Ділова українська мова - Навчальний посібник (Плотницька І.М.)

Поняття про реквізити

Реквізити - основні елементи документа, що мають свою послідовність

Кожний документ складається з реквізитів, які бувають постійними і змінними.

 

постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка

змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення

Кількість реквізитів визначається видом і змістом документа. ДСТУ встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Реквізит

Місце розташування реквізита і форма запису

Державний герб України, автономної республіки

посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою установи, організації або підприємства.

Емблема організації

поряд з назвою установи, організації або підприємства.

 

Зображення державних нагород

у верхньому лівому кутку або посередині документа

 

Код установи, організації або підприємства за класифікатором підприємств та організацій (ОКПО)

у верхньому правому кутку.

 

Код форми документа за класифікатором управлінської документації (ОКУД)

у верхньому правому кутку під кодом установи, організації або підприємства.

 

Найменування міністерства чи відомства, якому підпорядковується установа, організація або підприємство

у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

 

Найменування установи, організації або підприємства -автора документа

у верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

 

Найменування структурного підрозділу

у верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом.

 

Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа/абонементного телеграфу, номери телефонів, факсів, номер рахунка в банку

у верхньому лівому кутку.

 

Назва виду документа

посередині сторінки або ліворуч; наводиться в усіх документах, крім листів.

 

Дата

записується цифровим - трьома парами арабських цифр - 15.01.04; цифрово-словесним способом -15 січня 2004 року; словесним - словами -п'ятнадцяте січня дві тисячі четвертого року. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесним і цифрово-словесним способом.

 

Індекс забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання

у верхній частині сторінки ліворуч Містить три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга -номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Посилання на індекс і дату вхідного документа (у верхній частині сторінки зліва.

 

Місце складання або видання

у верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

 

Гриф обмеження доступу до документа

з правого боку під кодом форми. Записується із середини рядка "Для службового користування" ("ДСК"), "Таємні", "Цілком таємні".

 

Адресат

у верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери. Адреса, за новими вимогами, вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової чи приватної особи.

 

Гриф затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб

у верхній правій частині документа.

Елементи грифу затвердження: слово

ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження;

слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва

документа, яким затверджено.

 

Резолюція. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою

у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Резолюція складається з таких елементів: ініціалів та прізвища виконавця, якому відправлений документ; вказівки про порядок у характері виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи.

 

Заголовок до тексту

друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і починається з прийменника "Про''", який пишеться, як правило, з великої літери, має бути лаконічним і точним, з максимальною повно­тою розкривати зміст документа.

 

Відмітка про контроль

з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою "К" або "Контроль".

 

Текст

по всій ширині сторінки (від поля до поля).

Складається з таких логічних елементів: вступ, доказ, закінчення.

 

Відмітка про наявність додатка

ліворуч у верхній половині сторінки.

Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, або ті, що

 

 

пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 3 стор. у 4 прим. Якщо документ має додатки, що не згадуються у тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників:

Додаток: "Проект..." на 4 стор. у 3 прим.

Якщо додаток залишається у

справі, то зазначається: Додаток:

на 3 стор. адресатові.

Якщо додатків багато, окремо

складається їх список, а в самому

документі після тексту

зазначається:

Додаток: відповідно до списку на 5 стор.

 

Підпис

Підписують перший примірник документа. Підпис складається із зазначення посади (з лівого боку), підпису (посередині), ініціалів (або ініціалу імені) і прізвища особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Підписи проставляються на одному рівні, якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду. Розшифрування підпису в дужки не береться і після прізвища крапка не ставиться.

 

Гриф узгодження

на зовнішній формі складається зі слова УЗГОДЖЕНО, назви посади службової особи, включаючи назву установи, з якою узгоджу-

 

 

ється документ, особистого підпису, його розшифрування, дати. Гриф узгодження розміщується нижче від реквізиту "Підпис" або на окремій сторінці.

 

Віза (внутрішнє узгодження проекту документа - це візування)

Віза складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. Віза ставиться нижче реквізиту "підпис" від краю лівого поля. Якщо той, хто візує, має зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх на окремому аркуші. На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, який залишається в установі, орга­нізації, фірмі тощо. На внутрішніх документах віза може проставля­тися на першому примірнику.

 

Печатка. Печатки бувають гербові та прості, які мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Гербові засвідчують юридичні або фізичні права осіб, прикладаються до статутів, положень тощо

Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання.

 

Відмітка про завірення (засвідчення) копії

У правому верхньому кутку пи­шеться слово "Копія", під реквізи­том "Підпис" - слово "Правильно"); дата; посада виконавця; підпис і йо­го розшифрування. У разі потреби підпис завіряється печаткою.

 

Прізвище виконавця і номер його телефону (обов'язкові на вихідних документах; листах, довідках, висновках). Складаєть­ся з прізвища виконавця і номера його службового телефону

в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.

 

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа містить стислу довідку про виконання; слова "ДО

 

 

СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

 

Відмітка про перенесення даних на машинний носій

після тексту в нижній частині документа містить запис "Інформація перенесена на машинний носій"; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення.

 

Відмітка про надходження (містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження)

праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа

 

 

Формуляр - це сукупність реквізитів, розміщених у встанов­леній послідовності.

 

Кожний вид документа має свій формуляр.

 

Стандартизація мови ділових паперів спрощує і прискорює складання та сприйняття тексту документа, робить його об'єк­тивним і достовірним.

Засоби стандартизації мови ділових паперів

 

ключові слова

назва документа (наказ, рішення), віддієслівні іменники (зобов'язання, опанування), особові форми дієслів (наказую, затверджую) та ін.

мовні кліше інформативно-необхідного характеру

стандартизовані (типізовані) словосполучення (або фразеоло­гізми) (згідно з розпорядженням, відповідно до наказу)

графічне скорочення слів складноскорочені слова абревіатури

бюджетний - бюдж. виконавчий комітет - виконком ВНЗ, УАДУ

типові речення з прямим порядком слів

Кандидатура керівника служби внутрішнього аудиту погоджується з Національним банком України (ОВУ, 1-2 , ч.1, 2001. - С. 25)

 

Поняття про бланк

Бланк - аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізи­тами, що містять постійну інформацію.

Формат А4 має розміри 297 х 210. Формат А5 має розміри 148 х 210.

Поля (береги): ліве - 35 мм, праве - не менше 8 мм, верхнє -20 мм, нижнє - 19 мм (для формату А4) і 16 мм (формату А5), хоча в органах, установах, організаціях тощо встановлюють свої поля в межах стандарту.

Оформлення сторінки

На бланку друкується тільки перша сторінка, наступні - на чистих аркушах паперу.

На другу сторінку не можна переносити тільки підпис, на ній має бути не менше двох рядків.

Нумерація сторінок починає проставлятися з другої сто­рінки.

Номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше ніж 10 мм від краю, якщо текст документа друкується з одного боку аркуша.

Слово "сторінка" не пишеться, біля цифр не ставляться ніякі позначки (крапка, риски). Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - в лівому.

7.1.  Організаційні документи

 

Положення.

Інструкція.

Правила.

 

Ключові слова: положення, інструкція, правила.