2. реквізит документа. мовні та технічні вимоги до оформлення реквізитів документа

Реквізити документа (лат. requisitum – необхідне, потрібне) – це сукупність встановлених законом обов’язкових, формальних елементів у складі службового документа, відсутність яких позбавляє цей документ юридичної сили.

Згідно з ДСТУ 4163-2003, укладаючи та оформлюючи документи, потрібно використовувати такі реквізити:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надійдення документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

Окремі реквізити з наведених вище є обов’язковими для всіх документів, решта використовується при оформленні лише деяких з них.

Залежно від призначення кожний документ має визначений склад реквізитів.

Склад обов’язкових реквізитів та їх розташування встановлюються ДСТУ 4163-2003, постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 тощо.