Додаток 12

Методичні вказівки щодо використання табличного процесора Microsft Excel для Windows-95

Загальна характеристика

Часто економічна інформація представляється у вигляді таблиць. Для проведення розрахунків над даними, поданими в табличній формі, широко використовуються табличні процесори (спеціальні програми, призначені для роботи з електронними таблицями).

Електронну таблицю, створену в пам’яті комп’ютера, можна переглядати, змінювати, записувати на машинний носій для зберігання, друкувати тощо. На екрані дисплея електронна таблиця має вигляд прямокутної матриці, що складається з колонок і рядків, на перехресті яких утворюються клітинки. Кожна колонка і рядок містить ідентифікатор, а отже, кожна клітинка може бути однозначно визначеною. У клітинах розміщуються числа, математичні формули, текст.

Нині в інформаційних системах обробки даних використовується багато різновидів електронних таблиць (VisiCalc, АБАК, ВАРИТАБ, Supercalc, Excel), робота з електронними таблицями підтримується в інтегрованих пакетах Lotus, Symphony.

Одним з найпоширеніших є табличний процесор Microsoft Excel в Windows-95 (русифікована версія 7.0).

Запуск Microsft Excel для Windows-95

Для запуску програми Microsoft Excel слід виконати команду (натиснути рядки): Пуск / Програми / Microsft Excel, після чого на екрані відеотерміналу з’явиться вікно процесора Excel.

Вікно містить ряд типових елементів. Рядок заголовка (верхній рядок вікна) містить назву програми «Microsoft Excel». Крайня зліва кнопка є кнопкою виклику головного меню. Праворуч розміщені відповідно кнопка згортання, відновлення та закриття вікна.

Рядок меню розміщується під вікном заголовка і включає такі пункти:

«Файл» — робота з файлами книг (створення, збереження, відкриття файлів, друкування файлів книг);

«Правка» — редагування книг;

«Вид» — перегляд книг;

«Вставка» — вставку в аркуші книг малюнків, діаграм та інших типів даних;

«Формат» — форматування книг (установлення параметрів форматів таблиць);

«Сервис» — сервісні функції (установлення параметрів настройки Excel);

«Данные» — робота з базами даних;

«Окно» — робота з вікнами книг;

«?» — виклик довідкової інформації.

Кожний пункт меню має вертикальне підменю. Для відкриття меню необхідно натиснути клавішу [Alt] або [F10]. Після цього один із пунктів меню виділиться інверсним кольором. Щоб відкрити потрібний пункт або підменю меню, слід за допомогою миші встановити на ньому курсор і натиснути ліву кнопку (можна також, користуючись клавішами горизонтального переміщення, підвести курсор до потрібного пункту меню (підменю), натиснути клавішу [Enter]).

Деякі пункти підменю праворуч від назви пункту містять позначення комбінації клавіш, за допомогою яких можна вибрати відповідний пункт підменю.

При виборі пункту підменю в нижньому рядку екрана роз’яс­нюється його призначення.

Пам’ятайте, якщо назва пункту підменю має сірий колір, то він у даний момент недоступний (наприклад, не можна редагувати таблицю, якщо вона не існує).

В Excel є ще один спосіб виклику команд. Клацання правою кнопкою миші на виділеному об’єкті приводить до виведення на екран контекстного меню, яке містить команди, що можна застосувати до виділеного об’єкта.

Користувач має можливість відмінити останню введену команду, виконавши команду «Правка/Отменить».

Панелі інструментів. Під рядком меню розміщуються, як правило, панелі інструментів, тобто рядок кнопок (піктограм), при натискуванні на які виконується певна дія. Натискування кнопки здійснюється клацанням мишею по ній. При фіксації курсора миші на кнопці під нею з’являється її назва, а в рядку стану — коротка довідка про призначення кнопки. Ряд кнопок дублюють відповідні кнопки меню. Однак користуватись кнопками панелі значно швидше і зручніше. Excel забезпечує користувача кількома панелями інструментів. Для вибору потрібної панелі слід скористатися командою «Вид/Панель инструментов». На екрані відеотерміналу з’явить­ся вікно діалогу «Панель инструментов», у списку якого можна вибрати необхідні панелі. За замовчуванням Excel виводить на екран панелі інструментів «Стандартная» і «Форматирование». Деякі панелі інструментів виводяться на екран автоматично при виконанні певних дій (наприклад, під час побудови діаграм автоматично виводиться панель інструментів «Диаграмма»).

