Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

12.3. програмні системи автоматизації діловодства і документообігу

 

Спектр сучасних систем автоматизації діловодства і докумен­тообігу досить різноманітний щодо їх функціональності та техно­логічного рівня. Дамо коротку характеристику західних програм­них продуктів, які на даний час є лідерами ринку систем автомати­зації діловодства і документообігу.

Система InterOffice (Огасіе) забезпечує організацію докумен­тообігу, колективну роботу, інтеграцію з іншими засобами колек­тивної роботи, підтримку базової системи передачі повідомлень, календаря, служби каталогів і папок, національних мов.

Система GroupWise WorkFlow Professional (Novell) являє со­бою графічну версію GroupWise WorkFlow, тісно інтегрується з електронною поштою для організації колективної роботи і вдоско­налення робочих процесів, містить широкий спектр піктограм (еле­ментів графіки) для опису документообігу.

Система Saros Document Manager (Saros Corporation) забез­печує дворівневе управління документами - бібліотечний сервер і клієнтське ПЗ, універсальний доступ до сховищ даних, має атрибу­тивний пошук, автоматизацію рутинної роботи (друк, архівування, обмін по електронній пошті), єдину систему безпеки і управління життєвим циклом інформації,

Система Action WorkFlow (Action Technologies) призначена для автоматизації інформаційних потоків у середовищі Lotus Notes або Microsoft SQL Server, підтримує стандартні технології управ­ління документопотоками, графічне моделювання бізнес-процесів, функції перевірки цілісності моделі і її оптимізації, розрахунок часу виконання та вартості процесів, генерує звіти.

Система Work Expeditor (Compag) забезпечує швидку та ефе­ктивну організацію колективної роботи і автоматизація бізнес-процесів, захист інформації на рівні полів даних, аудит всіх видів операцій, цілісність транзакцій і документів, автоматичний конт­роль версій документів, підтримка жорсткої та вільної, а також по­слідовної та паралельної маршрутизації, контроль виконання та ро-зсилку повідомлень, прозору інтеграцію з Outlook, можливість швидкої розробки замовлень на базі стандартних інтерфейсів Mi­crosoft, потужний графічний редактор карт ділових процесів

Система EDMSuite (IBM) містить систему автоматизації доку­ментообігу FlowMark, засоби обробки графічних документів, забез­печує трьохрівневий розподіл прав доступу, контроль версій доку­ментів.

Система FormFlow (Symantec) призначена для повного забез­печення всіх потреб організації щодо автоматизації ділових, вироб­ничих процесів бізнес-процесів на основі електронних форм.

Більшість вітчизняних систем документообігу побудовані на базі західних 1С, але на ринку вже з'явились і повноцінні вітчизняні розробки, які відповідають державним стандартам і враховують специфіку вітчизняного діловодства (мову, традиції ведення та ор­ганізації, нормативні вимоги, технологію автоматизації).

Система «Босс-Референт» розроблена на основі Lotus Notes, ви­конує централізоване зберігання, пошук, пересилку складних докуме­нтів будь-яких форматів та розмежування доступу до них. Як система керування документообігом є складовою АСУП - «БОСС».

Система «Євфрат'99» (Cognitive Technologies) працює в сере­довищі Windows 95/98/NT/2000 і забезпечує комплексну автома­тизацію діловодства, включаючи реєстрацію, контроль виконання, організацію та обслуговування електронного архіву документів, отриманих із різних джерел. Передбачає пошук тексту за вмістом документа та за реквізитами, морфологічний аналіз документів, підтримку широкого спектру графічних форматів. Наявні робочі столи - «Секретаріат», «Бухгалтерія», «Відділ кадрів», «Страхова компанія», «Домашня база Євфрат». Підтримуються додаткові можливості: утиліти для тестування БД, її ущільнення, архівування, функції фільтрування інформації.

Система «Дело» («Електронні офісні системи»). Основа про­дукта - поняття предметної області діловодства, взяті з норматив­них документів, інформаційна та функціональна моделі діловодства, побудовані з урахуванням міжнародних стандартів структурного аналізу і проектування систем з використанням су­часних CASE-технологій. Розроблений Web-орієнтований варіант системи для розподіленої роботи з документами в Internet.

