3.2. функції одб

Підсистема ОДБ — це багатофункціональна система, яка надає користувачеві широкий спектр функцій. Вона повинна забезпе­чувати здійснення таких операцій: перегляд, введення і редагу­вання даних про клієнтів; перегляд відомостей про рахунки клієнта, що відкриті в банку; відкриття нових рахунків і закриття вже існуючих; обробка пакетів платіжних документів, які надійшли безпосередньо від клієнтів, чи по системі «Клієнт-банк»; ведення картотек; підтримка реальних залишків по ра­хунках протягом усього банківського дня; формування актуа­льного балансу банку на будь-який момент часу; формування вихідних повідомлень за поточний і будь-який попередній банківський день; підтримка роботи віддалених виносних робо­чих місць та безбалансових відділень; забезпечення функціо­нування банку в СЕП; формування звітності для НБУ та подат­кових органів.

Усі функції ОДБ можна згрупувати і представити таким чином:

1. Функція ведення рахунків

1.1. Відкриття рахунків.

1.2. Закриття рахунків.

1.3. Арешт рахунку.

1.4. Модифікація параметрів рахунку.

1.5. Перегляд залишку та руху коштів на рахунку за відповідний період.

2. Робота з усіма видами документів (як-то: платіжні доручення, ордери, документи по заключних оборотах щодо прибутків/видатків на позабалансових рахунках і т.д.)

2.1. Введення документа.

2.2. Статистика введення.

2.3. Перегляд документів (отриманих / сплачених / несплачених / вибраних / окремих / за повним макетом чи у вигляді реєстру).

2.4. Друкування документів (отриманих / сплачених / несплачених / вибраних / окремих / за повним макетом чи у вигляді реєстру).

2.5. Відбір документів для передачі у зовнішні системи («Клієнт-банк» і т.п.).

2.6. Модифікація введених документів.

2.7. Вилучення введених документів.

2.8. Обробка (розблокування, оплата тощо) введених документів.

3. Ведення картотеки інформаційно-дебетових документів

3.1. Перегляд дебетових документів.

3.2. Сплата документів (з дозволу / за розпорядженням посадової особи з відповідними повноваженнями).

3.3. Друкування дебетових документів.

3.4. Вилучення з перегляду окремих документів.

4. Робота з документами нез’ясованих сум

4.1. Аналіз нез’ясованих рахунків.

4.2. Сплата з’ясованої суми.

4.3. Повернення нез’ясованої суми.

5. Робота із зовнішними підсистемами

5.1. Робота з документами, що надійшли по системі «Клієнт-Банк».

5.1.1. Перегляд документів (отриманих / сплачених / несплачених / відхилених / повернених / вибраних / окремих за повним макетом чи у вигляді реєстру).

5.1.2. Друкування документів (отриманих / сплачених / несплачених / відхилених / повернених / вибраних / окремих за повним макетом чи у вигляді реєстру).

5.1.3. Оплата документів.

5.1.4. Повернення відхилених документів клієнтові з поясненням причин їх забракування.

6. Формування, перегляд та друкування статистичних відомостей і відомостей нарахування відсотків

6.1. Формування балансу за поточний день (за період, конкрет­ну дату, місяць, квартал, рік).

6.2. Формування відомостей по особових рахунках за поточний день (за період, конкретну дату, за місяць, квартал, рік, по виконавцях, за типами рахунків, вибірково за певними рахунками).

6.3. Формування оборотно-сальдових відомостей за поточний день (за період, конкретну дату, за місяць, квартал, рік, по виконавцях, за типами валют, по національній валюті, по конкретній валюті, за типами рахунків, по всіх рахунках вибірково за певними рахунками, за позабалансовими рахунками).

6.4. Формування відомостей по кореспондентському рахунку банку за поточний день (за період, конкретну дату, по клієнтах, по виконавцях, по валюті).

6.5. Формування згрупованих документів ОДБ (реєстр початкових, реєстр зворотніх, реєстр дебетових сплачених, реєстр дебетових необроблених, реєстр позабалансових, документи для системи «Клієнт-банк», касові документи).

6.6. Формування файлів звітності для НБУ та податкових органів.

7. Перегляд та модифікація довідників

7.1. Довідник банків (МФО).

7.2. Довідник плану рахунків.

7.3. Довідник клієнтів.

7.4. Довідник валют.

7.5. Довідник касових символів.

7.6. Довідник країн.

7.7. Довідник відповідальних працівників банку.

7.8 Довідник секторів економіки.

7.9. Довідник галузей економіки.

7.10. Довідник видів економічної діяльності.

7.11. Довідник видів власності.

7.12. Довідник ознак інсайдера.

7.13. Довідник податкової інспекції.

