5. погодження та затвердження документівРеквізити 24, 25. Відмітки про погодження. Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність щодо чинного законодавства. У процесі їх погодження виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, відображених у документі. Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім. Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням. Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище): Начальник відділу кадрів (підпис) СІ. Петров 25.04.05. Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важко встановити, з ким погоджено документ. Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту документа, їх викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд: Ст.юрисконсульт (підпис) ВА.Коваленко Зауваження додаються 05.06.05. Проставляються візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в установі. Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа. Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності: з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в тій галузі, до якої має відношення зміст документа; з громадськими організаціями; з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний); з вищими органами загальної або галузевої компетенції. Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі. У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті документа. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати. ПОГОДЖЕНО Начальник відділу кадрів Подільського універмагу Підпис (ініціали, прізвище) 26.07.05. Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформлюють так: ПОГОДЖЕНО Протокол (найменування колегіального органу в родовому відмінку) від 01.02.05 № 12 |
| Оглавление| |