Автоматизоване робоче місце менеджера - Навчальний посібник (Худякова І.М.)

Частина 2 органІзацІя роботи менеджера

Завжди не вистачає часу, щоб  виконати роботу як  слід, але  для  того, щоб  її перероби- ти, час завжди знайдеться.

Закон Мескімена

Секрет успіху — в щирості. Як тільки ви зможете її зобрази- ти, вважайте, що ви у виграші.

Формула успіху Глайма

Тисячолітня історія розви- тку менеджменту до середини минулого сторіччя базувалася на примітивних технічних засобах (папірус, папір, блокнот, пензлик, олівець, гусяче перо, ручка, рахівниці, арифмометр, годинник, теле- граф). Ухвалені рішення передавалися частіше у вигляді усних роз- поряджень або письмових наказів через кур’єрів. Концентрація ви- робництва, зростання числа менеджерів, інтернаціоналізація бізнесу вимагає розробки уніфікованої документації і технічних засобів, що полегшують роботу менеджера.

З часом прийшло розуміння, що автоматизація управлінської праці дає значно більший ефект, ніж скорочення ручної праці у ви-

робництві. Відома безліч технологій і засобів організації управлінсь-

кої праці, які залежно від принципів фіксації інформації і техніки роботи можна розділити на п’ять поколінь.

 

Календар

Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла в минулому столітті і в досконалому вигляді матеріалізува- лася у вигляді перекидного календаря в 1870 р. На кожен день відво- дилася одна сторіночка календаря, де вказувалося число, день тиж- ня, місяць і рік, а згодом додалися національні і релігійні свята, дні народження великих людей. Наявність вільного простору давала мо- жливість робити необхідні записи: переговори, наради, витрати, зустрічі, заходи. Майже сторіччя перекидний календар був основ- ним інструментом урядовця і менеджера. Проте з розвитком радіо, телебачення його роль як оперативного інформатора стала знижува- тися, а стаціонарне розміщення на робочому столі було явною не- зручністю для комівояжерів, брокерів, агентів, маклерів Тому результатом вдосконалення перекидного календаря стали щоденник і тижневик.

Щоденник

Перекидний безвідривний календар у вигляді зручного бло- кнота різного формату з міцною обкладинкою. Щоденник можна було брати з собою у відрядження і на наради, поклавши в порт- фель або дипломат. Збереження інформації більш досконаліше, ніж у перекидного відривного календаря. Ще зручнішим для ме- неджера виявився тижневик, в якому була можливість плануван- ня робочого тижня і дня, контролю за виконанням записаних за- ходів, аналізу витраченого часу, швидшого пошуку інформації, яка групувалася за 52 тижнями, а не 365 днями. У 80-х рр. тиж- невики майже витіснили перекидні календарі і набули настільки широке поширення, що стали елементом ділового стилю підпри- ємства.

«Організатор»

Поєднання в одному інструменті різних засобів, таких як кален-

дар, блокнот, адресна і телефонна книжки.

 

До числа недоліків «організатора» слід віднести такі:

•           відсутність чіткої класифікації і систематизації записів, оскільки в ньому об’єднані різні інструменти;

•     безліч модифікацій інструментів з різним розміщенням компо-

нентів і дизайном, що ускладнює його використання;

•     відсутність методів цільового планування і технології вирішен-

ня «слонячих задач».

«Тайм менеджер»

Усунення перерахованих недоліків вдалося досягти в «Тайм ме-

неджері».  «Тайм  менеджер»  (ТМ).  Інструмент  був  створений  у

1975 р. заповзятливим подружжям з Данії. Їм вдалося матеріалізува- ти головну ідею цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій і технології вирішення вели- ких заходів («слонячих задач»). ТМ став інструментом третього покоління і флагманом для досягнення кінцевих результатів на від- міну від рутинної фіксації виконання заходів в календарі. Він дозво- ляє менеджеру чітко контролювати і розпоряджатися своїм часом виходячи з поставлених цілей, зв’язати воєдино «що і «коли» Ви хо- чете робити. ТМ створює єдину технологічну базу для ухвалення і виконання рішень (цілі, функції, завдання, операції) на основі гнуч- кого календаря (плани на рік, місяць, тиждень, день). Інструмент ТМ буде більш докладно розглянуто в наступному розділі, тому від- значимо тут тільки його переваги й недоліки. Переваги ТМ:

