История менеджмента - Учебное пособие (Рыбакова А.Ю.)

10. теории системного и ситуационного подхода к управлению

 

Системный подход к управлению

Учения об управлении условно можно разбить на две группы: «одномерные» и «синтетические». «Одномерные» учения концентрируют внимание на решении одной из проблем управления: задачи, люди, организация управленческой деятельности. Таковы учения Тейлора, Файоля, Вебера. «Синтетические» учения рассматривают управление организацией как многоплановое, комплексное и динамичное явление, призванное обеспечить взаимосвязь внутренней среды организации с ее внешним окружением.

К началу 60-х гг. ХХ в. путь поиска научного подхода к процессу управления привел к зарождению количественной школы менеджмента, который характеризует системный подход к организационному мышлению. В 1951 г. выходит статья Людвига Фон Берталанфи (1901-1972 гг.) «Общая теория систем: новый подход к единой науке». Концепции, изложенные в ней, стали интеллектуальной основой «теории общих систем». Была поставлена задача – разработать системный теоретический каркас для описания любых отношений, существующих в реальном мире.

Теория систем имеет дело с анализом, проектированием и функционированием систем – самостоятельных хозяйственных подразделений, которые образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями. Любая организационная форма отвечает этим критериям и может изучаться с использованием понятий и средств теории систем.

Любое предприятие – система, которая превращает набор вкладываемых в производство ресурсов – затрат (сырье, машины, люди) – в товары и услуги. Она функционирует внутри более крупной системы – внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, с которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Система включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях. Например, крупный банк является системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и связана с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в конечном счете, повлияет на эффективность деятельности банка в целом.

Значение системного подхода заключает  в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального менеджера, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Работы Берталанфи были использованы Норбертом Винером (1894-1964 гг.), который основал науку кибернетику. Кибернетика показала, что все системы могут быть сформированы так, чтобы контролировать себя с помощью коммуникаций. Винер пытался понять механизм взаимоотношений между человеком и машиной. Он определил кибернетику как науку об управлении и связи в живых организмах, в машинах и обществе. В кибернетических системах управления широко используются законы и принципы: обратной связи, иерархичности управления, соответствия управляющей и управляемой подсистем, внешнего дополнения, «черного ящика» и др.

Кибернетический подход к управлению позволяет формализовать управленческий процесс, включить в него систему электронно-вычислительной техники, в миллионы раз ускорить переработку информации, выработку исходных данных для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности.

Отличия системного подхода от прежнего, процессного, основанного на понимании управленческой деятельности как функционально обусловленных, вытекающих один из другого элементов, в следующем:

1) в управленческой деятельности стало учитываться влияние и взаимодействие множества факторов, находящихся как внутри организации, так и вне ее;

2) было обращено внимание на то, что в организациях наблюдается «синергетический эффект», показывающий, что целое всегда качественно отличается от простой суммы составляющих его частей;

3) в соответствии с системным подходом элементы, образующие управленческую деятельность, не просто функционально вытекают один из другого, но все без исключения связаны друг с другом. В результате изменения в одном из элементов неизбежно ведут к изменениям в других, и, соответственно, во всей системе управления в целом. Следовательно, любые проблемы организации – большие и малые, простые и сложные, должны решаться комплексно.

Одним из наиболее последовательных представителей системного подхода можно считать Питера Друкера (род. в 1909 г.). Самое известное положение, выдвинутое им – концепция управления по целям, согласно которой, управление должно начинаться с выработки целей и потом переходить к определению функций, системы взаимодействия и процесса.

 

Теория «7S»

Разработчики теории Том Питерс, Роберт Уотерман, Ричард Паскаль и Энтони Атос утверждали, что эффективная организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых требует соответствующего изменения остальных шести. Модель семи S (рис. 1.1.) появилась на свет в июне 1980 г. в

 

Рис. 1.1. Система «7S»

графическом подразделении консалтинговой фирмы McKinsey. Она была благозвучна, понятна и имела свой логотип (позже названный «счастливый атом»), что обеспечило ее успешность. Основная идея модели 7S – это способ достижения организацией успеха.

          А вот составляющие модели:

– стратегия организации (strategy) – планы и направления действий, которые определяют распределение ресурсов, указывают осуществление определенных процессов во времени для решения поставленных задач и достижения целей организации;

– состав персонала (skill) – состав работников, трудящихся в подразделении организации и отличающихся между собой по возрасту, полу, образованию, навыкам и т.д.;

– совместно разделяемые ценности (shared values) – миссия, смысл и содержание основных направлений деятельности организации; важнейшие ценности или основополагающие концепции, которые доводятся до сознания всех сотрудников фирмы;

– структура организации (structure) – внутреннее строение организации, отражающее иерархические отношения подразделений и распределение власти и ответственности между ними;

– системы и процедуры (sistems) – описание процессов, установленный порядок, процедуры (например, системы планирования, системы ответственности, обратной связи, управления качеством, обучения персонала);

– сумма навыков (staff) – квалификация персонала, сумма их навыков, возможностей, умений работников; способности, отличающие персонал и фирму в целом;

– стиль руководства (style) – способ управления организацией ее лидером, руководителем. В определение стиля входят также понятия «организационная культура», «имидж».

