Ділова українська мова - Навчальний посібник (Плотницька І.М.)

Оформлення сторінки.

 

Ключові слова: текст, документ, реквізит, засоби стандартизації мови, бланк, сторінка.

 

Документ - основний вид писемної ділової мови

Документ (від лат. ёосшпепшт - доказ) - це носій інформації. Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про події, факти, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і мають велике правове значення.

 

 

достовірним

 

переконливим

Документ має бути

належним чином відредагованим і оформленим

 

містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки

 

правильно складеним як за формою, так і за змістом

 

Документування інформації здійснюється на основі відповід­них законів і постанов органів державної влади, якими визна­чається організація діловодства і стандартизація документів.

Система документації - сукупність документів, взаємопо­в'язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами.

 

Системи

             документації            

банківська     дипломатична    зовнішньоекономічна юридична

та ін.

Найчисленнішою є система управлінських (адміністратив­них, загальних) документів.

Управлінська документація служить засобом організації та регулювання процесів управління.

Документи, що функціонують у сфері управління, назива­ються організаційно-розпорядчими.

 

Групи організаційно-розпорядчих документів

 

Група

Назва документа

організаційні

статути, угоди

розпорядчі

накази, розпорядження, рішення

довідково-інформаційні

листи, факси, доповідні і службові записки, довідки

з кадрових питань

автобіографії, заяви, особові справи

особисті офіційні документи

пропозиції, заяви і скарги громадян

 

Текст як основа службового документа

Основний елемент документа - це текст, який має такі ознаки:

 

об'єктивність і достовірність змісту

викладені факти мають відображати справжній стан речей

 

точність

в документі не допускається подвійне тлумачення слів і висловів

переконливість

текст документа має сприяти прийняттю адресатом пропо­зиції або виконанню прохань, викладених у документі

нейтральність тону

стилістично нейтральне забарвлення фрази (в усному мовленні) - речення (в писемному мовленні)

повнота інформації

зміст документа має відображати всі обставини справи

максимальна стислість

у документі не допускаються зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи

Складовою частиною управління є діловодство (справо-чинство).

Діловодство - система документації, документування й організація роботи з документами.

 

Діловодство охоплює сукупність документів, прийомів, спо-собів і форм роботи з ними. Працівники сфери управління майже 75 \% свого

робочого часу витрачають на роботу з документами. Щоб уникати проблем, пов'язаних з оформленням документів в управлінській сфері, необхідний єдиний порядок підготовки документів і роботи з ними. Доцільно проводити спеціальні інструктажі, лекційні, практичні чи семінарські заняття. Не завадило б мати інструкції з діловодства, зразки документів, які найчастіше використовуються в практичній діяльності.

 

кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.

За технікою відтворення

*          рукописні;

*          відтворені механічним способом.

За ступенем гласності

* для службового користування (ДСК) таємні; цілком таємні.

За терміном зберігання

*          постійного; зберігання

*          тривалого  зберігання (понад 10 років);

*          тимчасового зберігання (до 10 років).

За стадіями відтворення

*          оригінали;

*          копії

(відпуск - це повна копія відправленого оригіналу, яка залишається у відправника; витяг - відтворює частину тексту; дублікат - другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу).

За юридичною силою

*          справжні документи бувають дійсні, що мають юридичну силу, і недійсні, що втратили юридичну силу;

*          підробні - це документи, зміст або реквізити яких не відповіда­ють істинним. Підробка буває:

-           матеріальною, де подаються неправильні відомості, робляться виправлення, підчищення;

-           інтелектуальною, коли документ готується свідомо неправдивого змісту.

За носієм інформації

*          на папері;

*          диску;

*          фотоплівці;

*          магнітній плівці;

*          стрічці; *перфострічці.

За складністю

* прості (односкладні) відображають одне питання, тобто текст документа складається лише із закінчення; складні (двоскладні) висвітлюють кілька питань, тобто текст документа містить інші логічні елементи.

За терміном виконання

*          звичайні; безстрокові

*          термінові; *дуже термінові.

 

| Оглавление|