Економічний аналіз - Навчальний посібник (М. А. Болюх, В. З. Бур­чевський, М. І. Горбаток)

6.3. сукупність джерел інформації економічного аналізу. методика перевірки їхньої достовірності

Ефективність організації проведення економічного аналізу багато в чому залежить від наявності інформації, її обсягів, можливостей її оперативного отримання, її достовірності.

У перші роки існування економічного аналізу як сфери наукових знань, його головною інформаційною базою був бухгалтерський баланс. І тільки в п’ятдесяті роки, коли аналіз балансу трансформувався в економічний аналіз, він почав відносно широко використовувати дані бухгалтерського, оперативного й статистичного обліку, а також технічну, технологічну інформацію, інформацію про організацію виробництва і праці, навіть дані соціального, психологічного і правового характеру.

Для ефективного управління та прийняття відповідних рішень використовується передовсім економічна інформація як частина соціальної, котра є систематизованим відображенням соціальної дійсності (реальності), життєдіяльності суспільства у відповідних документах.

Сучасний стан обліку в достатній мірі забезпечує потреби економічного аналізу, що розширює можливості останнього щодо своєчасного виявлення багатьох видів резервів виробництва.

Слід мати на увазі, що аналізуються не окремі показники, а їхня сукупність, система показників, яка адекватно характеризує господарську діяльність суб’єкта в цілому і окремі її сторони.

В аналізі використовуються:

планові джерела — усі типи планів, що розробляються на підприємстві, а також нормативні матеріали, кошториси, проектні завдання;

облікові джерела — усі дані, які є в документах бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також усі види звітності, первинна облікова інформація;

позаоблікові джерела — документи, що регулюють господарську діяльність підприємства.

Повну і всебічну характеристику джерел інформації економічного аналізу було дано в попередньому розділі.

Нагадаємо лише, що відповідно до Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, вона має відповідати таким вимогам:

бути зрозумілою для користувачів за умови, що останні мають необхідний рівень знань з бізнесу, фінансів, економічної діяльності, бухгалтерського обліку, інших економічних дисциплін і заінтересовані у сприйманні цієї інформації. Спроби спрощення звітності до елементарного рівня є недопустимими. З другого боку, необхідно повно і всебічно пояснити природу і зміст окремих показників, особливо структурно складних. Водночас і виключати інформацію зі звітності тільки тому, що вона є занадто складною для розуміння, не дозволяється;

інформація має бути потрібною, тобто основною для прийняття рішень користувачами і такою, що дає можливість своєчасно оцінювати минулі, поточні й майбутні події, підтвердити або заперечити їх оцінку, зроблену в минулому. Потрібність бухгалтерської звітної інформації визначається її своєчасністю, змістовністю, порівнянністю, придатністю для прогнозування.

На прийняття рішень користувачами впливає лише суттєва інформація. Суттєвість — це, власне, рівень точності інформації що потрапляє до звітності. Цей рівень можна визначати на підставі як кількісних, так і якісних факторів. Найпростішим прикладом застосування кількісного обмеження рівня точності є складання звітності у тис. грн. з одним знаком після коми. У цьому разі суми в десятки та одиниці грн. у ній відображені не будуть. Достовірність інформації передбачає брак у ній суттєвих помилок, упередженості та перекручень, які можуть негативно вплинути на рішення користувачів звітності. І нарешті, порівняність інформації означає її придатність для порівнювання діяльності як одного суб’єкта господарювання в різні періоди, так і різних суб’єктів, що, у свою чергу, забезпечить прогнозування тенденцій фінансового розвитку окремих підприємств і економіки в цілому.

Отже, зміст інформації має задовольняти всі, необхідні для прийняття управлінських рішень і регулювання діяльності підприємства, потреби користувачів інформації.

Після проведення аналізу всіх документів і усних повідомлень нескладно буде визначити обсяги потоків інформації в розрізі функцій аналітичної роботи.

Для визначення окремих характеристик несистематизованої інформації, спричиненої виробничими збуреннями, необхідний попередній аналіз частоти виникнення й передавання інформації про виробничі збурення за допомогою фотографії і самофотографії робочого дня, які проводяться в різні проміжки часу, у різні зміни та на різних виробничих дільницях. Необхідно враховувати, що на практиці в документах фіксується незначна частина збурень, передовсім ті, які мають довгостроковий характер або призводять до великих виробничих витрат (невиправний брак, аварія устаткування та ін.). Оформлення відповідних документів відбувається, як правило, через заздалегідь обумовлений період часу. При цьому необхідно використовувати лише ту інформацію, яка потрібна для визначення стану об’єкта управління і підготовки відповідного управлінського рішення. Здебільшого для цих цілей достатньо інформації про місце, причину і час події. Такий підхід застосовується не лише в аналітичних дослідженнях.