Система «LanDocs» (АО «Ланит») - дворівневий комплекс ПЗ, призначений для автоматизації функцій реєстрації та заповнення облікових карток документів, розсилки документів, завдань, дору­чень, забезпечує контроль стану документів, версій, створення зві­тів, запис в архів.

Система «Docs Open» («Весть») являє собою потужну систему керування документами масштабу підприємства, забезпечує авто­матизацію ділових процесів на основі карт бізнес-функцій. Система ефективно підтримує не тільки електронний, але й паперовий до­кументообіг.

Система «Крон» («Анкей») має СКД, яка забезпечує електрон­ний підпис, спільне використання і контроль версій, поштову сис­тему, систему реєстрації та виконання як простих, так і складних, документів.

Система Optima WorkFlow («Оптима») - комплексна система керування потоками робіт і організації конфіденціального докумен­тообігу.

Враховуючи те, що придбання кожної із вищезгаданих систем пов'язане з вагомими витратами та подальшою адаптацією для кон­кретних потреб, можна вважати, що більш доцільною є розробка власних систем автоматизації діловодства з урахуванням підходів та технологій найбільш конкурентноспроможних охарактеризова­них систем такого класу.

 

Питання для перевірки знань

Що таке інформація?

Дайте визначення інформаційних технологій.

Які тенденції розвитку інформаційних технологій вам відо­мі? Охарактеризуйте їх.

Які властивості мають інформаційні системи?

Дайте характеристику критеріїв оцінки інформаційних сис­тем.

Яке означення електронного документа?

Опишіть життєвий цикл документа.

Які є стадії життєвого циклу документа?

Коли виникли системи документообігу?

Які переваги використання систем документообігу?

Які труднощі виникають при переході до електронного до­кументообігу?

Назвіть основні принципи побудови СЕД.

Які складові СЕД відомі?

Назвіть типи систем маршрутизації.

Розкажіть про застосування Internet-технологій для автома­тизації документообігу.

Яке значення має концепція XML для створення СЕД?

Дайте стислий аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу.

Термінологічний словник

 

Автобіографія - життєпис особи, складений нею власноруч, фор­мою викладу тексту. Це - документ з незначним рівнем стандарти­зації, тому основні вимоги до його написання полягають, насампе­ред, у невичерпності потрібних відомостей і в лаконізмі викладу.

 

Акт - документ. складений однією або кількома особами, що підтвер­джує якісь установлені факти, події. Нормативні або законодавчі ак­ти містять рішення щодо законів, указів, постанов. Вони мають форму законів, указів, постанов, рішень, статутів, інструкцій, типового дого­вору. Адміністративні акти складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ (організацій) та окре­мих осіб. Акти громадянського стану - підтверджують факти, пов'язані з укладанням шлюбу, народженням, смертю людини. Го­сподарські акти - відображають явища, факти події, пов'язані з господарською діяльністю підприємства. Акти експертизи - це до­кументи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповно­важених осіб або представників сторонніх організацій.

 

Бланк документа - стандартний аркуш паперу з відтвореним на ньому постійним текстом документа й місцем, залишеним для змінної інформації.

 

Віза - підпис на документі посадової особи, яким засвідчується її згода зі змістом документа чи ознайомлення з ним.

 

Витяг з офіційного документа - копія офіційного документа, що відтворює його частину, завірена в установленому порядку.

 

Вихідний документ - документ, створений в організації для вико­ристання його іншою (ими) організацією (ями).

 

Вказівка - розпорядчий документ, який готують міністри, керівни­ки об'єднань, організацій, установ. Це - правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління, переважно інфор­маційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням нака­зів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Внутрішній документ - документ, який використовується для ор­ганізації роботи підприємства.

 

Вхідний документ - документ, який надійшов на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів, як правило, по­роджують відповідні вихідні документи, причому виконані у чітко визначені терміни.

