Діловодство в банківських установах - Навчальний посібник (Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В.)

8.2. зберігання документів

Підготовка  виконаних документів  до зберігання  є завер- шальним етапом процесу діловодства. Відбір документів на зберігання  в архіві або на знищення  проводиться щорічно  по закінченні  діловодного року.

Підготовка  документів до здачі у відомчий архів включає:

Š   проведення  експертизи цінності документів;

Š   оформлення справ;

Š   складання описів справ;

Š   складання актів про виділення  до знищення  документів

і справ.

Перший етап підготовки документів до здачі в архів поля- гає у визначенні термінів їх зберігання, що здійснюється в про- цесі експертизи наукової і практичної  цінності документів. Ця експертиза  проводиться спеціальною  постійно діючою екс- пертною комісією, призначеною  керівником. Мета комісії — відібрати  документи  встановити  терміни  їх зберігання,  а та- кож відібрати на знищення  документи,  що втратили  практич- не значення. До складу комісії включаються найбільш кваліфіковані співробітники структурних підрозділів,  діло- водних служб та архівів.

Головними  документами  для  експертних  комісій,  якими вони  керуються   при  визначенні   термінів   зберігання   доку- ментів, є перелік документів із зазначенням термінів зберіган- ня.  Перелік  документів  —  це  систематизовані списки  доку-

 

ментів установ, організацій  і підприємств,  що містять  норма- тивні вказівки  щодо термінів зберігання. Переліки  документів можуть бути:

Š   типовими.   Їх   призначення  —   уніфікація  термінів

зберігання однорідної типової документації, що утворюється у процесі діяльності всіх установ, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і галузевої спрямованості. Наприклад, терміни  зберігання  наказів  керівництва, планів  і звітів, доку- ментів по особовому складу, бухгалтерській документації  і т.д. Ці та інші типові документи  виконують  однакові для всіх ус- танов функції, а тому повинні мати й однакові терміни зберігання;

Š   відомчими  — за окремими  галузями  діяльності.  Перед-

бачають максимально повне охоплення  видів документів  за напрямом  діяльності  підприємств галузі.

Експертиза цінності проводиться на основі номенклатури справ і переліків документів із зазначенням термінів зберіган- ня, з поаркушним переглядом  справ постійного  зберігання  і з позначкою “ЕПК (експертно-перевірочна комісія)”.

Комісія може призначити документам такі терміни зберігання:

Š   короткочасні  терміни зберігання  — менше 10 років (на-

приклад, один рік, три, п’ять);

Š   довгострокові   терміни  зберігання   —  понад  10  років,

включаючи  постійне  зберігання  (наприклад, 10 років,

30 років, 75 років і т.д.);

Š   деякі документи  не зберігають — вони підлягають  зни-

щенню.

Термін зберігання  документів  розраховуються з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. Напри- клад, якщо  документ  проходив  у травні  2003 року, то термін його зберігання  буде розраховуватися з 1 січня  2005 року. У додатку   27  представлені   терміни   зберігання   деяких   доку- ментів, що з’являються або використовуються у процесі банківської  діяльності.

На відібрані комісією до знищення документи складається акт, у якому перелічуються назви, індекси і заголовки  до тек- сту  знищених  документів  (див.  Додаток  28).  Використання цих документів  для господарських потреб забороняється. За- бороняється також  спалювати  їх. Документи  подрібнюють  у спеціальних машинах і здають у макулатуру.

Оформлення справ довгострокового  (понад  10 років)  і постійного зберігання  передбачає комплекс робіт:

Š   оформлення реквізитів обкладинки справи — назва ус-

танови, номер, заголовок  справи відповідно до номенк- латури  справ, рік, кількість  аркушів, термін зберігання (див. Додаток 29);

Š   складання опису справи, у якому перелічують назви до-

кументів, їх дати, вказують  кількість  аркушів у кожно- му документі. Опис підписують члени експертної комісії, затверджує  керівник  підприємства (див. Дода- ток 30);

Š   брошуровка  — підшивання документів  у тверду обкла-

динку;

Š   нумерація  аркушів;

Š   складання аркуша-завірителя справи.

Для справ короткочасного зберігання  (до 10 років) проце- дура оформлення справ спрощується:

Š   документи  залишають  у справах в швидкозшивачах;

Š   аркуші не нумеруються;

Š   опис на справи не складаються.

Справи  постійного і довгострокового  зберігання  підшива- ються у тверду обкладинку  в 3–4 проколи з урахуванням мож- ливості вільного прочитання тексту всіх документів,  дат, віз і резолюцій  на них. Металеві скріпки повинні бути вилучені.

Аркуші в справі (за винятком аркушів-завірителів і внутрішнього опису) нумеруються арабськими  цифрами вало- вою (порядковою) нумерацією  в правому  верхньому  куті, не зачіпаючи тексту, чорним олівцем.

Кількість  аркушів  у справі, особливості  її, а також всі на- ступні  зміни  в складі  і стані справи  (пошкодження, додання

 

нових документів, заміна оригіналів  на копії) відзначаються в аркуші-завірителі (див. Додаток 31) з посиланням на відповідний акт.

Обкладинка справ постійного  і довгострокового  зберіган- ня оформляється за встановленою формою.

На завершені  справи  постійного,  довгострокового  (понад

10 років) зберігання і по особовому складу складаються описи. На справи тимчасового  (до 10 років включно)  зберігання  опи- си не складаються. Описи справ структурних підрозділів скла- даються секретарями під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву. На основі цих описів склада- ють зведений опис справ банку.

Описи  складаються окремо на:

Š   справи постійного зберігання;

Š   справи тимчасового  (10 років і більше) зберігання;

Š   справи по особовому складу.

