінські дії і засто- совується при складанні правил, положень, листів, розпоряд- ницьких  документів.

Форма  анкети застосовується при викладенні  цифрової  і словесної інформації про один об’єкт і за певним набором ознак.

При складанні тексту у вигляді анкети назва ознак об’єкта, що характеризується, має подаватися  іменником  у називному відмінку або словосполученням з дієсловом другої особи мно- жини  теперішнього  або минулого  часу (“маєте”, “володієте” або “минулого”, “знаходилися” і т.д.).

Характеристики, виражені словесно, повинні узгоджува- тися з назвою ознак.

Форма  таблиці застосовується при викладі цифрової  і сло- весної інформації  про декілька об’єктів за рядом ознак. Таблиці мають два рівні  розташування тексту: вертикальний — графи (стовпці) і горизонтальний — рядки.

Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки,  подані іменником  у називному  відмінку.  Підзаголовки мають  бути

узгоджені  із заголовками.  Якщо  таблиця  друкується більше ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеро- вані, а на наступних  сторінках друкуються тільки номери цих граф. Зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказуються  причини, підстава, мета складання документа, у другій (заключній) — рішення, висновки,  про- хання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну за- ключну частину (наприклад, накази — розпорядницьку части- ну без констатуючої;  листи, заяви — прохання  без пояснення; довідки, доповідні записки — зазначення фактів, висновки).

У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших  організацій  або раніше  виданих  документів,  вказують їхні реквізити:  назва документа, назва організації — автора до- кумента,  дату, реєстраційний номер документа,  заголовок  до тексту. Якщо  текст містить  кілька  рішень, висновків  і т.д., то його варто розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нуме- рують арабськими  цифрами.

У розпорядницьких документах  (наказ,  розпорядження і т.д.) організацій,  що діють на принципах  єдиноначальності, а також документах, адресованих  керівництву організації, ви- кладення тексту має бути від першої особи однини (“наказую”, “пропоную”, “прошу”).

У розпорядницьких документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини (“постановляє”, “вирішив”).

У спільних  розпорядницьких документах  текст  виклада- ють від першої особи множини  (“наказуємо”, “вирішили”).

Текст  протоколу  викладають від третьої  особи множини

(“слухали”, “виступили”, “ухвалили”).

У документах, що встановлюють права та обов’язки ор- ганізацій, їх структурних підрозділів  (положення, інструкція), а також тих, що містять опис, зазначення фактів або висновки (акт, довідка), використовують форму викладу  тексту від тре- тьої особи однини або множини  (“відділ здійснює функції”, “до складу  об’єднання входять”, “комісія встановила”).  У листах використовують такі форми викладу:

Š   від першої особи множини  (“просимо направити”, “на+

правляємо на розгляд”);

Š   від першої особи однини (“вважаю за необхідне”, “про+

шу виділити”);

Š   від третьої особи однини (“міністерство не заперечує”,

“ВНІІДАД  вважає за можливе”).

Відмітку про наявність додатка, названого в тексті, оформ- ляють у такий спосіб:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додаток, не названий  у тексті, то вка- зують його назву, кількість аркушів і екземплярів; за наявності декількох  додатків їх нумерують, наприклад:

Додаток:

1. Положення про Управління  регіонального кредиту+

вання на 5 арк. у 1 прим.

2. Правила підготовки й оформлення документів Уп+ равління   регіонального  кредитування  на  7  арк.  у  2 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість  аркушів не вка- зують. У додатку  до розпорядницького документа  на першій його сторінці в правому верхньому куті пишуть “Додаток” із зазначенням назви  розпорядницького документа,  його дати і реєстраційного номера, наприклад:

Додаток 2

до наказу директора Інституту від 01.09.2004 №319

Якщо  до документа  додають  інший  документ,  що також має додаток, відмітку про наявність  додатка оформляють у та- кий спосіб:

Додаток: лист Держархіву від 01.09.2004 № 02+4/156 і додаток до нього, усього на 30 арк.

Якщо додаток направляють не за всіма зазначеними в до- кументі адресами, то відмітку про його наявність  оформляють у такий спосіб:

Додаток: на 3 арк. у 5 прим. за першою адресою.

