Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

3.4. правила

Правила  — це службові документи  організаційного харак- теру, у яких  викладаються установки,  норми  або вимоги,  що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки  і т.д.

Правила  належать до організаційних документів (див. До- даток 7).

За  формою  і змістом  правила  подібні  інструкціям; іноді вони є їхньою складовою частиною (наприклад, “Правила оформлення вихідних документів”, “Правила обліку і реєстрації листів громадян” входять в “Інструкцію з діловодства”). Оформляють правила  на загальних  або спеціальних бланках формату А4. Доцільно  використовувати бланки з кутовим розміщенням постійних  реквізитів,  оскільки  може бути гриф затвердження.

Реквізити правил:

Š   назва виду документа (П Р А В И Л А);

Š   дата;

Š   індекс;

Š   місце видання;

Š   гриф затвердження;

Š   заголовок  до тексту (може поєднуватися з назвою виду

документа);

Š   текст (може складатися з розділів, підрозділів,  пунктів,

підпунктів);

Š   підпис;

Š   гриф узгодження  (оформляють у разі потреби на друго-

му екземплярі);

Š   візи  (оформляють у разі  потреби  на другому  екземп-

лярі);

Š   відмітка про виконавця (оформляють у разі потреби на

другому екземплярі).

Правила  обов’язкові для виконання для всіх, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, “Правила внутрішнього трудового розпорядку” мають на меті зміцнення трудової і виконавської дисципліни, пра- вильну  організацію  роботи і відпочинку,  повне і раціональне використання робочого часу, підвищення якості і продук- тивність роботи. Вони обов’язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила  (винятки з правил)  повинні вивішуватися на видному місці, тому допускається їх художнє оформлення.

3.5. Наказ

Наказ — це правовий акт, який видається керівником підприємства на правах єдиноначальності й у межах його ком- петенції  для  вирішення основних  і оперативних завдань,  що стоять перед даним підприємством. Якщо наказ видається  ви- щою інстанцією,  то він може стосуватися широкого  кола ор- ганізацій і посадових осіб. Проект наказу обов’язково узгод- жується  з усіма зацікавленими особами даного підприємства. У разі порушення правил видання наказу, він втрачає свою юридичну чинність.

Наказ належить до розпорядницьких документів (див. До- даток 8).

Наказ  доповнюється документами,  що свідчать  про його доцільність.  Наказ  набирає сили з моменту його підписання і діє до закінчення терміну, якщо він визначений, або до момен- ту, доки наказ не буде скасований.

Накази бувають:

Š   нормативні   —  стосуються   всіх  співробітників  (про

внутрішній  розпорядок);

Š   індивідуальні  —  стосуються   конкретних   осіб  (про

преміювання);

Š   по особовому складу — оформляють рішення про прий-

няття на роботу, звільнення, преміювання і т.д. окремих працівників;

Š   з питань  основної  діяльності  —  оформляють рішення

керівника,   пов’язані   з  організацією   роботи  підпри- ємства в цілому або його структурних підрозділів.

Накази оформляються на загальних  чи спеціальних блан- ках або чистих аркушах формату А4.

Текст наказу складається з двох частин, що:

Š   констатує — вказуються мета і завдання запропонованих

дій і причини видання наказу, даються посилання на до- кументи, що є основними  для видання даного наказу.

Š   розпорядницька — викладається в наказовій формі. По-

чинається  словом “НАКАЗУЮ...”, яке друкується вели- кими буквами. Далі вказуються  дії, призначаються по- садові особи, відповідальні  за їх реалізацію  і вказують- ся терміни  виконання завдань.  Ця частина  може скла- датися з декількох пунктів. В останньому пункті міститься  вказівка  щодо  посадової  особи,  яка відповідає за виконання наказу в цілому.

Реквізити:

Š   назва виду документа (наказ);

Š   дата (проставляється у день підписання);

Š   індекс (проставляється у день підписання);

Š   місце складання;

Š   заголовок  до тексту;

Š   відмітка про контроль (проставляється у разі потреби);

Š   текст;

Š   підпис;

Š   гриф угоди (оформляється у разі потреби);

Š   візи (якщо  необхідно);

Š   відбиток печатки (якщо  необхідно);

Š   відмітка про виконання.

Іноді існує потреба не у всьому наказі, а в його окремих ча- стинах. Для цього виготовляють витяг (виписку) з наказу.

Витяг   —  це  частина   оригіналу   документа,   яка  оформ- ляється для вирішення питань, пов’язаних з виробничою діяльністю  підприємства.

Витяг з наказу має фактично  ті самі реквізити,  що й наказ, але з нього береться  тільки  та розпорядницька частина тексту, яка потрібна для практичної роботи. Констатуючу частину пе- реносять  повністю. Крім того, ставлять  відмітку про завірення копії.

Витяги з наказів оформляються на загальних або спеціальних бланках, а також на чистих аркушах паперу фор- мату А4 і А5.