•     дозволяє добиватися поставлених цілей на основі повсякденно-

го вирішення «слонячих задач»;

•     дає можливість розставити пріоритети, мати огляд справ і раці-

онально використовувати свій час;

•           дозволяє підвищити свій творчий потенціал, жити повноцінним життям і краще спілкуватися з оточуючими;

•           допомагає розвинути в собі більш гнучкіше і спокійніше став- лення до змін за рахунок оперативного внесення змін і викорис- тання змінних блоків бланків;

 

•           наголошується зростання продуктивності праці управлінського персоналу, коли ТМ стає базовим інструментом роботи всього підприємства.

Проте ТМ має і свої недоліки:

•           неможливість застосування для  широкого  кола  менеджерів  і фахівців. Так, ТМ неприйнятний для не дуже організованих і малодисциплінованих творчих людей, що працюють за столом, забитим і заваленим паперами;

•     необхідність спеціального навчання за ТМ (мінімум 2 — ден-

ний семінар) і додаткові витрати часу на внесення інформації в

ТМ (не менше 30 хв. на день);

•     висока вартість інструменту і навчання, оплату яких можуть до-

зволити собі тільки успішні фірми.

Електронний записник

Розвиток електронної техніки не залишив без уваги управлінсь-

кий персонал і призвів до створення універсального електронного

«організатора». Електронні записники (ЕЗК) були сконструйовані в Японії. Вони з’явилися в 80-х рр. і відразу одержали визнання у ши- рокого кола громадянства: бізнесменів, менеджерів, комівояжерів, інженерів, студентів, туристів. В основному завдяки багатоцільово- му використанню ЕЗК і малому розміру.

Які ж переваги використання ЕЗК?

1.         Малий розмір і маса дозволяють носити ЕЗК в кишені сорочки піджака

2.         Наявність  незалежного  будильника  і  годинника  з  часовим поясом.

3.         Можливість  програмувати  події,  віддалені  від  теперішнього часу на декілька років.

4.     Календар до 2099 р.

5.     Звукове нагадування про настання запланованої події.

6.     Телефонний довідник.

7.     Блокнот для ділової інформації.

 

8.         Можливість працювати з конфіденційною інформацією, забез-

печеною кодом доступу.

9.         Мережевий графік, що формується автоматично при плануванні подій на день, дає повне уявлення про ресурси вільного часу.

10.   Зручність роботи в «польових умовах»: у переповненому авто- бусі, електричці натискати на клавіші набагато зручніше, ніж писати олівцем.

11.   Можливість резервного копіювання на диск комп’ютера і ство-

рення таким чином архіву інформації.

Які проблеми можуть виникнути у користувача ЕЗК?

Як і будь-яка інша річ, ЕЗК може загубитися. Причому, як правило, інформація, яку він зберігає, набагато більш цінна, ніж сам інструмент. Більш того, якщо ЕЗК з Вашою інформацією яким-не- будь чином потрапить до Вашого конкурента, то можете попроща- тися зі своїми комерційними таємницями, якщо тільки не зберігаєте їх в секретному файлі, захищеному паролем.

Ніколи не тримайте ЕЗК під дією сильних магнітних полів. Бу- ли випадки, коли пам’ять стиралася при проходженні з ЕЗК через дугу металошукача в аеропорту.

При зміні батарей суворо дотримуйтесь інструкції спочатку змінюйте одну, потім іншу батарею. Якщо Ви витягнете відразу оби- дві батареї, Ваші дані будуть втрачені.

Не залишайте ЕЗК під дією прямого сонячного проміння, не користуйтеся нею при мінусовій температурі, не допускайте контак- ту з кислотними і лужними середовищами. Не протирайте екран і клавіатуру спиртом — можете стерти букви з клавіатури, а екран зробиться нечітким.

