Службовий лист

Службовий лист - це документ, за допомогою якого від­бувається письмове спілкування між установами, організа­ціями й особами.

Листи, що потребують відповіді

прохання

звертання

пропозиції

запити

вимоги

Листи, що не потребують відповіді попередження нагадування підтвердження відмови розпорядження гарантійні інформаційні

Реквізити:

штамп;

назва установи-адресата;

номер;

текст, що складається з двох частин:

опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

висновки та пропозиції;

дата;

підпис;

печатка.

Загальноприйняті правила в діловому листуванні

(За матеріалами: Універсальним довідником-практикумом з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л.Махно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. - К.: Довіра УПВУ "Рідна мова", 1997. - С. 311-312)

Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьового боку.

У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше ніж на одну сторінку, то в кінці аркуша треба поставити "далі буде ".

Службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, пере­даються факсом, ширина поля з лівого боку - не менше від 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервала. Абзац з крайнього рядка - 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.

Вихідна інформація офіційного характеру не повинна міс­тити будь-яких позначок, ініціалів виконавця, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається в установі, органі, організації тощо.

У тексті листа не допускаються виправлення, підчищення.

Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні кон­верти (з чорною прокладкою всередині) прийнято використо­вувати лише за призначенням.

Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та приколюються.

Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні листи можна складати.

У вітальних листівках, за етикетом, підпис прийнято стави­ти лише на офіційному привітанні. Особиста листівка повинна мати хоча б кілька рядків.

На телеграфний запит треба дати відповідь упродовж трьох днів, на лист - протягом 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом трьох днів слід повідомити, що лист узято до відома і дати остаточну відповідь упродовж 30 днів.

Завжди потрібно пам'ятати: бездоганно оформлена ділова кореспонденція - це свідчення вашої поваги до адресата.