Шаблоны

Шаблоны обеспечивают:

Пользовательские меню и панели инструментов, сочетание клавиш для частого применяемых команд меню или панелей, удаление неиспользуемых команд из меню и панелей, определение комбинаций клавиш для вызова команд и макросов.

Макросы для автоматического выполнения сложных или часто повторяющихся задач одной командой.

Вставку стандартного текста и изображения (например, названия или логотипа компании) в любой документ, связанный с данным шаблоном

Типовое форматирование (например, шрифты, размеры полей и ориентацию страниц)

Хранение элементов автотекста для вставки часто применяемых текстов и графиков.

Шаблоны и приложение.

Шаблоны помогут модифицировать и само приложение: меню, панели инструментов и назначения клавиш в соответствии с потребностями разных пользователей или применительно к разным типам документов.

Например, можно создать для новичков, панель инструментов и меню, разработанные для упрощения стандартных операций. Более опытные пользователи, уже знакомые с этими операциями, в подобной опеке уже не нуждаются – они могут создавать шаблоны с нужными кнопками инструментов.

Шаблоны и документы.

Шаблон – одновременно и заготовка нового документа и руководство по его созданию. Используя шаблоны, Вы  можете быстро создавать стандартные документы определенного типа. Например, шаблон служебной записки сбережет время за счет автоматической установки полей страницы, логотипа компании, текста со стандартными заголовками. В частично подготовленный документ легче внести остальной текст.

Связывание шаблона с документом.

Все документы Word  основаны на шаблонах. Только, что созданный документ имеет лишь те характеристики, что заданы активным шаблоном. Набор шаблонов, доступных для нового документа, определяется способом создания документа.

Помимо обычного шаблона Word включает шаблоны самых распространенных документов, писем, служебных записок, отчетов, конвертов и наклеек.

Шаблоны применяются не только для создания новых документов – существующий документ можно связать с дополнительным шаблоном. Документ при этом должен быть активен.

Чтобы связать документ с дополнительным шаблоном необходимо выполнить:

«СервисШаблоны и надстройки»

Щелкните кнопку «Присоединить» и выберите нужный шаблон.

Общие шаблоны.

Содержимое всех шаблонов, кроме обычного шаблона, который применяется только к документам, создаваемых на базе этих шаблонов. Содержимое обычного шаблона – элементы автотекста, макроса, назначения пунктов меню, кнопок панели инструментов и назначения клавиш – являются общим, т.е. доступно всем документам Word.

Шаблон, разработанный для какого-то конкретного документа, например для факса, позволяет зафиксировать параметры и команды, специфичные для документов этого типа. Все остальные команды и компоненты, которые Вы хотите сделать доступными всем документам, поместите в обычный или другой общий шаблон. Разумно комбинируя пользовательские и общие шаблоны, Вы получите гибкий метод создания документов, соответствующим принятым в фирме стандартам.

Иногда макросы, панели инструментов или элементов автотекста пользовательского шаблона необходимо сделать доступными для многих документов. Для этого откройте шаблон как общий. Заметьте, стили общего шаблона к документам не применяются: Word использует стили, на которых основан документ. Пользовательские элементы общего шаблона доступны до окончания текущего сеанса работы Word.

Чтобы открыть шаблон как общий:

«СервисШаблоны и надстройки».

Выберите шаблон в диалоговом окне «Общие»  «Шаблоны и надстройки» или щелкните кнопку  «Добавить» и выберите из списка нужный шаблон.

Хранение шаблонов.

Папки по умолчанию, где размещаются различные компоненты Word (документы, шаблоны, словари проверки правописания, библиотеки картинок и т.д.) задаются программой Setup. Значения по умолчанию можно изменить.

Чтобы задать местонахождение файлов шаблонов и других компонентов Word:

«СервисПараметрывкладка Расположение».

В списке «Типы файлов» выберите тип файлов, для которых Вы хотите задать новую папку.

Щелкните кнопку «Изменить».

В поле «Имя папки» укажите новый путь для выбранного компонента.

При запуске Word ищет обычный шаблон в таком порядке:

В папке шаблонов пользователя, указанной на вкладке «Расположение» диалогового окна «Параметры» меню «Сервис».

В папке шаблонов рабочей группы (задается на той же вкладке).

В папке Word.

В текущей папке.

Если обычный шаблон не найден, Word использует стандартные установки документа и команд. Команды вставки элементов автотекста, форматирование текста, автозамены, запуска макросов и команд, предусмотренные для глобального применения, не будут выполняться, пока обычный шаблон не будет возвращен в одну из перечисленных папок. Кроме того, Word необходимо перезапустить.

Размещение компонентов Word.

Различные компоненты Word – стили, макросы, параметры страницы, элементы автотекста и автозамены, пользовательские установки команд – хранятся на уровне документов и шаблонов. Одни привязываются к уровню документов, другие - к уровню шаблонов, третьи могут храниться там и там.

Компоненты, располагающиеся на уровне шаблонов, делятся на 2 группы: одна всегда храниться только в обычном шаблоне или шаблонах, связанных с документом, другая может храниться в общих шаблонах.