Додаток б

МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ РОЗПОРЯДЖЕННЯ

02.01.2007 р. № 1 м.       

Про Регламент        міської

державної адміністрації

Регламент    міської державної адміністрації за- твердити згідно з додатком.

Контроль за додержанням Регламенту покласти на першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації. Встановити, що порушення працівниками міської державної адмі­ністрації вимог регламенту тягне за собою дисциплінарну відпові­дальність відповідно до чинного законодавства.

Голова           К. Остапко

Додаток

до розпорядження

міської державної адміністрації від «2» січня 2007 р. № 1

РЕГЛАМЕНТ

            міської державної адміністрації

1.         Загальні положення

1.1.       Регламент                міської державної адміністрації є

нормативним актом, який визначає механізм організації взаємодії керівництва, секретаріату, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів міської державної адміністрації по реалізації повнова­жень, визначених Конституцією України та Законами України, ін­шими нормативними актами, здійснення секретаріатом правового, організаційно-технічного та іншого забезпечення діяльності міської державної адміністрації.

1.2.                  міська державна адміністрація будує свою

роботу на засадах законності, персональної відповідальності, поєд­нання загальнодержавних інтересів та інтересів міста, взаємодії з органами місцевого самоврядування та гласності.

1.3.      Основні засади організації діяльності

міської державної адміністрації, її секретаріату та структурних під­розділів визначаються Положенням про обласну, Київську і Севас­топольську міську державну адміністрацію, Типовим положенням про секретаріат обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації, положенням про головні управління, управління, відділи та інші служби міської державної адміністрації, розпорядженнями міської державної адміністрації з організаційних питань та цим Регламентом.

2.         Планування роботи           міської державної

адміністрації

2.1. Для виконання програм економічного і соціального розви­тку міста та забезпечення ефективного функціонування міського господарства перший заступник та заступники голови міської дер­жавної адміністрації планують свою роботу з урахуванням пропо­зицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб міської державної адміністрації.

Для координації діяльності міської державної адміністра­ції складаються квартальні та тижневі плани основних заходів мі­ської державної адміністрації. Квартальні плани роботи включають переліки питань для розгляду на апаратних нарадах у голови та за­ступників голови міської державної адміністрації, а також питань, що розглядаються в порядку контролю у першого заступника та за­ступників голови міської державної адміністрації.

Письмові пропозиції до планів роботи на квартал пода­ються першим заступником та заступниками голови міської держа­вної адміністрації з урахуванням пропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб міської державної адміністрації, головами районних у м. Києві державних адміністра­ції за 15 днів до кінця кварталу до організаційного відділу. Пропо­зиції до плану календаря основних заходів міської та районних державних адміністрацій на тиждень подаються у письмовому ви­гляді щочетверга до 12 години організаційному відділу для уза­гальнення.

Контроль за поточними планами здійснюють перший за­ступник та заступники голови міської державної адміністрації згід­но з розподілом обов'язків.

Головні управління, управління, відділи, інші служби мі­ської державної адміністрації організують свою роботу відповідно до плану роботи, що затверджується їх керівником.

3. Порядок підготовки та проведення апаратних нарад, ор- ганізація роботи постійних та тимчасових робочих органів             міської державної адміністрації

Апаратна нарада проводиться головою міської державної адміністрації або за його дорученням одним із заступників голови міської державної адміністрації, як правило, щоп'ятниці о 9 годині. Організаційно-технічне забезпечення підготовки та проведення апаратних нарад здійснює організаційний відділ.

Порядок денний апаратної наради формується на підставі примірного переліку питань, що складається на квартал та затвер­джується головою міської державної адміністрації.

За рішенням голови міської державної адміністрації або особи, яка його заміщає, на розгляд апаратної наради можуть вноситися питання, не передбачені примірним переліком.