Допускається друкувати  вираз  “Додаток №” прописними буквами, а також центрувати  його, назву документа, його дату і реєстраційний номер відносно найдовшого рядка, наприклад:

Додаток №2

до наказу директора Інституту

15.06.2004 №19

До реквізиту “Підпис” входять: назва посади особи, яка підписала документ (повна, якщо документ оформлений не на бланку документа,  і скорочена  — на документі,  оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:

 

або:

Виконавчий директор АТЗТ “Партнер” Н. А. Федоров

Виконавчий директор          Н.А. Федоров

 

При оформленні документа на бланку посадової особи по- саду цієї особи в підписі не вказують. Допускається в реквізиті “Підпис” центрування назви  посади особи, яка підписала  до- кумент відносно найдовшого  рядка.

У разі підписання документа  кількома  посадовими  особа- ми їх підписи  розташовують один під одним у послідовності, що відповідає займаній  посаді, наприклад:

Генеральний директор         М.А. Медведєв

Головний бухгалтер             Н.І. Логінова

 

У разі підписання документа кількома особами рівних по- сад їх підписи розташовують на одному рівні.

У  документах,  складених  комісією,  вказують  не  посади осіб, які підписують документ, а їхні обов’язки у складі комісії відповідно до розподілу, наприклад:

Голова комісії            Н.В. Куликов

Члени комісії К.М. Артем’єва

            В.А. Філатов

Документ може бути підписаний  виконуючим обов’язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища.  При  цьому  не  допускається ставити  прийменник “За”, напис від руки “Зам.” чи скісну риску перед назвою поса- ди.

Гриф погодження документа  складається зі слова “Погод+ жено”, посади особи, з якою узгоджується документ (включа- ючи назву організації), особистого підпису, розшифровки підпису (ініціалів,  прізвища) і дати погодження,  наприклад:

Погоджено

Ректор Аграрної академії

            А.Г. Грязнова

22.04.2004

Якщо узгодження  здійснюють за допомогою листа, прото- колу та ін., гриф позгодження оформляють за такою формою:

 

або

Погоджено

Лист Української академії аграрних наук

від 31.10.2003 №451+805

Погоджено

Протокол засідання Правління страхової компанії “Планета” від 31.10.2003 №10

Погодження документа  оформляється візою, що включає підпис і посаду особи, яка завізувала документ, розшифровку підпису (ініціали,  прізвище) і дату підписання.

Наприклад:

Начальник юридичного відділу

            А. С. Орлов

31.10.2003

За наявності  зауважень  щодо документа візу оформляють у такий спосіб:

Зауваження  додаються

Начальник юридичного відділу

            А.С. Орлов

31.10.2003

Зауваження викладаються на окремому  аркуші,  підпису- ються і додаються до документа.

Для документа, оригінал  якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині зворотного  боку остан- нього аркуша оригіналу. Для документа, оригінал якого відправляється, візи проставляються в нижній частині лицьо- вого боку копії документа, що відправляється. Можливе оформлення віз документа  на окремому  аркуші  погодження. Допускається, на розсуд організації, поаркушне  візування до- кумента і його додатка.

Печатка  завіряє  справжність підпису  посадової  особи на документах,  передбачених  спеціальними нормативними акта- ми, що засвідчують права осіб, які фіксують факти, пов’язані з

 

фінансовими засобами. Документи  завіряють  печаткою ор- ганізації. Документи, складені на офіційному бланку підприємства,  печаткою не завіряються. При завірянні відповідності копії документа оригіналу під реквізитом “Підпис” проставляють: завірюючий напис “Вірно”, посаду осо- би, яка завірила копію; особистий підпис; розшифровку підпи- су (ініціали,  прізвище);  дату завірення,  наприклад:

Підпис

Вірно

Інспектор відділу кадрів      М.В. Колосков

01.09.2004

Допускається завіряти  копію документа печаткою, яку визначає  організація  на свій розсуд.

Відмітка про виконавця включає прізвище  (або прізвище, ім’я, по батькові) виконавця документа і номер його телефону. Її розташовують на лицьовому  або зворотному  боці останньо- го аркуша документа в лівому нижньому  куті, наприклад:

 

Петров

або

Петров Іван Васильович

24 45 67

 

24 45 67

 

Відмітка  про виконання документа  і направлення його в справу включає такі дані: посилання на дату і номер докумен- та, що свідчить про його виконання, а за відсутності такого до- кумента — короткі відомості про виконання;  слова “У справу”; номер справи, у якій буде зберігатися  документ.

