Автоматизоване робоче місце менеджера - Навчальний посібник (Худякова І.М.)

4.1. Інформаційна система управління проектами microsoft project

Microsoft Project є на сьогодні найпоширенішою в світі систе- мою управління проектами. У багатьох західних компаніях MS Project став звичним додатком до Microsoft Office навіть для ря- дових співробітників, які використовують його для планування графіків нескладних комплексів робіт. Особливістю пакету є його простота. Розробники MS Project не прагнуть вкласти в пакет склад- ні алгоритми календарного або ресурсного планування. В той же час

 

значна увага приділяється використанню сучасних стандартів, що дозволяють ефективно інтегрувати пакет з іншими додатками. На- приклад, підтримка стандартів ODBC і OLE 2.0 спрощує завдання інтеграції бізнес-додатків.

Підтримка Microsoft Mail і Microsoft Exchange дозволяє полегши- ти і систематизувати групову роботу з проектами. Настройка повід- омлень для команди проекту включає можливість визначення складу проектних даних, що пересилаються учасникам проекту електронною поштою та установку обмежень на корекцію інформації, яка переси- лається одержувачами. Зберігання проектів в папках Exchange забез- печує додаткові засоби розмежування доступу до файлів проектів.

Для швидкого включення в роботу користувача-початківця MS

Project, надає, окрім звичних засобів допомоги, також можливість розроблення проекту крок за кроком (Create Your First Project і Cue Cards) і інтелектуальної підказки (Answer Wizard).

Позитивом пакету також слід зазначити достатньо зручні і гнучкі засоби створення звітів. Основні типи звітів можуть бути вибрані із заготівок (Report Gallery). Можливість одночасно мати до шести планів для кожного проекту дозволяє підвищити ефективність аналі- зу «що якщо». У той же час MS Project подає мінімальний набір за- собів планування і управління ресурсами. Додаткові можливості Project також включають імпорт/експорт даних у форматах ASCII, CSV, Excel, Lotus 1-2-3, dBASE і FoxPro, засоби запису макроко- манд, Visual Basic. Зазначимо також, що MS Project є 32-бітним додатком, який ефективніше використовує ресурси Windows.

MS  Project може бути рекомендований для планування простих проектів користувачами непрофесіоналами і новачками. Одна з по- зитивних якостей MS Project — могутня підтримка місцевих партне- рів Microsoft. Не варто забувати і про те, що MS Project тісно пов’я- заний з офісними пакетами Microsoft, а також Exchange Server. MS Project гнучкий і може бути настроєний як за шаблоном, так і в ре- жимі скрупульозного опрацьовування можливостей оптимізації нового проекту.

 

Управління проектами

Управління проектами — це процес планування, організації і управління завданнями і ресурсами з метою досягнення певної мети, зазвичай за наявності обмежень за часом, ресурсами або витратами.

План проекту може бути простим, наприклад, містити написа- ний в  блокноті список завдань з  часом їх  початку і  завершення. План може бути складним, до нього можуть входити взаємопов’яза- ні завдання і ресурси на сотні мільйонів гривень. Незалежно від складності проекту, він складається з трьох основних етапів:

1.         Побудова плану.

2.         Спостереження ходу виконання проекту і управління.

3.         Завершення проекту.

Чим успішніше виконуються окремі етапи, тим вірогідніший успіх проекту в цілому.

Трикутник проекту

Якби тільки можна було уявити майбутнє проекту…

Це певною мірою можливе, якщо знати три чинники, які фор-

мують кожен проект.

Час. Час на виконання проекту, який відображений в його кале-

ндарному плані.

Гроші. Бюджет проекту, заснований на витратах на ресурси, тоб-

то персонал, устаткування і матеріали, необхідні для виконання завдань.

Область охоплення. Мета і завдання проекту, а також трудо-

витрати, необхідні для їх виконання.

Ця трійка — час, гроші і область охоплення — називається три- кутником проекту. Корекція одного з цих елементів впливає на два інші. Хоча важливі всі ці три елементи, звичайно, один з них робить на проект більший вплив, ніж інші два.

Залежність  між  цими  трьома  елементами  різна  для  кожного

проекту. Вона визначає і можливі проблеми, і допустимі рішення.

 

Знання вузьких місць і можливостей для маневрування полегшує планування і управління проектами.

Стратегія проекту

Перед розглядом завдань проекту або необхідних ресурсів слід визначити його стратегію. Стратегія використовується для висвіт- лення загальної картини проекту, щоб всі зацікавлені сторони були чітко обізнані з проектом, що починається.

Важливо збирати і уточнювати такі відомості:

Цілі. Цілі та результати проекту повинні бути абсолютно ясні.

Пропозиції. Якщо робляться які-небудь припущення, які спри- яють успішному досягненню мети проекту, вони повинні бути за- фіксовані заздалегідь.

Обмеження. Будь-які обмежуючі або примусові чинники пови- нні бути виявлені. Встановлення кордонів і обмежень також корисне при плануванні дій на вирішення можливих проблем.

Ділянка охоплення. Ділянка охоплення визначає завдання і кінцеві результати проекту.

Ці дані допомагають краще зрозуміти проект. Вони можуть бу- ти також використані, якщо виникне необхідність відреагувати на зміни, що відбулися в ході проекту.

Основні можливості Microsoft Project

Керівнику проекту необхідно стежити за безліччю деталей проекту, не випускаючи з уваги кінцеву мету. Чи може допомогти в здійсненні цього завдання програма Microsoft Project? По-перше, в базі даних Microsoft Project зберігаються всі відомості про проект. Потім ці відо- мості використовуються в Microsoft Project для обчислення календар- ного плану і обліку витрат проекту; таким чином створюється план проекту. Чим більше задано відомостей, тим більше точним буде план.

Введені і обчислені в Microsoft Project відомості зберігаються в

полях, які містять певні типи даних, наприклад назви або тривалості завдань. У Microsoft Project кожне поле зазвичай відображається у вигляді стовпця.

 

Результати розрахунків в Microsoft Project негайно відобража- ються у форматі, аналогічному електронній таблиці. Якщо введені всі відомості про завдання, можна дізнатися про початкову та кінцеву дати даного завдання, потреби в ресурсах та кінцеву дату проекту.

Планування проекту

Після створення плану проекту Microsoft Project обчислює і створює робочий графік на підставі наданих відомостей про завдан- ня, які необхідно виконати, співробітників, що працюють над цими завданнями, устаткування і матеріали, які використовуються для ви- конання завдань, а також проведені витрати.

При створенні плану проекту вводяться такі типи відомостей:

•           Завдання

•           Тривалість

•           Залежності завдань

•           Ресурси

•           Витрати

На підставі цих відомостей в Microsoft Project можуть бути об-

числені календарний план, витрати і завантаження ресурсів.

Спостереження за проектом

Після створення плану проекту необхідно управляти проектом і стежити за ходом його виконання. Відстежуючи проект, можна вно- сити необхідні зміни, щоб дотримуватися календарного плану і за- лишатися в рамках бюджету.

В процесі управління проектом можуть бути використані такі

засоби:

•           поля, що налаштовуються для введення особливих відомостей;

•           уявлення і таблиці для відображення точних відомостей, які не-

обхідні для перегляду;

•           фільтри і групи для виділення відомостей, які вимагають уваги; Вводиться фактичний хід виконання завдань, фактичні дані порів- нюються з початковим планом, відстежується баланс завантаження

 

ресурсів. Все це дозволяє ефективно вирішувати проблеми, що ви-

никають.

Публікація плану

Після створення плану проекту і в процесі управління може ви- никнути потреба у наданні відомостей про проект іншим користува- чам, наприклад зацікавленим сторонам або особам, які призначені для виконання роботи. Для надання відомостей можуть бути вико- ристані такі засоби:

Друкування і створення звіту для надання іншим користувачам відомостей про проект на папері.

Публікація у форматі HTML або збереження плану проекту на

веб-сервері для надання іншим користувачам доступу до відомостей про проект на веб-вузлі.

