РоздІл vІ. Єдиний реЄстр спецІальних бланкІв нотарІальних документІв

29.06.1999 року Наказом  Міністерства юстиції України  № 36/5, зареєстрованим 05.07.1999 року за № 437/3730, з метою підвищення рівня захисту документів, які оформляються нотаріально та спро- щення  системи  обігу спеціальних бланків  нотаріальних документів з 01.09.1999 року була запроваджена практика  вчинення  нотаріаль- них дій державними та приватними нотаріусами,  крім спеціальних бланків,  із застосуванням захисного  знака  нотаріальних документів та створений  Єдиний  реєстр захисних  знаків та спеціальних бланків нотаріальних документів.

Однак використання у нотаріальний практиці  захисних  знаків нотаріальних документів  не знайшло  підтримки  як серед нотаріусів, так і серед громадян, які зверталися до нотаріусів.

Відповідно 04.11.2009 року Міністерство юстиції України видало Наказ № 2053/5 «Про організаційні заходи з постачання, зберігання, обігу, обліку спеціальних бланків нотаріальних документів і звітнос- ті про їх використання», який зареєстрований в Міністерстві юстиції України  09.11.2009 року за № 1043/17059.

Цим наказом  затверджено новий порядок  ведення  Єдиного  реє- стру спеціальних бланків нотаріальних документів.

Єдиний  реєстр  спеціальних бланків  нотаріальних документів  —

це електронна  база даних, яка вміщує інформацію про:

1) постачання  бланків  державним  нотаріальним конторам,  дер- жавним нотаріальним архівам, приватним нотаріусам;

2) видані державним  та приватним нотаріусам бланки;

3) отримані  державними нотаріальними конторами,  державними нотаріальними архівами та приватними нотаріусами бланки;

4) передані тими ж суб’єктами бланки;

5) витрачені і недійсні бланки;

6) здійснені перевірки справжності бланків;

7) видані інформаційні довідки та витяги з Єдиного реєстру.

Крім цього, цим наказом  закріплений новий порядок  обліку по- стачання й обігу спеціальних бланків нотаріальних документів  та звітності  про їх використання, який  здійснюється нотаріусами  з ви- користання Єдиного  реєстру  спеціальних бланків  нотаріальних до- кументів.

Облік бланків ведеться:

1)  завідуючими конторами, архівами — у  книзі  обліку над- ходження бланків до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, а також  у книзі  обліку видачі бланків державним нотаріусам; у книзі  обліку зіпсо- ваних і анульованих бланків.

Пропонуємо зразки цих книг.

Додаток 1 до Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів

КНИГА

обліку надходження бланків до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву

Додаток 2 до Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів

КНИГА

обліку видачі бланків державним нотаріусам

Додаток 7 до Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів

КНИГА

обліку зіпсованих і анульованих бланків

2) завідуючими конторами, архівами та державними нота- ріусами — в особистих книгах обліку надходження бланків та обліку зіпсованих та анульованих бланків.

3) приватними нотаріусами — в особистих книгах обліку над- ходження бланків та обліку зіпсованих та анульованих бланків.

Додаток 3 до Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів

ОСОБИСТА КНИГА

з обліку надходження бланків

Додаток 4 до Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів

ОСОБИСТА КНИГА

обліку зіпсованих і анульованих бланків

Зразки поданих у Додатках  3 і 4 книг є однаковими як для дер- жавних так і для приватних нотаріусів.

Всі ці книги  ведуться  в електронному вигляді  у складі  Єдино- го реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів  та є його невід’ємною частиною.

На сьогоднішній день поряд з наказом Міністерства юстиції України  від 04.11.2009 року № 2053/5, яким затверджено новий По- рядок ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів та відповідно, до якого облік бланків, а саме їх надходжен- ня, видача  та облік  зіпсованих  і анульованих бланків  здійснюється у книгах в електронному вигляді,  діє Постанова  Кабінету  Міністрів України  від 05.08.09 №812 «Про затвердження Порядку  витрачання, зберігання,  обігу спеціальних бланків нотаріальних документів  та звітності про їх використання та опису і зразка такого бланка», якою встановлена паперова  форма  книг, у яких  нотаріусами  ведеться  об- лік цих бланків. Однак Наказом  Міністерства юстиції України  «Про затвердження Змін  до Правил  ведення  нотаріального діловодства»

№ 2151/5 від 16.11.2009 року з Типової номенклатури справ держав- ної нотаріальної контори та приватного  нотаріуса на 2010 рік ці кни- ги вилучені.