При изменении организации семь составляющих изменяются именно в такой последовательности. На первом этапе определяется новая стратегия, далее компания определяет, в чем она особенно сильна, и какие навыки надо приобрести или развить для того, чтобы стратегия воплотилась в жизнь.

Можно представить систему «7-S» несколько по-другому. При этом ее элементы на жесткие, отражающие формальные стороны организации, материализуемую через различные документы каждой конкретной компании – это структуры, стратегии и системы управления, и мягкие – стиль управления, сумма навыков персонала, состав персонала и совместно разделяемые ценности. До недавнего времени главным объектом управления со стороны руководства организаций были жесткие элементы управления. Ситуация выровнялась в связи с успехами японского менеджмента и умелым использованием им мягких элементов управления.

В соответствии с теорией «7-S» эффективно могут функционировать и развиваться только те организации, в которых система, состоящая из семи составляющих, находится в гармонии, и, соответственно, задача менеджмента такой организации – гармонизация этих семи составляющих.

Привлекательность теории «7-S» заключается в том, что ее элементы очень легко запомнить и они очень просты.

 

Теория Гласиер

В конце 40-х гг. Уилфредом Б.Д. Брауном и Эллиоттом Джеквестом, исследователями Тавистокского института человеческих отношений (Великобритания) была предложена универсальная теория формирования организаций – теория Гласиер (по имени металлической компании в Лондоне). Согласно этой теории в каждой организации существует, по крайней мере, четыре подсистемы, каждая из которых выполняет свои специфические функции, но в то же время, эти функции частично пересекаются и взаимодействуют друг с другом.

1. Исполнительная подсистема – это структура, состоящая из функции, исполнители которых должны удовлетворять определенным требованиям. Функции образуют иерархию, или цепь команд, а оптимальное количество уровней определяется с помощью требуемой нагрузки  времени для каждой функции. Концепция нагрузки времени – ключевая в теории Гласиер. Она определяет уровень нагрузки для выполнения работы.  Характер работы меняется, если двигаться вверх по иерархической лестнице и, соответственно, работа в организации предъявляет разные требования  к тем, кто занимается различными вертикальными функциями в организации. Работа на нижнем уровне требует необходимости отчета за короткий период. Чем выше поднимается по иерархии функция, тем больший промежуток времени требуется для очередного отчета. При оптимальной исполнительной структуре работа анализируется на каждом уровне для определения нагрузки времени.

2. Апелляционная подсистема подразумевает, что каждый член организации имеет право обжаловать любое решение своего руководителя на более высоком уровне управления, вплоть до самого верхнего. В исключительных случаях он может обратиться  в апелляционный суд, состоящий из представителей администрации, рабочего совета и независимого председателя суда. Обращающийся в суд может обратиться за консультацией к адвокату, который может давать рекомендации также и противоположной стороне. Суд, рассматривающий жалобу, принимает решение, исходя из политики организации,  «установленного порядка» и прецедента.

3. Представительская подсистема – это рабочий совет, состоящий из представителей рабочей среды и администрации. Представители доводят до сведения руководителей жалобы членов организации, которые могут относиться к любому аспекту работы или управления. Эта подсистема функционирует на основе принятых законов.

4. Законодательная подсистема занимается выработкой политики организации. Представители рабочего совета совместно с администрацией вырабатывают «установленный порядок», организационную культуру организации, что позволяет руководителям действовать в широких рамках, принимать решения о  найме рабочей силы, распределении работ во времени, правилах и инструкциях и т.д.

Теоретики Гласиер выявили существование двух систем в организации – производственной и социальной.

 

Принципы управленческой деятельности Р. Фэлка

Еще одним направлением, закладывающим в основу своих исследований системный подход, является «новая» школа, которая развивает примене­ние для решения различных управленческих задач и в экономическом ана­лизе новейших математических методов. Она возникла в связи с необходи­мостью комплексного изучения и решения многовариантных задач. Облас­тью исследования ее главным образом является область принятия управ­ленческих решений. В частности, Р. Фэлк, американский теоретик управле­ния выдвинул семь принципов управленческой деятельности:

1. Необходимо четко определить, в чем заключаются административные обязанности и перечислить, кто за что отвечает.

2. Каждое структурное подразделение (отдел, сектор, отделение) должно иметь основную обязанность.

3. Каждое структурное подразделение должно представлять собой орга­низационное целое, руководимое одним административным руководите­лем.

4. Количество сотрудников, подчиненных одному административному ра­ботнику, обычно должно составлять 5–8 чел., за исключением особых случаев.

5. Второстепенные обязанности следует группировать с учетом тех воз­можностей, которыми обладают имеющиеся кадры, их задачи должны быть четко определены.

6. Необходимо проводить различия между непосредственными админи­стративными и функциональными обязанностями.

7. Нужно в максимальной степени децентрализовать оперативную ответственность, одновременно принять меры для обеспечения «административного контроля».

