Введение

Информация была и остается важнейшим ресурсом человечества, основой поступательного движения вперед всего общества. Информационные технологии, несмотря на современное звучание термина, имеют давнюю историю и их заслуженно можно отнести к древнейшим. Без умения получать, хранить, обрабатывать, передавать необходимые сведения немыслим ни один вид деятельности. И чем динамичнее эпоха, сложнее задачи, решаемые обществом, тем более высокие требования предъявляются к скорости и качеству информационного обеспечения.

Информационные технологии являются одним из наиболее ярких показателей уровня развития общества. Это понятие включает в себя совокупность методов и способов по сбору, хранению, передаче, поиску, обработке информации. Смена одной исторически сложившейся технологии другой знаменует собой ситуацию, которую в современной литературе принято называть информационной революцией. Исследуя историю человечества, можно выделить несколько информационных технологий, последовательно сменявших друг друга. На заре человечества информация создавалась, хранилась и передавалась в устной форме. Основным носителем и передатчиком ее был человек, и это обусловило медленный и фрагментарный процесс накопления и передачи ее в рамках локальных человеческих коллективов от поколения к поколению на протяжении очень длительного времени.

Появление письменности привело к возникновению первой информационной революции. Был создан принципиально новый способ фиксации информации на различных носителях, передачи ее во времени и на расстояние, что способствовало созданию определенного информационного пространства и более активного обмена информацией на различных-уровнях человеческого общества. Значение письменности трудно переоценить. Она способствовала значительному ускорению прогресса и формированию того общества с его системой коммуникаций, которое мы хорошо знаем. Письменные информационные технологии нередко называют ручными, или традиционными, что отражает центральное место человека в процессах создания, фиксации, поиска, выдачи информации. Длительное время все операции с ин-

4

формацией действительно осуществлялись непосредственно вручную, и это обстоятельство существенно замедляло цикл ее обращения: от создания до использования в общественной практике. Появление тех нических средств, облегчавших размножение, хранение, поиск, пере дачу, выдачу необходимых сведений, послужило предпосылкой новой технической информационной революции. Величайшим достижением человечества стало распространение книгопечатания, развитие средств коммуникаций (телефон, телеграф), с их помощью обмен и распрост ранение данных протекают более динамично и эффективно. ~~    К началу XX в. объемы накопленной информации настолько уве личились, а потребности в ней возросли, что сложилась ситуация, по- , лучившая название информационного кризиса, суть которого состояла i в отставании традиционных письменных технологий, они уже не мог- i ли обеспечить необходимую скорость обращения информации. !               Венцом научно-технической революции было появление компь-

ютеров, которые позволяют осуществлять информационные процессы на совершенно новом уровне и по быстродействию, и по эффективности использования данных. Информация превратилась в важнейший ресурс общества наравне с материалами, энергией, капиталом. Сфера, связанная с ее созданием и обработкой, в настоящее время является наиболее трудоемкой, более половины специалистов участвуют в индустрии информационных товаров и услуг. Способы и методы работы с информацией, основанные на использовании возможностей компьютерной техники, сейчас принято называть новой информационной технологией.

Специфической особенностью информационных революций было то, что каждая последующая не отменяла предыдущую, а включала в себя, только на более высоком уровне. Современное информационное общество представляет собой пример, когда активно задействованы все информационные технологии — устная, письменная, компьютерная. Каждая из них выполняет важную работу в формировании единого информационного пространства.

Мы сейчас находимся на достаточно сложном этапе, когда происходит замена старых традиционных технологий на новые во многих сферах деятельности: производстве, управлении, образовании, науке и т.д. На практике мы видим, что этот процесс сталкивается со многими препятствиями, трудностями — техническими, организационными, финансовыми, психологическими. В этих условиях важно соблю-

5

дать осторожность и меру: нельзя отметать и выбрасывать проверенные традиционные технологии работы с информацией, они еще долго будут актуальны для решения многих задач. Но нельзя не замечать и требований времени: компьютеризация — тот неизбежный и закономерный процесс, от которого невозможно укрыться за конторской стойкой.