До кожного питання порядку денного апаратної наради відповідними службами готується довідковий матеріал, проект про­токольних доручень та, необхідності, проект розпорядження місь­кої державної адміністрації, список запрошених осіб для розгляду питання.

Відповідальність за якість та своєчасність підготовки ма­теріалів покладається на першого заступника та заступників голови міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

Підготовлені матеріали, погоджені в установленому по­рядку, подаються до організаційного відділу за 4 дні до засідання для узагальнення і підготовки необхідного комплекту документів.

Коло службових осіб, які запрошуються на апаратну нара­ду з питань порядку денного, визначається першим заступником та заступниками голови міської державної адміністрації, відповідаль­ними за підготовку питань.

Учасники апаратної наради запрошуються на засідання організаційним відділом міської державної адміністрації.

Доручення, напрацьовані під час апаратної наради, офор­мляються протокольно організаційним відділом і подаються на за­твердження головуючому на засіданні.

Порядок підготовки та проведення нарад з окремих пи­тань, організація роботи постійних або тимчасових робочих органів визначаються положеннями про них.

Наради з окремих питань проводяться головою, першим заступником, заступником голови міської державної адміністрації у відповідності з планами роботи, а також виходячи з оперативної необхідності.

Коло службових осіб, запрошених на наради, визначається від­повідним керівником, з ініціативи якого вони проводяться.

Запрошення на наради (крім апаратних) або за іншою службовою необхідністю голів районних державних адміністрацій здійснюється за погодженням з головою міської державної адмініс­трації.

Повідомлення про запрошення на наради здійснюється ві­дповідним секретаріатом завчасно, як правило, не пізніше, ніж за 1 (один) день до їх проведення. Рішення, прийняті на нарадах, офор­мляються протоколами із зазначенням виконавців та термінів вико­нання. Питання, що потребують фінансового забезпечення, узго­джуються з фінансовим управлінням. Ведення протоколів і конт­роль за їх виконанням покладається на відповідні секретаріати.

4.    Порядок підготовки і видання розпоряджень  

міської державної адміністрації

Розпорядження міської державної адміністрації видаються у межах повноважень, визначених чинним законодавством, одноо­сібно головою міської державної адміністрації.

У разі відсутності голови міської державної адміністрації його повноваження щодо видання розпоряджень виконує перший засту­пник голови міської державної адміністрації.

Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівників головних управлінь, управлінь, відділів і служб міської державної адміністрації, голів районних у м. Києві державних адміністрацій.

Текст проекту розпорядження викладається українською мовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускати можли­вості подвійного тлумачення змісту. Обов'язковою складовою час­тиною розпорядження є заголовок, який стисло розкриває його зміст. Преамбула проекту розпорядження, крім мотивів та цілей йо­го видання, як правило, повинна містити посилання на відповідний закон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у розпорядженні. Проект розпорядження у необхідних випадках повинен містити пункт щодо осіб, які здійснюють конт­роль за його виконанням.

На зворотному боці останньої сторінки проекту розпоря­дження друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме: посада, прізвище та ініціали керівника, який погоджує проект.

Проект розпорядження візують: керівник та юрисконсульт го­ловного управління, управління, відділу чи іншої служби міської державної адміністрації, яка вносить проект, керівники зацікавле­них організацій, голови відповідних районних державних адмініст­рацій у разі, коли зачіпаються інтереси районів.

При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візування, перевищує 30 діб до подання на підпис проекту розпорядження, вона вважається недійсною.

Підготовлений згідно з вимогами пп. 4.2.-4.4. цього Рег­ламенту проект розпорядження подається в секретаріат відповідно­го заступника голови міської державної адміністрації.

Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданого проекту розпорядження з заступником голови міської державної адміністрації, якому підпорядковане головне управління, управлін­ня, відділ, що вносять проект, літредактором та керівником юриди­чної служби.

Всі проекти розпоряджень, що носять нормативний характер та мають загальноміське значення, погоджуються відповідним секре­таріатом з усіма заступниками голови міської державної адмініст­рації.

