3. датування документівДатування документів. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу. Датою документу може стати або день написання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол). Дата є пошуковою ознакою і використовується при посиланні на цей документ разом з індексом. Проставляє власноручно особа, що підписує або затверджує документ. До складу реквізиту "дата" входять число, місяць і рік. Раціональніше писати трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначають двома цифрами. У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 2006 року). Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль. Місце дати — в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поруч з підписом, або у грифі затвердження. На документах також ставлять дати написання резолюції, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання, Проставляють також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп), дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій. Індекс (номер документа). Індекс — вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер — порядковий номер внутрішнього документа. Нумерація документів ведеться з січня по грудень. Лише в навчальних закладах нумерацію внутрішніх документів починають з початку навчального року (з вересня) та ведуть за навчальними роками. Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, який склав документ, номера справи, де залишилась копія, та порядкового номера вихідної кореспонденції. Посилання на індекс і дату вхідного документа проставляється тільки в листах-відповідях. Наприклад, відповідаючи на лист №05-12-154 від 05.07.05 обов'язково проставляють посилання на цей номер і дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, який має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ одразу знайде копію ініціативного листа, на який надійшла відповідь. Місце складання або видання оформлюють відповідно до адміністративно-територіального розподілу України. Наприклад, м. Київ, м. Суми, смт Жашків, с. Вовчків. |
| Оглавление| |