6.7. організація та функції фінансово- комерційної служби у готелях

Фінансово-комерційна служба забезпечує облік, контроль обігу фінансових ресурсів, несе відповідальність за забезпе- чення готелю матеріально-технічними та виробничими ре- сурсами. У структурі служба складається з бухгалтерії і пла- ново-комерційного відділу, в окремих готелях ці структурні ланки можуть функціонувати окремо. Очолює службу голов- ний бухгалтер, який підпорядковується директору готелю.

Бухгалтерія у готелях здійснює аналіз фінансово-госпо- дарської  діяльності,  організовує  складання  бухгалтерських

звітів згідно нормативних документів, несе відповідальність за дотримання фінансової і договірної дисципліни, організо- вує складання бізнес-планів, фінансово-господарських планів та кошториси згідно встановленої форми, несе відповідаль- ність за своєчасне складання звітів, балансів і рахунків, при- бутків і збитків, виконує роботу з обліку, введення в експлуа- тацію  і  списання  матеріальних  цінностей  і  обліку  коштів у встановленому порядку, несе відповідальність за дотриман- ня ціноутворення і визначення тарифів, здійснює облік над- ходження і вибуття виробничих запасів відповідно до стандар- тів бухгалтерського обліку, організовує роботу з отримання ліцензій та ін.

У технологічному процесі бухгалтерія здійснює постійний

зв’язок із всіма службами, відділами і персоналом готелю. Фінансова служба забезпечує грошові перекази, підготовку фінансових звітів від касирів кожного структурного торгово- го підрозділу готелю, насамперед служби прийому і розмі- щення, громадського харчування, спортивно-розважальних закладів; облік і контроль первинної документації, своєчасне інформування адміністрації про фінансові результати діяль- ності готелю. Бухгалтерія також забезпечує нарахування за- робітної плати, отримання інших різних рахунків і виплату по них, контроль і облік витрат.

Фінансова служба у готелях функціонує згідно установчих документів,  умов  і  методів  формування  капіталу,  форми

управління, що визначає фінансові відносини з державою, акціонерами, пайовиками, управляючою компанією, асоціа- цією та ін. Структура і розміри фінансової служби у готелях також визначаються місткістю, категорією, участю іноземно- го капіталу у роботі закладу.

Організаційно-функціональна схема управління фінансо- вою службою у малих готелях спрощена. Вона складається з двох відділів — відділу поточної діяльності і відділу інвес- тицій, роботу яких контролює менеджер, якому підпорядко- вується 1–2 бухгалтери і касир. У готелях значної місткості бухгалтерія складається з фінансового менеджера (директо- ра), головного бухгалтера, заступника головного бухгалтера,

бухгалтерів різної категорії і касира, весь персонал становить з 10–15 осіб (рис. 6.7.)

Директор фінансово- комерційної служби

бухгалтера

Менеджер

Бухгалтер-економіст

Економіст

Бухгалтер 1-ої категорії

Касир

Бухгалтер 2-ої категорії

Рис. 6.7. Організаційно-функціональна структура фінансово-комерційної служби у готелях значної місткості

Професійні обов’язки фінансового менеджера пов’язу- ються з:

— контролем  ефективності  фінансових  потоків  у готелі, забезпечення оптимальних витрат і відрахувань;

— складанням річного плану фінансових потоків з ураху- ванням перспективного планування економічного стану готе- лю — обсягу збуту, прибутку і рівня раціональної організації праці. Фінансовий менеджер також забезпечує поточне і дов- готермінове прогнозування, аналіз отриманих даних;

— розробки  кошторису  для  працівників,  здійснює  конт- роль за рівнем витрат;

— розробкою і впровадженням виробничого обліку, скла-

дає  детальний  звіт  про  витрати  готельного  підприємства, вводить нові методики, керує інвентаризацією  матеріально-

технічної бази і визначає її вартість. Здійснює реєстрацію за- писів матеріально-технічного постачання і забезпечує необ- хідні коректування. Готує для власника, керівників підприєм- ства звітно-фінансову інформацію про витрати готельного підприємства;

— здійснення контролю за використанням бланків опера- тивного обліку, їхнього збереження;

— комплектування служби кадрами, визначає обсяг роботи для працівників, забезпечує підвищення кваліфікації підлеглих;

— підтримки тісних зв’язків з менеджерами інших служб, приймає участь у нарадах керівників закладу.

Кваліфікаційна характеристика менеджера фінансової служ- би пов’язуються з необхідністю знати:

— теоретичні основи управління і управління фінансовою діяльністю підприємства;

— теорію фінансів, кредиту, бухгалтерського обліку;

— економічну статистику, систему статистичної звітності;

— чинне законодавство у сфері фінансової, кредитної, ва-

лютної, банківської діяльності і діяльності у сфері гостинності;

— нормативно-законодавчі акти з міжнародних розрахун-

ків і зовнішньоекономічної діяльності;

— основи здійснення операцій на міжнародному фінансо-

вому ринку;

— основи економіки готельних підприємств;

— види цінних паперів і порядок їх обігу, особливості обі-

гу цінних паперів за кордоном;

— правила і порядок проведення операцій на внутрішньо-

му фінансовому ринку;

— основи діловодства.

Планово-комерційний  відділ забезпечує  готельні  підпри-

ємства  матеріально-технічними  та  виробничими  ресурсами.

Очолює відділ старший менеджер, якому підпорядковується

у великих готелях 3–4 менеджери з різних напрямків діяльно-

сті. Менеджер відділу підпорядковується менеджеру служби.

В окремих готелях цей відділ виділяється як самостійна стру-

ктурно-функціональна й управлінська ланка.

Головне завдання відділу полягає у проведенні моніторин-

гу ринку товарів та послуг, виявляти оптимальні  умови за- безпечення матеріально-технічними ресурсами та послугами

закладу гостинності у співвідношенні ціни і якості, укладання угод з постачальниками продукції.

Дослідження ринку товарів і послуг, що використовують- ся у готельній сфері повинно проводитись постійно з метою своєчасного реагування на зміни, що відбуваються на ньому. Важливу роль відіграє комп’ютеризація та використання те- лекомунікаційних інформаційних систем при моніторингу, виконанні комерційних операцій, пов’язаних з управлінням товарними запасами, контролем виконання договорів та ін.

У професійній діяльності працівники планово-комерційно- го відділу повинні досконало знати:

— основи  здійснення  комерційних  операцій  на внутріш- ньому та міжнародному ринку товарів і послуг;

— закони і нормативні акти, що регламентують комерцій- ну діяльність;

— основи економіки готельних підприємств;

— форми документів, що використовуються для здійснен-

ня комерційних операцій.

У роботі комерційний відділ повинен тісно співпрацювати

із всіма структурними ланками готелю, володіти повною ін-

формацією про необхідне забезпечення готелю матеріально-

технічними ресурсами. У структуру відділу доцільно включати

менеджерів  маркетингових  досліджень,  організації  обслуго-

вування у номерах, гастрономічних закладах.