3.2. умови ефективності структури управління підприємств готельно-ресторанного бізнесу

Досягнення цілей підприємства передбачає спільну роботу групи працівників. Кожна організація (чи це товариство з обмеженою відповідальністю, в якому зайняті 5 осіб, чи це велике підприємство із значним кадровим складом), потребує координації взаємодії й встановлення певного внутрішнього порядку. Цей процес реалізується у формі організаційної структури.

Організаційна структура визначає співвідношення (взаємопідпо-рядкованість) між функціями, виконуваними працівниками підприємства шляхом поділу праці, створення спеціалізованих підрозділів, запровадження певної ієрархії посад та внутрішньоорганізаційної процедури і є невід'ємним елементом ефективної роботи підприємств готельно-ресторанного бізнесу, оскільки забезпечує їхню внутрішню стабільність та є запорукою певного порядку у використанні ресурсів.

Під поняттям «структура управління підприємством» необхідно розуміти упорядковану сукупність взаємопов'язаних елементів, які перебувають між собою у сталому зв'язку, що забезпечують їхнє функціонування й розвиток як єдиної системи. Елементами структури є окремі працівники, служби та певні ланки апарату управління, відносини ж між ними підтримуються завдяки різним видам зв'язків.

Ланка управління — це самостійна складова організаційної структури певного рівня, що складається з апарату управління та структурних підрозділів.

Апарат (орган) управління — це колектив працівників керуючої системи, який наділений правом щодо координації діяльності підрозділів, має приміщення, технічні засоби, штатний розклад, положення про структурні підрозділи та посадові інструкції.

У межах структури управління відбувається управлінський процес (рух інформації та прийняття управлінських рішень), між учасниками якого розподілені завдання й функції щодо управління. З цих позицій структуру управління можна розглядати як форму розподілу й кооперації управлінської діяльності, в межах якої відбувається процес управління, спрямований на досягнення визначених цілей менеджменту.

Структура управління функціонує ефективно, якщо:

вона прискорює процес досягнення цілей;

вона прагне до запровадження нових технологій, а виробничий процес стає творчим; при цьому службовці поінформовані щодо прав і обов'язків, а також про рівень відповідальності щодо прийняття рішень;

рівні координації чіткі й діють ефективно;

формальні й неформальні структури діють в одному напрямі;

•           службовці працюють лише в межах даної структури. Ефективність структури управління визначається ефективністю таких елементів її життєдіяльності, як:

поділ праці й спеціалізація;

зв'язки між складовими й координація;

масштаб керованості та контролю;

ієрархія рівнів;

розподіл прав і обов'язків;

централізація та децентралізація;

диференціація та інтеграція.

Ефективне функціонування підприємств готельно-ресторанного бізнесу неможливе, якщо структурні підрозділи дублюють функції один одного. Тому на кожному підприємстві повинен існувати чіткий поділ праці між окремими працівниками та підрозділами.

Поділ праці на підприємстві призводить до створення нових видів робіт. Він може здійснюватись за двома напрямами:

постадійний розподіл робіт (розпочинаючи з надходження ресурсів і закінчуючи наданням послуг) — такий розподіл робіт називається горизонтальною_спеціалізацією;

розподіл робіт за рівнями ієрархії (в цілому по підприємству й в окремих його структурних підрозділах) — такий розподіл має назву вертикальної спеціалізації.

Такий елемент життєдіяльності, як спеціалізація, має ряд переваг. Спеціалізація сприяє удосконаленню виробничого процесу, а кожний виконавець при цьому детально володіє сутністю справи. Спеціалізація сприяє виявленню найважливіших сфер діяльності підприємства, знижує потребу в комунікаціях і спрощує процес прийняття рішень.

Підприємства готельно-ресторанної галузі, як правило, складаються з багатьох ланок, між якими повинні відбуватись зв'язок та координація діяльності. Координація діяльності є основою структури підприємства, але її ефективність визначається сукупністю зв'язків, яких виділяється чотири типи: вертикальні й горизонтальні, лінійні й функціональні, формальні й неформальні, прямі й непрямі.

^ Вертикальні зв'язки сполучають ієрархічні рівні підприємства та його складові. Вони є каналами передання розпорядчої та звітної інформації.

^ Горизонтальні зв'язки — це зв'язки між однаковими за своїм становищем в ієрархії складовими структури або між працівниками підприємства.