Сервер Microsoft Project Server або система електронної пошти

для надання відомостей про проект іншим користувачам.

Спільна робота в групі

Можна спростити і автоматизувати спостереження завантажен- ня ресурсів та їх взаємодію за допомогою засобів інтерактивної спі- льної  роботи  в  групі,  заснованих на  електронному зв’язку.  Крім того, можна ввести в проект відомості, що обновляються, тобто вра- ховувати в поточному плані останні дані. Передбачено два засоби для інтерактивної спільної роботи в Microsoft Project.

Сервер Microsoft Project Server і його компонент веб-інтерфейс Microsoft Project Web Access — додаткові програмні продукти, які можуть  бути  використані  для  організації  інтерактивної  взаємодії між членами групи, керівниками проекту та іншими зацікавленими сторонами.

За допомогою серверу Microsoft Project Server і веб-інтерфейсу

Microsoft Project Web Access члени групи можуть проглядати влас- ний список завдань або весь проект. Вони можуть створювати нові завдання для плану проекту і делегувати завдання іншим членам.

 

Керівник проекту може одержувати оновлення завдань і текстові звіти про стан. Зацікавленим сторонам надається доступ до відомос- тей про проект і можливість перегляду загальної картини.

Електронна пошта. Якщо вимоги для спільної роботи групи до- сить прості, для обміну основними відомостями про завдання і про стан справ з членами групи можна використовувати існуючу MAPI- сумісну 32-розрядну систему електронної пошти. За наявності елек- тронної пошти для призначення завдань, відправлення оновлень і текстових звітів про стан проекту група може використовувати спе- ціальні повідомлення, які створюються Microsoft Project.

Огляд необхідних  відомостей

Спочатку розглянемо кінцеві терміни, а потім — витрати. У ба- зі даних проекту міститься безліч відомостей, але в даний момент необхідна тільки їх частина. Для доступу до відомостей використо- вуються такі засоби:

Уявлення показують частину відомостей про проект у форматі,

простому для сприйняття. Наприклад, на діаграмі Ганта основні ві-

домості подаються стовпцями і відрізками на графіку.

Таблиці визначають колонки, що відображаються.

Фільтри призначені для відбирання певних завдань або ресурсів.

Подібно каналам телебачення, в кожному уявленні виводиться різна інформація. Таблиці та фільтри забезпечують тонке налашту- вання. Так само, як при перемиканні каналів, інформація не віддаля- ється, але зміна уявлень, таблиць або фільтрів може приховати час- тину відомостей. Всі вони продовжують зберігатися в базі даних і обновлятися.

Крім того, для перегляду розподілених або впорядкованих відо-

мостей їх можна групувати і сортувати так, як це потрібно.

Створення плану проекту

Якщо визначені цілі проекту і виділені основні його етапи, мож-

на почати створення плану цього проекту.

 

Спочатку створюється новий план проекту, в який вводиться і упорядковується список завдань для виконання, до якого входить тривалість кожного завдання і залежність завдання.

Рис.4.1.

План  проекту

Потім до плану додаються співробітники, устаткування, матері- али і витрати на них, після цього завданням призначаються ресурси. На основі цих відомостей про ресурси і задачі Microsoft Project ство- рює календарний план. Якщо виникає необхідність, план можна пе- ревіряти і коректувати.

 

Настройка проекту

Першими кроками при створенні календарного плану є: запуск нового плану проекту, визначення початкової або кінцевої дати про- екту, а також введення загальних відомостей про проект.

Після закінчення цього уроку буде створений план Microsoft

Project, що містить назву проекту і інші ключові відомості, початкову або кінцеву дату і календар проекту.

Створення нового проекту

Починаючи новий проект в Microsoft Project, можна ввести по- чаткову, або кінцеву дату проекту, але не обидві. Рекомендується вводити тільки початкову дату проекту, а кінцева дата буде розрахо- вана в Microsoft Project після введення і планування завдань.

Якщо проект повинен бути завершений до певної дати, слід

ввести тільки кінцеву дату проекту. Первинне планування слід вико- нувати з кінцевої дати, щоб визначити дату, коли необхідно почати проект. Якщо відома якнайкраща початкова дата і робота почата, ефективніше виконувати планування з початкової дати.

1.         Натисніть  кнопку  Створити.  Кнопка  Створити  може  бути тимчасово прихована. Вона може не відображатися, якщо для відображення всіх кнопок недостатньо місця. Натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натисніть кнопку Створити.

2.         У меню Проект виберіть команду Відомості про проект. Вве- діть чи виберіть початкову або кінцеву дату проекту і натисніть кнопку OK.

3.     Натисніть кнопку Зберегти.

4.     У полі Ім’я файлу введіть ім’я проекту, а потім натисніть кно-

пку Зберегти.

Введення ключових відомостей  про проект

У  кожному проекті міститься унікальний набір компонентів:

мета проекту, певні завдання, а також особи, які їх виконують. Щоб

 

пам’ятати всі важливі відомості та їх взаємозв’язок, слід вводити дані про проект і звертатися до них при необхідності.

1.         У  меню  Файл  виберіть  команду  Властивості  й  відкрийте

вкладку Документ.

2.         Введіть будь-які відомості про проект, наприклад, вкажіть осіб, які ним управлятимуть і вестимуть файл проекту, опишіть мету проекту, відомі обмеження і введіть інші загальні зауваження про проект.

3.         Натисніть кнопку OK.

Настройка календаря проекту

Календар проекту можна змінювати, щоб відображати робочі дні і години для кожного учасника проекту. Стандартний календар з поне- ділка до п’ятниці, з 9:00 до 18:00, з годинною обідньою перервою.

Можна визначити і неробочий час, наприклад вихідні або ніч-

ний час, а також спеціальні вихідні дні, наприклад свята.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         У меню Сервіс виберіть команду Змінити робочий час.

3.         Виберіть дату в календарі.

•           Щоб змінити один день тижня у всьому календарі (напри- клад, задати закінчення роботи щоп’ятниці о 16:00), вибе- ріть скорочене позначення цього дня зверху на календарі.

•           Щоб змінити всі робочі дні, наприклад, щоб починати робо- ту з вівторка до п’ятниці в 10:00, виберіть позначення цього дня (наприклад, «Вт» для вівторка) для першого робочого дня тижня, а потім, утримуючи клавішу SHIFT, виберіть позначення останнього робочого дня («Пт» для п’ятниці).

•           Виберіть параметр неробочий час для вихідних днів або нестандартний робочий час для зміни годин роботи.

4.         Якщо вибраний параметр нестандартний робочий час на кроці

3, введіть необхідний час початку роботи в полі З і час закін-

чення в полі По.

5.         Натисніть кнопку OK.

 

Введення і організація списку завдань

Коли створений план проекту, його можна заповнити завданнями. Спочатку перелічіть кроки, необхідні для досягнення мети проекту. Простіше за все почати з великих частин роботи, а потім поділити кожну частину на завдання з окремими результатами. Додайте віхи. І, нарешті, оцініть і введіть зразкову тривалість.

Після введення відомостей про завдання створюється структура, яка допомагає при логічній організації завдань і огляду структури всього проекту.

Введення завдань та їх тривалості

Звичний проект є набором зв’язаних завдань. Завдання визна- чається обсягом роботи і конкретними результатами; воно повинно бути досить коротким, щоб можна було систематично відстежувати хід його виконання. Тривалість завдання, звичайно, повинна лежати в інтервалі від одного дня до двох тижнів.

1.         Введіть завдання у порядку їх виникнення. Потім оцініть трива-

лість кожного завдання і введіть цю оцінку як тривалість. Три- валості використовуються в Microsoft Project для обчислення обсягу роботи, який необхідно виконати в рамках кожного за- вдання.

2.         Не слід для кожного завдання вводити дати в поля Початок і Закінчення. У Microsoft Project початкова і кінцева дати обчис- люється з урахуванням зв’язків між завданнями, про які буде розказано далі.

3.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

4.         У полі Назва завдання введіть назву завдання і натисніть клаві-

шу TAB.

