4.2. этапы организации и управления закупками

В настоящее время существует три основных типа организации закупок  МР в зависимости от продолжительности и сложности: установившиеся закупки, модифицированные закупки (в которых меняется или поставщик, или параметры МР), новые закупки, вызванные потребностями нового внутрифирменного пользователя.

Процесс организации совершенно новой закупки осуществляется поэтапно в следующей последовательности:

                1) стратегическое планирование закупок МР;

                2) выбор стратегии и метода закупок;

                3) текущее и оперативное планирование потребностей в МР на основе заказа потребителей или производственной программы: определение  вида,  объема  и срока закупки МР, времени их оплаты, а также планирование условий поставок – цен, авансовых платежей, скидок, кредита, частоты закупок;

                4) исследование рынка  закупок с целью определения потенциальных поставщиков, а также затрат на приобретение и доставку необходимых МР;

                5) оценка потенциальных поставщиков, выбор оптимального поставщика и разработка политики коммуникации (установление контактов с ним);

                6) подготовка и размещение заказов на закупку у  конкретных  поставщиков на основе разовых контрактов,  генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров и открытых контрактов, а также выбор каналов движения МР от поставщика к потребителю;

                7) формирование бюджета, финансового плана закупок материалов и контроль их выполнения;

                8) осуществление закупок и мониторинг выполнения заказа –  оплата, погрузка и доставка МР от поставщика на  склад предприятия с максимальным использованием грузовместимости транспорта и минимальными тарифами;

                9) инспекция или входной контроль качества закупаемых МР, соответствующего спецификации, особенно при реализации технологии «точно в срок»;

                10) сопутствующий сервис – приемка, тарирование,  складирование, хранение, транспортировка к цехам, участкам и рабочим местам;

                11) контроль запасов МР и своевременности их пополнения;

                12) контроль поставок, оценка выполнения условий договоров по количеству, цене, качеству МР, срокам и параметрам сервиса поставок.

                13) транспортировка возвратной тары;

                14) эффективное использование вторичных материальных ресурсов;

                15) определение показателей закупочной деятельности.                                                  Для типовой неоднократной закупки некоторые виды  деятельности отсутствуют.

Реализация процесса закупок сопровождается определенными затратами. Они  складываются  из  затрат  на выполнение операций цикла управления закупками:

                                                               Сзд = Сзак + Смр + Ссер ,                                                             (4.1)

где Сзак – затраты на обработку заказов потребителей;  Смр  – расходы на приобретение и доставку МР;  Ссер – сервисные затраты.

                Оптимизация затрат в данном цикле  – главная цель управления закупками. Английский специалист М. Кристофер утверждает, что «большая часть возможностей для сокращения затрат и/или повышения ценности связаны с взаимодействием партнеров по цепи поставок». Если организации, например поставщик и заказчик, длительно и успешно сотрудничают, появляется возможность образования стратегического союза или партнерства. В результате чего организации получают мощную комбинацию улучшенных технологий, позволяющих добиваться  более совершенного партнерства с использованием электронного варианта ведения сделок и более положительного отношения общественности к партнерству.

Вопросы и задания

1. Какова главная цель управления закупками?

2. Какие типы закупок выделяют в логистике?

3. Разработайте логическую схему процесса организации совершенно новой закупки.

4. Как определить общие затраты закупочной деятельности?

5. Приведите примеры партнерств и стратегических союзов в России.