Вікно діалогу. Для введення допоміжної інформації (наприклад, для виконання команди «Файл/Открыть» необхідно вказати дисковод, каталог та ім’я файла) використовується вікно діалогу. Воно містить ряд елементів: кнопки, списки, прапорці, перемикачі, рядки введення. Ці елементи розміщуються за тематичними групами, що називаються полями. Групи мають заголовки, які закінчуються двокрапкою. Перехід від групи до групи здійснюється або за допомогою миші, або при натисканні клавіші [TAB]. Ім’я групи можна також виділити, натиснувши комбінацію клавіш [Alt — підкреслена літера в імені поля]. Переміщення всередині групи здійснюється за допомогою клавіш переміщення курсору.

При введенні допоміжної інформації у вікно діалогу здійснюється встановлення прапорців і перемикачів, вибір елементів зі списку, уведення і редагування тексту в полях уведення.

Прапорці — це невеличкі квадратики, в яких під час установлення з’являється галочка. Їх установлюють незалежно один від одного. Перемикачі (зображаються у вигляді кола) використовують тоді, коли необхідно вибрати одну з кількох опцій. Вибраний перемикач відрізняється від інших темною крапкою в середині кола.

У рядки введення заноситься текстова інформація. Наприклад, при відкритті якогось файла необхідно вказати його ім’я. Це ім’я можна вибрати зі списку імен файлів або набрати в рядку введення. Рядок уведення можна редагувати.

У правій частині або внизу вікна розміщені кнопки управління діалогом. Кнопка «ОК» (клавіша [Enter]) закінчує діалог з підтверд­женням усіх змін, після чого Excel виконує команду.

Кнопка «Отмена» (клавіша [Esc]) анулює всі зміни; діалог закінчується, але відповідна команда не виконується. Крім кнопки «ОК» і «Отмена» у вікні діалогу залежно від призначення конкретного вікна можуть міститися й інші кнопки управління діалогом.

Вікна діалогу мають також поля, які закінчуються трикрапкою. Під час вибору такого поля розкривається наступне вікно, в якому також можна встановити окремі параметри.

Рядок формул. Під панеллю інструментів розміщується рядок формул. Детальніше цей рядок розглянуто на стор. 145.

Рядок стану. У цей рядок виводиться інформація про хід виконання деяких операцій, і він розміщується у нижній частині вікна Excel.

Слід зазначити, що загальний вигляд вікна Excel і наявність деяких елементів залежать від параметрів, установлених командами «Сервис/Параметры» і «Вид».

Довідкова система. Користувач у будь-який момент роботи з Excel може одержати довідку кількома способами. Для одержання довідки про команду або елемент екрана слід натиснути кнопку «?» стандартної панелі інструментів, установити курсор миші (який при цьому набере форму знака питання) на вибраний елемент і натиснути кнопку миші.

Вікна книг. Робота з аркушами книг.

Документи, що створюються у середовищі Excel, називають книгами. Кожна книга складається з аркушів (листів) таких типів:

робочі аркуші або просто аркуші;

аркуші діаграм;

аркуші макросів;

аркуші модулів, написаних мовоюVisual Basic;

аркуші діалогів.

Робочі аркуші — це електронні таблиці, що складаються з колонок і рядків. Максимальне число колонок таблиці — 255, рядків — 16384. Колонки позначаються зліва направо літерами: перші 26 — літерами A….Z, наступні 26 — літерами AA-AZ і так далі до останньої, 255, колонки, яка позначається літерами IV. Рядки позначаються зверху вниз цифрами від 1 до 16384. Клітини, розміщені на перетині колонки і рядка, називаються чарунками. Позначення (адреса) чарунок складається з позначення колонки і рядка.

В Excel може одночасно існувати кілька вікон книг. Для маніпуляцій з вікнами використовують меню Окна. У кожний момент часу одне з вікон є активним, воно виводиться на перший план і може закривати інші вікна. Користувач може встановлювати розмір і положення кожного вікна традиційними для Windows способами.

Заголовок вікна розміщується зверху і включає ім’я книги. Ліворуч від імені розміщена кнопка виклику управляючого меню. Праворуч розміщені відповідно кнопки згортання, відновлення і закриття вікна.

Список аркушів книги розміщується ліворуч у нижньому рядку вікна. Цей список містить імена (ярлики) аркушів. Якщо книга включає багато аркушів, то список можна гортати за допомогою кнопок прокрутки, які розміщені ліворуч від списку. За замовчуванням робочим аркушам присвоюється ім’я Лист…, аркушам діаграм — ім’я Диаграмма…. Один з аркушів книги є активним (його ім’я виводиться інверсним кольором).