5.         Microsoft Project вводить із знаком питання зразкову тривалість завдання, рівну одному дню.

6.         У полі Тривалість введіть час, необхідний для виконання за-

дачі  в  місяцях,  тижнях,  днях,  годиннику  або  хвилинах,  без

 

урахування неробочих днів. Можна використовувати наступні скорочення:

•     місяці = м

•     тижні = т

•     дні = д

•     годинник = г

•     хвилини = хв

7.         Щоб задати зразкову тривалість, введіть після неї знак питання.

8.         Натисніть клавішу ENTER.

9.         У наступних рядках введіть додаткові завдання, необхідні для виконання проекту. Про те, як їх організувати і змінювати, буде розказано пізніше.

Також можна додавати замітки для завдання. У полі Назва завдання виберіть завдання і натисніть кнопку Замітки завдання. Введіть відомості в полі Замітки і натисніть кнопку OK.

Кнопка панелі інструментів може бути тимчасово прихована. Вона може не відображатися, якщо для всіх кнопок недосить місця. Натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натис- ніть кнопку Замітки завдання.

Крім того, для швидкого створення нового проекту може бути використана бокова ділянка Список завдань.

На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдан- ня, а потім кликніть посилання Введення завдань проекту. Дотри- муйтесь інструкцій в боковій ділянці.

Створення віхи

Віха — це завдання, які використовуються для позначення по- дій календарного плану, які мають значення, наприклад, завер- шення основного етапу робіт.

При введенні нульової тривалості для завдання в Microsoft Project на діаграмі Ганта на початку відповідного дня відображаєть- ся символ віхи.

 

1.         У полі Тривалість кликніть тривалість того завдання, яке ви-

магається зробити віхою, а потім введіть значення 0д.

2.         Натисніть клавішу ENTER.

Завдання з нульовою тривалістю автоматично позначається як віха, але зроблене віхою може бути будь-яке завдання. Щоб помітити завдання як віху, виберіть завдання в полі Назва завдання. Натисніть кнопку  Відомості  про  завдання,  виберіть  вкладку  Додатково,  а потім встановіть прапорець Помітити завдання як віху.

Створення завдань,  що повторюються

Завдання, що повторюються, — це завдання, які систематично повторюються, наприклад, щотижневі збори.

1.         У полі Назва завдання виберіть рядок, де повинно знаходи-

тись завдання, що повторюється.

2.         У меню Вставка виберіть команду завдання, що Повторюється.

3.         У полі Назва завдання введіть назву завдання.

4.         У полі Тривалість введіть або виберіть тривалість одного при-

мірника завдання.

5.         У групі Повторювати виберіть періодичність Щодня, Щонеділі,

Щомісячно або Щорічно.

6.         У полі праворуч від параметра Щоденно, Щонеділі, Щомісяч-

но або Щорічно визначте частоту завдання.

7.         У групі Межі повторення введіть дату початку в полі Початок і потім виберіть параметр Закінчення після або Закінчення. Якщо  вибраний  параметр  Закінчення  після,  введіть  число повторень завдання.

Якщо вибраний параметр Закінчення, введіть дату, до якої да-

не завдання, що повторюється, повинне закінчитися.

8.         Натисніть кнопку OK.

Організація завдань в логічну структуру

Структуризація допомагає організувати завдання в зручніші для управління компоненти. Створивши ієрархію, можна об’єднати

 

зв’язані завдання в узагальнене завдання. Узагальнені завдання називаються сумарними завданнями; завдання, об’єднані під су- марними завданнями, називаються підзавданнями. Початкова і кін- цева дата сумарного завдання визначається початковою і кінцевою датами першого і останнього його підзавдання.

Щоб організувати структуру, слід використовувати кнопки структури:.

•     Відступ,

•     Виступ,

•     Показати підзавдання,

•     Приховати під завдання.

1.     У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта. (рис.4.2.).

2.     Якщо виникне необхідність, введіть завдання для проекту.

3.     Виберіть перше завдання, яке вимагається зробити підзавданням.

4.     У меню Вставка виберіть команду Нове завдання.

5.         У вставленому рядку введіть назву нового сумарного завдання в полі Назва завдання.

6.     У полі Назва завдання виберіть завдання, які необхідно зроби-

ти підзавданнями.

7.     Натисніть кнопку Відступ, щоб розташувати завдання з відступом.

Зміна списку завдань

Якщо створений список завдань, може виникнути потреба змі- нити розташування завдань, скопіювати набір завдань або видалити завдання, в яких більше немає потреби.

1.         У полі Ідентифікатор (крайнє ліве поле) виберіть завдання, яке вимагається скопіювати, перемістити або видалити.

2.     Щоб  виділити  рядок,  кликніть  ідентифікаційний  номер  за-

вдання.

3.         Щоб виділити декілька сусідніх рядків, утримуючи натиснутою клавішу SHIFT, кликніть номери першого і останнього рядка в потрібному діапазоні.

 

4.         Щоб виділити кілька рядків уроздріб, натисніть клавішу CTRL і,

утримуючи її, кликніть почергово ідентифікаційні номери завдань.

5.         Скопіюйте, перемістіть або видаліть завдання.

6.         Щоб скопіювати завдання, натисніть кнопку Копіювати.

7.         Щоб перемістити завдання, натисніть кнопку Вирізувати.

8.         Щоб видалити завдання, натисніть клавішу DEL.

9.         Щоб  перемістити вирізаний блок  або  вставити скопійований блок, виберіть рядки, в які його вимагається вставити.

10.   Переконайтеся, що вибрані необхідні рядки.

Натисніть кнопку Вставити.

Рис. 4.2.

Діаграма Ганта

 

Якщо в рядках, в які виконується вставка, знаходяться відомос-

ті, нові рядки будуть вставлені над цими рядками.

Час початку і завершення  завдань

Після створення і структуризації списку завдань слід перевіри- ти, як завдання співвідносяться одне з одним і як вони відповідають важливим датам. Можна пов’язати завдання, щоб відобразити їх залежність, наприклад, вказавши, що одне завдання починається піс- ля закінчення іншого. Ці зв’язки називаються залежностями завдань. Разом з тривалістю та іншими чинниками планування зале- жності завдань грають в Microsoft Project важливу роль при обчис- ленні початкової і кінцевої дати завдань.

Якщо змінився графік зв’язаного завдання, перепланування пов’язаних з ним завдань проводиться автоматично. Уточнити ка- лендарні плани завдань можна за допомогою конкретних обмежень дат і крайніх термінів.

Створення взаємозв’язків між завданнями

Одним з найнадійніших способів планування завдань є встанов- лення взаємозв’язків між ними, тобто залежностей завдань. Залеж- ності завдань відображають обумовленість подальших завдань, або послідовників, попередні завдання, або попередниками. Наприклад, якщо завдання «Пофарбувати стіну» повинно бути виконане до завдання «Повісити годинник», можна пов’язати два завдання, щоб завдання «Пофарбувати стіну» стало попередником, а завдання «По- вісити годинник» — послідовником.

Після того, як завдання пов’язані, зміна дат попередника впли-

ває на зміну дат послідовників. У Microsoft Project за умовчанням створюється залежність завдань типу «Закінчення-початок». Проте, оскільки залежність «Закінчення-початок» підходить не для кожно- го випадку, для реального моделювання проекту зв’язок завдань можна змінити на «Початок-початку», «Закінчення-закінчення» або

«Початок-закінчення».

 

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         Щоб пов’язати два або більш завдання одне з одним, виберіть їх в полі Назва завдання, причому в тому ж порядку, в якому вони повинні бути пов’язані.

3.         Щоб вибрати кілька завдань підряд, натисніть клавішу SHIFT і,

утримуючи її, кликніть перше і останнє завдання. Щоб вибрати кілька завдань уроздріб, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, кликніть почергово потрібні завдання.

4.         Натисніть кнопку Пов’язати завдання.

5.         Щоб змінити зв’язок завдань, двічі кликніть лінію зв’язку між завданнями, яку вимагається змінити.