Перший заступник голови міської державної адміністрації візує проект розпорядження останнім.

4.6.      Строк розгляду та погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати 1 (одного) дня, а тих, що вимагають додат- кових узгоджень - 3 днів.

Проекти розпоряджень погоджуються юридичною служ­бою протягом строку, що не перевищує 3 (трьох) днів, а ті, що ви­магають додаткового опрацювання, - у строк до 7 (семи) днів. При цьому візуються всі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього (із зворотного боку).

Після візування проекту розпорядження юридичною служ­бою внесення до нього змін і доповнень не допускається.

Зауваження та пропозиції, що виникають під час пого­дження проекту розпорядження, викладаються у письмовій форми на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни текс­ту розпорядження під час погодження не допускаються.

У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів міської державної адміністрації, рішення про зняття або врахування зауважень приймають відповідно перший заступник, заступник голови міської державної адміністрації, до ві­дання якого відноситься конкретне питання. У цьому випадку віза за­ступника голови міської державної адміністрації на проекті розпоря­дження підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть вноситися для колегіального обговорення та прийняття рішень.

4.10.    Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіа- льне обговорення приймається головою міської державної адмініс- трації за письмовим обґрунтуванням відповідного заступника голо- ви міської державної адміністрації.

Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остато­чній редакції, мають містити візи керівника головного управління, управління, відділу або служби міської державної адміністрації, що зробила подання, відповідного заступника голови міської держав­ної адміністрації, заступника голови міськдержадміністрації - кері­вника секретаріату, керівника юридичної служби.

Додатки до розпоряджень візують: керівник головного управління, управління, відділу або служби міської державної ад­міністрації, що зробила подання, відповідний заступник голови мі­ської державної адміністрації, керівник юридичної служби. Підпи­сує додатки до розпоряджень заступник голови міської державної адміністрації - керівник секретаріату.

Відповідальність за якість підготовки проекту розпоря­дження, відповідність вимогам чинного законодавства та літерату­рне редагування несе заступник голови міської державної адмініст­рації до компетенції якого належать зазначені питання, та юридич­на служба.

Підготовлений та погоджений в установленому порядку проект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необ­хідними документами та розрахунком розсилки подається завідую­чим секретаріатом відповідного заступника голови міської держав­ної адміністрації до сектора редагування та випуску розпоряджень загального відділу.

Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повну адресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідуючим се­кретаріатом відповідного заступника голови міської державної ад­міністрації.

Сектор редагування та випуску розпоряджень загального відділу здійснює контроль за додержанням вимог щодо підготовки проектів розпоряджень і у разі їх порушення повертає проект вико­навцям.

Проекти розпоряджень подаються на підпис голові міської державної адміністрації і завідуючим загальним відділом.

Підписані розпорядження оформляються сектором реда­гування та випуску розпоряджень. Сектор редагування та випуску розпоряджень забезпечує зняття необхідної кількості копій розпо­рядження відповідно до розрахунку розсилки і відправлення їх вка­заним у розрахунку організаціям через сектор службової кореспон­денції загального відділу.

Розпорядження міської державної адміністрації набира­ють чинності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено в роз­порядженні.

Розпорядження, що стосуються прав та обов'язків грома­дян і мають загальний характер, доводяться до відома населення прес-службою міської державної адміністрації.

5. Організація діловодства в міській державній адміністрації

Діловодство у міській державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в мі­ській державній адміністрації здійснює загальний відділ.

Відповідальність за стан ведення діловодства і збереження документів у секретаріатах голови, першого заступника, заступни­ків голови міської державної адміністрації, головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах міської державної адмініс­трації покладається на їхніх керівників.

Вся службова кореспонденція, що надходить до міської державної адміністрації, приймається і опрацьовується сектором службової кореспонденції загального відділу, вводиться в базу да­них електронної системи обліку та контролю і в той же день пере­дається на розгляд керівників міської державної адміністрації у ві­дповідності з розподілом обов'язків. Термінові документи реєстру­ються і передаються на розгляд негайно.