Проте, не зважаючи на незручності технології, ЕЗК повсюдно визнаний для планування і зберігання інформації і все більш широко використовується.

Комп’ютерні системи  організації праці

Набули поширення на початку 80-х рр. з бурхливим розвитком персональних комп’ютерів, коли вони стали невід’ємною частиною

 

офісу і дому. Ідея пристосувати персональний комп’ютер як ін- струмент особистої ефективності менеджера, програміста і фахівця будь-якого профілю одержала «друге дихання», коли в програмне забезпечення були закладені головні ідеї ТМ: цільове планування, ключові завдання, гнучкий календар, проблемно-орієнтовані блан- ки.  З  найвідоміших  слід  зазначити  програмне  забезпечення  ТМ

«Ключ  до  результатів»  на  базі  комп’ютерів  IBM  і  Macintosh  і

«Lotus» і «MS Outlook» на базі IBM. Вони дозволяють вирішувати такі завдання:

•     «Календарне планування» заходів на рік, квартал, місяць, тиж-

день, день з контролем досягнення результатів;

•           «Документообіг»   —   автоматизоване   виготовлення,   запис, пошук і друк вхідної і вихідної інформації, причому пошук ін- формації організований за цілою сукупністю реквізитів (назва, дата, прізвище, підприємство і т.ін.);

•           «Довідник», що містить адреси і телефони юридичних і фізичних осіб з можливістю їх автоматизованого пошуку;

•     «Калькулятор», що забезпечує арифметичні і логарифмічні роз-

рахунки в процесі роботи за основним завданням користувача.

При цьому зберігаються зміни на диску, інформація друкується на принтері і захищається паролем.

Система «Lotus Organizer» досить демократична: на одному комп’ютері можуть працювати кількох чоловік, причому кожний з них користуватиметься своїми даними, не зачіпаючи чужих.

Комп’ютерні системи володіють цілим рядом явних переваг в порівнянні з ручними інструментами і ЕЗК:

•     практично необмежений обсяг пам’яті, який дозволяє записува-

ти значні обсяги інформації, зберігати довгі роки і шукати дані в режимі реального часу, що особливо ефективно на великих підприємствах і в державних органах;

•           можливість обміну  даними усередині підприємства через ін- формаційні мережі, а через модемний зв’язок з будь-якими іншими архівами в країні і в світі;

 

•           повна уніфікація і систематизація процесів та отримання будь- яких розрізів інформації (співробітник, функція, день, відділ, проект, період часу і т.ін.);

•           автоматизоване перетворення довгострокових цілей і планів у завдання на тиждень і день, різке скорочення витрат часу на ру- тинні операції пошуку і запису заходів і концентрація зусиль на вирішенні ключових завдань.

Недоліки комп’ютерних систем:

•           необхідність володіння персональним комп’ютером в режимі користувача і додаткового вивчення програмного забезпечення. Відомо, що багато менеджерів зовсім не працюють з комп’юте- ром, довіряючи його секретарю. Тоді ми втрачаємо частину ін- формації або маємо її невідповідність дійсності;

•           висока ціна організації робочого місця співробітника, оснащеного комп’ютерною системою, що прийнятне тільки для успішної фір- ми і малопридатне для сфери сервісу, торгівлі, малого бізнесу.

Рекомендації щодо вибору інструмента

Дуже непроста справа — дати пораду щодо того, на якому ін- струменті для особистої роботи зупинити свій вибір. Це залежить від цілого ряду чинників: типу підприємства, категорії співробітни- ка, запланованих річних витрат, рівня володіння комп’ютером і ха- рактеру роботи співробітника. Подамо рекомендації в табличній фор- мі (табл. 2.1), де хрестиком вказані позитивні ради із застосування конкретного інструмента. Тип підприємства або організації і його економічний стан завжди є вирішальним чинником. Підприємство може для своїх співробітників придбати календарі або «організато- ри» як елемент фірмового стилю. Це практикують багато великих підприємств. В цьому випадку календарі, тижневики і калькулятори видаються всім менеджерам і провідним фахівцям, тобто має місце тиражування інструментів в тисячах копій.

