Сортировка данныхСортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Например, чтобы отсортировать данные по цене изделия. Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные. В поле списка Сортировать по (рис.24) выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки: по возрастанию – цифры сортируются по возрастанию, текст – в алфавитном порядке, логические выражения – ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА.
В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях. Для сортировки данных также используются кнопки
При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка. Microsoft Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы. Формы данных При выполнении характерных для баз данных
операций, таких как поиск, сортировка, подведение итогов, Microsoft Excel
автоматически рассматривает таблицу как базу данных. При просмотре, изменении, добавлении и удалении записи в базе данных, а также при поиске записей по определенному критерию удобно использовать формы данных. При обращении к команде Форма меню Данные Microsoft Excel считывает данные и создает диалоговое окно формы данных (рис.25). В форме данных на экран выводится одна запись. При вводе или изменении данных в полях этого окна изменяется содержимое соответствующих ячеек базы данных. Для использования форм данных таблица должна иметь имена столбцов. Имена столбцов становятся именами полей в форме данных. Поле соответствует каждому столбцу таблицы. Форма данных автоматически раскрывается так, чтобы вывести на экран сразу все поля в данной таблице, до 32 полей за один раз. С помощью полосы прокрутки можно прокручивать записи базы данных. Позиция выведенной записи указывается в верхнем правом углу. Передвигаться по полям формы можно с помощью мыши и клавиш Tab (вниз), Shift+Tab (вверх). В правой части окна расположены следующие кнопки. Добавить – очищает поля для ввода новой записи базы данных. Если снова щелкнуть кнопку Добавить, то введенные данные будут добавлены, как новая запись, в конец базы данных. Удалить – удаляет выведенную запись, другие записи базы данных сдвигаются. Удаленные записи не могут быть восстановлены. Вернуть – восстанавливает отредактированные поля в выведенной записи, удаляя сделанные изменения. Чтобы восстановить запись, необходимо сделать это перед нажатием клавиши Enter или перед переходом к другой записи. Назад – выводит предыдущую запись в списке. Если был определен критерий с помощью кнопки Критерии, то кнопка Назад выведет предыдущую запись из тех, которые удовлетворяют заданному критерию. Далее – выводит следующую запись базы данных. Критерии – очищает поля перед вводом критериев сравнения с операторами сравнения для поиска необходимого подмножества записей. Правка – служит для выхода из режима ввода критериев. Доступна только после нажатия кнопки Критерии. Очистить – удаляет существующий критерий из окна диалога. Доступна только после нажатия кнопки Критерии. Закрыть – закрывает форму данных. Для добавления записи к базе данных необходимо: выделить ячейку в таблице, к которой следует добавить запись; в меню Данные выбрать команду Форма; щелкнуть кнопку Добавить; заполнить поля новой записи; для перемещения к следующему полю нажать клавишу Тab; после ввода данных нажать клавишу Enter для добавления записи; после добавления всех необходимых записей, щелкнуть кнопку Закрыть. Новые записи будут добавлены в конец базы данных. Установление диапазона критериев Критерии бывают двух типов. Критерии вычисления – это критерии, которые являются результатом вычисления формулы. Например, диапазон критериев =F7>СРЗНАЧ($F$7:$F$21) выводит на экран строки, имеющие в столбце F значения большие, чем среднее значение величин в ячейках F7:F21. Формула должна возвращать логическое значение ЛОЖЬ или ИСТИНА. При фильтрации будут доступные только те строки, значения которых будут придавать формуле значения ИСТИНА. Критерии сравнения – это набор условий для поиска, используемый для извлечения данных при запросах по примеру. Критерий сравнения может быть последовательностью символов (константой) или выражением (например, Цена > 700). Для поиска с помощью формы данных записей, отвечающих критерию, необходимо: выделить ячейку в таблице; в меню Данные выбрать команду Форма; щелкнуть кнопку Критерии; в полях редактирования ввести критерии для поиска данных; для вывода на экран первой записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Далее; для вывода на экран предыдущей записи, отвечающей критерию, щелкнуть кнопку Назад; для поиска записей в списке по другим критериям щелкнуть кнопку Критерии и ввести новые критерии; по окончанию щелкнуть кнопку Закрыть. Чтобы снова получить доступ ко всем записям таблицы, необходимо щелкнуть кнопку Критерии, а затем – кнопку Правка. Команда Фильтр меню Данные позволяет отыскивать и использовать нужное подмножество данных в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом другие строки скрываются. Для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр пункта Фильтр меню Данные. Автофильтр Команда Автофильтр устанавливает кнопки скрытых списков (кнопки со стрелками) непосредственно в строку с именами столбцов (рис.26). С их помощью можно выбирать записи базы данных, которые следует вывести на экран. После выделения элемента в открывшемся списке, строки, не содержащие данный элемент, будут скрыты. Например, если в скрытом списке поля Цена выбрать 99 грн., то будут выведены только записи, у которых в поле Цена содержится значение 99 грн.
Рис.26 Если в поле списка выбрать пункт Условие … , то появится окно Пользовательский автофильтр (рис.27). В верхнем правом списке следует выбрать один из операторов (равно, больше, меньше и др.), в поле справа – выбрать одно из значений. В нижнем правом списке можно выбрать другой оператор, и в поле по левую сторону – значение. Когда включен переключатель И, то будут выводиться только записи, удовлетворяющие оба условия. При включенном переключателе ИЛИ будут выводиться записи, удовлетворяющие одному из условий. Например, в окне на рис.27 введены условия для вывода записей по изделиям с ценой больше 99 грн. и меньше 187 грн. Для вывода нескольких записей с самым большим или самым малым значением по любому полю следует в скрытом списке поля выбрать пункт Первые 10. В диалоговом окне Наложение условия по списку в первом поле со счетчиком необходимо выбрать количество записей, а в поле справа выбрать – наибольших или наименьших. Чтобы вывести все данные таблицы, необходимо вызвать команду Отобразить все или отменить команду Автофильтр меню Данные, подменю Фильтр.
Рис.27 |
|