Додаток д
МОЗ України ДП Медичне науково-практичне Об'єднання «Медстрах»
Посадова інструкція секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням Сидорова С.К. Загальні положення. Функції. Службові обов'язки. Права. Відповідальність. Взаємозв'язки (зв'язки за посадою).
Голова правління МНПО «Медстрах» С.В. Акашин Просадову інструкцію отримав С.К. Сидоров Функціональні обов'язки секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням Науково-практичного об'єднання «Медстрах» С.К. Сидорова
Секретар-інспектор по кадрах, діловодству і контролю за виконанням створює керівникам фірми умови, які забезпечують максимальну ефективність їх праці. На секретаря-інспектора покладається організація стабільного діловодства і кадрової роботи підприємства. На посаду секретаря-інспектора призначається кваліфікований спеціаліст, який має середню освіту та індивідуальну підготовку не менше трьох місяців. Призначення, звільнення секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням здійснюється головою правління МНПО «Медстрах». Секретар-інспектор у своїй роботі підпорядковується голові правління, а за його відсутності - виконавчому директору МНПО. Секретар-інспектор керується у своїй роботі Положенням про МНПО, а також вказівками голови правління і його заступника-виконавчого директора.
^ Організовувати прийом відвідувачів. ^ Вести телефонні переговори, реєструвати і доповідати про них керівництву. ^ Розмножувати (друкування, ксерокопіювання) потрібних керівнику службових документів. ^ Обслуговувати апаратуру «Телефакс». ^ Використовувати у роботі професійний персональний комп'ютер. ^ Контролювати своєчасне виконання співробітниками наказів, розпоряджень, завдань і доручень керівників. ^ Розробляти методики контролю виконання робіт, вести картотеки обліку виконання наказів, розпоряджень, завдань, доручень та інших документів з грифом «Контроль»(«К»). ^ Готувати наради і засідання, які проводить керівник. ^ Готувати відрядження керівника. ^ Забезпечувати організаційний і технічний бік робочого ритму, який створено керівником. ^ Щоденно складати пам'ятний список поточних і незавершених справ. ^ Орієнтувати співробітників підприємства на порядок робочого дня керівника. ^ Передбачати потребу керівника у тих чи інших службових документах, звільняючи його від зайвих пошуків. ^ Приймати службові документи і особисті зави, які направлені співробітниками на розгляд та підпис керівника. ^ Зберігати всі необхідні керівникові службові документи і здійснювати їх швидкий пошук. ^ Видавати в усній формі довідки по службових документах, які надійшли на ім'я керівника, за виключенням конфіденційної інформації. ^ Виконувати завдання керівника з інформаційної і технічної підготовки засідань, нарад, переговорів і зустрічей. ^ Нагадувати керівникові про необхідність вирішення невідкладних питань. ^ Вести списки необхідних керівникові адрес, телефонів та дат. ^ Зберігати у таємниці все побачене і почуте в кабінеті керівника, а також довірительну інформацію, яка передається відвідувачами і співробітниками. ^ Вести оперативний облік документів з грифом «Контроль» («К»), забезпечувати їх обробку виконавцями у відповідності з резолюціями керівника. ^ Керувати кадровою роботою, службою діловодства, готувати проекти кадрових наказів. ^ Організовувати роботу з прийому і архівного зберігання документальних матеріалів, формувати архівне господарство. ^ Розробляти і використовувати в роботі номенклатури справ. ^ Укладати інструкції по веденню діловодства у структурних підрозділах. ^ Вести облік і зберігання оригінал-макетів документів і друкованих матеріалів. ^ Своєчасно забезпечувати структурні підрозділи фірми формами документів внутрішньої періодичної звітності. ^ Організовувати тиражування службових документів. ^ Забезпечувати належні умови експлуатації розмножувальної і друкувальної техніки. ^ Забезпечувати раціональне використання витратних матеріалів, які використовуються в роботі. ^ Оформляти прийом громадян на роботу та їх звільнення. ^ Вести протоколи робочих нарад. ^ Вести табельний облік. ^ Аналізувати причини порушення трудової дисципліни і плинності кадрів, направляти висновки керівникові організації. ^ Забезпечувати належні умови при роботі з конфіденційними документами. ^ Складати прості листи і короткі розпорядчі документи на основі усних вказівок керівника. ^ Своєчасно доводити до відома працівників організації вказівки керівника. ^ Постійно вивчати прийоми і методи роботи з новою технікою і активно вводити її в практику своєї праці. ^ Безперервно вдосконалювати свої знання і навички шляхом самоосвіти і відвідування спеціальних занять. Права: ^ Самостійно вирішувати поточні питання, які не викликають сумнівів в отриманні позитивного результату. ^ Направляти керівникові пропозиції щодо вдосконалення контролю виконання і діловодства. ^ Залучати при необхідності спеціалістів організації в якості помічників при підготовці службових документів, які потрібні керівникові. ^ Не приймати на підпис керівникові службові документи, які виконані з порушенням державних стандартів та внутрішніх нормативних вимог організації. ^ Навчати, інструктувати і не рідше одного разу на тиждень робити дублером співробітника, який тимчасово виконує обов'язки секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням. Відповідальність: ^ за якісне і своєчасне виконання розпоряджень керівника. ^ за раціональну та ефективну організацію діловодства. ^ за якісне оформлення кадрових документів. ^ за використання вимог наказів і розпоряджень керівництва. ^ за дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку, збереження конфіденційної інформації. Повинен знати:
вимоги чинного законодавства України в частині цивільного, адміністративного, господарського, кримінального і трудового права. основи менеджменту. методи ведення ділових бесід та переговорів. організаційні принципи кадрової служби. методику організації і ведення діловодства. внутрішні адміністративні і нормативні документи. правила експлуатації і зберігання оргтехніки. Кваліфікаційні вимоги: ■ середня освіта та індивідуальна підготовка не менше трьох місяців.
|
| Оглавление| |