6.         Буде відкрито діалогове вікно Залежність завдань. Якщо буде відкрито діалогове вікно Стилі відрізків, ви кликніть не лінію зв’язку; необхідно закрити це діалогове вікно і знову двічі кли- кніть зв’язок завдань.

7.         У полі із списком Тип виберіть потрібний тип зв’язку між за-

вданнями і натисніть кнопку OK.

Установка певної початкової або кінцевої дати завдання

Ефективніше планування завдань може бути досягнуте шляхом розрахунку початкових і кінцевих дат за допомогою додатку Microsoft Project на основі їх тривалості і залежностей. Проте при необхідності можна самостійно встановлювати певну початкову або кінцеву дату завдання.

Обмеження, які прив’язують завдання до певних дат, назива- ються жорсткими обмеженнями; найжорсткіші обмеження задають дати початку або закінчення. Оскільки в Microsoft Project обмеження враховуються при обчисленні календарного плану, жорсткі обме- ження слід вводити, тільки якщо завдання необхідно почати або завершити до певної дати.

1.         У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагаєть- ся встановити початкову або кінцеву дату, а потім натисніть кнопку Відомості про завдання.

 

2.         Виберіть вкладку Додатково.

3.         У полі із списком Тип обмеження виберіть тип обмеження.

4.         У полі із списком Дата обмеження введіть або виберіть дату, а потім натисніть кнопку OK.

Якщо початкова дата вибирається в полі Початок в представлен- ні діаграми Ганта або якщо для зміни початкової дати перетягується відрізок Ганта, Microsoft Project встановлює обмеження Початок не раніше на основі нової початкової дати. Якщо вибрана дата закін- чення завдання, Microsoft Project автоматично призначає обмеження Закінчення не раніше.

Додавання крайнього терміну завдання

Якщо для завдання призначений крайній термін, в Microsoft Project відображається індикатор, якщо завершення завдання буде заплановано пізніше за крайній термін.

Установка крайнього терміну не впливає на планування завдань. Це тільки спосіб повідомлення за допомогою Microsoft Project про те, що завдання буде завершено пізніше за крайній термін.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагається призначити крайній термін.

3.         Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку

Додатково.

4.         У групі Обмеження завдання введіть або виберіть дату край- нього терміну в полі із списком Крайній термін і натисніть кнопку OK.

Призначення ресурсів

Завданням слід призначати ресурси, якщо вимагається викону-

вати наступні дії.

1.         Відстеження обсягу робіт, виконаного призначеним завданням співробітниками та устаткуванням, або відстежування матеріа- лів, використаних для виконання завдання.

 

2.         Планування завдань з більшою гнучкістю.

3.         Балансування завантаження ресурсів між тими ресурсами, яким призначено мало роботи, і тими, яким призначено багато роботи.

4.         Відстеження витрат на ресурси.

5.         Без  відомостей  про  ресурси  календарний  план  в  Microsoft Project обчислюється на основі тривалості завдань, залежностей і обмежень дати.

Якщо ресурси призначені, графік роботи і доступність ресурсів

використовуються при розрахунку календарного плану.

Створення списку ресурсів

Лист ресурсів Microsoft Project використовується для ство- рення списку осіб, устаткування і матеріалів, що становлять робо- чу групу і виконують завдання проекту. Список ресурсів містити- ме робочі ресурси або матеріальні ресурси. Робочі ресурси  — це співробітники або устаткування; матеріальні ресурси  — це витратні матеріали або сировина, наприклад бетон, деревина або цвяхи.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2.         У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення.

3.         У полі Назву ресурсу введіть назва ресурсу.

4.         У полі Тип визначте тип ресурсу: робочий або матеріальний.

5.         Щоб позначити групи ресурсів, в полі Група як назва ресурсу введіть назву групи.

6.         Для кожного робочого ресурсу (співробітники або устаткування) в поле Макс. одиниць введіть у відсотках максимальне число одиниць, доступних для цього ресурсу. Наприклад, введіть значення 300 \%, щоб вказати, що доступні три одиниці повної зайнятості певного ресурсу.

7.         Для кожного матеріального ресурсу (матеріалу, що витрачаєть-

ся для проекту) в полі Одиниці вимірювання матеріалів вве- діть одиниці вимірювання матеріального ресурсу, наприклад тонни.

 

Зміна графіка роботи ресурсу

Робочий годинник і вихідні дні, вказані в календарі проекту (рис.4.3.), є стандартними робочими годинами і вихідними днями для кожного ресурсу.

Рис. 4.3.

Календар проекту

Якщо окремий ресурс працює зовсім за іншим графіком або необхідно врахувати відпустку або простоювання устаткування, можна змінити індивідуальний календар ресурсу.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів, а потім вибе-

ріть ресурс, графік якого вимагається змінити.

2.         У меню Проект виберіть команду Відомості про ресурс і від-

крийте вкладку Робочий час.

 

3.         Виберіть в календарі дні, які вимагається змінити.

4.         Щоб змінити день тижня для всього календаря, виберіть скоро-

чене позначення цього дня зверху календаря.

5.         Виберіть параметр стандартний час, неробочий час або нестан-

дартний робочий час.

6.         Якщо вибраний параметр стандартний час, для вибраних днів за         умовчанням    використовується    стандартний    календар Microsoft  Project,  тобто  робота  з  понеділка  до  п’ятниці,  з

9:00 до 13:00 і з 14:00 до 18:00.

7.         Якщо на кроці 4 вибраний параметр нестандартний робочий час, введіть час початку роботи в поле З і час закінчення в по- лі По.

8.         Натисніть кнопку OK.

Призначення ресурсів  завданням

Якщо завданню призначається ресурс, створюється призначен- ня. Будь-якому завданню можна призначити будь-які ресурси, а та- кож змінити призначення у будь-який момент.

Завданням можна призначити декілька ресурсів, а також визна- чити, весь або не весь робочий час ресурс працює над завданням. Якщо призначена ресурсу робота перевищує щоденну повну зайня-

тість, вказану в календарі робочого часу ресурсу, в Microsoft Project

в представленнях ресурсів назва переобтяженого ресурсу виділяєть-

ся червоним кольором.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         У  полі  Назва  завдання  виберіть  завдання,  якому  вимагається призначити ресурс, а потім натисніть кнопку Призначити ресурси.

3.         У полі Назва ресурсу виберіть ресурс, яку потрібно призначи-

ти завданню. (рис. 4.4.)

4.         Щоб призначити неповну зайнятість ресурсу, в колонці Одини- ці слід вибрати або ввести значення менше 100 відсотків, які за- дають частку робочого часу, яку ресурс повинен присвятити цьому завданню.

 

5.         Щоб  призначити  кілька  різних  ресурсів,  виберіть  назви  цих ресурсів, утримуючи клавішу CTRL.

6.         Щоб  призначити кілька  однакових ресурсів (наприклад двох

теслярів), в стовпці Одиниці введіть або виберіть значення більше 100 відсотків. При необхідності в полі Назву ресурсу введіть назву нового ресурсу.

7.         Натисніть кнопку Призначити.

8.         Галочка зліва від колонки Назву ресурсу вказує, що ресурс призначений вибраному завданню.

9.         Натисніть кнопку Закрити.

Рис. 4.4.

Призначення ресурсів завданням

Перевірка і зміна призначень ресурсів

В уявленні «Використання ресурсів» відображаються ресурси проекту і призначені ним завдання, згруповані під кожним ресур- сом. За допомогою уявлення «Використання ресурсів» можна визна- чити кількість часу, запланованого для роботи ресурсу над кожним завданням,  а  також  ресурси  з  перевищенням доступності. Крім

 

того, визначається час, який може бути виділений кожному ресурсу для додаткових трудовитрат.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Використовування ресурсів.

2.         У колонці Назва ресурсу перегляньте призначення ресурсів.

3.         Щоб замінити для завдання один призначений ресурс на інший, виберіть потрібний рядок, встановіть показник на полі Іденти- фікатор (лівий стовпець), а потім перетягніть завдання під но- вий ресурс.