Лінійні зв'язки — це відносини, за допомогою яких керівник реалізує свої владні права та здійснює пряме керівництво підлеглими, тобто це зв'язки, які пронизують організаційну ієрархію зверху донизу й реалізуються у формі наказу, розпорядження тощо.

Функціональні зв'язки є дорадчими. Ці зв'язки мають спрямованість знизу вверх у формі поради, рекомендації, пропозиції щодо прийняття альтернативного рішення тощо.

Формальні зв'язки — це зв'язки координації, які регулюються цілями, політикою і процедурами підприємства.

^ Неформальні зв'язки виникають тоді, коли формальні зв'язки не досягають поставленої мети. В їхній основі лежать відносини не між певними посадовцями, а між конкретними індивідами.

Прямі зв'язки встановлюються між працівниками відповідно до посадових інструкцій і формально закріплюються на підприємстві.

Ефективність та узгодженість зв'язків у межах структури управління визначають масштаб керованості й контролю на підприємстві. Для визначення оптимального масштабу керованості постійно проводиться його наукове дослідження.

За твердженням учених найдоцільнішим є ситуаційний підхід, в основу якого покладений аналіз факторів, які впливають на визначення масштабу керованості. До них відносять фактори, пов'язані з виконуваною роботою (подібність, складність та територіальна віддаленість) та кадровим складом колективу (рівень фахової підготовки підлеглих працівників, компетентність керівника).

Найчисленішою є група факторів, що стосується безпосередньо керівництва підприємства: обсяг делегованих прав та рівень відповідальності; чіткість щодо визначення цілей; стабільність і послідовність організаційних рішень; об'єктивність при вимірюванні результатів роботи; ієрархічний рівень; рівень потреби в особистих контактах з підлеглими.

Відтак зазначені фактори виливають на оптимальний масштаб керованості для конкретної ситуації.

Вузький масштаб керованості зумовлюється мінімальною кількістю підлеглих у одного керівника. В результаті, щоб сполучити нижчі ланки управління з вищою, необхідно збільшити кількість ієрархічний рівнів.

Таке групування робіт і працівників має ряд переваг. При меншій кількості підлеглих керівникові легко контролювати їх роботу, а тому він робить це якісно. Проте така побудова зв'язків має й недоліки. У керівника, що контролює невелику кількість працівників, може з'явитися прагнення до втручання в їх безпосередню роботу.

Широкий масштаб керованості має характеристики, протилежні вузькому: максимально можлива кількість підлеглих у одного керівника і мінімальна кількість рівнів ієрархії. Таке групування працівників і робіт має певні переваги. Маючи багато підлеглих, керівник змушений делегувати свої повноваження для їх завантаження роботою. Наділяючи своїх підлеглих роботою, керівник повинен бути впевненим у їхньому фаховому рівні; саме тому в цьому разі підбирається сильна й кваліфікована команда. До недоліків широкого масштабу керованості можна віднести перевантаженість керівника вирішенням рутинних завдань. Розвиток ситуації в цьому напрямі може призвести до втрати контролю над підлеглими.

Ієрархія рівнів є однією з найважливіших умов ефективності структури управління. Рівнем управління в організації вважається та її частина, в межах якої можуть прийматися самостійні рішення без обов'язкового їх погодження з вищим керівництвом. Кількість рівнів визначають «поверховість» структури управління. За інших рівних умов «поверховість» структури управління є обернено пропорційною до її загальної ефективності. При великій кількості рівнів є небезпека значного перекручення інформації, яка передається в організації зверху донизу і у зворотньому напрямку.

На підприємствах готельно-ресторанного бізнесу використовуються дві системи розподілу прав і обов'язків за рівнями ієрархії. Перша система будується на основі принципу єдності підпорядкування, а її схема є подібною до «ялинки». Принцип єдиного підпорядкування полягає в тому, що працівник повинен отримувати розпорядження лише від одного керівника Виходячи з цього, система «ялинки» побудована таким чином, що керівник вищого рівня перебирає на себе лише частину прав і відповідальності керівника нижчого рівня.

Друга система — система подвійного або багаточисельного підпорядкування («матрьошка») — побудована так, що керівник вищого рівня майже повністю перебирає на себе права й відповідальність усіх керівників нижчих рівнів. Система припускає наявність двох і більше осіб, які мають однакові повноваження щодо об'єкта управління. Таке становище зумовлює прийняття кінцевого рішення на вищому рівні, що дозволяє здійснювати тотальний контроль.