В центре внимания данной работы стоят проблемы, связанные с информационным обеспечением управления. Не секрет, что важнейшим условием эффективности современного менеджмента является своевременная и достоверная информация. Вместе с тем сложность реализации управленческих функций предъявляет особые требования к управленческим информационным системам. Без преувеличения можно сказать, что деятельность по информационному обеспечению в большинстве организаций и учреждений осуществляется, по сути своей, на традиционном уровне и традиционными способами, что приводит к информационному дефициту и создает проблемы в достижении поставленных организацией целей и планов.

Информационное обеспечение управления (ИОУ) — это сложный вид деятельности, включающий в себя сбор, хранение, поиск, обработку, передачу и выдачу информации с целью ее использования для постановки и решения задач управления. Организация информационного обеспечения управления связана с решением целого комплекса проблем, среди них: определение источников и потребителей информации; формализация представления данных в системе; разработка методов сбора, поиска, обработки, хранения и обновления сведений; выбор и обоснование технических средств информационного обеспечения; подбор носителей информации; разработка классификаторов, словарей, инструкций и других средств технологической регламентации информационного обеспечения.

Осуществление функций информационного обеспечения реализуется через создание и использование информационных систем, важнейшей из которых является документационное обеспечение управления. Основная задача управленческой информационной системы (УИС) — это удовлетворение информационных потребностей управленцев, необходимых для выполнения их функций и принятия решений. Каким управляющим какая информация нужна? Ответ на этот вопрос зависит от уровня, на котором управляющий находится в рамках организации.

Высшее звено управления ответственно за определение целей, политики организации, принятие стратегических планов и за управление всей организацией. Для решения этих задач ему необходимы: ин-

6

формация об окружающей среде и тенденциях ее изменения, прогнозы, сводные отчеты о функционировании организации, т.е. сведения стратегического характера.

Среднее звено управления, как правило, занято составлением оперативных планов, осуществлением контрольных функций, поэтому оно нуждается в информации несколько другого рода: сводки о результатах операций, сведения о действиях и решениях других руководителей среднего звена, информация "сверху" о решениях высшего руководящего звена. Нижний уровень управления осуществляет непосредственную организацию производства товаров и услуг, ему необходима информация оперативного плана, которая помогает выполнять повседневные операции и функции, такие, как учет, расчет заработной платы, составление табелей и распределение запасов.

Для решения многочисленных проблем информационного обеспечения, возникающих в любой организации, сегодня уже мало хорошо наладить документооборот или приобрести несколько компьютеров, необходимо целенаправленно работать с информацией на профессиональном уровне. Наверно поэтому вопросы информационного обеспечения управления сегодня все чаще относят к стратегическим задачам.

Управленческая информационная система является своего рода нервным центром любой организации, она обеспечивает согласованность действий подразделений организации, выработку планов, достижение целей. По существующим оценкам, до 90\% рабочего времени служащие в промышленности тратят на поиск и получение информации. В настоящее время в США десятки миллионов человек заняты обработкой данных, по меньшей мере 50\% издержек производства в экономике США составляют затраты, связанные с ее получением и обработкой.

Новые информационные технологии серьезно изменяют работу управленца. Управляющим больше нет необходимости внимательно наблюдать за подчиненными, чтобы оценить, насколько эффективно они работают. Вместо этого они могут заложить данные в компьютер и узнать результаты работы за день или за неделю. С другой стороны, расширяется доступ к информации для рядовых сотрудников. Функция принятия решений переходит из одних рук в другие. По мере развития информационных технологий в управлении неизбежно изменяется философия управления. Главной задачей управления становится разработка стратегических целей и задач, наиболее простые рутинные управленческие операции могут быть автоматизированы, упрощается сама система управления, исключая ненужные уровни и звенья.

7

Вместе с тем остается неразрешенным целый ряд методических, организационных, теоретических проблем, связанных с созданием эффективных управленческих информационных систем. Их проектирование и разработка требуют участия специалистов различных профилей: техников, программистов, специалистов по работе с информацией. Рассмотрению некоторых концептуальных и методических вопросов, связанных с организацией эффективного информационного обеспечения управления, в том числе в ситуациях, связанных с принятием решений, созданием современных автоматизированных информационных систем, и посвящено данное пособие.

8