Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

1.5. документування та документальне забезпечення управлінської діяльності органів державного управління та місцевого самоврядування

 

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається             документуванням управлінської діяльності 

 

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким пи­сьмовим способом - рукописним або друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськи­ми, а їх сутність - управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхід­ність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

З погляду використання в управлінні розрізняють такі доку­менти:

офіційні, особисті й особистого походження; справжні оригінали офіційних документів, дублікати і копії, ви­тяги з офіційних документів.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов'язків.

Особистий - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов'язки, службове або громадське становище, ньому мо­жуть бути також інші відомості біографічного характеру.

Особистого походження є документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов'язків.

Справжнім є документ, відомості про час і місце створення якого і про його автора зазначені самому документі або виявлені будь-яким способом і відповідають дійсності.

Оригінал офіційного документа - це перший або єдиний примірник офіційного документа.

Витяг з офіційного документа - це копія офіційного докумен­та, що відтворює його частину і завірена в установленому порядку. Управлінські документи мають такі особливості:

створюються і використовуються органами управління (суб'єктами та об'єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності пев­ного органу управління;

процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, на­дають їм загальної значущості та обов'язковості виконання.