Передача документів, зареєстрованих у секторі службової кореспонденції, здійснюється під розписку у журналах реєстрів ви­дачі службової кореспонденції за встановленою формою.

Службова кореспонденція, що підлягає розгляду головою міської державної адміністрації, доповідається йому завідуючим за­гальним відділом.

На дорученнях голови міської державної адміністрації, що містять контрольні строки та потребують відповіді заявникам, зага­льним відділом робляться відмітки про взяття їх на контроль. Сек­тор службової кореспонденції направляє копії цих документів з до­рученнями та копією реєстраційно-контрольної картки до служби контролю.

Після розгляду документів заступниками голови міської державної адміністрації працівники відповідних секретаріатів зні­мають необхідну кількість копій (по кількості виконавців) і пере­дають їх до сектора службової кореспонденції загального відділу. Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються у секретаріатах заступників голови міської державної адміністрації. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню, ознайомлен­ня з ним і дорученням керівників міської державної адміністрації здійснюють відповідні секретаріати.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконав­цям здійснюється сектором службової кореспонденції, як правило, до 14.00 щоденно.

5.9.      Копії законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативних актів, а також розпоряджень міської державної адміністрації направляються до юридичної служби.

Ініціативні листи керівників головних управлінь, управ­лінь, відділів та інших служб Київської міської державної адмініст­рації на ім'я голови міської державної адміністрації попередньо ро­зглядаються відповідними заступниками голови міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

Проекти листів подаються на підпис голові міської держа­вної адміністрації завізовані відповідними заступниками голови мі­ської державної адміністрації та із зазначенням на зворотному боці останньої сторінки прізвища та ініціалів виконавця і його службо­вого телефону.

Вся вихідна кореспонденція за підписом голови міської державної адміністрації реєструється в секторі службової кореспо­нденції загального відділу. Копії листів формуються в справи згід­но з номенклатурою та зберігаються в секторі службової кореспон­денції до передачі в архів.

Вихідна кореспонденція за підписом першого заступника (крім випадків, коли він виконує обов'язки голови) та заступників голови міської державної адміністрації реєструється у відповідних секретаріатах. У секретаріатах також зберігаються копії листів, які формуються в справи згідно з номенклатурою.

6. Формування справ і підготовка їх до передачі в архів

6.1. Облік і формування справ у діловодстві міської державної адміністрації здійснюється за номенклатурами, які складаються структурними підрозділами міської державної адміністрації за уча­стю працівників архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується з завідуючим загальним відділом та працівником архіву і підписуєть­ся керівником структурного підрозділу.

Зведену номенклатуру справ Київської міської державної адмі­ністрації підписує завідуючий загальним відділом секретаріату державної адміністрації.

Усі виконані документи, після їх оформлення у встановле­ному порядку, формуються у відповідності з затвердженою номенкла­турою. Справи формуються з оригіналів (при їх відсутності - з засвід­чених в установленому порядку копій) лише виконаних документів. Невиконані документи підшивати в справи забороняється.

Документи постійного і тривалого зберігання, сформовані у справи, підшиваються у твердій палітурці. На всі справи постій­ного і тривалого зберігання, після закінчення їх діловодством, складаються описи.

Закінчені діловодством справи разом з контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів міської державної адміністрації через 3 (три) роки після завершення їх у ді­ловодстві структурних підрозділів.

7. Організація контролю за виконанням документів у      

міській державній адміністрації

Контрольно-координаційні повноваження міської держав­ної адміністрації здійснюються: головою, першим заступником, за­ступниками голови міської державної адміністрації, керівниками структурних підрозділів міської державної адміністрації.

Організаційне та методичне керівництво контрольно-координаційною діяльністю структурних підрозділів міської дер­жавної адміністрації здійснює служба контролю.