Відмітка  про виконання документа  і направлення його в справу  має бути підписана  і датована  виконавцем документа або керівником  структурного  підрозділу, в якому виконаний документ.

Відмітка про надходження документа в організацію містить порядковий номер і дату надходження (за необхідності — годи- ни та хвилини). Допускається проставляти її у вигляді штампа. Ідентифікатором електронної копії  документа  є відмітка  (ко-

лонтитул), що проставляється в лівому нижньому  куті кожної сторінки документа і містить назву файлу на машинному  носії, дату та інші пошукові дані, встановлювані в організації. Текст є основною частиною документа. Для зручності прочитання тек- сту необхідно застосовувати рубрикацію,  тобто розчленування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї час- тини від іншої, а також використовувати заголовки,  нумерацію та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної побу- дови документа. Ступінь складності рубрикації залежить від об- сягу, тематики,  призначення документа.  Найпростіший спосіб рубрикації  — поділ на абзаци.

Абзац є відступом вправо в першому рядку, яким почи- нається виклад нової думки в тексті, а також фрагмент  тексту між  двома  такими   відступами.   Вважається,  що  абзац  має містити 4—6 речень. Разом з тим у текстах документів трапля- ються абзаци, що складаються з одного речення. Абзац пови- нен бути внутрішнім  замкнутим змістовим  цілим.

Для спрощення  прочитання і роботи над документом  руб- рики нумеруються. Це доповнює абзацний поділ тексту (нуме- рація  тез, пунктів,  правил),  що залежить  від змісту,  обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну структуру. Рубрики, які більші за абзац, можуть  називатися параграфом (§),  главою, розділом,  части- ною. Вони також нумеруються.

При рубрикації тексту варто дотримуватися таких правил:

Š   нумерувати  рубрики, якщо є хоча б два однорідних еле-

менти перерахування;

Š   застосовувати однорідні засоби нумерації для однотип-

них частин;

Š   дотримуватися  правил   пунктуації   при  комбінованих

способах нумерації;

Š   використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Застосовуються дві системи нумерації  — традиційна  і но- ва.  Традиційна  система   базується   на  використанні  знаків різних  типів  — римських  і арабських  цифр,  великих  і малих букв.

 

Нова  система  нумерації  базується  на використанні лише арабських цифр, розміщених у відповідній послідовності. При цьому варто мати на увазі:

Š   після  номера  частини,  розділу,  пункту,  підпункту  ста-

виться крапка;

Š   номер  кожної  складової  частини  включає  номери  ви-

щих ступенів поділу.

Якщо текст займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку   не  можна   переносити   тільки   підпис.  На  другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажа- но:

Š   відривати  один рядок тексту або слово від попередньо-

го абзацу;

Š   починати   один  рядок  нового  абзацу  на  сторінці,  що

закінчується;  краще   почати   новий   абзац  на  новій сторінці;

Š   переносити  слово на межі сторінок; варто перенести це

слово на нову сторінку.

Текст, що містить словесну або цифрову характеристику одного об’єкта за переліком  ознак, оформляють у вигляді  ан- кети, що має постійну або змінну інформацію. До постійної інформації  належить  перелік ознак, розміщений у певній послідовності,  а до змінної  — конкретна  характеристика цих ознак.

Зразок тексту оформляють у вигляді трафарету.

У трафаретних документах  постійну  частину  тексту вико- нують друкованим способом, а змінну, — пишуть від руки. Для наочності і зручності співвідношення показників цифрового матеріалу,  як правило,  оформляють у вигляді  таблиць. Якщо в тексті документа є посилання на рядки таблиці, то вводять гра- фу “№ порядковий”. Перед числовими значеннями величин і по- значенням типів, марок продукції порядкові номери не простав- ляються. Позначення одиниць величин використовують у формі, визначені  нормативними документами  і наводять  після назви величини через кому. Якщо всі показники, наведені в гра- фах таблиці, мають ту саму одиницю величини, то її пишуть над

таблицею праворуч, а у разі перенесення таблиці — над кожною частиною. Якщо показники в більшості граф таблиці мають ту саму одиницю величини, але є кілька граф з показниками, вира- женими в інших одиницях, то загальну для більшості граф оди- ницю величини  пишуть над таблицею праворуч, а інші залиша- ють у заголовках  граф. Одиниці  кутів  (градуси,  хвилини  і се- кунди) слід писати в кожному рядку таблиці, незалежно  від то- го, є горизонтальні лінії чи ні.

