Діловодство в органах державного управління та місцевого само­врядування - Навчальний посібник (Іванова Т.В., Піддубна Л.П.)

11.3. сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави

 

У роботі органів державної влади та місцевого самоврядування інших організацій використовується ціла низка документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, що містять конфі­денційну інформацію, яка є власністю держави, але в той же час її не можна віднести до державної таємниці. Цю інформацію виокре­млено в окрему групу, з наданням їй грифу «Для службового кори­стування». В організаціях має бути розроблено інструкції про поря­док обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Для цього Кабінет Міністрів України розробив та постановою № 1893 від 27 листопада 1998 р. затвердив типову інструкцію про порядок обліку, зберігання і ви­користання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

Переліки конфіденційної інформації розробляються та вводять­ся в дію міністерствами, іншими центральними органами виконав­чої влади, Радою Міністрів АР Крим, обласними, Київською та Се­вастопольською міською державними адміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості. Крім того, на державних підприємствах, в установах і організаціях можуть створюватися переліки конкрет­них видів документів у відповідній сфері діяльності.

На документах, що містять конфіденційну інформацію, у пра­вому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обклади­нці та на титулі проставляють гриф «Для службового користуван­ня» та номер примірника. У тому разі, коли ці позначки неможливо нанести безпосередньо на документ, то їх проставляють на супрові­дному документі.

За забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та вико­ристання документів з грифом «Для службового користування» відпо­відають керівники організацій. Безпосереднє ведення, облік, зберіган­ня, розмноження та використання зазначених документів, а також кон­троль покладається на управління справами, загальні відділи, канцеля­рії організації. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містять­ся у документах з грифом «Для службового користування», здійсню­ється режимно-секретними підрозділами організацій.

Співробітники організацій, які працюють з такими документа­ми, в обов'язковому порядку під розписку ознайомлюються з ін­струкцією щодо роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію і є власністю держави. Співробітники, допущені до ро­боти з документами «Для службового користування», не мають права розголошувати усно або письмово будь-які відомості, що мі­стяться в документах, окрім випадків, які передбачаються службо­вою потребою.

11.4. Охорона документів, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, та робота з ними

 

Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «Для слу­жбового користування» здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, дотримуючись вимоги одно­разової реєстрації. Кореспонденція з грифом «Для службового ко­ристування», що надходить до організації, приймається і перевіря­ється централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому обов'язково звіряються номери, перераховується кількість сторінок та примірників доку­ментів, перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідно­му листі. У разі відсутності документів або додатків до них склада­ється акт у двох примірниках за формою 1 (зразок форми 1 наво­диться нижче), один з яких направляється відправнику.

Якщо кореспонденцію доставлено у неробочий час, то вона приймається постійним черговим. Якщо в організації немає постій­ного чергового, то документи «Для службового користування» дос­тавлять у неробочий час заборонено.

Документи з грифом «Для службового користування», які на­дійшли помилково, повертаються відправникові або пересилаються адресатові.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні докумен­ти з грифом «Для службового користування». Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кі­лькістю примірників. Облік документів та видань «Для службового користування» здійснюється у спеціальному журналі за формою 2 або на картках за формою 3 (наводяться нижче), окремо від обліку іншої кореспонденції.

АКТ

про відсутність вкладень у конверті (пакеті) від       №      

 

(Місце складання)

Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, збері­гання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних но­сіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідуючим канцелярією

(Найменування організації)

 

(Прізвище та ініціали)

у присутності          

(Посада, прізвище, ініціали)

 

про т е, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого

 

(Найменування організації, що надіслала пакет)

 

не виявлено таких вкладень      

(Назви і номери документів, яких не виявлено)

 

Завідуючий канцелярією           

(Підпис)        (Ініціали та прізвище)

Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсила­ється відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

 

ЖУРНАЛ обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»

 

КАРТКА

обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»

(Лицьовий бік)

 

1. Контроль

2. 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31

3. Гриф

 

 

 

4. Кореспондент

5. Адресат

 

 

 

 

б.Дата надходження та індекс

7. Дата та індекс документа

 

 

 

 

8. Вид документа та його короткий зміст

9. Кількість примірників та їх номери

 

 

10. Кількість сторінок

 

11. Резолюція або кому надісланий на виконання

 

12. Відмітка про виконання докумен­та

13. Номер справи за номенклатурою

 

 

 

 

 

 

 

 

Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового ко­ристування» ведеться окремо від обліку паперових носіїв. З цією ме­тою створюється окремий журнал або заповнюється окрема картка.

