1.5. документування та документальне забезпечення управлінської діяльності органів державного управління та місцевого самоврядування
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Сукупність дій, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності
В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним або друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сутність - управлінською документацією. Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. З погляду використання в управлінні розрізняють такі документи: офіційні, особисті й особистого походження; справжні оригінали офіційних документів, дублікати і копії, витяги з офіційних документів. Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов'язків. Особистий - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов'язки, службове або громадське становище, ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру. Особистого походження є документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов'язків. Справжнім є документ, відомості про час і місце створення якого і про його автора зазначені самому документі або виявлені будь-яким способом і відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - це перший або єдиний примірник офіційного документа. Витяг з офіційного документа - це копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена в установленому порядку. Управлінські документи мають такі особливості: створюються і використовуються органами управління (суб'єктами та об'єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань; служать засобом закріплення функцій органів управління; містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління; процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов'язковості виконання.
|
| Оглавление| |