Порядок організації контролю у міській державній адміністра­ції регулюється Положенням про службу контролю та цим Регла­ментом.

Обов'язковому контролю за виконанням підлягають: за­кони України, постанови Верховної Ради, укази та розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Мініст­рів України, розпорядження та доручення голови міської державної адміністрації, вихідні ініціативні документи з основних питань дія­льності міської державної адміністрації.

Контролю підлягають всі документи, у яких вказані строки ви­конання.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, вказані у розпорядчому документі та у резолюції керівника перши­ми або визначені відповідальними.

Облік і контроль за дотриманням порядку проходження службових документів в секретаріаті міської державної адміністра­ції здійснюється сектором службової кореспонденції загального відділу. Безпосередній оперативний контроль за виконанням дору­чень здійснюється відповідними працівниками секретаріату міської державної адміністрації.

Строки розгляду службових документів, що надійшли до міської державної адміністрації, не повинні перевищувати 30 днів (за винятком тих, по яких встановлено конкретний строк) від дня їх реєстрації в секторі службової кореспонденції. У разі необхідності продовжити строк виконання окремого доручення відповідний сек­ретаріат (за погодженням із заступником голови міської державної адміністрації) готує мотивовану довідку і передає її в службу конт­ролю. Питання про продовження строку виконання порушується відповідним секретаріатом не пізніше, як за 2 (дві) доби до закін­чення строку.

До проведення перевірок виконання окремих завдань службою контролю державної адміністрації можуть залучатися працівники секретаріатів, головних управлінь і управлінь, відділів інших служб міської державної адміністрації, міських організацій за погодженням з відповідними керівниками.

Виконані документи знімаються з контролю відповідним керівником міської державної адміністрації за погодженням із слу­жбою контролю міської державної адміністрації.

Щоквартально службою контролю державної адміністра­ції готується голові міської державної адміністрації аналітична до­відка про стан виконавської дисципліни.

8. Організація роботи з кадрами в         міський

державній адміністрації

8.1. Організацію роботи з кадрами в секретаріаті міської дер­жавної адміністрації здійснює відділ кадрової роботи та з питань державної служби, а в головних управліннях, управліннях, відділах та інших службах міської державної адміністрації - структурні під­розділи (відділ, сектор, служба) кадрів.

Координацію роботи з кадрами у міській державній адмініст­рації здійснює регіональна рада по роботі з кадрами.

У секретаріаті, головних управліннях, управліннях, відді- лах та інших службах міської державної адміністрації, районних державних адміністраціях м.      розробляються річні і перс- пективні плани роботи з кадрами, в яких визначаються заходи щодо їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, заохочення і контролю за їх роботою.

Прийняття на державну службу в міську державну адміні­страцію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.

Прийняття осіб на роботу до міської державної адміністрації на посади, що не віднесені до категорій державних службовців, та увільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

Відділ кадрової роботи та з питань державної служби, ке­рівники структурних підрозділів міської державної адміністрації вивчають ділові якості осіб, які претендують на посади державних службовців.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитись в установленому порядку стажу­вання у відповідних структурних підрозділах адміністрації.

При прийнятті на державну службу може встановлюватися ви­пробування строком до шести місяців. У разі негативного результа­ту випробування особа звільняється з посади державного службов­ця відповідно до законодавства про працю.

Особи, які вперше призначаються на посади державних службовців, приймають Присягу і підписують її текст, визначений статтею 17 Закону України «Про державну службу», про що ро­биться запис у трудовій книжці.

Для зайняття посад державних службовців та просування їх по службі в міській державній адміністрації та її структурних підрозділах створюється кадровий резерв. З працівниками, зарахо­ваними до кадрового резерву, проводиться робота, що сприяє на­буттю ними практичного досвіду, необхідного для зайняття посад.

Переважне право просування по службі мають державні службовці, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень.

