Управление проектами - Учебное пособие (Строкович А.В.)

3. окружение и участники проекта. администрирование.

 

Проект имеет ряд свойств, о которых целесообразно помнить, так как это помогает методически правильно организовать работу по его реализации:

• проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой;

• состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появляться новые элементы (объекты) и из его состава могут удаляться некоторые его элементы;

• проект, как и всякая система, может быть разделен на элементы, при этом между выделяемыми элементами должны определяться                     и поддерживаться определенные связи.

Разделение всей сферы деятельности, в которой появляется                   и развивается проект, на собственно «проект» и «внешнюю среду»                     в определенной степени условно. Причины этого заключаются                              в следующем [26]:

1. Проект не является жестким стабильным образованием: ряд его элементов в процессе реализации проекта может менять свое местоположение, переходя в состав проекта из внешней среды и обратно.

2. Ряд элементов проекта может использоваться как в его cocтаве, так и вне его. Типичным примером этому могут служить специалисты, одновременно работающие как над реализацией конкретного проекта, так и над решением некоторых других проблем (в частности, над выполнением какого-то другого проекта).

Рядовому сотруднику, участвующему в реализации конкретного проекта, обычно безразлично, находится он или объект, с которым он работает, внутри или вне этого проекта. Для него более важно, какую конкретную работу он выполняет и какое вознаграждение за это получает. Другое дело – ответственные исполнители проекта и руководители организаций, участвующие в проекте. Для них четкое понимание этого вопроса – один из факторов, способствующих успешной деятельности по реализации проекта.

Между проектом и внешней средой существует переходная зона, через которую между ними осуществляется связь и перемещение элементов, тем или иным способом участвующих в работе по его реализации.

Участники проекта – основной элемент его структуры, так как именно они обеспечивают реализацию его замысла.

В зависимости, от типа проекта, в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда – сотен) организаций.          У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его судьбу.

Вместе с тем все эти организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта.

Главный участник – Заказчик – будущий владелец и пользователь результатов проекта. В качестве заказчика может выступать как физическое, так и юридическое лицо. При этом заказчиком может быть как одна организация, так и несколько организаций, объединивших свои усилия, интересы и капиталы для реализации проекта и использования его результатов.

Заказчиками (застройщиками) могут быть инвесторы, а также иные физические и юридические лица, уполномоченные инвесторами осуществлять реализацию инвестиционных проектов.

Не менее важная роль принадлежит Инвестору – стороне, вкладывающей средства в проект. Очень важно понимать, что иногда это – одно лицо с Заказчиком. Если же Инвестор и Заказчик – не одно и то же лицо, инвестор заключает договор с заказчиком, контролирует выполнение контрактов и осуществляет расчеты с другими участниками проекта.

Инвесторами в Украине могут быть:

•органы, уполномоченные управлять государственным имуществом;

• организации и предприятия, предпринимательские объединения, общественные организации и другие юридические лица всех форм собственности;

• международные организации, иностранные юридические лица;

• физические лица – граждане Украины и иностранные граждане.

Проектно-сметную документацию разрабатывают специализи-рованные проектные организации, обобщенно называемые Проектировщиком. При этом ответственной за выполнение всего комплекса этих работ обычно является одна организация, называемая Генеральным Проектировщиком.

За рубежом чаще всего их представляют Архитектор и Инженер.

Архитектор – это лицо или организация, имеющие право профессионально, на основе соответствующим образом оформленной лицензии выполнять работу по созданию проектно-сметной документации, спецификаций, требований к проведению торгов и даже общее управление проектом.

Инженер – это лицо или организация, имеющая лицензию на занятие так называемым инжинирингом – то есть, комплексом услуг, связанных с процессом производства и реализации продукции проекта. Инжиниринг включает фазы планирования работ, инженерного проектирования, проведения испытаний, контроля за сдачей                              в эксплуатацию.

Материально-техническое обеспечение проекта (закупки                         и поставки) обеспечивают организации – поставщики, которые мы объединим под названием Поставщик (или Генеральный Поставщик).

Подрядчик (Генеральный Подрядчик, Субподрядчик) – юридическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ                     в соответствии с контрактом.

Этим исчерпывается круг привычных для отечественного специалиста участников проекта.

Однако в процессе формирования рыночной экономики появляются и некоторые другие участники проекта.

В первую очередь это фирмы и специалисты, привлекаемые на контрактных условиях для оказания консультационных услуг другим участникам проекта по всем вопросам его реализации. Их обобщенно называют Консультантом.

Особое место в реализации проекта занимает Руководитель Проекта (в принятой на Западе терминологии – Проект-менеджер или Менеджер проекта). Это – юридическое лицо, которому заказчик (или, может быть, инвестор или другой участник проекта) делегирует полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Конкретный состав полномочий руководителя проекта (проект-менеджера, менеджера проекта) определяется контрактом с заказчиком.

Под руководством Руководителя (менеджера) Проекта работает Команда Проекта – специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей. Состав и функции команды проекта зависят от масштабов, сложности                и других характеристик проекта.

