Листи, які надсилають установи, друкуються на бланках.
Типи службових листів Лист - підтвердження дає можливість повідомити деякі необхідні деталі справи, про яку йдеться.
Лист-запит — це комерційний документ, своєрідне звертання "покупця" до "продавця" з проханням надати докладну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж надіслати пропозиції на поставку товару. Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, з рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо. Лист - відповідь на за пит -це така форма ділової кореспонденції, яка вимагає відповіді. Залежно від ситуації ви можете пообіцяти відправити пропозицію на поставку товару, відмовити в поставці, прийняти запит на розгляд, запропонувати змінити умови запиту, надіслати оферту тощо. Оферта це письмова пропозиція товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції. У міжнародній торгівлі розрізняють два види оферт - тверду та вільну. Тверду оферту оформляє продавець на певну партію товару лише одному покупцеві. При цьому вказується термін, упродовж якого продавець зв'язаний своєю пропозицією. Цей термін називається опціоном. Якщо покупець беззастережно приймає всі умови оферти, продавець зобов' язаний поставити товар на запропонованих ним умовах. Інакше він відповідає за можливі збитки покупця. Вільна оферта обов'язково містить назву товару, кількість чи обсяг поставки, ціну товару, термін постачання, умови платежу. Можуть бути зазначені також спосіб пакування та маркування, санкції за порушення того чи іншого пункту та інші дані. Ли ст - відповідь на прохання і пропозиції Отримавши листа з певною пропозицією чи проханням, ви повинні зробити вибір і сказати так або ні, погодитись або відмовити. Лист - прохання це звертання до своїх партнерів, клієнтів, спонсорів тощо.
Лист - нагадування — це лист, який містять один із найбільш неприємних і психологічно важких моментів ділового листування: нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки.
Рекламаційні листи і Листи - претензії пов'язані з пред'явленням претензій партнерові, який порушив умови укладеної угоди і виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов'язки. " Сердиті " листи Відповіді на них за принципом "зуб за зуб" будуть абсолютно недоречні. Проаналізувавши ситуацію, ви, безперечно, зможете дати коректну, аргументовану відповідь. Супровідні листи Листи такого типу надсилаються разом з комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками) або ж при пересиланні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів, зразків нових товарів тощо і покликані інформаційно супроводжувати їх.
Рекомендаційні листи Ситуації, коли вам необхідно заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи ґранту тощо. Рекомендаційний лист може містити такі кліше: Знайомий з п. уже понад 15 років. Знаю п. з часів навчання в університеті. З п. знайомий з часу його вступу до Академії. П. працює у нашому відділі з року. Добре знаю п. як досвідченого, кваліфікованого працівника. Знайомий з п. не досить довго, але за цей час він зарекомендував себе як здібний, перспективний службовець. Знаю п. як чуйну, добру людину.
Листи - запрошення Запрошення давно вже стали невід' ємним атрибутом ділового етикету, тому що від них може залежати успіх справи. Лист- вітання Якщо ви хочете, щоб ваші справи процвітали, а вас високо цінували як надійного ділового партнера, з яким завжди приємно співпрацювати, використовуйте найменшу нагоду для виявлення уваги до своїх партнерів чи колег. Покажіть, що ви не байдужі до їх успіхів і радієте разом з ними. Адже вам теж приємно отримувати вітання зі святами чи успішним завершенням справи. Повідомлення Один з поширених документів довідково-інформаційного характеру - повідомлення (повістка-запрошення) про засідання, збори, конференцію і т. ін. Повідомлення є різновидом ініціативного листа. Тому і формуляр його має ті ж самі реквізити. У заголовку великими літерами вказують різновид документа (ПОВІДОМЛЕННЯ), а малими - мету майбутнього заходу (наприклад, про засідання Вченої ради Академії). У цьому документі наводяться дата, день тижня, час проведення заходу, його назва, порядок денний, прізвища доповідачів (із зазначенням їхніх посад, наукових ступенів, звань). Повідомляється також місце засідання (наради), телефони для довідок та ін. Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник підприємства, організації або установи.
Телеграма Телеграма - це документ, який передається телеграфом, має гранично стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось.
Текст телеграми містить словесну та цифрову інформацію. Телеграма пишеться без абзаців, переносів, розрізнення великих і малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді - без службових слів. Проте заперечна частка не у телеграмі вживається. Телеграма оформляється на бланку і заповнюється двома особами: відправником (він складає текст, вказує адресу призначення та відправлення телеграми, її категорію - звичайна чи термінова, серію художнього бланка - за бажанням) та працівником пошти. Реквізити: герб; назва міністерства; назва виду документа; номер; адресат; текст; адресант. Телефонограма Телефонограма - це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інформацію вищих органів.
Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома. На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області. Реквізити: назва виду документа; номер; дата; адресант; адресат; текст; підпис. Факс Факс - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікатив-ного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми. Реквізити: назва документа (факс); дата; назва адресата, установи, яка передає факс; прізвище, посада особи, що підписала документ; назва організації й службової особи - одержувача факсу; текст. Текст факсу складається без скорочень. Візитна картка Візитна картка - невеликий аркуш картону (звичайно 9х5 см, іноді 6х10 см), на якому друкується прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи, посада, адреса, телефон, телекс, факс. Візитна картка посадової особи-чоловіка на сантиметр більша за візитну картку жінки ( у Великобританії - навпаки). На візитній картці посадової особи, особливо дипломатичного працівника, номер телефону, домашня та службова адреси не друкуються. На окремих візитних картках можна прочитати лише посаду (напр., Посол), а на деяких (для неофіційних випадків) - прізвище, ім' я та по батькові дипломата. Візитна картка останнього зразка надсилається лише жінкам. Використовуються й візитні картки, де зазначають ще ім' я та по батькові дружини.
7.4. Документи з господарсько-договірної діяльності
|
|
