Ділова українська мова - Навчальний посібник (Плотницька І.М.)
Поняття про реквізити
Реквізити - основні елементи документа, що мають свою
послідовність
Кожний документ складається з реквізитів, які бувають
постійними і змінними.
постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка
|
змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення
|
Кількість реквізитів визначається видом і змістом
документа. ДСТУ встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх
розташування.
|
Реквізит
|
Місце розташування реквізита і форма запису
|
Державний герб України, автономної республіки
|
посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою
установи, організації або підприємства.
|
Емблема організації
|
поряд з назвою установи, організації або підприємства.
|
|
Зображення державних нагород
|
у верхньому лівому кутку або посередині документа
|
|
Код установи, організації або підприємства за
класифікатором підприємств та організацій (ОКПО)
|
у верхньому правому кутку.
|
|
Код форми документа за класифікатором управлінської
документації (ОКУД)
|
у верхньому правому кутку під кодом установи, організації
або підприємства.
|
|
Найменування міністерства чи відомства, якому
підпорядковується установа, організація або підприємство
|
у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
|
|
Найменування установи, організації або підприємства
-автора документа
|
у верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою
штампа або друкарським способом.
|
|
Найменування структурного підрозділу
|
у верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати
машинописним способом.
|
|
Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса,
номер телетайпа/абонементного телеграфу, номери телефонів, факсів, номер
рахунка в банку
|
у верхньому лівому кутку.
|
|
Назва виду документа
|
посередині сторінки або ліворуч; наводиться в усіх
документах, крім листів.
|
|
Дата
|
записується цифровим - трьома парами арабських цифр -
15.01.04; цифрово-словесним способом -15 січня 2004 року; словесним - словами
-п'ятнадцяте січня дві тисячі четвертого року. У документах
матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесним і
цифрово-словесним способом.
|
|
Індекс забезпечує оперативний довідково-інформаційний
пошук документа, контроль виконання
|
у верхній частині сторінки ліворуч Містить три пари
арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга -номер
справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом
обліку. Посилання на індекс і дату вхідного документа (у верхній частині
сторінки зліва.
|
|
Місце складання або видання
|
у верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи
населеного пункту, де видається документ.
|
|
Гриф обмеження доступу до документа
|
з правого боку під кодом форми. Записується із середини
рядка "Для службового користування" ("ДСК"),
"Таємні", "Цілком таємні".
|
|
Адресат
|
у верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент
пишеться із середини нового рядка з великої літери. Адреса, за новими вимогами,
вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової
чи приватної особи.
|
|
Гриф затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення
документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на
визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб
|
у верхній правій частині документа.
Елементи грифу затвердження: слово
ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та
прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження;
слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва
документа, яким затверджено.
|
|
Резолюція. Відповідальною за виконання документа є особа,
наведена в резолюції першою
|
у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом,
то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки
документа, крім полів. Резолюція складається з таких елементів: ініціалів та
прізвища виконавця, якому відправлений документ; вказівки про порядок у
характері виконання документа; терміну виконання документа; особистого
підпису керівника; дати. Як виконавці у резолюції зазначаються службові
особи, а не структурні підрозділи.
|
|
Заголовок до тексту
|
друкується малими літерами, розміщується під назвою виду
документа, відображає головну ідею документа і починається з прийменника
"Про''", який пишеться, як правило, з великої літери, має бути
лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
|
|
Відмітка про контроль
|
з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки
документа. Її проставляють за формою "К" або "Контроль".
|
|
Текст
|
по всій ширині сторінки (від поля до поля).
Складається з таких логічних елементів: вступ, доказ,
закінчення.
|
|
Відмітка про наявність додатка
|
ліворуч у верхній половині сторінки.
Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, або ті,
що
|
|
|
пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:
Додаток: на 3 стор. у 4 прим. Якщо документ має додатки, що не згадуються у тексті,
то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку
й кількості їх примірників:
Додаток: "Проект..." на 4 стор. у 3 прим.
Якщо додаток залишається у
справі, то зазначається: Додаток:
на 3 стор. адресатові.