Підприємство малого  бізнесу  з  чисельністю працівників 50–

100 чол., яке не може дозволити такі витрати на створення фірмово-

го стилю, може закупити інструменти в звичайних магазинах.

 

Таблиця. 2.1.

 

Характеристики        Кален- дар

Органі- затор

Тайм- менеджер

Електронний записник

Комп’ютерна система

Тип підприємства або організації

велике            +          +          +          +

середнє           +          +          +          +

мале    +          +          +          +

Категорія

співробітника            +          +

менеджер       +          +          +          +          +

фахівець         +          +

службовець    +          +

Заплановані річні витрати  на

1 співробітника

високі

(більше 1000 дол)      +          +          +          +          +

середні

(від 200 до 1000 дол)             +          +          +          +

невеликі

(від 10 до 200 дол)     +          +          +

Рівень володіння комп’ютерною технікою високий

(програміст)   +          +          +

середній

(користувач)  +          +

низький (епізодично)           +          +          +          +          +

нульовий (не володіє)          +          +          +

Характер роботи співробітника постійно на

робочому місці          +          +          +          +

частково на

робочому місці          +          +          +          +          +

епізодично на місці   +          +          +

 

Категорія співробітника має також велике значення у виборі інструмента. Перший керівник (директор, президент) може користу- ватися будь-яким інструментом, але в сучасних ринкових умовах він зобов’язаний мати престижний ТМ або «організатор» в шкіряному футлярі. Не викликає довіри фірма, де керівник сидить в шкіряному кріслі, користується перекидним календарем і працює на запороше- ному комп’ютері IBM ХТ. Бажано, щоб керівники підрозділів мали вінілові ТМ або «організатори», а особиста техніка для роботи була б уніфікованою. Це завжди дає економічний ефект. Фахівці підприємст- ва,  які  володіють комп’ютерною технікою, повинні  користуватися ЕЗК і комп’ютерною системою, а фахівці, що віддають перевагу руч- ним інструментам, — мати під рукою календар або «організатор».

Багато що залежить від планованих річних витрат на 1 спів-

робітника.

Якщо  Ви  можете  витратити  більше  1000 дол.  на  рік,  то  Ви можете використовувати всю гаму інструментів, починаючи з кален- даря як елемента фірмового стилю, придбання ТМ із змінними бло- ками раз в 2-3 р. і закінчуючи комп’ютерною системою організації праці. Важливо все-таки мати довгострокову програму роботи з су- часними інструментами і не робити різких поворотів. Ми б рекомен- дували як базовий набір для керівників і провідних фахівців такого підприємства ТМ, ЕЗК і комп’ютерну систему. При плануванні ви- трат від 200 до 1000 дол. слід зупинитися на «організаторі», ТМ і ЕЗК для різних категорій співробітників. Якщо Ви не плануєте знач- них вкладень в особисту техніку для роботи особистої роботи (до

200 дол. на рік), то Ви можете вибирати між календарем, «організа-

тором» або ЕЗК. Ми б рекомендували зупинитися на останніх двох.

Рівень володіння комп’ютерною технікою визначає ручний або комп’ютерний варіант інструмента. Якщо Ви вільно або в режимі користувача володієте комп’ютером, то проблем з освоєнням ЕЗК або комп’ютерних систем у Вас не буде. Якщо рівень володіння комп’ютером низький, то краще вибирати ручний інструмент (ка- лендар, «організатор» або ТМ).

 

Важливе значення у виборі інструмента має характер роботи співробітника, що визначається часом перебування на робочому міс- ці. Якщо Ви постійно знаходитеся в офісі і за письмовим столом, то Ваш вибір максимальний.

При частковому перебуванні на робочому місці, коли решту ча- су Ви витрачаєте на обхід цехів або ділянок, за кермом автомобіля, часто буваєте на нарадах — тоді комп’ютерна система для Вас не підходить. Співробітники, що мають роз’їзний характер роботи (комівояжери, агенти, водії, кур’єри і т. п.), можуть ефективно вико- ристовувати тільки «організатор», ТМ або ЕЗК.