Якщо активним є робочий аркуш, то під рядком заголовка вікна розміщується електронна таблиця активного аркуша. Електронна таблиця містить імена колонок і номера рядків, чарунки, а також горизонтальну і вертикальну смуги прокрутки.

Одна з чарунок таблиці виділена темною прямокутною рамкою. Це так званий табличний курсор. Колонку, рядок і чарунку, в якій знаходиться табличний курсор, називають відповідно активною колонкою, активним рядком і активною чарункою. Адреса активної чарунки виводиться у лівій частині рядка формул. Табличний курсор можна переміщувати по таблиці за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою миші. Для прокрутки чарунок аркуша використовують елементи лінійок прокрутки. Під час прокрутки адреса активної чарунки не змінюється.

Якщо активним є аркуш діаграми, то у вікні виводиться відповід­на діаграма.

Користувач може зробити активним будь-який аркуш книги. Для цього необхідно клацнути мишею по ярлику в списку ярликів аркушів.

Переіменування аркушів. Імена, що їх присвоює Excel аркушам за замовчуванням, малоінформативні. Користувач може змінити ім’я активного аркуша, виконавши команду «Формат/Лист/Пе­реименовать» або клацнувши правою кнопкою миші і вибравши команду «Переименовать» з контекстного меню. При цьому на екран виводиться діалогове вікно «Переименование листа», в полі «Имя листа» якого можна ввести нове ім’я.

Розподіл вікна. На екран виводиться лише частина чарунок активного вікна. Розподіл вікна на дві або чотири частини дає змогу оглядати різні частини одного і того ж аркуша. Для розподілу вікна необхідно виконати команду «Окно/Разделить». Розподіл здійснюється за місцем знаходження активної чарунки. Кожна частина вікна має свої смуги прокрутки. Для відміни розподілу необхідно виконати команду «Окна/Снять разделение» або двічі клацнути мишею по розподільнику вікна.

Закріплення заголовків рядків і колонок. Робочі аркуші часто мають заголовки колонок і рядків. Під час прокручування таблиці ці заголовки можуть зникнути з екрану. Для закріплення колонки чи рядка необхідно перемістити табличний курсор під рядок і праворуч від колонки, яку потрібно закріпити, і виконати команду «Окно/Закрепить область». Excel вставляє темну рамку для помітки закріпленого рядка і колонки, і вони залишаються видимими при переміщенні по всьому аркушу. Для зняття закріплення необхідно виконати команду «Окно/Снять закрепление областей».

Захист книг і аркушів. Для захисту від змін активного аркуша або всієї книги необхідно виконати команду «Сервис/Защи­та/Защитить лист» або «Сервис/Защита/Защитить книгу». У результаті на екрані з’явиться діалогове вікно «Защитить лист (книгу)». У вікні «Защитить лист» вибирається, що необхідно захистити — зміст чарунок, графічні об’єкти. У цьому вікні можна задати і пароль. Без знання пароля відмінити захист неможливо. У вікні «Защитить книгу» можна встановити захист структури книги (кількість аркушів, їх імена), вікна книги (розміри, переміщення), а також задати пароль.

Для зняття захисту аркуша або книги слід подати команду «Сервис/Защита/Снять защиту книги», увівши перед цим пароль, якщо його було задано.

Створення і збереження файлів книг

Створення нового файлу здійснюється або шляхом уведення команди «Файл/Создать», або натисканням кнопки «Создать» на панелі іструментів «Стандартная».

При використанні команди на екрані відеотерміналу з’явиться вікно діалогу Создание документа, де відображається вміст папки «MS OffiseШаблоны», яка створюється під час установлення Excel.

Вкладка «Общие» вікна містить список файлів, що розташовані в папці «MS OffiseШаблоны», а вкладка «Решения» — список файлів, розміщених у папці «MS OffiseШаблоныРешения». У вікні можна також розмістити власну вкладку, створивши папку всередині папки «MS OffiseШаблоны», і зберігати в ній файли командою «Файл/Сохранить как».

При виборі файла з будь-якої вкладки в полі «Просмотр» з’являється короткий опис вибраного файла. Над полем «Просмотр» розміщені три кнопки, за допомогою яких змінюється вигляд списку файлів (пікторгама, просто список, список з атрибутами розміру і т. ін.).