Значний вплив на ефективність структури управління справляє виважене поєднання централізації й децентралізації управління. Централізація — це концентрація прав щодо прийняття рішень, зосередження владних повноважень на вищому рівні управління підприємством. Централізація управління має свої переваги й недоліки. Серед переваг централізації управління є:

вищий рівень контролю за діяльністю управління;

можливість зведення до єдиного стандарту всіх операцій, виконуваних в межах підприємства;

усунення можливого дублювання тих чи інших заходів і зусиль;

-           ефективне використання кадрів, обладнання виробничих приміщень, запровадження комп'ютеризації й механізації процесів.

Недоліками централізованого управління є:

зростання бюрократизму, накопичення важливих для вирішення питань, збільшення обсягів документації;

повільність у прийнятті рішень, особливо на робочих місцях;

рішення приймаються тими, хто не знайомий з реальною ситуацією на виробництві.

Децентралізація — це передача або делегування прав і відповідальності за прийняття ключових рішень нижчим рівням управління.

Децентралізація має ряд переваг: вона прискорює прийняття рішень та підвищує їхню об'єктивність, підвищує відповідальність на нижчих рівнях управління; стимулює діяльність підлеглих на основі високої довіри; економить робочий час менеджерів більш високого рівня; допомагає підготувати працівників до прийняття на себе відповідальності у майбутньому. Однак децентралізація має й негативні тенденції. Вона може послабити контроль, порушити єдність дій у системі, призвести до прийняття неефективних рішень.

При обранні організаційної структури чи здійсненні її реструктуризації слід враховувати фактори, які впливають на рівень децентралізації управління, а саме:

міра уніфікації. Бажаний рівень неповторності послуг;

розміри підприємства. На великих підприємствах рішення приймаються значним числом керівників різного рівня, тому їх важко координувати. Там, де повноваження є роззосередженими, рішення приймаються більш оперативно;

наявність керівника високого рівня та кваліфікації;

використання прийомів контролю. Чим ширшими є можливості щодо контролю, тим більшої міри децентралізації можна досягти.

Важливе місце в ефективності функціонування структури управління посідає проблема встановлення відносин між окремими підрозділами підприємства. На ці відносини впливають такі фактори, як ступінь різниці між підрозділами (диференціація) й ступінь співробітництва між підрозділами (інтеграція).

Диференціація означає поділ робіт між частинами та підрозділами з метою досягнення певної завершеності в межах даного підрозділу.

Інтеграція визначає рівень співробітництва між підрозділами підприємства й забезпечує досягнення цілей, обмежених вимогами зовнішнього оточення. Потреба в інтеграції зумовлюється розподілом і взаємозалежністю робіт.

Визначення міри диференціації допомагає визначити рівень потенційного конфлікту між окремими частинами підприємства, а віднайдення ефективного інтеграційного механізму створює умови для зниження рівня можливої конфліктності.

Все це разом взяте сприяє підвищенню ефективності структури управління, що виявляється у взаємодії підприємства із зовнішнім середовищем.

Контрольні запитання

Перелічіть основні елементи життєдіяльності структури управління.

За якими напрямами може здійснюватись розподіл праці у структурі управління?

Як спеціалізація впливає на ефективність структури управління?

Дайте визначення вертикальних, горизонтальних, лінійних зв'язків.

Назвіть переваги і недоліки централізації і децентралізації управління.

Рекомендована література

Андрушків Б.М., Кузьмин O.E. Основи менеджменту. — Львів: Світ, 1995.

Бавыкин В. Новый менеджмент. — М.: Экономика, 1997.

Бреддик У. Менеджмент в организации./ Учебное пособие. — М.: Инфра-М, 1997.

Вейлл П. Искусство менеджмента. — М.:Новости, 1993.

Герчикова И.Н. Менеджмент. / Учебник. — М.: Банки и биржи, «ЮНИТИ», 1995.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. / Учебник. Пер. с англ. — М.: «Дело», 1994.

Радугин А. Введение в менеджмент. — Воронеж: Высш.школа.,

1995.

Румянцева К.Р. Менеджмент в организации. — М.: Перспектива,

1997.