Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

7.2. завдання і функції служби діловодства

Діловодство  в банку здійснюється спеціальною  службою, що діє на правах самостійного  структурного  підрозділу, секре- тарем керівника  або іншою посадовою особою банку.

На службу діловодства покладається вирішення таких за- вдань:

Š   забезпечення єдиного  порядку  роботи  з документами,

починаючи  з їх створення (одержання) і до відправки або здачі в архів;

Š   встановлення   організаційно-правового  положення,

структури,  функцій, прав і відповідальності служб, зай- нятих документаційним забезпеченням; визначення по- садового  складу  і  кваліфікаційних  вимог  до  праців- ників цих служб;

Š   створення для них єдиної нормативно-методичної бази

(інструкцій, положень, рекомендацій  та ін.);

Š   розробка  і  впровадження нормативних і  методичних документів з удосконалення діловодства;

Š   участь в розробці та використання в практичній діяль-

ності засобів  і методів автоматизованої обробки  доку- ментів на базі ПЕОМ.

Відповідно  до покладених  на неї завдань служба діловод- ства здійснює такі функції:

1. В області документування:

Š   проектування бланків документів;

Š   організація  за дорученням керівництва банку підготов-

ки низки документів, їх оформлення і випуску;

Š   забезпечення   машинописного  виготовлення   доку-

ментів,  стенографування,  копіювання   і  тиражування документів;

Š   впорядкування документальної бази, дотримання пра-

вил підготовки й оформлення документів;

Š   контроль за якісною підготовкою й оформленням доку-

ментів, скороченням непотрібної переписки, термінами проходження,  узгодження  і виконання документів;

Š   автоматизована підготовка документів.

2. В області організації роботи з документами:

Š   визначення порядку  проходження й опрацювання до-

кументів;

Š   прийом,  відправлення, експедиційна опрацювання до-

кументів; попередній розгляд;

Š   реєстрація й облік документів, ведення журналів  і кар-

тотек;

Š   організація   своєчасного  розгляду  і підготовки  до до-

повіді керівництву банку внутрішніх  та тих що надхо- дять і відправляються документів;

Š   організація  контролю  за виконанням документів, регу-

лювання  ходу виконання, узагальнення відомостей про результати виконання документів;

Š   використання в  процесі  реєстрації,  обліку,  контролю

виконання, пошуку  сучасних  засобів  обчислювальної техніки;

Š складання номенклатури справ банку; забезпечення формування справ, оперативного  зберігання  доку- ментів і справ; підготовка справ до здачі в архів.

3. В області методичної роботи:

Š   методичне  керівництво і здійснення контролю  за  ор-

ганізацією   роботи   з   документами    в   структурних підрозділах  банку;

Š   підвищення кваліфікації працівників служби  діловод-

ства  і  відповідальних  за  діловодство   в  структурних підрозділах  банку;

Š   вивчення  передового досвіду організації роботи з доку-

ментами в державних  структурах.

Організаційна структура  служби діловодства  банку роз- робляється з метою встановлення чіткої побудови служби діловодства,  раціонального розподілу  функцій  між посадови- ми особами служби і підвищення ефективності роботи уп- равлінського апарату.

Вона ґрунтується на чинному  законодавстві та норматив- но-методичних документах  у сфері діловодства  й архівної справи і розробляється відповідно  до організаційної структу- ри банку, обліку обсягу документообігу, системою ведення діловодства. До її складу включаються: організаційно-струк- турна схема служби діловодства, положення про службу діло- водства і посадові інструкції  працівника служби діловодства.

Організаційно-структурна схема служби діловодства  бан- ку складається на основі організаційної структури банку, штатно-посадового складу його працівників, розподілу функцій  між структурними частинами  служби  діловодства  і посадових осіб.

Залежно від масштабів діяльності (статутний капітал, фінансовий оборот, наявність  філій, відділень та ін.), його ор- ганізаційної структури і штатно-посадового складу, кадрових і технічних засобів, територіального розміщення, обсягу взаємин  із клієнтами  і партнерами,  кількості  опрацьовуваної документації  банки умовно можна поділити  на три групи: ве- ликі, середні, малі (див. Додаток 18).

 

Віднесення  банку до однієї з груп є основою для складан- ня організаційно-структурної схеми служби  діловодства  бан- ку. На цій підставі розробляються положення про службу діловодства, посадові інструкції  її працівників.

Для визначення кількості і найменування посад працівників  служби   діловодства,   нормування  їхньої  праці банк застосовує  певні нормативи  і норми.