Створити копію книги, не змінюючи оригінал, можна натисканням клавіші [OK].

При натисканні кнопки «Создать» панелі інструментів «Стандарт­ная» створюється нова книга з ім’ям «Книга1» (якщо книга з таким ім’ям уже існує, то створюється книга з ім’ям «Книга2» і т. д.).

Збереження файла. У меню «Файл» є п’ять команд:

Сохранить.

Сохранить как.

Сохранить рабочую область.

Закрыть.

Выход.

Кожна з названих команд специфічна. Наприклад, команду «Сохранить как» використовують для збереження першої версії файла, команду «Сохранить» — для збереження змін в існуючому файлі. Аналогічно останній діє кнопка «Сохранить» на панелі інструментів «Стандартная». При виборі команд «Закрыть» або «Выход» Excel завжди запитує про необхідність збереження змін.

При збереженні першої версії файла відкривається вікно діалогу «Сохранение документа», де вказується ім’я і тип файла, а також ім’я папки, в якій буде збережено файл. Якщо не вказано тип файла за замовчуванням, для книг установлюється тип .XLS, для копій — .XLT, для робочих областей — .XLM.

При натисканні кнопки «Параметры» цього вікна відкривається вікно діалогу «Параметры сохранения». У цьому вікні можна встановити прапорець «Всегда создавать резервную копию», а також задавати паролі для відкриття і запису файла. Файл-копія має розширення .XLK, а ім’я включає слово «Копия» перед іменем файла-оригіналу. Паролі можуть включати до 15 символів. При наступних збереженнях файла командою «Файл/Сохранить» або кнопкою «Сохранить» панелі інструментів запишеться поточний вміст книги замість останньої збереженої версії файла. Для збереження файла під іншим іменем необхідно використовувати команду «Файл/Сохранить как».

Команда «Файл/Сохранить рабочую область» відкриває вікно діалогу «Сохранить рабочую область». Це вікно дає змогу зберегти поточний стан середовища Excel (наприклад, розміщення всіх відкритих книг, установлені параметри тощо). За замовчуванням робоча область зберігається у файлі Resume.xlw, але можна використати і будь-яке інше ім’я.

Команда «Сервис/Автосохранение» дає змогу вказати інтервал часу, після закінчення якого Excel буде автоматично зберігати по- точний файл.

При виборі команди «Файл/Свойства» Excel виводить вікно діалогу «Свойства», де можна помістити загальні відомості про книгу (автор, організація, назва тощо).

Відкриття файлів. Під час запуску Excel автоматично відкриваються всі файли, які зберігаються в папці XLSTART (створюється при інсталяції Excel). Для розміщення у цій папці файлів можна використати команду «Файл/Сохранить как». Якщо при запуску файли відкриваються з іншої папки, виконується команда «Сервис/Пара­метры», а на вкладці «Общие» у полі «Каталог автозагрузки» вводиться повний шлях для папки.

Для відкриття файлів використовують команду «Файл/Открыть» або кнопку «Открыть» панелі інструментів «Стандартная». Вікно діалогу «Открытие документов», що при цьому відкривається, містить список файлів, які зберігаються у поточній папці. Одноелементний список «Папка», що розкривається, дає змогу замінити папку і дисковод. Поле «Тип файла» визначає, які файли містяться у списку файлів. Для відкриття файла необхідно виділити його у списку або ввести ім’я файла в поле «Имя файла» і натиснути кнопку «Открыть». При натиснутій кнопці «Таблиця» вікна діалогу список файлів виводиться у вигляді таблиці з полями «Имя», «Размер» і т. ін. Якщо клацнути мишею по одному з заголовків поля, то файли будуть відсортовані щодо вмісту цього поля.

Для пошуку файлів у полі «Имя файла» вказується власне ім’я і розширення файла, а також натискується клавіша «Найти». В імені й розширенні можна використовувати символи * і ?.

Крім того, вікно діалогу містить кнопку «Команды и режимы» (крайня праворуч). При натисканні цієї кнопки відкривається меню. Команда «Поиск по подкаталогам» цього меню є прапорцем і переключається щоразу при виборі. Якщо команду помітити галочкою, то пошук буде здійснюватись не тільки у поточній, а й по всіх підлеглих папках.

Перегляд і друк книг

Поділ аркушів на сторінки. Excel автоматично розподіляє аркуш на сторінки по горизонталі й вертикалі, якщо встановлено прапорець «Авторазбиение на страницы» на вкладці «Вид» вікна діалогу «Параметры». Розподільники сторінок (штрихові лінії) з’явля­ються на екрані під час друкування або попереднього перегляду рядка книги.