 

Ситуационный подход к управлению

Под влиянием научно-технической революции стала стремительно меняться как внутренняя, так и внешняя среда организаций, причем очень часто достаточно резко и в самом неожиданном направлении, что дало толчок к возникновению ситуационного подхода к управлению.

Суть этого подхода в том, что одни и те же функции управления по-разному реализуются в зависимости от конкретных ситуаций. Задача руководителя при этом состоит в том, чтобы на основе всестороннего анализа подобрать подходящие приемы и методы решения возникающих проблем. Проблема тушения огня, возникающая перед пожарной командой в соответствии с ситуационным подходом, решается исходя из того, что горит: нефть не затушить водой – ее тушат песком или пеной, как и электропроводку; горящую древесину лучше тушить водой, а лесной пожар – встречным огнем. Системный подход – это не только набор предписываемых руководств, это так же, как и системный подход, скорее способ мышления, нацеливающий на доскональный анализ ситуации применения различных методик и концепций к различным конкретным ситуациям. Главный тезис сторонников ситуационного подхода к менеджменту тот, что «лучшего способа» управления, пригодного во всех ситуациях не существует. Успешная реализация ситуационного подхода требует от управляющих глубоких знаний и умения быстро ориентироваться в меняющейся обстановке, творческого подхода к делу, способностей принимать не только индивидуальные решения, но и организовывать разработку коллективных.

 

Теория социального подхода

В конце 60-х гг. возникла так называемая теория «социального подхода»,  представители которой (Р. Моклер, Д. Лорш, П. Лоуренс и др.) ориентируются на поиск и формулировку типовых решений, применимых для конкретных классов ситуаций в процессе управленческой деятельности. Они указывают, что «каждая организация в значительной степени уникальная и требует форм и методов, подходящих к ее собственной ситуации», и считают, что «в самом лучшем случае можно разработать условные или ситуационные принципы, которые являются полезными в определенных конкретных деловых ситуациях». П. Лоуренс и Д. Лорш утверждают, что «не существует одного или единственного способа организации, и что на различных стадиях развития того или иного предприятия необходимы различные типы организационных структур». Ситуационный подход признает, что хотя общие закономерности существуют, «но специфические приемы, которые должен использовать  руководитель для эффективного  достижения целей организации, могут значительно варьироваться».

 

Подходы к формированию организационных структур управления И. Ансоффа

В начале 70-х гг. американский ученый Игорь Ансофф выделил два подхода к формированию организационных структур управления. В первом из них – структурном – основной упор сделан на внутреннее строение организаций, разделение  функций и рационализацию управления. Этот подход является статическим, так как не учитывает динамики изменения организационных структур под воздействием внешних факторов. Во втором – динамическом – основное внимание сосредотачивается на анализе связей организации со средой, в которой она действует, и с источником ресурсов.

Анализ управленческих проблем при этом осуществляется в два этапа. Организационные проблемы, возникающие на первом, статическом этапе (в условиях стабильных внешних связей) носят оперативный характер. На втором этапе изучается  влияние на организацию изменений  внешней среды (динамический аспект) и организационные проблемы, возникающие на этом этапе – стратегические. Ансофф считает, что основная задача высшего руководства – решение стратегических проблем в условиях изменяющейся внешней среды.

В поведении современных организаций Ансофф выделяет три стратегии: достижение экономичности использования ресурсов, обеспечение конкурентоспособности и активная политика в области нововведений. В зависимости от того, какая стратегия преобладает, выбирается тот или иной вид структуры.

Основной тенденцией развития он считает осознание управляющим того факта, что любая организация является сложной совокупностью большого числа взаимосвязанных элементов, представляющих собой организационный потенциал. Изменение одного из элементов не означает изменения организации, изменение всего организационного потенциала целесообразней всего начинать с людей, с управляющих. Затем следует изменение системы ценностей, действующих в организации; перестройка информационных потоков и, далее, остальных элементов.

 

Контрольные вопросы

1. В чем отличие системного подхода к управлению от процессного?

2. Перечислите основные подсистемы организации согласно теории Гласиер.

3. Каковы принципы управленческой деятельности Р. Фэлка?

4. В чем сущность ситуационного подхода к управлению?

5. Перечислите составляющие теории «7S».

6. В чем сущность системного подхода к управлению?

7. Назовите главный тезис сторонников ситуационного подхода к управлению.

8. Кто впервые предложил термин «теория общих систем»?

9. Кто такой Норберт Винер, какой вклад он внес в управление?

10. Кто такой Питер Друкер?

 

Рекомендуемая литература

1. Друкер П.Ф. Задача менеджмента в XXI веке, М, Издательский дом «Вильямс», 2000 – 272 с

2. Друкер П.Ф. Практика менеджмента, М, Издательский дом «Вильямс», 2000 – 398 с

3. Менеджмент организаций. Под редакцией З.П. Румянцевой, М, ИНФРА-М, 1995 – 402 с

4. Мескон М. Основы менеджмента, М, Дело, 1999 – 800 с

5. Смирнов Э.А. Теория организаций, М, ИФРА-М, 2000 – 248 с

6. Современное управление. Энциклопедический справочник. Под редакцией Карнухина Д.Н., Мильнера Б.З., т.1, М, Издатцентр, 1997 – 584 с