1.2. види документів

Різноманітні потреби, що виникають  в ході господарської діяльності,  потребують існування  різних документів, які б бу- ли документальним забезпеченням даного виду діяльності.

Для спрощення діловодства необхідно розбити існуючі до- кументи на групи за різними ознаками  класифікації.

Виділяють  дві великі групи документів,  що забезпечують різні сфери життєдіяльності:

Š   система управлінських документів;

Š   системи галузевих  документаційних систем.

Предметом  вивчення  діловодства  є управлінська система документів.

Мета класифікації:

Š   підвищення оперативності роботи управлінського апа-

рату  і відповідальності виконавців шляхом  розмежу- вання функцій  структурних підрозділів  і обов’язків ви- конавців, чіткого розподілу  інформації;

Š   економія   праці,  завдяки   інформаційно-довідковому

апарату.

Значення класифікації полягає в:

Š   забезпеченні  швидкого пошуку в процесі оперативного

діловодства;

Š   підвищенні оперативності роботи з документами.

Нижче наведена класифікація документів у залежності від різних критеріїв  класифікації.

1.  Спеціалізація:

Š   загальні — з адміністративних питань;

Š   спеціалізовані — з фінансових  комерційних питань.

2.  Призначення:

Š   розпорядницькі  — документи,  що відображають  питан-

ня оперативного  керування організацією;

Š   організаційні       —        документи,     що       регламентують

діяльність організації, визначаючи її функції та функції її елементів;

Š   інформаційні  —  документи,   у  яких  міститься   інфор-

мація  про  факти,   події,  явища,   що  відбулися   в  ор- ганізації і поза її межами.

3.  Місце складання:

Š   внутрішні  —  створені  на  тому  підприємстві,   де  вони

функціонують;

Š   зовнішні — надійшли  з інших  організацій  або направ-

лені іншим організаціям чи громадянам.

4.  Напрям руху:

Š   вхідні — документи,  створені поза межами  організації  і

надійшли  в організацію;

Š   вихідні — документи, створені в організації, але викори-

стовуються поза її межами.

5.  Джерело виникнення:

Š   первинні — характеризують стан підприємства;

Š   вторинні — отримані  на основі аналізу й узагальнення;

відомостей, наданих у первинних  документах.

6.  Форма:

Š   стандартні — створюються  за чітко визначеними нор-

мами і правилами,  без відхилень  від них;

Š   індивідуальні — створюються  у довільній формі.

7.  Спосіб виготовлення:

Š   типові — наприклад,  заява;

Š   трафаретні — частина тексту друкується,  частина впи-

сується при заповненні,  наприклад,  квитанції;

Š   індивідуальні — наприклад,  листи.

8.  Техніка  створення:

Š   рукописні;

Š   створені механічним способом;

Š   на аудіо+ і відеоплівці;

Š   на дискетах, оптичних дисках, DVD та ін.

9.  Ступінь доступу:

Š   цілком   таємні  —  мають   дуже   обмежений   доступ,

зберігаються  в спеціальних умовах;

Š   таємні — зберігаються  в окремих  кімнатах,  видаються

співробітникам відповідно  до спеціальних списків,  їх реєстрація й облік ведеться в спеціальних книгах;

Š   для службового користування  — зберігаються  в сейфах,

видаються   для  роботи  відповідно   до  затвердженого керівництвом списком;

Š   загальнодоступні  — документи,  з якими  можуть ознай-

омитися  всі бажаючі без обмеження  доступу.

10. Складність:

Š   односкладові — торкаються  одного питання;

Š   складні — містять два і більше питань.

11. Стадії створення:

Š   оригінал — документ, створений  вперше й оформлений

відповідним  способом;

Š   копія — являє собою точне відтворення оригіналу, має у

верхньому  правому  куті позначку  “Копія” і завірена  у відповідному  порядку. Виділяють  три види копій:

-           відбиток  —  це  копія  оригіналу   документа,  що  зали- шається у відправника;

-           витяг — копія, що відтворює частину оригіналу;

-           дублікат  —  другий  екземпляр документа,  виданий  у зв’язку з втратою оригіналу.

12. Термін зберігання:

Š   постійного зберігання — 75 років;

Š   тривалого зберігання — більше 10 років;

Š   тимчасового зберігання — менше 10 років.

13. Способи  фіксації інформації:

Š   письмові — охоплюють всі рукописні і машинописні до-

кументи, виготовлені за допомогою ЕОМ і типографсь- ким способом;

Š   графічні — креслення,  графіки,  карти, малюнки,  схеми,

плани, цінність яких полягає в ілюстративності

Š   фото+, кіно+, фонодокументи   —  дають  можливість зафіксувати ті об’єкти, явища, процеси, які відтворити іншими способами складно або неможливо.

