5.2. доповідна і пояснювальна записки

Доповідна  записка  —  це службовий  документ,  адресова- ний керівнику  даної або вищої організації (керівнику струк- турного підрозділу), у якій автор інформує  про ситуацію, ви- конану роботу, а також дає свої висновки  і пропозиції.

Текст  доповідної  записки  поділяється на дві частини:  у першій — (описовій) описують факти або ситуацію, а в другій

–прохання і пропозиції.  Доповідні  записки,  у яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно.  Доповідна  за- писка оформляється на бланках формату А4 або А5 (у залеж- ності від тексту) з кутовим розташуванням постійних реквізитів (див. Додаток 11).

Реквізити:

Š   назва виду документа;

Š   дата (проставляється в день підписання);

Š   індекс (проставляється в день підписання);

Š   місце складання;

Š   адресат;

Š   заголовок  до тексту;

Š   текст;

Š   відмітка про наявність  доповнень (якщо  необхідно);

Š   підпис.

Пояснювальна записка — це службовий документ, у якому пояснюється зміст окремих положень  основного документа (плану,  звіту, проекту  і т.д.) або причини  яких-небудь подій, фактів, порушень.

За змістом пояснювальні записки поділяють  на дві групи

(див. Додаток 12):

Š   записки, що супроводжують основний  документ (план,

звіт)  і пояснюють  зміст окремих  його положень.  Вони оформляються на загальних  або спеціальних бланках машинописним способом;

Š   записки  з приводу  яких-небудь випадків, ситуацій, по-

рушень та поведінки окремих працівників і т.д. Оформ- ляються від руки на чистому аркуші паперу.