7.14. Довідник з параметрів нарахування відсотків.

7.15. Довідник з видів кредитів.

7.16. Довідник з емітентів цінних паперів.

7.17. Довідник з видів цінних паперів.

Програмний комплекс ОДБ в переважній більшості випадків складається з таких АРМів: АРМ операціоніста, АРМ технолога (адміністратора системи), АРМ контролера. Такий розподіл обу­мовлений необхідністю впорядкування та раціонального розпо­ділу робіт між виконавцями. Іноді АРМ контролера не виділяється як окреме робоче місце, і тоді функції контролера покладаються на АРМ технолога.

3.2.1. Характеристика АРМ технолога

На ринку програмних продуктів пропонується велика кількість пакетів, що реалізують функції ОДБ. Під час опису основних функцій АРМ ОДБ використовувалась документація на ОДБ «УНИТИ-БАРС». Це один з найперших в Україні програмних продуктів, який застосовується для автоматизації операційно-облікових робіт банку. Він є добре структурованим і найбільш прозорим з точки зору опанування функцій ОДБ в навчальному процесі.

Основні роботи з ОДБ виконуються на робочому місці техно­лога. Основні функції технолога протягом банківського дня такі:

відкриття ОДБ та ініціалізація банківського дня;

реєстрація клієнтів і відкриття рахунків;

контроль над введенням документів на робочих місцях;

обробка документів банківського дня, їх оплати та прове­дення;

виправлення виконаних помилкових проведень;

закриття ОДБ і банківського дня, друкування звітних форм;

формування звітних форм відповідно до існуючих вимог для податкових органів.

1. Відкриття банківського дня в ОДБ

Під час відкриття ОДБ та ініціалізації банківського дня вико­нуються такі операції:

встановлення поточної календарної дати;

створення необхідних для роботи каталогів;

полям дебетових та кредитових оборотів у файлі бази даних, яка вміщує дані оборотів за день, присвоюється значення нуля;

обнулювання на перший день нового місяця (кварталу, року) оборотів за відповідний період і формування файлів вхідних залишків на початок наступного періоду.

2. Реєстрація клієнтів і відкриття рахунків

Реєстрація клієнтів і відкриття рахунків — це робота, яка ви­конується під час залучення нового клієнта в банк. Послідовність її виконання така:

присвоєння реєстраційного номера клієнту, для якого від­кривається рахунок і виконується формування запису файла «До­відник клієнтів» (КLIENT);

відкриття рахунку з цим реєстраційним номером та форму­вання запису файла відповідного рахунку. У цьому режимі також вводяться такі додаткові реквізити по рахунку: дата погашення; ознака строку позички по позичкових рахунках; символ звітності; характер рахунку; відомості для звітності в податкову інспекцію тощо.

3. Робота з первинними документами

Технолог має можливість контролю за введенням документів на робочих місцях. Безпосередній прийом документів та їх введення виконується на робочих місцях операціоністами, кожен з яких має свій ідентифікаційний номер і виконує обслуговування певних, закріплених за ним, клієнтів. Введені, проконтрольовані та прийняті до обробки пакети документів з робочого місця операціоністів передаються по мережі на обробку на робоче міс­це технолога. Технолог має можливість самостійно перевіряти файли операціоністів на предмет того, з яких робочих місць ще не передані документи для обробки. Технолог також працює з документами, що надійшли по системі «Клієнт-банк».

Основною функцією АРМ-технолога є обробка документів банківського дня, їх оплата та проведення.

Під час роботи в цьому режимі технологу надається можливість:

обробки файлів СЕП, що надійшли в банк, формування файлів для відправки в СЕП;

оплата (проведення) документів, тобто зміна залишку на рахунках у відповідності з введеними (внутрішніми і початко­вими) та прийнятими по СЕП (зворотними) документами дня.

Початкові документи, введені з клавіатури, проводяться авто­матично в момент запису документа в базу. Документи, що надійшли з АРМ-3, проводяться також автоматично.

Умови виконання проведення по внутрішніх документах банку такі:

наявність в базі даних ОДБ обох рахунків, по яких необхідно виконати проведення;

проведення не повинно викликати «червоне» сальдо на рахунках.

Проведення по зворотних міжбанківських документах та фор­мування файлів початкових платежів виконується з урахуванням контролю по кореспондентському рахунку в РРП. Умовами вико­нання проведення по зовнішніх (міжбанківських) документах банку є наступні:

початкові проведення, які призводять до «червоного» сальдо на кореспондентському рахунку, не виконуються і відповідно документи не включаються у файл початкових платежів для відправки в СЕП;

проведення по прийнятих зворотних платежах в ОДБ здійс­нюється лише після отримання інформації з РРП про їх зараху­вання на кореспондентський рахунок.

