2. робота з вихідними документамиДокументи, які відправляються з підприємства, називаються вихідними. Оброблення вихідних документів включає ряд операцій: складання проекту документа; узгодження проекту документа; перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем; підписання документа керівником (затвердження в необхідних випадках); реєстрація документа; відправка документа адресату; підшивання другого примірника (копії) документа до справи.
1 Проставлення відмітки про надходження (вхідного штампу) на документі * Реєстрація Передача документів керівникові Розгляд документів керівником (резолюція) * Внесення відомостей з резолюції до журналу або картки реєстрації Передача документів заст. директора, до структурних підрозділів або виконавцям Передача документів виконавцеві
Контроль виконання документів
Виконання документів
Підшивання документів до справи Рис. 13. Робота з вхідними документами Проект вихідного документа складає виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства. Вихідні документи оформлюють у двох примірниках, за винятком факсів і телефонограм, які складаються в одному примірнику. Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється в день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; правильність зазначення адреси кореспондента; наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; наявність віз на копіях документів, що залишаються в справах; наявність на документі позначки про додатки; відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому самому адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах-авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. Основні правила відправлення вихідної документації (кореспонденції): Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата вказується спочатку номер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс. Можливе застосування конвертів з невеличким плас-тиковим віконцем. Головне при цьому — визначити, щоб місце написаної адреси на листі відповідало розмірам віконця. У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказують порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції. Документи, які доставляє кур'єр, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі. Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копію супровідного листа підшивають до справи на загальних підставах. Усю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення структурні підрозділи або виконавці передають у конкретно визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи. |
| Оглавление| |