7.2. завдання і функції служби діловодстваДіловодство в банку здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, секре- тарем керівника або іншою посадовою особою банку. На службу діловодства покладається вирішення таких за- вдань: забезпечення єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення (одержання) і до відправки або здачі в архів; встановлення організаційно-правового положення, структури, функцій, прав і відповідальності служб, зай- нятих документаційним забезпеченням; визначення по- садового складу і кваліфікаційних вимог до праців- ників цих служб; створення для них єдиної нормативно-методичної бази (інструкцій, положень, рекомендацій та ін.); розробка і впровадження нормативних і методичних документів з удосконалення діловодства; участь в розробці та використання в практичній діяль- ності засобів і методів автоматизованої обробки доку- ментів на базі ПЕОМ. Відповідно до покладених на неї завдань служба діловод- ства здійснює такі функції: 1. В області документування: проектування бланків документів; організація за дорученням керівництва банку підготов- ки низки документів, їх оформлення і випуску; забезпечення машинописного виготовлення доку- ментів, стенографування, копіювання і тиражування документів; впорядкування документальної бази, дотримання пра- вил підготовки й оформлення документів; контроль за якісною підготовкою й оформленням доку- ментів, скороченням непотрібної переписки, термінами проходження, узгодження і виконання документів; автоматизована підготовка документів. 2. В області організації роботи з документами: визначення порядку проходження й опрацювання до- кументів; прийом, відправлення, експедиційна опрацювання до- кументів; попередній розгляд; реєстрація й облік документів, ведення журналів і кар- тотек; організація своєчасного розгляду і підготовки до до- повіді керівництву банку внутрішніх та тих що надхо- дять і відправляються документів; організація контролю за виконанням документів, регу- лювання ходу виконання, узагальнення відомостей про результати виконання документів; використання в процесі реєстрації, обліку, контролю виконання, пошуку сучасних засобів обчислювальної техніки; складання номенклатури справ банку; забезпечення формування справ, оперативного зберігання доку- ментів і справ; підготовка справ до здачі в архів. 3. В області методичної роботи: методичне керівництво і здійснення контролю за ор- ганізацією роботи з документами в структурних підрозділах банку; підвищення кваліфікації працівників служби діловод- ства і відповідальних за діловодство в структурних підрозділах банку; вивчення передового досвіду організації роботи з доку- ментами в державних структурах. Організаційна структура служби діловодства банку роз- робляється з метою встановлення чіткої побудови служби діловодства, раціонального розподілу функцій між посадови- ми особами служби і підвищення ефективності роботи уп- равлінського апарату. Вона ґрунтується на чинному законодавстві та норматив- но-методичних документах у сфері діловодства й архівної справи і розробляється відповідно до організаційної структу- ри банку, обліку обсягу документообігу, системою ведення діловодства. До її складу включаються: організаційно-струк- турна схема служби діловодства, положення про службу діло- водства і посадові інструкції працівника служби діловодства. Організаційно-структурна схема служби діловодства бан- ку складається на основі організаційної структури банку, штатно-посадового складу його працівників, розподілу функцій між структурними частинами служби діловодства і посадових осіб. Залежно від масштабів діяльності (статутний капітал, фінансовий оборот, наявність філій, відділень та ін.), його ор- ганізаційної структури і штатно-посадового складу, кадрових і технічних засобів, територіального розміщення, обсягу взаємин із клієнтами і партнерами, кількості опрацьовуваної документації банки умовно можна поділити на три групи: ве- ликі, середні, малі (див. Додаток 18).
Віднесення банку до однієї з груп є основою для складан- ня організаційно-структурної схеми служби діловодства бан- ку. На цій підставі розробляються положення про службу діловодства, посадові інструкції її працівників. Для визначення кількості і найменування посад працівників служби діловодства, нормування їхньої праці банк застосовує певні нормативи і норми. |
| Оглавление| |