Введення витрат

Якщо вимагається врахувати витрати на кожне завдання або за- гальні витрати на проект, введення норм витрат на роботу ресурсів над завданнями або фіксованих витрат на завдання дозволяє побачи- ти відхилення від бюджету.

Для ресурсів можна ввести норми на використання і наднормо- ву роботу, планувати підвищення оплати ресурсу і вибрати термін нарахування витрат. Крім того, відомості про витрати можна пере- глядати різними способами.

Призначення витрат ресурсам

У Microsoft Project можливе призначення норм витрат на робо- ту ресурсів і на матеріальні ресурси, тому допускається точне управління витратами на проект. Для ресурсів можна призначити стандартні норми витрат, норми витрат на наднормову роботу або норми витрат на використання.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2.         У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення.

3.         У полі Назву ресурсу виберіть ресурс або введіть назву нового ресурсу.

4.         У полі Тип виберіть значення Трудовитрати, якщо ресурсом є співробітник або механізм, або значення Матеріали, якщо ре- сурсом є матеріали, які витрачаються, або сировина (наприклад цемент).

 

5.         Для  робочих  ресурсів  в  полях  Стандартна  ставка,  Ставка наднормових робіт або Витрати на використання введіть норми витрат на ресурс.

6.         Для матеріальних ресурсів в полі Одиниці вимірювання мате- ріалів введіть одиниці вимірювання матеріального ресурсу (наприклад тонни), а в полях Стандартна ставка або Витрати на використання введіть норму витрат.

7.         Натисніть клавішу ENTER.

Установка фіксованих витрат для завдань

Більшість витрат проекту пов’язана з ресурсами. Проте, деякі витрати пов’язані із завданнями, наприклад витрати на поїздки і друкування. Такі витрати є фіксованими витратами для завдань.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати.

3.         У полі Фіксовані витрати для завдання введіть витрати.

4.         Натисніть клавішу ENTER.

Визначення моменту обчислення  витрат

У Microsoft Project витрати на ресурси за умовчанням розподі- ляються пропорційно, тобто їх нарахування розподіляється за трива- лістю завдань. Проте є можливість змінити спосіб обчислення, щоб врахувати витрати на ресурси на початку або в кінці завдання.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2.         У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення.

3.         У полі Нарахування виберіть необхідний спосіб обчислення.

Перегляд витрат на ресурси і завдання

Після призначення норм витрат для ресурсів або фіксованих витрат для завдань можна переглянути загальні витрати цих призна- чень, щоб переконатися в їх відповідності передбачуваним витра- там. Якщо загальні витрати на ресурс або завдання перевищують бюджет, можна перевірити витрати на окреме завдання або призна- чення окремих ресурсів, щоб визначити можливі зниження витрат.

 

1.         Щоб переглянути витрати на ресурси, в меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів. Щоб переглянути витрати на завдання, в  меню  Вигляд  виберіть  команду  Інші  уявлення і  виберіть Лист завдань.

2.         У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати.

Перегляд витрат даного проекту

Є можливість проглянути поточні, базові, фактичні витрати проекту, які залишились з метою визначення можливої перевитрати бюджету. Витрати обновляються при кожному перерахунку проекту в Microsoft Project.

1.         У меню Проект виберіть команду Відомості про проект.

2.         Натисніть кнопку Статистика.

3.         У колонці Витрати рядка Поточні перегляньте загальні планові витрати проекту.

Перегляд календарного плану і його детальних даних

Після введення основних даних проекту їх слід перевірити. Чи дотримуються кінцеві терміни? Які ресурси використовуються пря- мо зараз? Скільки буде витрачено бюджетних коштів? Спочатку перегляньте картину в цілому: зверніть увагу на загальну початкову і  кінцеву дату і критичний шлях. Потім перевірте всі деталі. Для цього відобразіть завдання і ресурси в потрібних уявленнях.

Якщо провести різносторонній аналіз проекту, можна точно визначити його вузькі місця і вжити необхідних заходів для їх усу- нення, перш ніж виникнуть серйозні проблеми.

Цей розділ розповість про способи вивчення загальних відомостей про календарний план, а також про методи управління уявленнями і полями для перегляду потрібних відомостей.

Відображення всього проекту на екрані

Переглянути початкову і кінцеву дати проекту, а також його ос-

новні фази можна за допомогою зміни масштабу діаграми Ганта.

 

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         У меню Вигляд виберіть команду Масштаб, виберіть параметр

Весь проект і натисніть кнопку OK.

Перевірка кінцевої або початкової дати проекту

Є можливість переглянути важливі відомості про проект, на- приклад кінцеву дату, а також перевірити, чи задовольняє проект очікування щодо поточного плану.

У меню Проект виберіть команду Відомості про проект і нати-

сніть кнопку Статистика.

Будуть показані початкова і кінцева дати проекту, а також зага-

льні трудовитрати, витрати і загальний відсоток виконання проекту.

Визначення критичного шляху

Критичний шлях є низкою завдань, які повинні бути виконані до часу завершення проекту за календарним планом. Більшість за- вдань в звичному проекті має певний часовий резерв і тому вони можуть бути ненадовго затримані без порушення кінцевої дати проекту. Ті завдання, які не можуть бути затримані без порушення кінцевої дати проекту, є критичними завданнями. Якщо завдання змінюються для скорочення календарного плану, пониження витрат, усунення перевищення доступності, коректування ділянки охоп- лення або з метою дозволу інших труднощів, слід пам’ятати про критичні завдання. Внесення змін в критичні завдання впливає на кінцеву дату проекту.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         Натисніть кнопку Майстер діаграм Ганта.

3.         Щоб відформувати завдання критичного шляху, дотримуйтесь інструкції майстра діаграм Ганта.

Перехід до іншого уявлення

Відомості про проект можна відобразити в поданнях завдань

або поданнях ресурсів. Деякі подання завдань і ресурсів є поданнями

 

листа, що містять колонки (звані полями) відповідних відомостей. Таблицю в поданні листа можна змінити, щоб переглядати різні по- ля відомостей. У інших уявленнях розміщення завдань або ресурсів показане графічно (наприклад в уявленнях «Календар», «Мережевий графік» і «Графік ресурсів») (рис.4.5.) або завдання і ресурси, пов’я- зані з шкалою часу (наприклад в уявленнях «Використання завдань» або «Використання ресурсів»).

У меню Вигляд виберіть потрібне подання завдань або ресур- сів. Якщо необхідне уявлення відсутнє в меню Вигляд, виберіть ко- манду Інші уявлення, потім виберіть уявлення в списку Уявлення і натисніть кнопку Застосувати.

Рис. 4.5.

Мережевий графік.

 

Перегляд різних полів в уявленні

При плануванні та відстеженні календарного плану буває кори- сним переглядати різні комбінації даних. Змінивши таблицю, вжива- ну до подання листа, можна змінювати колонки або поля даних, які відображаються в конкретному уявленні.

1.         У меню Вигляд виберіть потрібне уявлення.

2.         Для використання уявлення, відсутнього в меню Вигляд, вибе- ріть команду Інші уявлення, виберіть необхідне уявлення із списку Уявлення і натисніть кнопку Застосувати.

3.         У меню Вигляд виберіть команду Таблиця, а потім виберіть таблицю, яку необхідно застосувати.

4.         Щоб вибрати таблицю, відсутню в підменю Таблиця, виберіть

команду Інші таблиці, виберіть необхідну таблицю завдань або ресурсів, а потім натисніть кнопку Застосувати.

Відображення конкретних відомостей за допомогою фільтру

При необхідності зосередитися на певних завданнях або ресур- сах в поточному уявленні можна застосувати до цього уявлення фільтр. Можна відобразити або виділити за допомогою фільтру тільки ті завдання або ресурси, які відповідають вказаним умовам відбору.

1.         Щоб відібрати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд

команду Діаграма Ганта або інше подання завдань.

2.         Щоб відібрати відомості про ресурс, виберіть в меню Вигляд

команду Лист ресурсів або інше подання ресурсів.

3.         У  меню Проект виберіть команду Фільтр, а  потім виберіть фільтр, який необхідно застосувати.