Якщо додатків багато, окремо
складається їх список, а в самому
документі після тексту
зазначається:
Додаток: відповідно до списку на 5 стор.
|
|
Підпис
|
Підписують перший примірник документа. Підпис складається із
зазначення посади (з лівого боку), підпису (посередині), ініціалів (або
ініціалу імені) і прізвища особи, що підписала документ (праворуч). Підписи
кількох службових осіб розташовуються один під одним у послідовності, що
відповідає посаді. Підписи проставляються на одному рівні, якщо документ
підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду. Розшифрування підпису в
дужки не береться і після прізвища крапка не ставиться.
|
|
Гриф узгодження
|
на зовнішній формі складається зі слова УЗГОДЖЕНО, назви
посади службової особи, включаючи назву установи, з якою узгоджу-
|
|
|
ється документ, особистого підпису, його розшифрування,
дати. Гриф узгодження розміщується нижче від реквізиту "Підпис" або
на окремій сторінці.
|
|
Віза (внутрішнє узгодження проекту документа - це
візування)
|
Віза складається з особистого підпису особи, що візує, і
дати. Віза ставиться нижче реквізиту "підпис" від краю лівого поля.
Якщо той, хто візує, має зауваження і доповнення до проекту документа, він
оформляє їх на окремому аркуші. На вихідних документах віза ставиться на
другому примірнику, який залишається в установі, організації, фірмі тощо. На
внутрішніх документах віза може проставлятися на першому примірнику.
|
|
Печатка. Печатки бувають гербові та прості, які мають
різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Гербові засвідчують юридичні або
фізичні права осіб, прикладаються до статутів, положень тощо
|
Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював
частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був
зручним для прочитання.
|
|
Відмітка про завірення (засвідчення) копії
|
У правому верхньому кутку пишеться слово
"Копія", під реквізитом "Підпис" - слово
"Правильно"); дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування.
У разі потреби підпис завіряється печаткою.
|
|
Прізвище виконавця і номер його телефону (обов'язкові на
вихідних документах; листах, довідках, висновках). Складається з прізвища
виконавця і номера його службового телефону
|
в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку
останньої сторінки документа.
|
|
Відмітка про виконання документа і направлення його до
справи
|
в лівій або центральній частині нижнього поля першої
сторінки документа містить стислу довідку про виконання; слова "ДО
|
|
|
СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий
документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного
підрозділу або виконавця.
|
|
Відмітка про перенесення даних на машинний носій
|
після тексту в нижній частині документа містить запис
"Інформація перенесена на машинний носій"; підпис особи,
відповідальної за перенесення даних; дату перенесення.
|
|
Відмітка про надходження (містить скорочену назву
організації, що отримала документ; дату його надходження)
|
праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа
|
|
Формуляр - це сукупність реквізитів, розміщених у встановленій
послідовності.
Кожний вид документа має свій формуляр.
Стандартизація мови ділових паперів спрощує і прискорює
складання та сприйняття тексту документа, робить його об'єктивним і достовірним.
Засоби стандартизації мови ділових паперів
ключові слова
|
назва документа (наказ, рішення), віддієслівні іменники
(зобов'язання, опанування), особові форми дієслів (наказую, затверджую) та
ін.
|
мовні кліше інформативно-необхідного характеру
|
стандартизовані (типізовані) словосполучення (або фразеологізми)
(згідно з розпорядженням, відповідно до наказу)
|
графічне скорочення слів складноскорочені слова
абревіатури
|
бюджетний - бюдж. виконавчий комітет - виконком ВНЗ, УАДУ
|
типові речення з прямим порядком слів
|
Кандидатура керівника служби внутрішнього аудиту
погоджується з Національним банком України (ОВУ, 1-2 , ч.1, 2001. - С. 25)
|
Поняття про бланк
Бланк - аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що
містять постійну інформацію.
Формат А4 має розміри 297 х 210. Формат А5 має розміри 148 х
210.
Поля (береги): ліве - 35 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє
-20 мм, нижнє - 19 мм (для формату А4) і 16 мм (формату А5), хоча в органах,
установах, організаціях тощо встановлюють свої поля в межах стандарту.
Оформлення сторінки
На бланку друкується тільки перша сторінка, наступні - на
чистих аркушах паперу.
На другу сторінку не можна переносити тільки підпис, на ній
має бути не менше двох рядків.
Нумерація сторінок починає проставлятися з другої сторінки.
Номери проставляються посередині верхнього поля аркуша
арабськими цифрами на відстані не менше ніж 10 мм від краю, якщо текст
документа друкується з одного боку аркуша.
Слово "сторінка" не пишеться, біля цифр не
ставляться ніякі позначки (крапка, риски). Якщо текст друкується з обох боків
аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - в
лівому.
7.1. Організаційні документи
Положення.
Інструкція.
Правила.
Ключові слова: положення, інструкція, правила.
|