Відрядження керівництва та працівників міської держав­ної адміністрації здійснюються у відповідності з планами роботи адміністрації, її структурних підрозділів, а також згідно з докумен­тами центральних органів влади.

Відрядження оформляється розпорядженням міської державної адміністрації за поданням першого заступника, заступників голови міської державної адміністрації. Проект розпорядження про відря­дження в межах держави готується відділом кадрової роботи та з питань державної служби, а про відпряження за кордон - службою міжнародних зв'язків секретаріату міської державної адміністрації.

Посвідчення про відрядження в межах держави оформляється відділом кадрової роботи та з питань державної служби на підставі виданого розпорядження і підписується заступником голови місь­кої державної адміністрації - керівником секретаріату.

Посвідчення про відрядження за кордон оформляється служ­бою міжнародних зв'язків на підставі виданого розпорядження і пі­дписується заступником голови міської державної адміністрації з питань міжнародних зв'язків.

У разі, коли заступники голови, працівники секретаріату, кері­вники структурних підрозділів міської державної адміністрації від'їжджають у відрядження, що не оформляються у міській держа­вній адміністрації, вони повинні обов'язково повідомити про це го­лову міської державної адміністрації та отримати його письмову згоду на виїзд у відрядження.

Чергові відпустки працівникам Київської міської держав­ної адміністрації надаються у встановленому порядку згідно з гра­фіком відпусток.

Графік відпусток першого заступника, заступників голови, ке­рівників структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь та інших служб міської державної адміністрації затверджується розпоря­дженням міської державної адміністрації.

Графік відпусток працівників секретаріату міської державної адміністрації затверджується наказом заступника голови міської державної адміністрації - керівника секретаріату.

Перший заступник та заступники голови міської державної ад­міністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань держав­ної служби до 15 грудня кожного року пропозиції щодо складання графіків чергових відпусток на керівників структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації, керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб.

Керівники структурних підрозділів секретаріату міської держа­вної адміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань державної служби до 15 грудня кожного року пропозиції, погодже­ні з заступниками голови міської державної адміністрації щодо складання графіку чергових відпусток на працівників підпорядко­ваних їм підрозділів.

Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім'я голови міської державної адміністрації. Для керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших служб міської державної адміністрації, керівників структурних підрозділів секретаріату заява про надання відпустки повинна бути погоджена у відповідного заступника голови міської держадміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються на підста­ві заяви, яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім'я за­ступника голови міської державної адміністрації - керівника секре­таріату. Заява про надання відпустки погоджується керівником структурного підрозділу секретаріату та відповідним заступником голови міської державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються наказом по се­кретаріату міської державної адміністрації.

Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформ­ленням документів, пов'язаних з відпустками, здійснюється відді­лом кадрової роботи та з питань кадрової служби.

9. Організація прийому громадян у       міській

державній адміністрації. Порядок розгляду письмових звер­нень.

9.1. Прийом громадян у    міській державній адмініст- рації здійснюють: голова МДА, перший заступник, заступники го- лови міської державної адміністрації згідно з графіком, затвердже- ним головою міської державної адміністрації. Порядок прийому громадян у міській державній адміністрації, запис громадян на прийом до керівників міської державної адміністрації проводить відділ по робот зі зверненнями громадян.

Організацію прийому громадян головою міської державної ад­міністрації забезпечує відділ по роботі із зверненнями громадян, першим заступником та заступниками голови - відповідні секрета­ріати.

Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснює відповідно відділ по роботі із зверненнями гро­мадян та секретаріати першого заступника та заступників голови міської державної адміністрації. Результати їх виконання допові­даються відповідним керівникам міської державної адміністрації у встановлені строки.

Письмові звернення громадян, що надходять до міської державної адміністрації, приймаються, реєструються та попередньо розглядаються відділом по роботі зі зверненнями громадян міської державної адміністрації, який передає її відповідним секретаріатам для доповіді керівникам міської державної адміністрації та розгля­ду по суті.