4.         Щоб застосувати фільтр, відсутній в підміню Фільтр, або вико-

ристовувати фільтр виділення, виберіть команду Інші фільтри.

5.         Щоб увімкнути фільтр, натисніть кнопку Застосувати, а щоб увімкнути фільтр виділення, натисніть кнопку Виділити.

6.         При застосуванні інтерактивного фільтру введіть необхідні зна-

чення і натисніть кнопку OK.

 

7.         Щоб  відключити  фільтр,  виберіть  команду  Фільтр  в  меню

Проект, а потім виберіть команду Всі завдання або Всі ресурси.

Сортування даних в уявленні

Сортування завдань і ресурсів може бути виконано за таких умов, як назва завдання, кінцева дата і назва ресурсу. Це зручно, якщо вимагається переглянути завдання в певній послідовності. Наприклад, завдання можна сортувати за кінцевою датою або за як- найменшою або найбільшою тривалістю.

1.         Щоб  відсортувати  відомості  про  завдання,  виберіть  в  меню

Вигляд уявлення Діаграма Ганта або інші варіанти подання ресурсів.

2.         Щоб відсортувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд

уявлення Лист ресурсів або інші варіанти подання ресурсів.

3.         У меню Проект виберіть команду Сортування, а потім необ-

хідні параметри сортування.

4.         Щоб побудувати сортування, в меню Проект виберіть команди

Сортування і Сортувати за.

5.         У групі Сортувати за виберіть поле, за яким вимагається вико- нати сортування, потім виберіть параметр За збільшенням або За убуванням, що визначає порядок сортування, і натисніть кнопку Сортувати.

6.         Визначте параметри сортування.

7.         Щоб відсортувати дані за додатковим полем, виберіть поле в першій групі Потім за, виберіть параметр За збільшенням або За убуванням, що визначає порядок сортування, і натисніть кнопку Сортувати.

8.         Щоб  кожного  разу  перенумеровувати завдання  або  ресурси,

встановіть прапорець Перенумерувати завдання або Перену-

мерувати ресурси, а потім натисніть кнопку Сортування.

9.         Щоб сортувати, зберігаючи їх структуру, щоб підзавдання зали- шалися в сумарних завданнях, встановіть прапорець Зберегти структуру, а потім натисніть кнопку Сортувати.

 

10.   Щоб повернути порядок сортування за умовчанням, натисніть кнопку Скидання.

Угрупування даних в уявленні

У більшості уявлень є можливість групувати відомості для за- вдань або ресурсів, щоб зіставляти і порівнювати дані. Наприклад, може виникнути необхідність погрупувати і переглянути всі завдан- ня з однаковою тривалістю.

1.         Щоб згрупувати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд

уявлення Діаграма Ганта або інше представлення завдань.

2.         Щоб згрупувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд

уявлення Лист ресурсів або інше представлення ресурсів.

3.         У меню Проект виберіть команду Угрупування, а потім вка-

жіть групу, яку необхідно застосувати.

4.         Щоб видалити угрупування, в полі із списком Угрупування ви-

беріть елемент Немає групи.

Корекція календарного плану

Після перегляду і аналізу календарного плану може виникнути потреба внести певні зміни. Якщо з’ясовано, що кінцева дата проек- ту може бути відстрочена, можна скоректувати завдання, щоб ско- ротити календарний план.

Перевірка може знайти перевитрату бюджету. Можливо, потрі-

бно буде тільки переконатися у тому, що план точно відображає реа-

льне виконання проекту.

Чи можна почати завдання раніше? Скористайтеся терміном випередження. Чи існує дата, до якої завдання повинно бути обо- в’язково розпочате? Додайте . Чи є переобтяжені та незайняті рес- урси? Для скорочення завдань перепризначайте ресурси.

Перевірка і корекція залежності завдань

Залежність завдань описує спосіб пов’язування завдання із по-

чатком або закінченням іншого завдання. Наприклад, багато завдань

 

не можуть бути розпочаті до завершення іншого завдання. Це залеж- ність «Закінчення-початок», яка є найзагальнішою. Такі залежності моделюються в плані проекту при скріпленні завдань.

За умовчанням в Microsoft Project при скріпленні завдань призна- чається залежність типу «Закінчення-початок». Якщо завдання моделюється іншим зв’язком, тип залежності можна змінити. Окрім залежності «Закінчення-початок», завдання можуть бути пов’язані залежністю «Початок-початок», «Початок-закінчення» або «Закін- чення-закінчення».

5.     У меню Вигляд виберіть уявлення Діаграма Ганта.

6.     Двічі кликніть лінію зв’язку завдань, яку вимагається пере-

вірити.

7.     Щоб змінити тип залежності завдань, двічі кликніть цей значок.

8.         Буде відкрито діалогове вікно Залежність завдань. Якщо нато- мість відкривається діалогове вікно Стилі відрізків, закрийте це вікно і точніше двічі кликніть лінію зв’язку завдань.

9.     У полі із списком Тип перевірте залежність завдань.

10.   Щоб змінити залежність, в полі із списком Тип виберіть потрі-

бний тип зв’язку завдань.

Перекриття або затримка завдань

Якщо є завдання, які можуть бути розпочаті раніше, ніж вказано в графіку, до завдань-послідовників можна додати термін випере- дження. Таким чином перекриваються завдання і точніше моделю- ється виконання роботи.

Наприклад, електрики можуть почати підключення електрич-

них розеток до завершення оброблення стін і час може бути викори- стано ефективніше, якщо завдання «Підключення електричних розе- ток» буде почато, коли завершиться оброблення половини стін. Щоб це зробити, слід визначити 50-відсотковий термін випередження між закінченням завдань «Оброблення стін» і початок завдання «Під- ключення електричних розеток».

 

11.   У полі Назву завдання виберіть потрібне завдання — послідов-

ник, а потім натисніть кнопку Відомості про завдання.

12.   Перейдіть на вкладку Попередники.

13.   У полі Запізнювання введіть термін випередження як негатив-

не число або негативний відсоток, наприклад, –3д або –50 \%.

Перевірка і корекція обмежень завдань

Обмеження завдання можуть бути зручні для створення точні- шого плану шляхом пов’язування завдань з певними датами. Напри- клад, можна визначити, що завдання повинно бути розпочате не ра- ніше або завершене не пізніше певної дати. Щоб краще відобразити час виконання завдання, можна змінити стандартне обмеження завдання «Якомога раніше» на будь-яке з інших семи обмежень або знов повернутися до стандартного.

1.         У меню Вигляд виберіть уявлення Діаграма Ганта.

2.         У меню Вигляд виберіть команди Таблиця та Інші таблиці.

3.         У списку Таблиці виберіть Дати обмежень і натисніть кнопку

Застосувати.

4.         У таблиці «Дати обмежень» подані назва завдання, тривалість,

тип всіх обмежень і дата обмеження, у міру застосування.

5.         Якщо потрібне поле не виведено на екран, натисніть клавішу

TAB, щоб перейти в нього.

6.         Для кожного завдання з обмеженням, відмінним від стандарт- ного «Якомога раніше», слід переглянути завдання-поперед- ники і завдання — послідовники на діаграмі Ганта, щоб пере- конатися в необхідності обмеження.

7.         При необхідності змініть обмеження.

8.         Щоб змінити тип обмеження, в полі Тип обмеження кликніть стрілкою, а потім виберіть відповідне обмеження.

9.         Щоб змінити дату обмеження, введіть або виберіть дату в полі

Дата обмеження.

10.   Щоб видалити зайве обмеження, замініть його на стандартне

«Якомога раніше».

 

•           Якщо була введена початкова дата завдання або для зміни початкової дати був переміщений відрізок на діаграмі Ган- та, в Microsoft Project встановлюється обмеження «Початок не раніше» на основі нової початкової дати. Якщо була введена кінцева дата завдання, в Microsoft Project автома- тично призначається обмеження «Закінчення не раніше». Якщо це не потрібне, замініть ці обмеження на «Якомога раніше».

