11.3. сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави
У роботі органів державної влади та місцевого самоврядування інших організацій використовується ціла низка документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, але в той же час її не можна віднести до державної таємниці. Цю інформацію виокремлено в окрему групу, з наданням їй грифу «Для службового користування». В організаціях має бути розроблено інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Для цього Кабінет Міністрів України розробив та постановою № 1893 від 27 листопада 1998 р. затвердив типову інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Переліки конфіденційної інформації розробляються та вводяться в дію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Радою Міністрів АР Крим, обласними, Київською та Севастопольською міською державними адміністраціями, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості. Крім того, на державних підприємствах, в установах і організаціях можуть створюватися переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності. На документах, що містять конфіденційну інформацію, у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляють гриф «Для службового користування» та номер примірника. У тому разі, коли ці позначки неможливо нанести безпосередньо на документ, то їх проставляють на супровідному документі. За забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування» відповідають керівники організацій. Безпосереднє ведення, облік, зберігання, розмноження та використання зазначених документів, а також контроль покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії організації. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом «Для службового користування», здійснюється режимно-секретними підрозділами організацій. Співробітники організацій, які працюють з такими документами, в обов'язковому порядку під розписку ознайомлюються з інструкцією щодо роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію і є власністю держави. Співробітники, допущені до роботи з документами «Для службового користування», не мають права розголошувати усно або письмово будь-які відомості, що містяться в документах, окрім випадків, які передбачаються службовою потребою. 11.4. Охорона документів, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, та робота з ними
Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «Для службового користування» здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації, дотримуючись вимоги одноразової реєстрації. Кореспонденція з грифом «Для службового користування», що надходить до організації, приймається і перевіряється централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому обов'язково звіряються номери, перераховується кількість сторінок та примірників документів, перевіряється наявність додатків, зазначених у супровідному листі. У разі відсутності документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (зразок форми 1 наводиться нижче), один з яких направляється відправнику. Якщо кореспонденцію доставлено у неробочий час, то вона приймається постійним черговим. Якщо в організації немає постійного чергового, то документи «Для службового користування» доставлять у неробочий час заборонено. Документи з грифом «Для службового користування», які надійшли помилково, повертаються відправникові або пересилаються адресатові. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом «Для службового користування». Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників. Облік документів та видань «Для службового користування» здійснюється у спеціальному журналі за формою 2 або на картках за формою 3 (наводяться нижче), окремо від обліку іншої кореспонденції. АКТ про відсутність вкладень у конверті (пакеті) від №
(Місце складання) Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, завідуючим канцелярією (Найменування організації)
(Прізвище та ініціали) у присутності (Посада, прізвище, ініціали)
про т е, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого
(Найменування організації, що надіслала пакет)
не виявлено таких вкладень (Назви і номери документів, яких не виявлено)
Завідуючий канцелярією (Підпис) (Ініціали та прізвище) Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.
ЖУРНАЛ обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»
КАРТКА обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»
(Лицьовий бік)
Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» ведеться окремо від обліку паперових носіїв. З цією метою створюється окремий журнал або заповнюється окрема картка. Загальним для всіх журналів, у яких реєструється документація з грифом «Для службового користування», є нумерація сторінок, прошнуровування журналів та їх опечатування. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою «Для пакетів». У тому випадку, коли обсяг документів з грифом «Для службового користування» незначний, вони можуть реєструватися в журналах реєстрації несекретної документації, однак при цьому в журналі або на картці до номера реєстрації додають позначку «ДСК». На кожному документі «Для службового користування» при реєстрації проставляється штамп, в якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження, а проходження документів у структурних підрозділах організації повинно своєчасно відображатися на картках та в журналах. Тираж видання з грифом «Для службового користування», одержаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом «Для службового користування» за відповідною формою (наводиться нижче). Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номерами цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше. ЖУРНАЛ обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування»