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється, тоді роблять так:

1)  Якщо текст вміщується  в один рядок, його замінюють лапками  (кількість лапок — залежно від кількості слів);

2)  Якщо текст не вміщується  в один рядок, його заміню- ють словами  “Так само”, які у разі повторення  тексту заміню- ють однією парою лапок;

3) Якщо  початкова  частина  тексту  повторюється в сусідніх рядках, а кінець тексту — змінювана  частина, то час- тина тексту, що повторюється, замінюють словами  “так само” (якщо  є горизонтальні лінії, то текст варто повторювати). Не дозволяється заміна лапками:

Š   цифр і знаків;

Š   показників одиниць величин;

Š   буквених абревіатур;

Š   марок машин, механізмів, матеріалів;

Š   скорочених  показників нормативних документів  з но-

мером.

Числові  значення  однієї  величини  розміщують  у графах так, щоб одиниці були під одиницями, десятки  — під десятка- ми, сотні — під сотнями  і т.д., наприклад:

Прибуток, млн грн.  Рентабельність, \%

3 500   18,5

850      7,8

13 480             22,8

 

Числові значення неоднакових величин розміщують посе- редині. Якщо необхідно пояснити або доповнити які-небудь табличні дані, то роблять підтабличні примітки. Якщо примітка стосується  окремих місць таблиці, то в якості винос- ки використовують арабські цифри  — порядкові  номери на верхню  лінію  шрифту   (якщо   примітка   стосується   тексту), зірочки  (якщо  примітка  належить  до окремих  цифр  або сим- волів) і т.д.

Щоб спростити  прочитання таблиці, багатозначні  числа округляють.  Це не дозволяється, якщо  важливо  знати  не ок- руглені числа. Однотипні числові дані рекомендується округ- ляти з однаковим  ступенем точності. У різних графах або ряд- ках це можна робити по-різному, вибираючи най- раціональніший спосіб. Дозволяється дописувати  нулі в дро- бову частину десяткового дробу для вирівнювання кількості знаків після коми, знаючи, що число не було округлене: інак- ше воно виявиться неточним. Окремі матеріали  документа можна давати також у формі висновків.

Висновком  називають  організований у стовпчики  і рядки матеріал, не розділений лініями. Висновок містить небагато колонок,  найчастіше  дві (їх можна подвоювати,  потроювати  і т.д.), які в більшості випадків не озаглавлюють. Як правило, висновок  не має тематичного  заголовка. Висновки  не нумеру- ють, оскільки  вони безпосередньо  продовжують  текст, який їх стосується.

У документі  можуть  міститися  ілюстрації,  на які  мають бути посилання в тексті. Посилання складаються з умовної на- зви ілюстрації і порядкового номера, наприклад: “(рис. 1)”. Як- що ілюстрація  не має номера, то слово “рисунок” у посиланні не скорочується. Її розміщують  або безпосередньо  після текс- ту,  у  якому   про  неї  згадується   вперше,  або  на  наступній сторінці. Як правило,  під ілюстраціями роблять  підписи. Таб- лицю,  що  доповнює   або  пояснює   ілюстрацію,   розміщують після ілюстрації. Ілюстрації нумерують арабськими цифрами наскрізь через весь документ, наприклад:

“Рис. 1 — ...; Рис. 2 — ...”,

або в межах розділу (крім тих, що наводяться в доповненнях), і тоді їхній номер складається з номера розділу і порядкового но- мера  рисунка,  відділених  крапками,  наприклад:  “Рис. 7.4...” — четвертий рисунок сьомого розділу.

У текстах службових документів варто використовувати стандартизовані одиниці величин  і одиниці обліку, їхні назви і позначення. Числа при одиницях  величин  і одиницях  обліку слід подавати цифрами. У разі позначення інтервалу числових значень фізичної  величини  і при перерахуванні числових зна- чень, виражених  одиницею  і тією ж одиницею  фізичної  вели- чини, позначення одиниці наводять  лише після останньої ци- фри, наприклад: від 100 до 400 мм; 10 ... 100 кг.