3. офис проекта

Возникают идеи, выбираются оптимальные, разрабатываются проекты, анализируются, формируются наиболее приемлемые планы их реализации и т. д.

Вместе с тем практически не один проект не может быть реализован без соответствующего обеспечения. Одним из необходимых компонентов для реализации проекта является офис.

Офис проекта – специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий, а также отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций [23].

Основным назначением офиса проекта является координация деятельности участников проекта при помощи необходимого набора технических средств. В зависимости от специфики проекта и от его масштаба изменяется и содержательная сторона понятия «офис проекта». Можно   различать   как    головной    офис    проекта,   так  и  его филиалы.          В соответствии с этим изменяется и перечень необходимых технических средств. Также существует такое понятие как «виртуальный офис проекта», представляющий собой телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы по единым стандартам. Виртуальный офис позволяет пользоваться едиными программными средствами, базами данных и базами знаний, вести единый учет всех работ по проекту, осуществлять их контроль в комплексе и разрабатывать соответствующие корректирующие мероприятия.

Исходя из того моно- или мультипроект реализуется, изменяются и составляющие офиса проекта.

Если реализуется монопроект, то офис, скорее всего, будет одноуровневым, ориентированным на обеспечение процесса реализации одного проекта. В том случае, если реализуется мультипроект, то, скорее всего, возникает потребность в создании многоуровневой системы офисов.

Перечень требований к организации офиса проекта [23]:

– наличие помещения, удовлетворяющего определенным требованиям;

– наличие единых внутрифирменных стандартов подготовки                   и сопровождения проектов;

– наличие необходимого оборудования;

– наличие необходимых информационных технологий, обеспечивающих реализацию проекта.

Деятельность по созданию и функционированию офиса проекта состоит из ряда бизнес-процессов. Бизнес-процесс – совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла бизнес-деятельности [23].

Требования к реализации бизнес-процессов:

– информационное обеспечение бизнес-процесса формируется исходя из оптимизации временных и стоимостных затрат;

– отсутствие дублирования бизнес-операций;

– менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса                      и находящиеся в разных местах, должны быть связаны средствами коммуникаций, а в случае расположения в одной географической точке, локализованы от менеджеров, участвующих в других бизнес-процессах.

Формирование этапов проектирования офиса проекта осуществляется исходя из сути уникальных характеристик, присущих каждому проекту. Наиболее общими этапами проектирования офиса проекта являются [22]:

1. Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов команды проекта.

2. Выявление требований структуры процессов к техническим                и организационным решениям с точки зрения использования различных ресурсов.

3. Проектирование территориальной структуры бизнес-процессов            и их оптимизация.

4. Определение пространственно-планировочных решений.

5. Проектирование информационной системы проекта.

6. Проектирование программного обеспечения проекта.

7. Проектирование аппаратного распределения проекта (локальные        и распределенные сети проекта).

8. Проектирование средств и каналов связи.

9. Проектирование интерьера и мебели.

10. Определение потребности в средствах передвижения.

11. Разработка бюджета инвестиций в офис проекта.

12. Разработка бюджета текущих расходов.

Контрольные вопросы к шестой теме

1. Каковы основные принципы формирования организационных структур управления проектами?

2. Каковы основные принципы формирования руководящих групп управления проектами?

3. Охарактеризуйте функциональную структуру. Перечислите случаи ее применения. Достоинства и недостатки.

4. Охарактеризуйте матричную структуру и ее разновидности. Перечислите случаи их применения. Достоинства и недостатки.

5. Охарактеризуйте различные виды организационных структур исходя из состава участников и механизма их взаимодействия.

6. В каких организационных структурах существуют посредники? Каковы их функции?

7. Кто участвует в ходе реализации проекта? Каковы их функции?

8. Что включается в понятие «офис проекта»? Какие основные требования к нему предъявляются?

9. Приведите примеры виртуального офиса. Каким требованиям он должен удовлетворять?

Упражнения к шестой теме

1. Сформируйте организационную структуру проекта.

2. Определите состав участников проекта.

3. Определите должностные обязанности участников проекта.

4. Определите функции посредников проекта.

          5. Определите перечень технических и организационных требований к проекту.

6. Осуществите планирование территориальной структуры бизнес-процессов.

7. Осуществите проектирование интерьера и мебели.

8. Определите потребности в средствах передвижения.

9. Разработайте бюджет инвестиций в офис проекта.

10. Разработайте бюджет текущих расходов.