Органічною складовою аналітичної роботи є перевірка вірогідності джерел інформації. Достовірність аналітичних висновків за результатами проведеного економічного аналізу залежить передовсім від якості звітних матеріалів. Помилки, недоліки, неузгодженості, які іноді мають місце у звітності, можуть негативно і суттєво вплинути на результати аналітичної роботи. У процесі аналітичної роботи можна користуватися тільки об’єктивними, реальними даними.

Об’єктивність інформації забезпечується її періодичним контролюванням (ревізіями), а також установленням відповідальності за перекручування (фальсифікацію) звітності.

Уся сукупність інформаційних джерел підлягає ретельній перевірці за формою і змістом: з’ясовують точність арифметичних підрахунків та обчислень, відповідність правилам заповнення звітності, наявність необхідних підписів, узгодження даних у різних формах звітності, дотримання термінів подання звітності, повноту, якість і техніку проведення інвентаризацій; встановлюють відповідність звітних даних сучасному стану підприємства, діяльність якого аналізується, доброякісність інформаційних джерел.

6.4. Узагальнення та оформлення результатів аналізу

Узагальнення та оформлення результатів аналізу — кінцевий етап аналітичної роботи. На цьому етапі відбувається процес синтезу результатів господарської діяльності залежно від факторів, які на неї впливають. Що більше таких факторів, то складніше підготувати якісь практичні висновки. У цьому разі необхідно увагу зосередити на групуванні цих факторів за певними ознаками і вибрати головні.

Щоб очікувані наслідки аналізу забезпечували реальні практичні потреби, аналітикові необхідно знати загальні методологічні принципи аналізу, найважливішими з яких є визнання: взаємозв’язку, взаємозумовленості всіх явищ та процесів, їхнього розвитку; взаємодії кількісних факторів; єдності цілого й частки, тобто єдності одиничних явищ і процесу в цілому; єдності динаміки явищ, що аналізуються, і їх статистичного стану в окремі моменти часу.

Систематизовані та оброблені результати аналізу можуть оформлятися як безтекстовим способом — у вигляді таблиць, схем, діаграм, графіків, номограм, так і описовим — у вигляді текстів довідок, актів перевірок, аналітичних та доповідних записок, пояснювальних записок до звітів, в яких послідовно і логічно викладено результати аналізу згідно з передбаченим планом аналітичної роботи.

Працівниками зовнішніх установ наслідки аналізу оформляються, як правило, у вигляді висновків.

Зміст аналітичних довідок і висновків має бути конкретним, слід зосереджувати увагу на відображенні недоліків або вагомих позитивних моментів, виявленні резервів і способів їх реалізації.

Пояснювальна записка має включати перелік заходів щодо реалізації виявлених резервів, визначати терміни та конкретних виконавців, обумовлювати види та кількість ресурсів, потрібних для усунення недоліків, містити висновки з результатів господарської діяльності і пропозиції щодо її поліпшення з урахуванням загального рівня розвитку підприємства, умов господарювання, імовірних змін у діяльності суб’єкта господарювання тощо. Треба завжди пам’ятати, що за умов ринкової економіки ефективність господарювання в кінцевому підсумку визначається оптимізацією витрат на виготовлення одиниці продукції.

За наслідками аналізу складається наказ за підписом керівника підприємства. Він є обов’язковим для всіх працівників підприємства, і за його виконанням встановлюється дійовий і повсякденний контроль.

Питання для самоперевірки

Поясніть вплив економічного аналізу на прийняття управлінських рішень.

Поясніть особливості організації аналітичної роботи на макро- і на мікрорівні.

Обґрунтуйте оптимальний вибір форми організації економічного аналізу та його етапів залежно від суб’єктів господарювання.

Покажіть взаємозв’язок між видами економічного аналізу та його організацією.

Дайте всебічну характеристику джерел інформації економічного аналізу.

Назвіть способи перевірки вірогідності джерел інформації економічного аналізу.

Поясніть зміст підготовленого проекту управлінських рішень за наслідками проведеного економічного аналізу.

Поясніть суть організації та методичного керівництва аналітичною роботою на підприємстві.

На чому ґрунтується вимога безперервності аналітичної роботи?

Поясніть роль та функції окремих служб в організації та проведенні аналізу.

Що таке безтекстове оформлення результатів аналізу?

Поясніть, коли доцільно організовувати окремий відділ економічного аналізу на підприємстві.

Частина ІІ

ФІНАНСОВИЙ АНАЛІЗ