Для встановлення горизонтального поділу табличний курсор переміщується у чарунку, де буде розпочинатись нова сторінка (чарунка при цьому має знаходитись у колонці А), і виконується команда «Вставка/Разрыв страницы». Для встановлення вертикального поділу табличний курсор переміщується у чарунку, де буде розпочинатись нова сторінка (чарунка при цьому повинна знаходитись у рядку 1), і виконується команда «Вставка/Разрыв страницы».

Установлення параметрів сторінок. Установлення параметрів сторінок здійснюється за командою «Файл/Параметры страницы». Вікно діалогу, яке при цьому відкривається, містить кілька вкладок. Вкладка «Страница» дає змогу встановити розміри паперу, орієнтацію сторінок: книжна (вертикальна) або альбомна (горизонтальна), масштаб сторінок, які друкуються, номер першої сторінки. Вкладка «Поле» використовується для встановлення розмірів верхнього, нижнього, лівого і правого полів сторінок. Вкладка «Колонтитулы» дає змогу вибрати верхній і нижній колонтитули (інформація, яка виводиться над або під текстом сторінки) із списку. Якщо жодний з колонтитулів, що є у списку, не підходить, то за допомогою кнопок «Создать верхний колонтитул» і «Создать нижний колонтитул» можна створити власний колонтитул.

Вкладка «Лист» дає змогу здійснювати друк у режимі чернетки, задати чи відмінити виведення сітки таблиці та ін.

Попередній перегляд. Під час функціонування режиму на екрані відеотерміналу відображаються аркуші книги у вигляді, в якому вони друкуватимуться. Перехід до режиму здійснюється за допомогою команди «Файл/Предварительный просмотр» або кнопки «Просмотр» діалогових вікон «Печать» чи «Параметры страницы». Відкривається вікно діалогу «Предварительный просмотр», в якому відображається одна чи кілька сторінок аркуша. Перегляд здійснюється за допомогою кнопок «Далее», «Назад», «Масштаб», «Страница», «Поля».

Друкування аркушів. Друкування здійснюється за командою «Файл/Печать» або після натискання кнопки «Печать» на панелі інструментів «Стандартная». Перехід у режим друку можливий з вікон діалогу «Параметры страницы» і «Предварительный просмотр» при натискуванні кнопки «Печать». Вікно діалогу, що відкривається при цьому, містить кілька полів. Наприклад, у полі «Имя» можна вибрати тип принтера, у полі « Вывести на печать» — вибрати одну із опцій і т. ін.

Використання формул

Формула — це сукупність операндів, з’єднаних між собою знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса чарунки, функція. У формулах розрізнюють арифметичні операції і операції відношень. Excel допускає: арифметичні операції: + — додавання, – — віднімання, * — множення, / — ділення, ^ — піднесення до степеня; операції відношень: > — більше, < — менше, = — дорівнює, <= — менше або дорівнює, >= — більше або дорівнює, <> — не дорівнює.

Арифметичні операції і операції відношень виконуються над числовими операндами. Над текстовими операндами виконується єдина операція &, яка до тексту першого операнда приєднує текст другого операнда. Текстові константи у формулі обмежуються подвійними лапками. Під час обчислення формули спочатку виконуються операції у круглих дужках, потім арифметичні операції, потім операції відношень.

Посилання на чарунки. Адреса чарунки включає назву колонки і номер рядка. Ці адреси можна використовувати у формулах. Можливі відносні, абсолютні й змішані посилання.

Посилання, яке включає назву колонки і номер рядка, є відносним. Під час копіювання формули, а також редагування аркуша таке посилання буде модифіковуватись. Наприклад, якщо в якійсь чарун­ці є формула, яка посилається на чарунку В4, то при вилученні, припустимо, рядка 2 і зсуву по таблиці вгору формула буде модифіковуватись таким чином, щоб посилатись на чарунку В3. В абсо­лютних посиланнях перед назвою колонки і номером рядка стоїть символ $. Такі посилання не модифікуються. У змішаних посиланнях абсолютною є назва колонки, а відносною — номер рядка або навпаки (наприклад, $А1, А$1). У них модифікується тільки відносна частина посилання. У формулі можуть бути посилання на діапазон чарунок. Діапазон може бути лише прямокутним. Указуючи діапазон чарунок, задається адреса верхньої лівої клітки і через двокрапку — адреса нижньої правої клітки. Якщо у формулі є посилання на чарунки, які знаходяться на іншому аркуші, то посилання повинно містити ім’я аркуша, знак оклику та адресу чарунки. Наприклад 1!А1.