•           Якщо проект планується з кінцевої дати, то при введенні початкової дати завдання або переміщенні відрізка діагра- ми Ганта для зміни початкової дати встановлюється обме- ження «Початок не пізніше». Якщо введена кінцева дата завдання, в Microsoft Project автоматично призначається обмеження «Закінчення не пізніше». Якщо це не потрібне, замініть ці обмеження на «Якомога пізніше».

Фіксація тривалості завдання

Якщо завданню призначаються додаткові ресурси, в Microsoft Project  автоматично  зменшується  тривалість  завдань.  Наприклад, для завдання з тривалістю один день і з одним призначеним ресур- сом потрібно 8 годин роботи. При плануванні з фіксованим обся- гом робіт, якщо призначити другий ресурс, для завдання збережеть- ся  значення  8 годин  роботи,  але  його  тривалість  зменшиться  до половини дня. Якщо натомість вимагається змінити обсяг роботи, можна відключити планування з фіксованим обсягом робіт і призна- чити інший ресурс. Для завдання буде відведено 16  годин роботи, а тривалість залишиться рівною одному дню.

1.         У меню Вигляд виберіть уявлення Діаграма Ганта.

2.         У полі Назва завдання виберіть завдання, для яких вимагається відключити планування з фіксованим обсягом робіт.

3.         Натисніть кнопку Відомості про завдання і виберіть вкладку

Додатково.

 

4.         Зніміть прапорець Фіксований обсяг робіт і натисніть кнопку

OK.

5.         Після призначення додаткового ресурсу тривалість завдань не зміниться.

Скорочення завдань шляхом додавання ресурсів

Якщо завданню спочатку призначені ресурси, а потім ресурси додаються або відбираються, Microsoft Project за умовчанням пере- лічує тривалість завдань. Наприклад, припустимо, що є завдання з фіксованим обсягом робіт, тривалістю чотири дні і одним призна- ченим ресурсом. Якщо потім додається інший ресурс, завдання ско- рочується до двох днів. Якщо доступність ресурсів є гнучкішою, ніж крайні терміни, додавання ресурсів може стати ефективним спосо- бом скорочення графіка.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         У полі Назва завдання виберіть завдання, якому вимагається призначити додаткові ресурси, а потім натисніть кнопку При- значити ресурси.

3.         У полі Назва ресурсу виберіть ресурс, який потрібен призначи-

ти для завдання.

4.         При необхідності в полі Назву ресурсу введіть назву нового ресурсу.

5.         Натисніть кнопку Призначити.

6.         Позначка зліва від поля Назва ресурсу вказує, що ресурс при-

значений вибраному завданню.

Якщо тривалість завдання не змінюється при додаванні ре- сурсів, перевірте, що параметри планування задають планування з фіксованим обсягом робіт. Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку Додатково. Переконайтеся, що прапорець Фіксований обсяг робіт встановлений, а для завдання вибраний тип Фіксований обсяг ресурсів або Фіксовані трудо- витрати.

 

Переривання завдання

Завдання можна перервати, а потім продовжити його виконання за графіком пізніше. Це зручно, якщо вимагається тимчасово зупи- нити роботу над одним завданням, щоб виконати інше завдання. Завдання можна переривати стільки раз, скільки необхідно.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         Натисніть кнопку Перервати завдання.

3.         Наведіть показник на відрізок завдання, яке вимагається пере- рвати, а потім кликніть відрізок в тому місці, де вимагається його перервати.

•           Якщо  кнопка  Перервати  завдання  не  відображається,

натисніть кнопку Інші кнопки, а потім натисніть кнопку

Перервати завдання.

•           Розділення завдання на частини не є  аналогом введення завдання, що повторюється, яка виконується через певні інтервали як, наприклад, збори колективу. Для таких подій слід створити завдання, що повторюється.

Видалення завдання

При корекції календарного плану, щоб дотриматись кінцевої дати, повернутися в рамки бюджету або усунути перевищення доступності ресурсу, може виникнути потреба зменшити ділянку охоплення проекту. Слід видалити завдання відповідно до скорочен- ня ділянку охоплення.

1.         У полі Ідентифікатор виберіть завдання, яке вимагається ви-

далити.

2.         Натисніть клавішу DEL.

Збереження плану за ходом виконання

Після введення відомостей про завдання, ресурси або витрати на проект можна зберегти поточну копію базового плану. В процесі виконання проекту можна ввести фактичні відомості й скористатися

 

допомогою Microsoft Project для порівняння цих даних з базовим планом.

Збереження базового плану

Коли введені всі відомості проекту і все готове для початку фактичної роботи, можна зберегти дані  проекту, щоб порівнювати його з фактичним ходом його виконання. За допомогою базового плану можна відстежувати хід виконання, переглядати відхилення і вносити необхідні виправлення. Наприклад, можна знайти завдання, розпочаті пізніше, ніж планувалося, з’ясувати обсяг фактично вико- наної ресурсами роботи щодо призначеної, а також відстежувати бюджет.

У плані проекту може бути збережено до 11 базових планів, а також дозволяється зводити оновлені дані проекту в сумарні завдан- ня. Вони називаються «Базовий план», «Базовий план1»,… «Базовий план10». Згодом, порівнюючи відомості базових планів з поточним графіком проекту, можна виявити і вирішити проблеми, а також то- чніше планувати подібні проекти в майбутньому.

3.         У меню Сервіс виберіть команду Відстеження, а потім  — ко-

манду Зберегти базовий план.

4.         Виберіть параметр всього проекту, щоб зберегти базовий план проекту.

5.         Виберіть параметр вибраних завдань, щоб додати нові завдання в існуючий базовий план.

6.         Натисніть кнопку OK.

Збереження проміжного плану

Після збереження даних базового плану проекту можна зберег-

ти до 10  як контрольні точки проекту.

1.         У  меню  Сервіс  виберіть  команду  Відстеження, а  потім   —

команду Зберегти базовий план.

2.         Виберіть параметр Зберегти проміжний план.

 

3.     У полі із списком Скопіювати виберіть ім’я поточного проміж-

ного плану.

4.         У полі В виберіть назву для наступного проміжного плану або визначте нову назву

5.     Виберіть  параметр  всього  проекту,  щоб  зберегти  проміжний

план для всього проекту.

6.         Виберіть  параметр  вибраних  завдань,  щоб  зберегти  частину плану.

7.     Натисніть кнопку OK.

Відстеження і управління ходом виконання

При управлінні проектом необхідно відстежувати елементи трикутника проекту: час, бюджет і ділянку охоплення. Корекція одного елементу впливає на два інших. Такі події, як непередбачені затримання, перевищення витрат і заміна ресурсів, можуть привести до проблем в календарному плані.

Якщо дані проекту постійно обновляються, то завжди є можл-

ивість переглянути останній стан проекту. Можна відстежувати фактичний хід виконання завдань, фактичні трудовитрати ресурсів, порівнювати фактичні витрати із запланованим бюджетом і вирів- нювати завантаження ресурсів. Все це дозволить вчасно визначити потенційні проблеми, щоб знайти і застосувати правильне рішення.

Відстеження фактичного  ходу виконання завдань

Після створення проекту і початку роботи можна відстежувати фактичні дати початку і закінчення, відсоток виконання завдань або фактичні трудовитрати. Фактичні дані показують вплив змін на інші завдання і, зрештою, на дату закінчення проекту.

Визначте        один    або      два      показники      ходу    виконання      для

використання в проекті. Наприклад, ресурси можуть швидко уявити звіт про відсоток виконання трудовитрат щодо завдань, що дозволяє одержати загальне уявлення про хід виконання завдань. Або, навпа- ки,  ресурси  можуть  звітувати  про  години  роботи  над  кожним

 

завданням за тижнями. Це займе більше часу, але дасть детальну картину ходу робіт. Вибір індикаторів залежить від ваших переваг і пріоритетів.

Відстеження ходу виконання

за допомогою  майстра відстеження

Майстер відстеження, що є частиною консультанта, допомагає створити таблицю, в якій можна будь-яким зручним способом об- новляти відомості про хід виконання завдань. Використовуйте таблицю відстеження, що налаштовується, для ручного введення відомостей про хід виконання або для ухвалення оновлень через сервер Microsoft Project Server.