Як же бути нотаріусам у такій ситуації, адже Постанова  Кабінету Міністрів України за своєю юрисдикцією є обов’язковою до виконан- ня.

Ми пропонуємо до скасування п.16 у вищезгаданій  Постанові нотаріусам  не відмовлятися від паперових  книг обліку  бланків,  які на цьому етапі повинні вестися нотаріусами паралельно  з електро- нними.

До Єдиного реєстру бланків відомості про постачання  бланків до нотаріусів вносить Адміністратор, яким у всіх реєстрах виступає «Ін- формаційний Центр» Міністерства юстиції України  на підставі відо- мостей, які щодня  надсилає  йому постачальник бланків  (юридична особа, визначена Міністерством юстиції України, що здійснює поста- чання бланків на замовлення нотаріусів).

Отже:

1. Адміністратор  вносить  до Єдиного  реєстру  бланків  відомості про постачання  бланків  протягом  одного дня з моменту отри- мання цих відомостей.

2. Реєстратор, яким  є нотаріус  в день отримання або витрачан- ня спеціальних бланків  у суворій  послідовності  відповідно  до порядкових номерів вносить до Єдиного реєстру відомості про отримання або витрачання бланків.

Нотаріус зобов’язаний вносити інформацію щодо витрачання бланків суворо дотримуючись встановлених Порядком кодів, зокрема:

– договір про відчуження  нерухомого  майна, крім земельних  ді- лянок, — 1;

– договір про відчуження  транспортного засобу — 2;

– договір про відчуження  земельної ділянки — 15;

– шлюбний договір — 12;

– установчий  договір — 14;

– інші договори — 3;

– заповіт — 4;

– свідоцтво про право на спадщину — 5;

– свідоцтво про право власності — 6;

– довіреність — 7;

– заява — 8;

– переклад — 10;

– дублікат — 11;

– інші дії — 13;

– протест векселя — 16;

– зіпсований  бланк — 21;

– анульований бланк — 22;

– дефектний бланк — 23;

– відсутній бланк — 24;

– викрадений бланк — 25;

– втрачений бланк — 26.

Якщо нотаріус виявив  зіпсований,  дефективний, відсутній при відкритті  пачки, анульований ним при вчинення  нотаріальної дії, втрачений або викрадений бланк чи бланки, він негайно зобов’язаний внести відомості до Єдиного реєстру про недійсні бланки.

Внесення цих відомостей має бути на суворому контролі у відпо- відних Головних  управліннях юстиції. Якщо ж нотаріусом  невчасно вносяться  або ж не вносяться  відомості про витрачання бланків  або недійсні  бланки,  втрату або викрадення бланків,  що сталися  з вини нотаріуса,  відповідне  Головне  управління юстиції  має  право  зупи-

нити  діяльність  приватного  нотаріуса  або притягнути до дисциплі- нарної відповідальності відповідно  до п. 3 ч. 1 ст. 29 Закону  України

«Про нотаріат».

Користування Єдиним реєстром спеціальних бланків нотаріальних документів під час здійснення нотаріальної діяльності

Відповідно до п. 22-1 Інструкції про порядок вчинення нотаріаль- них дій нотаріусами України та п. 3.1. вищезгаданого Порядку  веден- ня Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів нотаріуси  зобов’язані  перевіряти кожний  бланк,  на якому  викладе- ний текст нотаріального документа. Якщо нотаріальний документ викладений на кількох аркушах, то ці аркуші викладаються на спеці- альних бланках і справжність їх також перевіряється.

Нотаріус при посвідченні, наприклад, договору купівлі-продажу квартири  спочатку засвідчує заяви-згоди, які можуть бути викладені не на спеціальних бланках нотаріальних документів, якщо наступним записом у реєстрі для реєстрації  нотаріальних дій є договір, згода на укладення якого надається. У випадку, якщо договір буде посвідчува- тися не одразу після заяви-згоди подружжя або посвідчуватиметься іншим нотаріусом, заява-згода  викладається на спеціальному  бланку нотаріальних документів, який при наступному  поданні нотаріусу перевіряється.

Інформаційна довідка про перевірку спеціального  бланка нотарі- ального  документа  долучається до примірника нотаріального доку- мента (договору, довіреності, свідоцтва, тощо), для яких бланки пере- вірені, або зберігається в окремому наряді, якщо у справах нотаріуса не залишається примірник нотаріального документа,  до якого  вона може бути долучена.