 

Довідка - документ, що містить опис та підтвердження тих чи ін­ших фактів і подій. Може бути службового і особистого характеру

 

Документ -основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чи­ном на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Державний стандарт визначає його як "матеріальний об'єкт з інформацією, за­кріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і про­сторі" [5].

 

Документ особистий - офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов'язки, службове або громадське становище. У ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру.

 

Документ особистого походження - документ, який створює осо­ба поза сферою її службової діяльності або виконання громадських обов'язків.

 

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх ство­рення або отримання і до завершення виконання або відправлення. Документування управлінської діяльності - сукупність дій, здій­снюваних органами управління по створенню і використанню до­кументів.

 

Доповідь - документ, в якому викладаються певні питання, наво­дяться висновки, вносяться пропозиції. Призначена для усного (пу­блічного) виголошення та обговорення.

Доповідні, пояснювальні і службові записки - види документів, що інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, що сталися, про виконану роботу, про ситуацію, що склалася.

 

Доручення - письмове повноваження, що видається установою або окремою особою іншій для подання третій особі (фізичній чи юри­дичній) при здійсненні якихось юридичних дій, одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей. Іншими словами, до­ручення - це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

 

Заява - публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій фо­рмі, в якому викладається певне прохання.

 

Індексація документа - присвоєння документу умовного позна­чення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце його складання, виконання та зберігання.

 

Інструкція - нормативно-правовий акт, створений органом управ­ління з метою встановлення загальних правил, які регулюють орга­нізаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціа­льні сторони діяльності підприємств, установ, організацій, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.

 

Класифікація документів - поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

 

Машинний документ - документ, створений засобами обчислюва­льної техніки.

 

Машиноорієнтований документ - документ, пристосований для обробки даних засобами обчислювальної техніки.

 

Машиночитаємий документ - це документ, пристосований для автоматичного читання вміщеної в ньому інформації. Інформація в ньому відображена кодом, а її пошук та видача здійснюється тільки машиною.

Наказ - нормативно-правовий акт, розпорядчий документ, що ви­дається керівником органу управління підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

 

Номенклатура справ - список конкретних назв справ, що ство­рюються в структурних підрозділах. Є обов'язковим документом управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві

 

Обсяг документообігу - сума вхідних, вихідних і внутрішніх до­кументів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

 

Обхідний лист - документ, що посвідчує відсутність будь-якої за­боргованості працівника перед організацією у разі його звільнення з роботи.

 

Організаційні документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов'язки та права на тривалий час.

 

Оригінал офіційного документа - перший або єдиний примірник офіційного документа.

 

Особова картка - затверджена форма облікового документа, яку заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи, що приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну).

 

Особовий листок з обліку кадрів - документ, в якому містяться основні відомості про працівника. Він заповнюється працівником і має типову форму.

 

Офіційний документ - документ, створений організацією або по­садовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під поса­довою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади або займає посаду, що вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов'язків.

Перепустка - посвідчення особи, що дає право на вхід до організа­ції. Має типову форму, виготовлену друкарським способом, або форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.

 

Печатка гербова - спеціальний предмет та відтиск круглої форми із текстом, що містить повну назву та інші реквізити підприємства, установи, організації з відображенням державного герба. Ставиться на документах, перелік яких передбачено нормативними актами.

 

Печатки прості - круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. їх став­лять на копіях, розмножених примірниках розпорядчих актів, дові­дках про трудову діяльність громадян, перепустках, при відправ­ленні бандеролей, пакетів тощо.

 

Погодження - спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту до­кумента.

 

Положення - нормативно-правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органів, а також установ, організацій і підприємств (фі­лій), що їм підпорядковані.

 

Постанова - а) нормативно-правовий акт, що приймається вищим та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань та встанов­лення стабільних норм і правил поведінки; б) заключна частина протоколу засідання колегіального органу.

 

Пояснювальна записка - документ, який складається на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого, для пояс­нення ситуації, що виникла, фактів, дій або вчинків працівника.

 

Правила - службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний по­рядок будь-яких дій, поведінки.

 

Протокол - один з найпоширеніших видів документів колегіаль­них органів. У протоколі фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференції, засідання, наради, склад присутніх, зміст допо­відей, що заслухані, виступів і ухвал з обговорених питань.