Відповідальність за випуск документів з грифом «Для службового користування», що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються. Документи з грифом «Для службового користування», одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою. Друкування документів з грифом «Для службового користування» здійснюється у друкарському бюро (бюро комп'ютерного набору) або у структурних підрозділах під відповідальність керівників. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа друкується кількість виготовлених примірників, прізвище виконавця, прізвище друкарки (оператора) і дату друкування документа. Надруковані документи разом з чернетками передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює облік надрукованих примірників, а чернетки та варіанти документа знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, про що робиться запис на копії вихідного документа. Розмноження документів з грифом «Для службового користування» у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) під контролем канцелярії. Облік розмножених документів ведеться за кількістю їх примірників. Після закінчення друкування документів з грифом «Для службового користування» набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника та виконавця. Під час розмноження документів з грифом «Для службового користування» з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства. Тиражу документів з грифом «Для службового користування» розсилається на підставі рознарядок, підписаних керівником організації та керівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються. До інших організацій документи пересилають рекомендованими або цінними поштовими відправленнями. Вони можуть доставлятися також кур'єрами організації. Доставка документів з грифом «Для службового користування» персоналом інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення. Документи, справи і видання з грифом «Для службового користування», що розсилаються, вкладають у конверти або упаковують таким чином, щоб унеможливити доступ до них. На упаковці чи конверті зазначають адреси і найменування одержувача і відправника, номери вкладених документів з поставленням позначки «ДСК». При цьому на конвертах та упаковках забороняється зазначати прізвища і посади керівників організації і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів. Ознайомлення іноземців та осіб без громадянства, а також представників засобів масової інформації з документами «Для службового користування» допускається у кожному окремому випадку відповідно до законодавства України. Документи з грифом «Для службового користування» після їх виконання формуються у справи відповідно до порядку формування справ несекретного діловодства. Після закінчення діловодного року справу «Документи з грифом «Для службового користування» переглядає експертна комісія з метою її переформування, тобто документи постійного зберігання формуються в окрему справу, а документи тимчасового користування залишаються у цій справі. Якщо, за висновком експертної комісії, справа за сукупністю містить відомості, які становлять державну таємницю, то про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеженого доступу згідно із законодавством про державну таємницю. До роботи із справами з грифом «Для службового користування» допускаються особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно зі списками, погодженими з канцелярією, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організації або структурного підрозділу. Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом «Для службового користування», визначає керівник організації. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «Для службового користування» для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, на стендах. У разі необхідності з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо це не суперечить чинному законодавству. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та криптографічного захисту інформації. Представники інших організацій можуть бути ознайомлені та можуть працювати з документами з грифом «Для службового користування» на підставі письмового запиту керівника організації, де працює співробітник, із зазначенням характеру завдання, що виконується, та дозволу керівника організації, у володінні та розпорядження яких перебувають ці документи. Виписки з документів і видань для службового користування, що містять відомості обмеженого поширення, робляться в окремі зошити, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються в організацію, яка робила запит на відповідні документи. Справи та видання «Для службового користування» видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань (форма картки наводиться нижче). КАРТКА ОБЛІКУ справ та видань, що видаються з грифом «Для службового користування»
Назва справи або видання Періодично справи постійного та тривалого зберігання з грифом «Для службового користування» переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Як правило така процедура здійснюється при передачі документів із структурного підрозділу до архівного підрозділу організації або під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи. Відбір документів для зберігання і знищення проводиться таким чином. Перш за все здійснюється експертиза наукової, істори-ко-культурної цінності документів і справ з грифом «Для службового користування». її результати розглядаються і затверджуються відповідно до Положення про принципи та критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питання віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853. Відібрані для знищення справи з грифом «Для службового користування», що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за такою формою: ЗАТВЕРДЖУЮ (Підпис)
(Посада керівника організації)
(Прізвище та ініціали)
(Дата)
Найменування організації АКТ про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню від №
(Місце складання) На підставі (Назва та вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання) відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історично- культурної цінності та втратили практичне значення, справи і до- кументи фонду № (найменування фонду)
Разом справ за роки (Літерами і цифрами) Описи справ постійного зберігання за роки за- тверджені, а з особового складу - погоджені з ЕПК (Найменування державної архівної установи) Протокол від № Експертизу проводив (Посада особи, підпис, прізвище та ініціали) Дата СХВАЛЕНО Протокол ЕК від № Документи у кількості справ (Цифрами і літерами) вагою кілограмів здано (Найменування організації) на переробку за приймально-здавальною накладною від № (Посада особи, яка (Підпис) (Прізвище та ініціали) здала документи)
(Дата)
Відібрані для знищення документи з грифом «Для службового користування» перед їх здачею на переробку подрібнюють таким чином, щоб їх неможливо було прочитати. Після знищення матері- алів з грифом «Для службового користування» в облікових докуме- нтах робиться відмітка «Знищено. Акт № від (дата)».
