1. облік особового складуСукупність документів, у яких зафіксовано етапи трудової діяльності співробітників, називається документацією з особового складу (кадри персоналу). До таких документів належать: трудові контракти (договори), які укладає підприємство з робітником; трудові книжки; накази по особовому складу (про приймання, звільнення, переведення співробітника); особові картки форми Т-2; особові справи. Документація з особового складу — найважливіша документація. Вона потребує особливої ретельності та акуратності під час оформлення, ведення і забезпечення збереженості протягом тривалого періоду. У процесі роботи з документами з особового складу необхідно враховувати, що персональні дані (відомості про факти, події та обставини трудової діяльності й особистого життя) громадян (Закон України "Про інформацію...") відносять до категорії конфіденційної інформації. Облік особового складу підприємства покладено на службу персоналу (інспектора з кадрів). Відповідно до покладених на відділ персоналу функцій він повинен забезпечити систематичне одержання такої інформації: про чисельність працюючих на підприємстві, у відділах та інших підрозділах; про склад працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком, національністю та іншими ознаками; про зміни чисельності і складу працівників у цілому по підприємству та його структурних підрозділах і про причини змін. Для одержання такої інформації потрібно мати такі документи: накази (розпорядження) про приймання, звільнення і переміщення на іншу роботу; записи про надання відпусток. На основі цієї інформації роблять відповідні записи в облікових документах (особових картках, трудових книжках). Особова картка — це затверджена форма облікового документа, яку заповнює спеціаліст служби персоналу на підставі опитування особи, яку приймають на роботу (постійну, тимчасову або сезонну), і таких документів: паспорта, трудової книжки, диплома, посвідчення, прав на управління транспортними засобами і т.п. Облікова особова картка за формою Т-2 ведеться на всіх працівників, яких приймають на постійну або сезонну роботу. Крім цього, на спеціалістів з вищою освітою заповнюють облікову картку за формою 206, а на спеціалістів із середньою спеціальною освітою — за формою 210. На наукових працівників заповнюють картку за формою Т-4. Заповнену картка підписує особа, яку приймають на роботу, і завіряє керівник служби персоналу.
Облікові картки за названими формами ведуться на великих торговельних підприємствах, де працює велика кількість спеціалістів. Вони полегшують пошук, облік і звітність, оперативний контроль за їх переміщенням та службовим використанням. Особові картки працівників комплектуються за структурними підрозділами підприємства, за прізвищами в алфавітному порядку. Із особових карток створюється картотека особового складу всіх працівників підприємства. Після звільнення працівника його особова картка зберігається у службі персоналу підприємства протягом двох років, а потім передається в архів підприємства для зберігання протягом 75 років. |
| Оглавление| |