При необхідності, окремі звернення з відповідними доручення­ми можуть надсилатися на розгляд районним державним адмініст­раціям відділом по роботі із зверненнями громадян безпосередньо.

Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян у міській державній адміністрації здійснюють:

відділ по роботі зі зверненнями громадян - по зверненнях, які надійшли з органів влади та управління вищого рівня, від депутатів усіх рівнів, засобів масової інформації та інших органів і постанов­лених ними на контроль, а також по зверненнях, які розглядаються відділом безпосередньо;

секретаріати першого заступника та заступників голови місь­кої державної адміністрації - по письмових зверненнях, які надій­шли з органів державної влади та управління вищого рівня, депута­тів усіх рівнів, засобів масової інформації і надісланих до Київської міської державної адміністрації для розгляду, а також по звернен­нях, які надійшли до міської державної адміністрації.

Відділ по роботі із зверненнями громадян міської держав­ної адміністрації здійснює узагальнення та аналіз роботи по прийо­му громадян і розгляду письмових звернень у Київській міській державній адміністрації та інформує голову міської державної ад­міністрації за підсумками роботи за півріччя та рік.

10. Виконання машинописних і розмножувальних робіт у             міській державній адміністрації

Друкування службових документів у    міській

державній адміністрації здійснюється у секторі друкування доку­ментів.

Невеликі за обсягом службові документи (до 1 стор.) друку­ються в структурних підрозділах секретаріату міської державної адміністрації.

Рукописи, що підлягають друкуванню у секторі друкуван­ня документів, повинні бути розбірливо написані, ретельно вивірені та завізовані виконавцем.

Тексти, написані олівцем, до друкування не приймаються.

На рукопису виконавець вказує кількість примірників, які не­обхідно надрукувати, на якому бланку або папері, дату і час пере­дачі матеріалів до друкарського бюро.

Машинописні роботи виконуються по трьох категоріях терміновості: особливо термінові, термінові і звичайні.

Особливо термінові роботи виконуються при наявності резо­люції завідуючого загальним відділом або його заступника - негай­но, термінові - в строк до 3-х годин. Звичайні роботи виконуються протягом 2-х днів.

Надрукований текст перевіряється виконавцем і, при ная­вності друкарських помилок, повертається до сектора друкування документів на виправлення разом з рукописом. Виправлення тексту олівцем або ручкою в службових документах не допускається.

Порядок розмноження документів засобами розмножуваль­ної техніки у Київській міській державній адміністрації визначається завідуючим та заступником завідуючого загальним відділом, а необ­хідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації.

Для виконання розмножувальних робіт виконавцем офор­мляється замовлення, яке підписує керівник структурного підрозді­лу секретаріату міської державної адміністрації. У замовленні вка­зуються терміновість, кількість примірників, дата і час передачі ма­теріалів на розмноження. Дозвіл на зняття копій у кількості понад 10 примірників надає загальний відділ.

Оригінали документів, після зняття з них копій, поверта­ються за належністю.

11. Інформування населення міста про діяльність міської державної адміністрації

Інформування населення міста                         про діяльність

             міської державної адміністрації здійснюється прес-

службою через засоби масової інформації.

Джерелами інформації є:

розпорядження міської державної адміністрації,

протоколи нарад,

плани офіційних та робочих заходів голови, першого заступ­ника і заступників голови міської державної адміністрації.

Керівники структурних підрозділів секретаріату міської державної адміністрації забезпечують взаємодію з прес-службою та оперативно надають на її прохання всі необхідні матеріали та інфо­рмацію, зміст якої погоджується з головою або відповідними засту­пниками голови міської державної адміністрації.

Запрошення представників засобів масової інформації для участі в нарадах та інших офіційних заходах міської державної ад­міністрації чи окремих її структурних підрозділів здійснюється ви­ключно прес-службою міської державної адміністрації.

Заступник голови  В. Романюк