11.5. Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності
Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються і опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек. Справи з грифом «Для службового користування» видаються для роботи, як правило, на один день, тобто наприкінці робочого дня вони повинні бути повернені до канцелярії або до структурного підрозділу, де вони зберігаються. У разі необхідності з дозволу керівника документи можуть видаватися і на строк, який дано виконавцеві для виконання завдання, однак при цьому вони повинні зберігатися відповідним чином у шафах, які закриваються і до яких не мають доступу сторонні особи. Передача документів з грифом «Для службового користування» іншим співробітникам здійснюється лише через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку. Справи з грифом «Для службового користування» забороняється виносити за межі організації. Документи можуть бути винесені за межі організації з дозволу керівника для погодження їх виконання з іншими організаціями у межах населеного пункту. У разі якщо документи потрібні для проведення роботи з ними в іншому населеному пункті, то їх надсилають туди заздалегідь, а після завершення роботи повертають назад у спосіб, передбачений законодавством. Забороняється перевозити документи з грифом «Для службового користування» окремим особам, які їдуть у відрядження до іншого населеного пункту. З дозволу керівника організації документи можуть перевозитися групою осіб, що їдуть у відрядження, за умови якщо їх не менше двох або якщо документи перевозить озброєний працівник. У разі зміни відповідального за збереження документів з грифом «Для службового користування» працівника складається акт прийому-передачі документів, який затверджує керівник організації чи структурного підрозділу. Щорічно комісією, що призначається наказом керівника і до складу якої обов'язково включаються особа, якій доручено облік та зберігання цих документів, а також керівник режимно-секретного підрозділу, здійснюється перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування». Результати перевірки наявності оформляються актом, форма якого наводиться нижче. ЗАТВЕРДЖУЮ (Підпис)
(Посада керівника організації)
(Прізвище та ініціали)
(Дата)
Найменування організації АКТ перевірки наявності та стану документів і справ від №
(Місце складання) Складений комісією на підставі наказу від № Комісією: Голова комісії (Посада, прізвище, ініціали) Члени комісії (Посада, прізвище, ініціали) Перевіркою встановлено: Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку) налічується документів, справ. З них наявні Не виявлено (Індекси (номери) документів, справ, видань Знайдено не віднесених до описів (номенклатури справ, журналів обліку) Характеристика стану документів, справ та видань: Перевірку проводили: Голова комісії Члени комісії
Рішення керівника канцелярії (архівного підрозділу, бібліотеки) за результатами перевірки Про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» робиться відповідне повідомлення керівнику організації, який призначає комісію для розслідування факту втрати документів чи розголошення відомостей, що містяться в них. Комісія готує висновок, який затверджує керівник організації. До документів з обліку справ з грифом «Для службового користування» вносяться дані про втрату матеріалів, а на осіб, які причетні до втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, накладається дисциплінарна або цивільно-правова відповідальність згідно із законодавством. Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 затверджена інструкція щодо обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків. Відповідно до неї обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовим та повздовжнім штампами організацій, що мають необхідний трафаретний текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки. Наказом керівника організації призначаються особи, які персонально відповідають за облік та зберігання печаток Облік печаток та штампів ведеться у журналі за такою формою: Облік бланків ведеться у журналі за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнал має таку форму:
ЖУРНАЛ
І Надходження
обліку бланків Видача
ч о X X 1
(в ^ з -і £
'З а а к ч І « §< " & а ч к * з и к Й * к си а .— 0> 3 ^ ^ ,гі ^ *н Д- Л со то 1 .9 В Си Н Е- О Я .3 щ св св X £ ^ о 2 І 3 І 4 І 5 І 6 |~
Я ■ З М 8. § § § я щ а К (і .& хіЗ ^ я си о .3 £ § З £ •а - § •й'? ї . 2 § в си Й к в ю 13 ^ о £ с а 21
Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються і опечатуються. На бланках друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх сторінках цих бланків. Видача заповнених бланків здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями. Видача цих бланків без заповнення забороняється. Знищення бланків здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцем знаходження організації. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку та зберігання печаток, штампів і бланків комісія складає відповідний акт і повідомляє про виявлені порушення керівнику організації. У разі втрати печаток і штампів керівник організації зобов'язаний негайно повідомити про це орган МВС та вжити заходів для їх розшуку.
Питання для перевірки знань. У чому полягає сутність державної таємниці? Визначте особливості віднесення інформації до державної таємниці. Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, що містять державну таємницю? Що таке конфіденційна інформація, що є власністю держави? Яким чином здійснюється охорона та робота з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави? Яким чином здійснюється забезпечення схоронності документів? |
| Оглавление| |