Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

Додаток д

 

МОЗ України

ДП Медичне науково-практичне Об'єднання «Медстрах»

 

Посадова інструкція

секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням Сидорова С.К.

Загальні положення.

Функції.

Службові обов'язки.

Права.

Відповідальність.

Взаємозв'язки (зв'язки за посадою).

 

Голова правління МНПО «Медстрах» С.В. Акашин

Просадову інструкцію отримав  С.К. Сидоров

Функціональні обов'язки секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням Науково-практичного об'єднання «Медстрах» С.К. Сидорова

 

Секретар-інспектор по кадрах, діловодству і контролю за ви­конанням створює керівникам фірми умови, які забезпечують мак­симальну ефективність їх праці.

На секретаря-інспектора покладається організація стабільно­го діловодства і кадрової роботи підприємства.

На посаду секретаря-інспектора призначається кваліфікова­ний спеціаліст, який має середню освіту та індивідуальну підготов­ку не менше трьох місяців.

Призначення, звільнення секретаря-інспектора по кадрах, ді­ловодству і контролю за виконанням здійснюється головою прав­ління МНПО «Медстрах».

Секретар-інспектор у своїй роботі підпорядковується голові правління, а за його відсутності - виконавчому директору МНПО.

Секретар-інспектор керується у своїй роботі Положенням про МНПО, а також вказівками голови правління і його заступника-виконавчого директора.

 

^ Організовувати прийом відвідувачів.

^ Вести телефонні переговори, реєструвати і доповідати про них керівництву.

^ Розмножувати (друкування, ксерокопіювання) потрібних ке­рівнику службових документів.

^ Обслуговувати апаратуру «Телефакс».

^ Використовувати у роботі професійний персональний комп'ютер.

^ Контролювати своєчасне виконання співробітниками наказів, розпоряджень, завдань і доручень керівників.

^ Розробляти методики контролю виконання робіт, вести кар­тотеки обліку виконання наказів, розпоряджень, завдань, доручень та інших документів з грифом «Контроль»(«К»).

^ Готувати наради і засідання, які проводить керівник.

^ Готувати відрядження керівника.

^ Забезпечувати організаційний і технічний бік робочого рит­му, який створено керівником.

^ Щоденно складати пам'ятний список поточних і незаверше­них справ.

^ Орієнтувати співробітників підприємства на порядок робочо­го дня керівника.

^ Передбачати потребу керівника у тих чи інших службових документах, звільняючи його від зайвих пошуків.

^ Приймати службові документи і особисті зави, які направлені співробітниками на розгляд та підпис керівника.

^ Зберігати всі необхідні керівникові службові документи і здійснювати їх швидкий пошук.

^ Видавати в усній формі довідки по службових документах, які надійшли на ім'я керівника, за виключенням конфіденційної ін­формації.

^ Виконувати завдання керівника з інформаційної і технічної підготовки засідань, нарад, переговорів і зустрічей.

^ Нагадувати керівникові про необхідність вирішення невід­кладних питань.

^ Вести списки необхідних керівникові адрес, телефонів та дат.

^ Зберігати у таємниці все побачене і почуте в кабінеті керів­ника, а також довірительну інформацію, яка передається відвідува­чами і співробітниками.

^ Вести оперативний облік документів з грифом «Контроль» («К»), забезпечувати їх обробку виконавцями у відповідності з ре­золюціями керівника.

^ Керувати кадровою роботою, службою діловодства, готувати проекти кадрових наказів.

^ Організовувати роботу з прийому і архівного зберігання до­кументальних матеріалів, формувати архівне господарство.

^ Розробляти і використовувати в роботі номенклатури справ.

^ Укладати інструкції по веденню діловодства у структурних підрозділах.

^ Вести облік і зберігання оригінал-макетів документів і дру­кованих матеріалів.

^ Своєчасно забезпечувати структурні підрозділи фірми фор­мами документів внутрішньої періодичної звітності.

^ Організовувати тиражування службових документів.

^ Забезпечувати належні умови експлуатації розмножувальної і друкувальної техніки.

^ Забезпечувати раціональне використання витратних матеріа­лів, які використовуються в роботі.

^ Оформляти прийом громадян на роботу та їх звільнення.

^ Вести протоколи робочих нарад.

^ Вести табельний облік.

^ Аналізувати причини порушення трудової дисципліни і плин­ності кадрів, направляти висновки керівникові організації.

^ Забезпечувати належні умови при роботі з конфіденційними документами.

^ Складати прості листи і короткі розпорядчі документи на ос­нові усних вказівок керівника.

^ Своєчасно доводити до відома працівників організації вказів­ки керівника.

^ Постійно вивчати прийоми і методи роботи з новою технікою і активно вводити її в практику своєї праці.

^ Безперервно вдосконалювати свої знання і навички шляхом самоосвіти і відвідування спеціальних занять.

Права:

^ Самостійно вирішувати поточні питання, які не викликають сумнівів в отриманні позитивного результату.

^ Направляти керівникові пропозиції щодо вдосконалення кон­тролю виконання і діловодства.

^ Залучати при необхідності спеціалістів організації в якості помічників при підготовці службових документів, які потрібні кері­вникові.

^ Не приймати на підпис керівникові службові документи, які виконані з порушенням державних стандартів та внутрішніх норма­тивних вимог організації.

^ Навчати, інструктувати і не рідше одного разу на тиждень робити дублером співробітника, який тимчасово виконує обов'язки секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за вико­нанням.

Відповідальність:

^ за якісне і своєчасне виконання розпоряджень керівника. ^ за раціональну та ефективну організацію діловодства.

^ за якісне оформлення кадрових документів. ^ за використання вимог наказів і розпоряджень керівництва. ^ за дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку, збереження конфіденційної інформації.

Повинен знати:

 

вимоги чинного законодавства України в частині цивільного, адміністративного, господарського, кримінального і трудового права.

основи менеджменту.

методи ведення ділових бесід та переговорів.

організаційні принципи кадрової служби.

методику організації і ведення діловодства.

внутрішні адміністративні і нормативні документи.

правила експлуатації і зберігання оргтехніки.

Кваліфікаційні вимоги:

■          середня освіта та індивідуальна підготовка не менше трьох місяців.