14. Зміст:

Š   організаційно+розпорядницькі  — документи  для  опера-

тивного управління організацією;

Š   фінансово+облікові — відображають ведення обліку в ор-

ганізації;

Š   складські  (збутові)   —  відображають   аспекти   госпо-

дарської діяльності.

15. Назва:

Š   положення;

Š   накази;

Š   інструкції;

Š   звіти;

Š   акти;

Š   записки;

Š   листи та ін.

16. Термін виконання:

Š   термінові,  дуже термінові  —  вимагають  виконання в

терміни, встановлені законом, правовим актом, керівником  або за способом  відправлення, вручення  з позначкою “Терміново” (для телеграм);

Š   звичайні,  безстрокові  —  не  вимагають   виконання  у

певні терміни.

17. Юридична чинність:

Š   дійсні:

— діючі — такі, що мають юридичну чинність на даний мо- мент;

— недіючі — ті, що втратили  силу у зв’язку із закінченням терміну дії;

Š   фальшиві:

— виникають  у результаті  матеріальної  або інтелектуаль- ної підробки;

— матеріальні  підробки бувають у разі, якщо до змісту дійсного документа  замість  правильних вносять  неправильні відомості, роблять виправлення, підчищення;

— інтелектуальні підробки  виражаються в складанні  і ви- дачі документа свідомо неправильного змісту, хоча й правиль- но оформленого.

18. Походження:

Š   службові  —  стосуються   інтересів   підприємств  і  ор-

ганізацій;

Š   особові — стосуються конкретної  особи.

19. Ступінь обов’язковості:

Š   директивні  — вимагають  обов’язкової  відповіді,  вико-

нання;

Š   інформаційні  —  виготовляються з інформаційною ме-

тою, беруться до відома.

При надходженні документів в організацію надалі вони групуються  відповідно до певної схеми (яка залежить  від спе- цифіки  діяльності  організації).

При цьому можна використовувати класифікацію за таки- ми ознаками:

Š   номінальний — за назвою;

Š   предметний — однорідні за змістом документи;

Š   авторський  — документи,  створені  однією  установою,

особою;

Š   кореспондентський — листування з конкретною устано-

вою, організацією, підприємством, приватною особою;

Š   географічний — документи, пов’язані з декількома  коре-

спондентами, розміщеними на певній території;

Š   хронологічний — документи,  що охоплюють  певний  ча-

совий період.

Кожна з цих ознак може бути покладена  в основу форму- вання справ. Для великих підприємств застосовується су- купність ознак, використовуваних на основі ієрархічного поділу.

План семінарського заняття

1.  Поняття інформації. Види інформації.

2.  Поняття документа. Функції документа.

3.  Поняття діловодства. Нормативно-правове регулюван- ня діловодства  в Україні.

4.  Класифікація документів.

Рекомендована література: 2, 4, 10, 12, 13, 14, 15, 21, 22,

23, 24, 28, 31, 32, 34, 35.

Термінологічний словник

Алфавіт  —  сукупність   вихідних   попарно   різних графічних знаків (букв),  застосовуваних у тій чи іншій області і розміщених  у певному порядку.

Справа — сукупність  службових  документів,  що накопи- чуються поступово в процесі діловодства, об’єднані загальною ознакою і зберігаються  разом (звичайно в окремих папках).

Діловодство — це комплекс  різних  робіт зі службовими документами  (від їх підготовки  до здачі в архів),  що викону- ються  в установах,  організаціях і адміністративних апаратах підприємств у ході виконання ними  своїх функцій  і завдань. Під діловодством розуміють також методи і прийоми роботи зі службовою документацією.

Документ — матеріальний об’єкт, що містить закріплену і призначену  для її передачі та використання інформацію.

Документація — збір документів.

Документаційна діяльність — сукупність процесів збору й опрацювання документів.

Документ вторинний — документ, підготовлений у ході перетворення інформації  на основі вивчення змісту первинно- го документа.

Документ неофіційний — документ рекомендаційного ха- рактеру, що не має законодавчої  сили.

Документ нормативний — офіційний документ, що містить певні правила, норми і т.д.

Документ офіційний — документ,  що має певну законо- давчу силу і випускається від імені тієї чи іншої офіційної осо- би, органу або установи.

Документ первинний — документ, що безпосередньо містить результати вивчення,  дослідження,  розробки і т.д.

Документ службовий — документ, підготовлений у якій- небудь організації, який служить  для забезпечення керування діяльністю  цієї організації і підвідомчих  їй організацій  та підрозділів.

Ієрархічний поділ  — послідовний розподіл багатьох об’єктів, які систематизуються, на підпорядковані підмножини.