1.     На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Відсте-

ження.

2.     Зліва виберіть посилання Підготовка до відстеження ходу робо-

ти над проектом.

3.     Виберіть режим відстеження: вручну або за допомогою серверу

Microsoft Project Server.

4.         Вкажіть,  чи  відстеження  виконуватиметься  шляхом  вказівки відсотка завершення щодо трудовитрат фактичних, чи трудови- трат, що залишилися.

5.     Далі відповідайте на питання і виконуйте вказівки, що з’явля-

ються на боковій частині.

6.     У Microsoft Project в поточному представленні завдань створю-

ється і відображається таблиця відстеження, що налаштовується.

7.     Після завершення виберіть посилання Зберегти і закінчити роботу.

Порівняння ходу виконання завдань з планом

Щоб визначити завдання, дати яких істотно відрізняються від дат в базовому плані, використовуйте уявлення «Діаграма Ганта з відстеження». Після цього можна скоректувати залежності завдань, наново призначити ресурси або видалити певні завдання, щоб не по- рушувалися крайні терміни.

 

В уявленні «Діаграма Ганта з відстеженням» кожен відрізок завдання відображає дату початку і закінчення за базовим планом разом з поточними датами завдання і закінчення.

У міру введення фактичних даних верхній відрізок може пе- реміщатися, демонструючи відхилення від плану. Наприклад, якщо  дата  початку  завдання «Опис експонатів» зміщується на два дні, а завдання виконано на 55 \%, то червоний календарний відрізок зсувається на два дні щодо нижнього відрізка базового плану.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта з відсте-

женням.

2.         Щоб  проглядати  поля  відхилень,  в  меню  Вигляд  виберіть команди Таблиця і Відхилення.

3.         При необхідності натисніть клавішу TAB для перегляду полів

відхилень. Щоб відомості про відхилення були доступні, необ-

хідно мати збережений базовий план.

4.         У меню Вигляд виберіть команди Панелі інструментів і Від-

стеження.

5.         Відновіть відомості про хід виконання завдань в проекті.

Якщо завдання було розпочато або закінчено відповідно до ка- лендарного плану, виберіть його і натисніть кнопку Відновити за графіком.

Введення фактичних дат початку і закінчення для завдання

Завдання, початок або закінчення яких запізнюється, можуть стати причиною зривання календарного плану всього проекту через затримання дат початку і закінчення пов’язаних завдань. Завдання, розпочаті або завершені раніше накресленого терміну, можуть виві- льнити ресурси для роботи над іншими завданнями, які відстають від календарного плану. У Microsoft Project можна за допомогою введених фактичних значень перепланувати календарний план для частини проекту, що залишилася.

 

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         У полі Назву завдання виберіть завдання, які вимагається від-

новити за допомогою тих же значень.

3.         У меню Сервіс виберіть команди Відстеження і Відновити завдання.

4.         У групі Фактичні введіть або виберіть дату в полі Початок

або Закінчення.

5.         Якщо вводиться дата закінчення, слід переконатися у тому, що завдання виконано на 100 \%. У Microsoft Project ця дата при- ймається як фактична дата закінчення завдання і відповідно до неї переплановуються завдання-послідовники.

6.         Натисніть кнопку OK.

При введенні фактичної дати початку або фактичної дати закін- чення завдання змінюються відповідні дати календарного плану для цього завдання. Дати базового плану не змінюються.

Введення фактичної тривалості завдань

Якщо відомо, за скільки днів повинно бути виконано завдання, і якщо його виконання відбувається відповідно до плану, можна від- стежувати хід завдання шляхом введення тривалості роботи ресурсу над завданням.

При введенні фактичної тривалості завдання Microsoft Project

обновляє в календарному плані фактичну дату початку, відсоток ви-

конання завдання і тривалість, що залишилася.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагаєть-

ся ввести фактичну тривалість.

3.         У  меню  Сервіс  виберіть  команди  Відстеження  і  Відновити завдання.

4.         У полі Факт. тривалість введіть фактичну тривалість завдання.

5.         Натисніть кнопку OK.

Якщо ви вважаєте, що завдання буде завершено раніше або піз- ніше запланованої дати, можна ввести нове значення в полі Решта тривалості.

 

Якщо введена фактична тривалість більша або рівна плановій тривалості, завдання стає виконаним на 100 \%, а планова тривалість прирівнюється до фактичної.

Оновлення ходу виконання завдання у відсотковому вираженні

Хід виконання завдання можна показати шляхом введення відсотка завершення для тривалості завдання. Вказівка відсотка за- вершення завдання дозволяє при відстеженні порівнювати фактичні дані з базовим планом, особливо для завдань з великою тривалістю.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.         У полі Назва завдання виберіть завдання, для якого вимагаєть-

ся відновити дані про хід виконання.

3.         Натисніть кнопку Відомості про завдання і відкрийте вкладку

Загальні.

4.         У полі Відсоток завершення введіть ціле число від 0 до 100.

5.         Натисніть кнопку OK.

•           За умовчанням в Microsoft Project відсоток завершення зада- чі позначається тонкою чорною лінією, розташованою гори- зонтально посередині кожного відрізка діаграми Ганта.

•           Якщо завдання помічене як виконане на 100 \%, в Microsoft

Project відображається позначка в полі Індикатори

Оновлення фактичних трудовитрат за проміжок часу

Фактичні трудовитрати за певний проміжок часу можна відсте- жувати за допомогою почасових полів Microsoft Project. Цей спосіб дозволяє вводити трудовитрати для окремого дня або тижня в кален- дарному плані.

1.         У меню Вигляд виберіть команду Використання завдань.

2.         У меню Формат виберіть команди Подробиці і Фактичні трудо-

витрати.

3.         У частині уявлення з почасовими даними в полі Факт. робота. введіть фактичні значення трудовитрат для кожного призначеного ресурсу.

 

Порівняння фактичних і планових трудовитрат для завдань

При управлінні призначеннями в проекті необхідно переконатися

у тому, що завдання виконуються ресурсами відповідно до графіка. Якщо був збережений базовий план проекту, можна одержати відо- мості про відхилення.

Відхилення в календарному плані можуть бути сприятливими і несприятливими, залежно від типу і величини відхилення. Наприклад, якщо на завдання витрачено менше ресурсів, ніж заплановано, це доб- ре, але одночасно це може означати, що ресурси виділені неефективно.

1.     У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2.     У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Трудовитрати.

3.     При необхідності натисніть клавішу TAB для перегляду поля

Фактичні.

4.     Порівняйте значення в полях Трудовитрати, Базовий план і

Фактичні.

Значення в полі Відхилення показують різницю між трудовит- ратами за графіком і спочатку запланованими трудовитратами, збе- реженими в базовому плані.

Порівняння фактичних відомостей  про завдання з базовим  планом

Зберігши базовий план і надалі обновляючи календарний план, можна порівнювати базовий план з фактичними даними для визна- чення відхилень. Відхилення вказують на ті ділянки проекту, хід виконання яких відрізняється від запланованого.

Щоб проект не виходив за рамки календарного плану, необхід-

но  стежити за  істотними відхиленнями дат початку і  закінчення. При необхідності можна скоректувати залежність завдань, заново призначити ресурси або видалити певні завдання, щоб уникнути перегляду крайніх термінів.

1.     У  меню  Вигляд  виберіть  команду  Діаграма  Ганта  з  відсте-

женням.

 

2.         В уявленні «Діаграма Ганта з відстеженням» графічно відобра- жаються відхилення завдань, що полегшує аналіз ходу виконання календарного плану.

3.         У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Відхилення.

4.         При  необхідності  натисніть  клавішу  TAB,  щоб  переглянути поля відхилень.

Для відображення відхилень необхідно відновити фактичні да- ти початку і закінчення завдання, фактичні значення трудовитрат або  фактичні  тривалості.  На  основі  введених  даних  в  Microsoft Project обчислюється решта даних про завдання.