Імена чарунок і діапазонів. Excel надає можливість присвоїти імена виділеним чарункам і діапазонам. Для цього призначена команда «Вставка/Имя/Присвоить». На екрані з’явиться діалогове вікно «Присвоить имя», в поле «Имя» якого можна ввести ім’я. Ім’я повинно починатися з літери. Воно може включати будь-які літери і цифри, а також знак підкреслення, знак питання, крапку. Адреса виділеної чарунки або діапазону з’явиться в полі «Формула» цього вікна. За замовчуванням ім’я діє по всій книзі. Якщо треба обмежити дію імені яким-небудь аркушом, то імені, яке набирається в полі «Имя», повинно передувати ім’я аркуша і знак оклику, наприклад, аркуш1![ім’я]. Для вилучення імені необхідно відкрити список «Имя» діалогового вікна «Присвоить имя», виділити ім’я і натиснути кнопку «Удалить».

Слід зазначити, що коли створюється нове ім’я, припустимо для чарунки А1, а у формулах уже було посилання на цю чарунку, то Excel автоматично не модифікує формулу під це ім’я. Для встановлення імен у посиланнях на чарунки в діючих формулах виділеного діапазону необхідно виконати команду «Вставка/Имя/Применить» і в діалоговім вікні «Применение имен» клацнути мишею по іменах, які ви хочете використати. (Імена чарунок і діапазонів чарунок містяться у списку, який розкривається у лівій частині рядка формул «Поле имени». Для вставки імені у формулу його вибирають з цього списку.)

Функції. Excel містить понад 400 вбудованих функцій. Функція має ім’я і список аргументів у круглих дужках. Аргументами можуть бути числові та текстові константи, чарунки, діапазони чарунок. Деякі функції доступні лише тоді, коли відкрита відповідна надбудова. Для відкриття надбудови необхідно виконати команду «Сервис/Настройки», а в діалоговому вікні «Настройки» вказати надбудови, які потрібно відкрити.

Формулу у функції можна ввести вручну або з використанням майстра функцій. Для роботи з останнім натискається кнопка «Майстер функцій» панелі інструментів «Стандартная» або виконується команда «Вставка/Функції». При цьому відкривається діалогове вікно «Мастер функций — шаг 1 из 2», в якому можна вибрати категорію функції. При виборі категорії в поле «Функции» виводиться список функцій цієї категорії, з якого можна вибрати потрібну функцію. У рядок стану виводиться короткий опис функції.

Після вибору функції натискається кнопка «Далее», в результаті чого відкривається діалогове вікно «Мастер функций — шаг 2 из 2», в якому можна вказати аргументи функції. Після чого у поле «Значение» виводяться значення функції при вказаних аргументах. З натисканням кнопки «Готово» формула вставляється до активної чарунки.

Обчислення формул. В Excel за замовчуванням установлюється автоматичний режим обчислень, за якого зміна вмісту чарунок веде до перерахунку формул, що використовують ці чарунки. Для встановлення ручного режиму обчислень на вкладці «Вычисления» діалового вікна «Параметры» у блоці «Производить перерасчет» установляється режим «Вручную». У цьому режимі Excel виводить слово «Вычислить» у рядок стану кожного разу, коли в аркуші з’являється необчислена формула. Для переобчислення формул необхідно натиснути клавішу [F9] (формули переобчисляться у всіх відкритих книгах) або [Shift-F9] (формули переобчисляться тільки у відкритому аркуші). У полі чарунки може відображатись або формула, або значення. Вид відображення залежить від значення опції «Формула» вкладки «Вид» вікна діалогу «Параметры». При встанов­леній опції в чарунці буде відображатись формула.

Якщо під час обчислення формули допущено помилку, то в чарунку виводиться повідомлення про помилку, яке починається із символу «#». Excel виводить такі повідомлення про помилки:

# дел 0 — спроба поділити на нуль або на порожню чарунку;

# имя ? — у формулі використовується неіснуюче ім’я;

# н/д — у формулі є посилання на чарунку з невизначеними даними;

# число! — помилка у числі, число неможливо подати в Excel;

# ссыл ! — у формулі є посилання на неіснуючу чарунку;

# знач ! — помилка під час обчислення функції.