Окремий опис являє  собою перелік  справ із самостійною валовою закінченою нумерацією.

Описи справ складаються за встановленою формою в двох екземплярах і подаються  до відомчого архіву разом з переда- чею справ на зберігання.

З моменту  заведення   і  до  передачі  в  Державний  архів справи зберігаються  на підприємстві.  Керівники структурних підрозділів  і співробітники, які відповідають за діловодство, зобов’язані забезпечувати схоронність документів і справ. Справи, що знаходяться в робочих кімнатах і спеціально відве- дених приміщеннях, розміщуються у вертикальному поло- женні корінцями назовні, в шафах, що замикаються, забезпе- чують їх повну схоронність,  захищають  від пилу і впливу  со- нячного світла. Для полегшення пошуку документів  справи розміщують  відповідно до номенклатури справ, а витяг з неї з назвами й індексами всіх справ, що зберігаються в шафі, вивішують на внутрішньому боці шафи. На корінцях обклади- нок справ вказуються  індекси за номенклатурою.

Вилучення документів  зі справ не допускається. У винят- кових  випадках  з усного  або письмового  дозволу  керівника

можливе вилучення документа (наприклад, на вимогу судово- слідчих органів). У цьому разі складають акт про видачу доку- мента в тимчасове користування і вкладають його на місце ви- лученого  документа. І ще в справі залишають  точну і акт про причини  вилучення оригіналу.  Акт має бути скріплений гер- бовими  печатками  підприємства,  що видало  документ  у тим- часове користування. Він зберігається в справі до повернення оригіналу  документа.

Копії документів, що зберігаються  в справах, можуть вида- ватися з усного або письмового дозволу керівника підприємства.

Якщо документ, з якого знімають копію, був оформлений на бланку, то й копію оформляють на бланку. У верхньому правому куті документа з 56 знакомісця (з лівостороннім відступом 14 см) друкують слово “Копія”.

Далі на бланк переносяться всі реквізити,  оформлені  на оригіналі.  Копія не підписується керівником, але під реквізи- том Підпис оформляють завірений  напис, що підтверджує відповідність  змісту копії оригіналу.

Завірений напис оформляється від межі лівого поля і по- чинається  зі слова  “Вірно”, далі пишуть  назву  посади  особи, яка  завіряє,   її  підпис  і  розшифровку  підпису.  Під  словом “Вірно” оформляється дата складання копії. Якщо на оригіналі стоїть печатка підприємства,  то її відбиток  необхідно постав- ляти і на копії.

Якщо окремі справи необхідні в структурних підрозділах для поточної роботи, то з архіву вони можуть видаватися в тимчасове  користування. На  місці справи  залишається карт- ка-замінник, у якій вказується (див. Додаток 25):

Š   у який підрозділ видана справа;

Š   його номер;

Š   кількість  аркушів у справі;

Š   дата видачі;

Š   розписка  в отриманні.

Справа має бути повернена в архів того ж дня.

В архівах  підприємств і установ  документи  зберігаються не    більше    15    років    (залежно   від    підпорядкованості

 

підприємства), крім матеріалів по особовому складу, що зберігаються  40 років. Після  закінчення зазначених  термінів справи передаються  з архівів підприємств у державні архіви.

План семінарського заняття

1.  Складання номенклатури справ.

2.  Організація           зберігання      документів     тимчасового зберігання.

3.  Робота експертної комісії.

4.  Підготовка  документів тривалого і постійного зберіган- ня до здачі в архів.

5.  Порядок  видачі документів зі справи.

 

27.

Рекомендована література: 7, 8, 9, 17, 18, 19, 20, 25, 26,

 

Термінологічний словник

Справа — це сукупність документів, що стосуються певно- го питання  діяльності  установи  і поміщених  в окрему обкла- динку з відповідним  заголовком.

Корінець — місце згинання і скріплення аркушів, перепле- тення або обкладинки видання.

Номенклатура справ — це систематизований перелік найменування справ, заведених  в організації,  із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений у встановленому порядку.

Формування справ — це віднесення  документів до певної справи відповідно до номенклатури справ і систематизація до- кументів усередині неї.

Запитання для самоперевірки

1.   З якою метою складається номенклатура справ?

2.   Що не входить до номенклатури справ?

3.   Які допустимі обсяги справи?

4.   Які функції виконує експертна комісія?

5.   Який порядок знищення  документів?

6.   Яким  чином  можна  взяти  в тимчасове  користування доку- мент зі сформованої справи?

7.   Як скласти опис справи?

8.   Які документи  зберігаються  постійно?

Теми рефератів

1.   Зразкова номенклатура справ кредитного відділу банку.

2.   Зразкова номенклатура справ валютного відділу банку.

3.   Створення  і  порядок   роботи   експертної   комісії   в  ко- мерційному  банку.

4.   Архів у комерційному банку.

Тести для перевірки знань

 

ся:

1.   Мінімальна  кількість номенклатури справ складає:

а) 1 екземпляр;                       б) 2 екземпляри;

в) 3 екземпляри;                  г) 4 екземпляри.

2.   Цінність документів перед здачею в архів визначається:

а) секретарем;

б) керівником  банку;

в) завідувачем  АГЧ;

г) експертною  комісією;

д) свій варіант.

3.   Короткочасним терміном  зберігання справ є термін менше:

д) 1 року;                                б) 3 років;

в) 5 років;                               г) 10 років.

4.   В архіві банку документи по особовому складу  зберігають\%

а) 10 років; б) 25 років; в) 40 років; г) 75 років;

д) власний варіант                    .