Інформація —  зміст  якого-небудь  повідомлення; інфор- мація про що-небудь, яка розглядається в аспекті її передачі в просторі і часі. У більш загальному  розумінні інформація — це зміст зв’язку між матеріальними об’єктами, що виражається у зміні станів цих об’єктів.

Інформація графічна — інформація, що виражається і пе- редається за допомогою наочних графічних образів, що не складають алфавіту; зміст графічного документа.

Інформація документальна — інформація, закріплена на спеціально  вибраному  матеріальному носії; зміст  документа або тексту.

Інформація недокументальна (незакріплена) — інфор- мація, що не фіксується спеціально на якому-небудь ма- теріальному носії. При цьому вона обов’язково має матеріаль- ний об’єкт — носій інформації,  але він не має документально- го характеру.

Інформація письмова — документальна інформація, що виражається в письмовому вигляді за допомогою тієї або іншої системи запису знаків; зміст письмового  документа.

Інформація повна  — інформація, що дозволяє вичерпно відповісти на поставлене запитання.

Інформація чисельна — інформація, що має кількісний характер і відображається за допомогою цифр.

Джерело інформації — будь-яка система, що створює повідомлення або містить інформацію, призначену  для її пере- дачі.

Класифікація — процес віднесення  об’єкта до певного підрозділу  якої-небудь класифікації, здійснюваний на основі визначення наявності  або відсутності  заданої ознаки  в цьому об’єкті.

Класифікація, класифікаційна система — система, структура  якої передбачає упорядковане розміщення багатьох об’єктів на основі встановлених зв’язків і залежностей між оз- наками  цих об’єктів. Наочне  відображення класифікаційної системи  одержують  у вигляді  класифікаційних таблиць  або схем.

Критерій — ознака, яка при оцінці функціонуючих об’єктів приймається в якості найбільш істотної.

Об’єкт  інформації — предмет або явище, до якого прямо або опосередковано відноситься дана інформація.

Ознака — характеристика об’єкта, яка дозволяє встанов- лювати його подібність чи розходження відносно до інших об’єктів.

Повідомлення — форма представлення інформації  (на- приклад, у вигляді тексту, послідовності сигналів, мови, зобра- ження і т.д.); вид зв’язку.

Старіння інформації — властивість  інформації  втрачати згодом свою практичну цінність, обумовлена зміною об’єкта інформації.

Цінність інформації — властивість інформації, обумовле- на її придатністю  до практичного використання в різних обла- стях цілеспрямованої людської діяльності для досягнення пев- ної мети.

Юридична сила — це властивість  документа,  яка  на- дається  йому чинним  законодавством, компетенцією  органу, що видає цей документ, оформлена  встановленим порядком.

Запитання для самоперевірки

1.   Що таке інформація?

2.   Якими властивостями має володіти інформація?

3.   Які функції виконує документ?

4.   У чому полягає специфіка документальної інформації?

5.   Які функції виконує діловодство?

6.   З якою метою проводять  класифікацію документів?

7.   Чи  можна  наріжним  каменем  ієрархії  класифікації ставити ознаку “назва”? Чому?

8.   Побудуйте           класифікаційну         схему документів     на підприємстві.

Теми рефератів

1.   Інформаційне суспільство.

2.   Роль інформації  в сучасному суспільстві.

3.   Роль діловодства  на підприємстві.

4.   Класифікаційні системи.

Тести для перевірки знань

1.   З часом інформація піддається:

а) витримуванню;

б) старінню;

в) настоюванню;

г) всі відповіді вірні.

2.   Інформація “Нам  не страшний  сірий  вовк”  для  поросят з відомої казки є:

а) графічною;

б) документальною;

в) усною;

г) достовірною;

д) всі відповіді вірні.

3.   Конспект лекцій студента  має юридичну  силу:

а) так;

б) не має;

в) не завжди.

4.   З погляду  Шерлока Холмса  інформація про те, що Земля обертається навколо Сонця, є:

а) достовірною;

б) своєчасною;

в) надлишковою;

г) всі відповіді вірні.

5.   Документальна інформація є:

а) безперервною;

б) дискретною;

в) свій варіант           .

6.   Документ, що містить певні правила, це:

а) діючий документ;

б) патентний  документ;

в) анонімний  документ;

г) нормативний документ.

7.   Прайс\%лист фірми з продажу комп’ютерів є:

а) секретним  документом;

б) документом  загального користування;

в) документом  для службового  користування.

8.   Службова записка є:

в) внутрішнім  документом;

б) зовнішнім  документом.

9.   Рецензія є:

а) типовим документом;

б) трафаретним документом;

в) індивідуальним документом.

10.  Значення класифікації документів полягає  в:

а) забезпеченні  швидкого пошуку потрібного документа;

б) підвищенні швидкості опрацювання документів;

в) упорядкуванні наявних документів;

г) всі відповіді вірні.