Загальним для всіх журналів, у яких реєструється документація з грифом «Для службового користування», є нумерація сторінок, про­шнуровування журналів та їх опечатування. На останній сторінці ро­биться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується пра­цівником канцелярії та завіряється печаткою «Для пакетів».

У тому випадку, коли обсяг документів з грифом «Для службо­вого користування» незначний, вони можуть реєструватися в жур­налах реєстрації несекретної документації, однак при цьому в жур­налі або на картці до номера реєстрації додають позначку «ДСК».

На кожному документі «Для службового користування» при ре­єстрації проставляється штамп, в якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження, а проходження документів у структурних підрозділах організації по­винно своєчасно відображатися на картках та в журналах.

Тираж видання з грифом «Для службового користування», оде­ржаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом «Для службового кори­стування» за відповідною формою (наводиться нижче).

Додатково розмножені примірники документа (видання) облі­ковуються за номерами цього документа (видання), про що робить­ся позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах об­ліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжуєть­ся від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

ЖУРНАЛ обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування»

 

 

 

Видано або надійшло

Розподіл

Повернення

Знищення

 

Назва видання

Звідки надійшло або де на­друковано

Вихідний номер супровідного листа і дата

Кількість примірників та їх номери

Куди і до кого направлено (або видано)

Номер вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата

Кількість примірників та їх номери

Дата, номер примірника

Дата, номер акта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

Відповідальність за випуск документів з грифом «Для службо­вого користування», що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються.

Документи з грифом «Для службового користування», одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх зго­дою.

Друкування документів з грифом «Для службового користу­вання» здійснюється у друкарському бюро (бюро комп'ютерного набору) або у структурних підрозділах під відповідальність керів­ників. На звороті останньої сторінки кожного примірника докумен­та друкується кількість виготовлених примірників, прізвище вико­навця, прізвище друкарки (оператора) і дату друкування документа.

Надруковані документи разом з чернетками передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює облік надруко­ваних примірників, а чернетки та варіанти документа знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що робиться запис на копії вихідного документа.

Розмноження документів з грифом «Для службового користуван­ня» у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з до­зволу керівника організації (структурного підрозділу) під контролем канцелярії. Облік розмножених документів ведеться за кількістю їх примірників. Після закінчення друкування документів з грифом «Для службового користування» набір повинен бути розсипаний, друкарсь­кі форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підпи­сами замовника та виконавця. Під час розмноження документів з гри­фом «Для службового користування» з використанням засобів копію­вально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформа­ції здійснюються відповідно до законодавства.

Тиражу документів з грифом «Для службового користування» ро­зсилається на підставі рознарядок, підписаних керівником організації та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірни­ків, що розсилаються. До інших організацій документи пересилають рекомендованими або цінними поштовими відправленнями. Вони мо­жуть доставлятися також кур'єрами організації. Доставка документів з грифом «Для службового користування» персоналом інших організа­цій здійснюється на підставі письмового доручення.

Документи, справи і видання з грифом «Для службового корис­тування», що розсилаються, вкладають у конверти або упаковують таким чином, щоб унеможливити доступ до них. На упаковці чи конверті зазначають адреси і найменування одержувача і відправ­ника, номери вкладених документів з поставленням позначки «ДСК». При цьому на конвертах та упаковках забороняється зазна­чати прізвища і посади керівників організації і виконавців докумен­тів, а також найменування структурних підрозділів.

Ознайомлення іноземців та осіб без громадянства, а також представників засобів масової інформації з документами «Для слу­жбового користування» допускається у кожному окремому випадку відповідно до законодавства України.

Документи з грифом «Для службового користування» після їх виконання формуються у справи відповідно до порядку формуван­ня справ несекретного діловодства. Після закінчення діловодного року справу «Документи з грифом «Для службового користування» переглядає експертна комісія з метою її переформування, тобто до­кументи постійного зберігання формуються в окрему справу, а до­кументи тимчасового користування залишаються у цій справі. Як­що, за висновком експертної комісії, справа за сукупністю містить відомості, які становлять державну таємницю, то про це складаєть­ся відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеженого доступу згідно із законодавством про державну таємницю.

До роботи із справами з грифом «Для службового користування» допускаються особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відно­шення до цих справ, згідно зі списками, погодженими з канцелярією, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керів­ників організації або структурного підрозділу. Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом «Для службового користування», визначає керівник організації.

Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «Для службового користування» для відкритих виступів або опубліку­вання у засобах масової інформації, експонувати такі документи на ві­дкритих виставках, на стендах. У разі необхідності з письмового до­зволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів тех­нічного та криптографічного захисту інформації.

Представники інших організацій можуть бути ознайомлені та можуть працювати з документами з грифом «Для службового кори­стування» на підставі письмового запиту керівника організації, де працює співробітник, із зазначенням характеру завдання, що вико­нується, та дозволу керівника організації, у володінні та розпоря­дження яких перебувають ці документи. Виписки з документів і видань для службового користування, що містять відомості обме­женого поширення, робляться в окремі зошити, що мають аналогі­чний гриф, які після закінчення роботи надсилаються в організацію, яка робила запит на відповідні документи.

Справи та видання «Для службового користування» видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань (форма картки наводиться нижче).

КАРТКА ОБЛІКУ справ та видань, що видаються з грифом «Для службового користування»

Назва справи або видання          

Періодично справи постійного та тривалого зберігання з гри­фом «Для службового користування» переглядаються з метою мо­жливого зняття цього грифа. Як правило така процедура здійсню­ється при передачі документів із структурного підрозділу до архів­ного підрозділу організації або під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Відбір документів для зберігання і знищення проводиться та­ким чином. Перш за все здійснюється експертиза наукової, істори-ко-культурної цінності документів і справ з грифом «Для службо­вого користування». її результати розглядаються і затверджуються відповідно до Положення про принципи та критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питання віднесення документів до Національного архів­ного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853.

Відібрані для знищення справи з грифом «Для службового ко­ристування», що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим ак­том або включатися у загальний акт за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ      

(Підпис)

 

(Посада керівника організації)

 

(Прізвище та ініціали)

 

(Дата)

 

Найменування організації АКТ

про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

від       №      

 

(Місце складання)

На підставі  

(Назва та вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історично- культурної цінності та втратили практичне значення, справи і до- кументи фонду №

(найменування фонду)

 

 

Заголо-

Дата спра-

Номери

Індекс

Кількість

Термін

 

з/п

вок спра-

ви (докумен-

описів

справи

справ

зберігання

 

 

ви (доку-

та) або крайні

(номенк-

(тому, час-

(томів,

справи

 

 

мента) або

дати справ

латури)

тини

частин) і

(тому,

 

 

спільний

(документів)

за рік

за номен-

номери

частини)

 

 

заголо-

 

(роки)

клатурою

 

 

а

 

вок справ

 

 

або номер

 

 

к іт

 

(документ-

 

 

справи за

 

 

мі

и

 

тів)

 

 

описом)

 

 

р

1    2              3                 4           5             6             7 8

Разом справ за         роки

(Літерами і цифрами)

Описи справ постійного зберігання за            роки за- тверджені, а з особового складу - погоджені з ЕПК

(Найменування державної архівної установи)

Протокол від           №      

Експертизу проводив

(Посада особи, підпис, прізвище та ініціали)

Дата  

СХВАЛЕНО Протокол ЕК

від       №      

Документи у кількості      справ

(Цифрами і літерами)

вагою кілограмів здано   

(Найменування організації)

на переробку за приймально-здавальною накладною від       №      

(Посада особи, яка (Підпис)        (Прізвище та ініціали)

здала документи)

 

(Дата)

 

Відібрані для знищення документи з грифом «Для службового користування» перед їх здачею на переробку подрібнюють таким чином, щоб їх неможливо було прочитати. Після знищення матері- алів з грифом «Для службового користування» в облікових докуме- нтах робиться відмітка «Знищено. Акт №     від (дата)».

 

11.5. Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності

 

Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (схо­вищах), які надійно замикаються і опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

Справи з грифом «Для службового користування» видаються для роботи, як правило, на один день, тобто наприкінці робочого дня вони повинні бути повернені до канцелярії або до структурного підрозділу, де вони зберігаються. У разі необхідності з дозволу ке­рівника документи можуть видаватися і на строк, який дано вико­навцеві для виконання завдання, однак при цьому вони повинні зберігатися відповідним чином у шафах, які закриваються і до яких не мають доступу сторонні особи. Передача документів з грифом «Для службового користування» іншим співробітникам здійсню­ється лише через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Справи з грифом «Для службового користування» забороняєть­ся виносити за межі організації. Документи можуть бути винесені за межі організації з дозволу керівника для погодження їх виконан­ня з іншими організаціями у межах населеного пункту. У разі якщо документи потрібні для проведення роботи з ними в іншому насе­леному пункті, то їх надсилають туди заздалегідь, а після завер­шення роботи повертають назад у спосіб, передбачений законодав­ством. Забороняється перевозити документи з грифом «Для служ­бового користування» окремим особам, які їдуть у відрядження до іншого населеного пункту. З дозволу керівника організації докуме­нти можуть перевозитися групою осіб, що їдуть у відрядження, за умови якщо їх не менше двох або якщо документи перевозить озброєний працівник.