Следует упомянуть еще о Лицензиаре – юридическом или физическом лице – обладателе лицензий и «ноу-хау», используемых                  в проекте. Лицензиар предоставляет (обычно на коммерческих условиях) право использования в проекте необходимых научно-технических достижений.

Завершая рассмотрение функций основных участников проекта, отметим важнейшую роль Банка – одного из основных инвесторов, обеспечивающих финансирование проекта. В обязанности банка входит непрерывное обеспечение проекта денежными средствами, а также кредитование генподрядчика для расчетов с субподрядчиками, если                у заказчика нет необходимых средств.

Широко используемый на Западе институт администраторов проекта предполагает, что администратор проекта снимает с плеч руководителей проекта административное бремя (но не ответственность), связанное с использованием на практике системы управления проектами. Подсчитано, что плановая и отчетно-учетная службы, находящиеся                 в ведении администратора проекта, дают возможность руководителю проекта дополнительно уделять от 20 до 50\% времени его непосредственной деятельности по управлению проектами. Квалифицированный администратор в состоянии оказать поддержку               (в плановых и учетных делах) до 150 участникам проекта, которые могут работать в различных или на одном проекте.

Администратор проекта должен:

• использовать современные средства и приемы управления проектами для предоставления руководителям проектов администра-тивных услуг в области планирования, составления графиков, отслеживания хода исполнения и отчетности;

• создать условия для осуществления взаимопомощи и наилучшее использование ресурсов проекта;

• обеспечить руководителей проектов и компаний, выполняющих проект, компактной информацией, дающей возможность контроля проектов, ресурсов и приоритетов. Для того чтобы решать эти задачи, администратор должен уметь:

• выявлять проекты, нуждающиеся в администрировании;

•проводить структурно подготовленные интервью с руководи-телями и участниками проектов. Результатом этих интервью должны быть планы, с которыми все участники работ были бы согласны;

• готовить ресурсно сбалансированные планы, отвечающие целям руководства;

• разрабатывать процесс сбора информации о ходе работ по проекту;

•составлять отчеты о состоянии проекта, которые дают возможность руководителям проекта, его участникам и руководителям компаний придерживаться намеченных графиков. Администратор проекта, в силу специфики своей деятельности, равноправен с руководителями проектов (неподотчетен им). По этой же причине он должен поддерживать рабочие отношения с руководителями и участниками проекта всех уровней. Администратор в западных компаниях обычно имеет вспомогательный персонал (секретарей) и шефствует над администратором-стажером.

Основным показателем успешности работы Администратора проекта является – удовлетворенность руководителей компаний состоянием (степенью детализации, частотой) отчетности. Руководители должны быть в состоянии, используя информацию Администратора, контролировать проекты и принимать по ним обоснованные решения.

На практике нужно помнить, что, несмотря на очевидные преимущества административного управления проектами, возникает ряд опасностей, которых следует избегать:

• слишком много времени уходит на оценку и решения;

• планирование осуществляется «сверху вниз»;

• план прорабатывается недостаточно детально;

• участники разработки плана нередко держат в секрете от Администратора важные детали;

• отчетность о состоянии проекта не полезна ни для проектных групп, ни для руководства компании;

• отслеживание работ по проекту вместо контроля за проектом.

 

Контрольные вопросы к первой теме

 

1. Дайте определение понятию «проект». Каковы его отличительные особенности?

2. Охарактеризуйте проект как систему.

Когда появились первые проекты? Чем современные проекты отличаются от не современных?

Классификация проектов. Примеры проектов каждого вида.

История возникновения науки «управление проектами». Ее сущность.

 Охарактеризуйте системы управления проектами.

 Жизненный цикл проекта. Инициация и завершение проекта.

 Основная и обеспечивающая деятельность по реализации проекта.

 Жизненный цикл проекта согласно концепции Мирового банка.

 Жизненный цикл проекта согласно «строительной» концепции.

 Жизненный цикл проекта согласно «информационной» концепции.

 Жизненный цикл проекта согласно «последовательной» концепции.

 Проект и внешняя среда. Кто является участником проекта                и каковы их функции?

 Обязательно ли участие Администратора в процессе реализации проекта? Каковы его обязанности? Чем он отличается от Руководителя проекта?

 Что представляет собой Институт управления проектами (PMI) – www.pmi.org.

 Каковы условия получения сертификата управляющего проектами в Украине?

 Что такое PMBOK? www.pmi.org/publictn/ pmboktoc.htm.

 

Упражнения к первой теме

 

 Какие проекты реализуются сейчас в Вашем регионе?

 Какие наиболее крупномасштабные проекты реализовывались           в течение последних пяти лет в мире? Индивидуально, а затем в группах по 3–5 человек сформируйте перечень проектов. Опишите концепцию одного из проектов. Каким образом предположительно управляли данным проектом?

 Назовите основных участников проекта. Каким, по Вашему мнению, должен быть этот состав в случае реализации: проекта перестройки системы высшего образования; проекта ликвидации атомных станций; проекта выпуска нового журнала; проекта строительства автозаправочной станции; проекта по изменению интерьера Вашей квартиры?