Документи, які надійшли по каналах зв’язку з системи «Клієнт-банк», обробляються, і технологу надається можливість:

сплатити документ частково;

вмістити його на картотеку 1 чи картотеку 2;

передати на розгляд одному з відповідальних осіб (голов­ному бухгалтеру, кредитному інспектору і т.п.);

зняти без оплати.

Позабалансовим документам під час введення автоматично надається відповідний статус і водночас виконується проведення.

Для касових документів існують два варіанти обробки:

проведення по касових операціях для внутрішньобанків­ських рахунків виконуються під час введення, у момент запису документа в базу даних;

проведення для внутрішньобанківських рахунків виконую­ться після оплати документів;

для касових операцій з обліку цінностей, бланків строгої звітності водночас із здійсненням проведень виконується зараху­вання чи списання на позабалансових рахунках.

Обробка касових документів має ряд особливостей:

документи під час введення не формуються, а створюються автоматично, в момент закриття дня по касі;

меморіальні ордери, отримані під час обробки документів «чужого» клієнта, оплачуються перед закриттям ОДБ.

Технологу надається можливість переглядати документи і встановлювати їм відповідний статус. Залежно від типу документа і статусу, наданого йому після введення в систему, формується реальне проведення по балансу, яке може відрізнятися від прове­дення, запропонованого в документі.

Документ, що обробляється, можна сплатити або ухвалити по ньому рішення:

сплатити частково;

вмістити на картотеку 1;

вмістити на картотеку 2;

зняти з картотеки №1 до певного терміну;

передати на розгляд;

зняти без оплати;

відкласти розгляд.

Технологу також повинна надаватись можливість перегляду та коректування введених документів. Він повинен мати можливість:

переглянути документ та всю, пов’язану з ним інформацію, включаючи поточний стан закріплення документа за особовими рахунками;

внести зміни в номер документа, призначення платежу, код відправки, номер пачки, суму документа (неоплаченого);

ухвалити рішення щодо документа (якщо користувач — головний бухгалтер або керівник банку і документ відправлений йому на розгляд);

 вилучити неоплачений документ;

сторнувати документ, тобто десальдувати залишки (кошти повертаються на рахунок).

4. Оплата документа

Оплата документа — це процедура його бухгалтерського проведення, в результаті якої змінюється залишок на рахунку. Під час оплати виконуються такі операції:

обробка файла залишків на кореспондентському рахунку (тип К), який надійшов до банку, і видача на екран повідомлення про стан коррахунку в РРП і коррахунку, який ведеться в ОДБ;

вибір з поштової скриньки файлів зворотних міжбанківських платежів рахунку (типу В), їх оплата та формування на них файла квитанції рахунку (тип S). З файлу типу В також формується файл для передачі клієнту по системі «Клієнт-банк». Дебетові запити, що надходять з CЕП, автоматично не оплачуються, вони розташовуються в окремому файлі і підлягають аналізу технолога;

оплачені документи початкових платежів формуються у файл початкових платежів (тип А) і надсилаються до поштової скриньки для відправки у СЕП. Відібрані для відправки в СЕП документи реєструються у файлі «Картотека початкових прове­день», яка потім використовується для квітовки (подокумен­тальної звірки) з файлами-квитанціями (тип Т), які надходять з СЕП як підтвердження на файли типу А;

якщо на якийсь відправлений файл типу А прийшов «відбійний» файл типу Т, то документам цього файлу автоматично змінюється статус і вони переходять у розряд невідібраних;

якщо є неоплачені документи, то вони видаються в про­токол неоплачених документів з поясненням причин неоплати.

5. Виправлення помилкових проведень

Виявлені помилки проведень можна виправити лише через спеціально передбачений для цього режим, який має назву «Ко­ротке відновлення» (КВ). При його виконанні виконується по­вернення на початок дня, і всі документи у файлі операцій OPER переводяться в стан неоплачених, а також відновлюється вхідне сальдо (SALDO) за його станом на початок банківського дня. Після виконаного відкату проводять заново відкриття дня, і лише після цього робляться відповідні виправлення документів. Режим КВ також використовується під час отримання «відбійного» файлу типу Т.

Такий режим виправлення помилкових проведень можна зас­тосовувати лише для внутрішніх документів банку.

Виправлення зовнішніх документів, оплачених документів, можливе до їх відправки в РРП, тобто тих, які лише відібрані для відправлення у файл початкових платежів типу А. При цьому технолог повинен зняти позначку про відбір документа у файл А і лише після цього провести необхідні виправлення.