 

Реєстраційний індекс - позначення документа, що складається з порядкового номера в межах групи вхідних чи віхідних документів, що реєструються, доповненого індексом кореспондента для вихід­них документів - індексом управління (самостійного відділу).

 

Реєстрація документа - фіксування факту створення або надхо­дження документа шляхом поставлення на ньому умовного позна­чення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстрацій­них формах необхідних відомостей про документ.

 

Резолюція - розпорядження керівника стосовно виконання доку­мента та призначення конкретного виконавця.

 

Резюме - документ, в якому подаються відомості про громадянина, що шукає роботу. Окрім загальних відомостей про себе, переліку посад, які особа займала, та видів робіт, які вона виконувала, особ­ливо в останні роки, вказуються захоплення людини, професійні навички, знання іноземних мов тощо.

 

Реквізити - елементи, з яких складається документ, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

 

Розписка - письмовий документ, складений на підтвердження яко­їсь дії, що відбулась, найчастіше - одержання грошей або матеріа­льних цінностей від установи, організації або приватної особи. Складається у довільній формі.

 

Розпорядження - нормативно-правовий акт управління держав­ного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим воно адресовано. Цей документ має обмеже­ний спгу'г дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядчі документи - документи, за допомогою яких здійсню­ється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній уста­нові, організації, фірмі, на підприємстві.

 

Система документації - сукупність документів, взаємопов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення з пев­ними формами.

 

Службова заява - письмове підтвердження громадян чи організа­цій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів.

 

Службові листи - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються за єдиним способом передачі текстів (поштою). Складаються довільно.

 

Службова телеграма - документ, що надсилається у найтерміно-віших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити сво­єчасного доставляння інформації адресатові.

 

Справжній документ - документ, відомості про час і місце ство­рення якого і про автора якого є в самому документі або виявлені будь-яким способом і відповідають дійсності.

 

Справочинство (діловодство) - це діяльність, що охоплює питан­ня документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

 

Стандартизація - встановлення єдиних норм та вимог, які пред'являються до документів.

 

Статут - юридичний (нормативно-правовий акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність підприємства, установи, організа­ції, товариства громадян, їх стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їх структуру, функції, правовий статус та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Телефонограма - термінове повідомлення, передане адресатові по телефону. Використовується для документального оформлення ус­них переговорів і є одним з видів ділової кореспонденції.

 

Трафаретизація - засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб уся інформація, характерна для групи документів, умо­вно поділялась на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну.

 

Трудовий договір - угода працівника з установою, підприємством, організацією, що містить взаємні зобов'язання сторін. Він є фор­мою здійснення права на працю, забезпечує право громадянина на вільний вибір роботи з урахуванням його устремлінь та інтересів.

 

Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність пра­цівника. Заводиться на кожного працівника підприємств, установ і організацій усіх форм власності, який пропрацював на них понад п'ять днів, у тому числі на осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умо­ви, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

 

Трудова угода - документ, яким оформляються взаємовідносини між установою і працівником, що не належить до її штату.

 

Уніфікація документів - встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, ро­зробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

 

Управлінська документація - система документів, що забезпечу­ють управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

 

Рішення - правовий акт, що приймається місцевими радами, держ­адміністраціями (виконавчими комітетами). Рішенням оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Факс - службовий документ, одержаний за допомогою спеціально­го апарата (телефакса) телефонними каналами зв'язку. Факс стано­вить ксерокопію переданого документа.

 

Формування справ - групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ.

 

Формуляр-зразок - модель побудови форми документа, яка вста­новлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови кострукційної сітки та основні [7].

 

Характеристика - документ, в якому дається оцінка ділових і мо­ральних якостей працівника.

 

Штатно-посадова книга - слугує для визначення якісного складу працівників на певний момент і є основним робочим документом, який складається на основі штатного розпис.

 

Юридична сила - властивість документа, яка надається йому чин­ним законодавством, компетенцією органу, що його видав, встано­вленим порядком оформлення.