У разі зміни відповідального за збереження документів з гри­фом «Для службового користування» працівника складається акт прийому-передачі документів, який затверджує керівник організації чи структурного підрозділу.

Щорічно комісією, що призначається наказом керівника і до складу якої обов'язково включаються особа, якій доручено облік та зберігання цих документів, а також керівник режимно-секретного підрозділу, здійснюється перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування». Результати перевірки наявності оформляються актом, форма якого наводиться нижче.

ЗАТВЕРДЖУЮ      

(Підпис)

 

(Посада керівника організації)

 

(Прізвище та ініціали)

 

(Дата)

 

Найменування організації

АКТ

перевірки наявності та стану документів і справ

від       №      

 

(Місце складання)

Складений комісією на підставі наказу від    №      

Комісією:

Голова комісії        

(Посада, прізвище, ініціали)

Члени комісії         

(Посада, прізвище, ініціали)

Перевіркою встановлено:

Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку) налічується  документів, справ.

З них наявні           

Не виявлено           

(Індекси (номери) документів, справ, видань

Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів обліку)         

Характеристика стану документів, справ та видань:           

Перевірку проводили:

Голова комісії        

Члени комісії         

 

Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки  

Про факти втрати документів з грифом «Для службового кори­стування» робиться відповідне повідомлення керівнику організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує ви­сновок, який затверджує керівник організації. До документів з об­ліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться да­ні про втрату матеріалів, а на осіб, які причетні до втрати докумен­тів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із за­конодавством.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків.

Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і викорис­тання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням ор­ганізацій; бланки з кутовим та повздовжнім штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвід­чення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види пере­пусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвід­чення), трудові книжки.

Наказом керівника організації призначаються особи, які персо­нально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за такою формою:

Облік бланків ведеться у журналі за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнал має таку форму:

 

ЖУРНАЛ

 

 

І Надходження

обліку бланків

Видача

 

 

 

ч о

X

X 1

 

 

^          з          -і         £

 

'З         а          а          к          ч

І           «          §<        "          &

а          ч          к          *          з

и          к          Й         *          к

си        а          .—

0>       3          ^          ^          ,гі ^

*н        Д-        Л         со        то

1          .9         В         Си       Н         Е- О         Я         .3         щ         св св

X         £          ^          о

2          І 3 І  4  І   5   І  6 |~

 

Кому видано

Найме-

Прізви-

нуван-

ще та

ня під-

ініціали

роз-

утриму-

ділу

вача

8

9

 

 

Я         ■ З      М        8.

§          §          §          я

щ         а          К         (і

.&        хіЗ      ^

я          си        о          .3

£          §          З          £

•а         -           §          •й'?

ї           . 2        §

в          си        Й         к в

ю

13

^          о          £          с а 21

 

Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у но­менклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опеча­туються.

Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно зами­каються і опечатуються. На бланках друкарським способом або ну­мератором проставляються порядкові номери на всіх сторінках цих бланків. Видача заповнених бланків здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструк­ціями. Видача цих бланків без заповнення забороняється.

Знищення бланків здійснюється за актами з відміткою у журна­лі відповідної форми. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу ор­ганів МВС, здаються для знищення цим органам за місцем знахо­дження організації.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку після останнього запису. У разі порушення пра­вил обліку та зберігання печаток, штампів і бланків комісія складає

відповідний акт і повідомляє про виявлені порушення керівнику організації. У разі втрати печаток і штампів керівник організації зо­бов'язаний негайно повідомити про це орган МВС та вжити заходів для їх розшуку.

 

Питання для перевірки знань.

У чому полягає сутність державної таємниці?

Визначте особливості віднесення інформації до державної та­ємниці.

Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, що містять державну таємницю?

Що таке конфіденційна інформація, що є власністю держави?

Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю дер­жави?

Яким чином здійснюється забезпечення схоронності докуме­нтів?