Крім виправлень помилок, протягом дня технологу надається можливість провести виправлення за інші дні, виконавши по­вернення в режимі «Довге відновлення». У цьому режимі можна робити один чи кілька відкатів на кілька днів назад з перера­хуванням усіх цих днів. Для того щоб можна було скористатися цим режимом, необхідно мати копії всіх попередніх банківських днів. Користуватися режимом довгого відновлення необхідно лише у разі крайньої необхідності, для виправлення помилок попередніх днів краще користуватися коригуючими проведен­нями.

Коригуючі проведення виконуються за допомогою меморіаль­них ордерів. При друкуванні меморіальних ордерів для кори­гуючого проведення на ньому буде додатковий рядок з надписом «Коригуючий».

6. Закриття банківського дня в ОДБ

Під час закриття банківського дня технолог повинен виконати ряд робіт інформаційно-технологічного характеру. Основними операціями є такі:

перевірити наявність балансу; якщо баланс не сформований, то закрити день неможливо;

провести накопичення денних оборотів по балансових ра­хунках і сформувати відомості: «Баланс на місяць (квартал, рік), «Баланс з початку року до поточного дня»;

провести накопичення даних по касових проведеннях дня;

провести накопичення плат за касове та розрахункове обслуговування;

сформувати виписки по особових рахунках й відправити їх в архів;

створити архівні копії дня;

провести формування всіх звітних форм та файлів.

3.2.2. Характеристика АРМ операціоніста

Усі платіжні документи на паперових носіях, що надійшли в банк від клієнта, повинні пройти стадію первинного контролю і попередньої оцінки фінансового стану клієнта.

При первинному контролі операціоністом вводиться номер особового рахунку клієнта. Якщо номер введено правильно, то на екран видаються дані про назву клієнта, вхідний залишок на його рахунку, дані про поточні обороти, вихідний залишок і залишок, що контролюється.

Після первинного контролю надається можливість введення даних платіжних документів. Іноді в системі вводиться обмеження на кількість документів, що вводяться одночасно. Наприклад, операціоністу дозволяється одночасно ввести до 100 платіжних документів. Після введення кожного рядка відбувається автома­тичне коригування поточного стану особового рахунку клієнта в базі даних і висвітлення його перед операціоністом, оскільки за час набору могли надійти документи по електронних каналах і змінити поточний залишок на рахунку клієнта. Для кожного виду документа існує певний макет, згідно з яким виконується введення даних.

З первинного документа вводяться наступні поля: код банку контрагента, номер особового рахунку контрагента, ознака дебет/ кредит (означає, що сума по документу буде проведена по дебету чи кредиту особового рахунку клієнта), сума платежу по до­кументу, призначення платежу.

Після введення даних одного документа змінюється автома­тично сума залишку, що контролюється. Залишок, що контро­люється, — це той залишок, що прогнозується на рахунку, тобто той, який матиме рахунок, якщо даний документ буде сплачено.

Якщо значення поля «Призначення платежу» часто повто­рюється, то його можна занести у відповідний довідник і вибирати звідти при завантаженні даних платіжних документів. Аналогічним чином можна оперувати з контрагентами, тобто з клієнтами, яким адресуються платежі. Якщо якийсь контрагент досить часто зустрічається в первинних документах, то його слід занести і зберігати у відповідному довідниковому файлі бази даних, що дасть змогу надалі не вводити його вручну, а вибирати з довідника контрагентів.

Після закінчення введення пачки документів система може запитати контрольну суму (КС) по цій пачці, якщо використо­вується технологія обробки документів пачками.

Система має бути спроектованою таким чином, щоб це не потребувало спеціальної підготовки оператора. Всі поля введення, значення яких можна перевірити, контролюються.

До виконання остаточного оновлення стану рахунків оператор може переглянути всю транзакцію і виправити помилки, якщо вони є.

Без повторного введення всіх даних на всіх важливих етапах запитується підтвердження.

Операціоніст може вилучати й коригувати введені ним документи до передачі їх на наступну обробку технологу.

3.2.3. Характеристика АРМ контролера

Функції контролера полягають у регулюванні потоків почат­кових документів на РРП. Тобто він може дозволяти або забо­роняти оплату початкових документів з файлу OPER та відбір їх до файлу типу А (файл початкових платежів).

Вводиться поняття «Блокованого» і «Неблокованого» почат­кового документа. Початкові міжбанківські документи будуть оплачуватися тільки в тому разі, якщо вони неблоковані.

Використання АРМ контролера в ОДБ має значення тільки при роботі в мережі. Його функції будуть полягати в перегляді документів, які надходять з робочих станцій операціоністів, їх аналізі та визначенні параметрів «блокований» — «неблоко­ваний» перед тим, як передати документи на оплату на АРМ технолога.

Як вже зазначалося, використання АРМ контролера є необо­в’язковим, якщо не виникає потреба регулювання черговості проходження початкових платежів.