Крім цього, відповідно  до п. 7.41 Правил  ведення  нотаріального діловодства1  у графі  № 5 цього реєстру  записується серія  та номер спеціального  бланка нотаріальних документів, що використаний но- таріусом для вчинення  цієї нотаріальної дії, дата та номер витягу про перевірку спеціального бланка нотаріального документа та/чи інфор- маційної  довідки  про перевірку  спеціального  бланка  нотаріального

1  Правила  ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України вiд 22.12.2010 № 3253/5 // Офіційний вісник України вiд 30.12.2010 —

2010 р., № 98, стор. 164, стаття 3515, код акту 54117/2010.

документа.Перевірка справжності бланків здійснюється шляхом без- посереднього доступу до Єдиного реєстру спеціальних бланків нота- ріальних документів, за серією та номером відповідного бланка.

Слід наголосити  на окремих випадках, коли нотаріус виявить ви- крадений  або підроблений бланк при перевірці  справжності бланка, то він зобов’язаний негайно повідомити про це правоохоронні органи.

Доступ до Єдиного реєстру мають Департамент нотаріату, фінан- сового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об’єднань і відповідні головні управління юстиції Міністерства юсти- ції України  в частині статистичних даних щодо обігу та звітності про використання бланків нотаріусами України  і для отримання повного витягу.

З 17 листопада  2009 року  будь-яка  фізична  чи юридична  особа може перевірити  дійсність бланка нотаріального документа через ме- режу Інтернет за даними Єдиного реєстру спеціальних бланків нотарі- альних документів. Веб-сайт для доступу для відомостей Єдиного реє- стру розміщено за адресою https://rnb.informjust.ua/pages/default.aspx.

Пошук інформації здійснюється за серією та номером бланків. За результатами пошуків  надається  інформація у вигляді  скороченого та повного витягів про одну з таких відомостей, зокрема:

а) дату видачі бланка (якщо відсутні відомості про витрачання бланка в Єдиному реєстрі);

б) відомості про витрачання бланка або недійсність  бланка (код витрачання, дата витрачання);

в) відомості про відсутність  інформації  про бланк у Єдиному ре- єстрі.

Інформація з Єдиного реєстру надається Адміністратором та Реє- стратором у вигляді скороченого витягу на письмові запити юридич- них та фізичних  осіб. На заяві, яка залишається у Реєстратора, ним робиться відмітка про дату та вхідний номер заяви і номер витягу.

Аналогічно такі відмітки робляться на письмовій  вимозі суду, прокуратури, органів дізнання  і слідства у зв’язку з кримінальними, цивільними, господарськими або адміністративними справами, що перебувають  у їх провадженні,  а також Міністерству юстиції Украї- ни, Головному  управлінню юстиції Міністерства юстиції України  в Автономній  Республіці Крим,  головним  управлінням юстиції  в об- ластях, містах Києві та Севастополі,  районним, міським, міськрайон-

ним управлінням юстиції, органам  державної  влади  та органам  міс- цевого самоврядування у зв’язку із здійсненням ними повноважень, визначених  чинним законодавством України, та із зазначенням при- чини запиту, при видачі їм інформації  з Єдиного  реєстру  у вигляді повного витягу.

Отже, документами Єдиного реєстру спеціальних бланків нотарі- альних документів є:

– інформаційна довідка;

– скорочений  витяг;

– повний витяг;

– книги  обліку надходження бланків  до державної  нотаріальної контори, державного нотаріального архіву;

– книги обліку видачі бланків державним  нотаріусам;

– книги обліку зіпсованих  і анульованих бланків;

– особисті книги обліку надходження бланків;

– особисті книги обліку зіпсованих  і анульованих бланків. Інформаційна довідка  та скорочений  витяг  виготовляються без

використання спеціальних бланків  документів  реєстрів  інформацій- ної системи Міністерства юстиції України.  Повні ж витяги  виготов- ляються з використанням цих бланків. Всі ці документи скріплюють- ся підписом та печаткою Реєстратора або Адміністратора.

Тариф за перевірку справжності спеціальних бланків нотарі- альних документів за даними Єдиного реєстру спеціальних блан- ків нотаріальних документів з видачею про це інформаційної до- відки становить 1 грн з урахуванням ПДВ.